2023-258 Bijlage 12 SOK Communicatie en participatieplan Nijpelsplantsoen d_d_ 12 januari 2023

2023-258 Bijlage 12

Conceptversie Communicatie- en participatieplan

Nijpelsplantsoen, Nieuwegein

Datum

12 januari 2023

Versie

1.2

Auteur

Jessica van Breda

Projectfase

Toekomstplan

Projectteam

Myrte van der Gugten, Amon Bötger, Thom de Wit, Sabina van Denter, Fred Mommers, Jaber Attannaz, Jessica van Breda

1

woonin.nl

Inleiding Dit communicatieplan gaat over het toekomstplan Nijpelsplantsoen in Nieuwegein. Een project dat in alle opzichten een uitdaging is. In de eerste plaats omdat het gaat over 360 huishoudens waar via het plan een besluit over genomen is. Alle huishouden krijgen (tijdelijke) herhuisvesting. Dat is een enorme uitdaging. Bewoners zijn over het algemeen enorm gehecht aan hun woning en verhuizen niet graag. Ze waarderen de ruime 4- en 5-kamerappartementen en de locatie. Ze wonen hier graag, maar zijn ontevreden over de kwaliteit van de woningen.

In de tweede plaats is het een uitdaging omdat de flatgebouwen al ruim twee jaar in de stempels staan. Bij groot onderhoud speelt de technische oplossing een belangrijke rol. Tot slot moet de ingreep niet alleen de constructieve problemen oplossen. De ingreep moet ook een positieve bijdrage leveren aan de leefbaarheid, verduurzaming van de woningen en er leeft de ambitie leeft dat er extra woningen gerealiseerd moeten worden. Daarvoor wordt een substantiële hoeveelheid nieuwbouw toegevoegd aan het plan, waarbij een extra kavel wordt ingezet en relatief grote gebouwen worden toegevoegd. Dit zal impact hebben op de omgeving. Kortom, er spelen vele overwegingen en belangen die ervoor zorgen dat de besluitvorming complex is.

Complexe besluitvorming De besluitvorming heeft lang geduurd. Waar we bij het plaatsen van de stempels in mei 2020 nog dachten dat dit in elk geval tot het einde van dat jaar zou duren, staan ze er inmiddels al 2,5 jaar. De afgelopen maanden heeft de besluitvorming een vlucht genomen. Onder leiding van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en onder toeziend oog van een aantal leden van de bewonerscommissie, zijn Woonin en de gemeente Nieuwegein tot een gedragen toekomstplan

• Groot onderhoud • Nijpelsplantsoen 91 t/m 360 • Verduurzaming en vervangen gevel en galerij

2

Kavel 5

• Sloop/nieuwbouw • Nijpelsplantsoen 1 t/m 90 • Realisatie circa 160 nieuwbouw woningen

Flat 2|3|4

Flat 1

gekomen. In het toekomstplan gaan we uit van:

• Nieuwbouw • Realisatie circa 40 nieuwbouw woningen • Sociale huur

woonin.nl

Eerste stappen zijn gezet Met dit toekomstplan zijn Woonin en de gemeente Nieuwegein eind september/begin oktober gezamenlijk naar buiten getreden. Op 4 en 5 oktober hebben we twee bewonersbijeenkomsten georganiseerd om de bewoners van het Nijpelsplantsoen te informeren over het toekomstplan. Hoewel we vooraf wisten dat we veel vragen nog niet konden beantwoorden, vonden we het belangrijk om bewoners zo snel als mogelijk te informeren. Met deze bijeenkomsten zijn de eerste gezamenlijke stappen naar buiten gezet. Nu is het van belang om ook gezamenlijk door te pakken en zichtbaar te maken dat we dit toekomstplan ook echt willen realiseren. In dit communicatieplan geven we de richting aan voor de communicatiestrategie en bepalen we in hoofdlijnen de planning en bijbehorende middelen. Het communicatieplan is geschreven op basis van de leidraad voor initiatieven in de fysieke leefomgeving, voorgeschreven door de gemeente Nieuwegein. Dit plan vormt de basis voor de communicatiestrategie en planning. Het is wel belangrijk om tijdens het communicatie- en participatieproces te blijven monitoren. We passen aan waar nodigen stemmen dit dan steeds af met de projectleider en communicatieadviseur bij de gemeente. Uitgangspunt is dat we bewoners, omwonenden en andere belanghebbenden goed informeren en betrekken.

Leeswijzer Het toekomstplan van het Nijpelsplantsoen kent vier deelprojecten: •

Sloop/nieuwbouw | flat 1

•

Groot onderhoud | flat 2, 3 en 4

•

Nieuwbouw | kavel 5

•

Herinrichting openbaar gebied

Het toekomstplan voor het Nijpelsplantsoen beschouwen we als één plan, maar delen we op in verschillende deelprojecten. De herinrichting van het openbaar gebied wordt door de gemeente geleid, Woonin is hier belanghebbende. De communicatieaanpak voor het openbaar gebied wordt niet beschreven in dit plan en krijgt een eigen plan. Voor de andere deelprojecten geldt dat zij een verschillende aanvang kennen en ook de doorlooptijd verschilt. Daarom vragen de deelprojecten in de communicatiestrategie om een verschillende aanpak. Er is wel gekozen om de strategie in één plan uit te werken. Dat zorgt voor samenhang in de communicatie naar buiten.

3

woonin.nl

In hoofdstuk 1 geven we een toelichting op de rolverdeling en afspraken. Hoofdstuk 2 geeft een overzicht van kansen, risico’s en issues ten aanzien van de communicatie op het Nijpelsplantsoen. In hoofdstuk 3 leggen we de projectfasering binnen Woonin uit en hoe de communicatiefasering hieraan wordt gekoppeld. Elk project doorloopt dezelfde fasering, maar binnen het Nijpelsplantsoen zullen ze niet parallel aan elkaar lopen. In dit hoofdstuk lichten we ook de participatietrechter toe. Hoofdstuk 4 beschrijft de doelgroepen en belanghebbenden. Een uitgebreide stakeholdersanalyse maakt geen onderdeel uit van dit plan. Hoofdstuk 5 richt zich op de strategie en kernboodschap. Voor elk project hebben we een aangepaste kernboodschap. Ook lichten we hier de doelstellingen en uitgangspunten toe. In hoofdstuk 6 worden de middelen per fase omschreven. Deze staan in chronologische volgorde, maar zijn nog niet gekoppeld aan een concrete planning. Tot slot is in hoofdstuk 7 een bijlage opgenomen voor verslaglegging ten aanzien van de participatie. Deze verslagen zullen wij per middel/moment bundelen en bij de gemeente indienen ter beoordeling.

4

woonin.nl

1. Rolverdeling en afspraken Woonin en de gemeente Nieuwegein zetten zich gezamenlijk in voor het toekomstplan van het Nijpelsplantsoen. Woonin is uiteindelijk verantwoordelijk voor de uitvoering en zal hierop getoetst worden door de gemeente. De samenwerking kent een lange doorlooptijd. Om de continuïteit van het project te borgen, beschrijven we in dit hoofdstuk de uitgangspunten van de samenwerking. Hoe ziet de rolverdeling eruit en welke afspraken maken we ten aanzien van de communicatie? Door dit vast te leggen, zorgen we dat de communicatie en participatie – wanneer nodig in de toekomst – goed overgedragen kan worden aan nieuwe personen in de projectgroep(en).

Rolverdeling MITROS Functie

Naam

Omschrijving

Vastgoedontwikkelaar

Thom de Wit

Contactpersoon en aanspreekpunt voor de gemeentelijk projectleider voor groot onderhoud en sloop/nieuwbouw en nieuwbouw. Als vastgoedontwikkelaar overall projectverantwoordelijk. Verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de nieuwbouw in afstemming met de projectmanager. Lid van projectgroep Nijpelsplantsoen en momenteel lid van de stuurgroep. Bijeenkomsten: eind januari, medio april (i.v.m. SOK), begin zomer (na raadsbesluit en ondertekenen SOK) en herfst.

(junior)

Jaber Attannaz

Vastgoedontwikkelaar

Ter ondersteuning van vastgoedontwikkelaar. Gedurende het project volgt een specifiekere rolverdeling.

Assetmanager

Amon Bötger

Adviserende en ondersteunende rol voor de vastgoedontwikkelaar en projectmanager. Rol

5

woonin.nl

van de assetmanager neemt af naarmate we richting investeringsbesluit toewerken. Projectmanager

Sabina van

Contactpersoon en aanspreekpunt voor VIOS

Denter

(aannemer) voor groot onderhoud. Verantwoordelijk voor de vergunningsaanvragen bij de gemeente en verantwoordelijk voor beheer en onderhoud van de stempels. Sparringpartner voor de ontwikkeling van nieuwbouw (Wooninkwaliteit).

(junior) Projectmanager

Communicatieadviseur

Geraldine

Ondersteuning van projectmanager. Gedurende

Streefkerk

het project volgt een specifiekere rolverdeling.

Jessica van

Verantwoordelijk voor de communicatie- en

Breda

participatiestrategie. Uitvoering in samenwerking met de wijkconsulent. Stemt af met de communicatieadviseur van de gemeente.

Sociaal projectleider

Saskia Ramsodit-

Verantwoordelijk voor bewonerscommunicatie

Gowricharn

en contactpersoon voor de bewonerscommissie ten aanzien van groot onderhoud. Uitvoering van draagvlakmeting onder bewoners. Groot onderhoud (mbv Mark Mom wijkconsulent)

Gebiedsregisseur

Myrte van der

Verantwoordelijk voor bewoners- en

Gugten

omgevingscommunicatie en contactpersoon voor de bewonerscommissie ten aanzien van sloop en nieuwbouw. Lid van de projectgroep ‘Aanpak Nijpels’ en verantwoordelijk voor het betrekken van deze projectgroep. Lid van de projectgroep Nijpelsplantsoen.

Projectconsulent

Fred Mommers

Aanspreekpunt (telefonisch, per mail en via spreekuur) voor de bewoners voor zowel groot onderhoud als sloop/nieuwbouw. De

6

woonin.nl

projectconsulent bespreekt sociale zaken met de bewoners. Woonconsulent

Nader te bepalen

(technisch)

Aanspreekpunt voor de bewoners tijdens groot onderhoud. De woonconsulent wordt aangesteld vanuit de aannemer. De woonconsulent bespreekt de technische zaken met de bewoners.

Buurtbeheerder en

Adviserende rol aan het projectteam ten aanzien

woonconsulent

van leefbaarheid in de wijk. Lid van de projectgroep ‘Aanpak Nijpels’.

Opzichter

Jeroen Krudde

Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden aanspreekpunt voor bewoners en aannemers. Is tijdens de uitvoering aanwezig op de locatie en controleert de kwaliteit van de werkzaamheden.

GEMEENTE NIEUWEGEIN Functie

Naam

Omschrijving

Projectleider

Gelinde

Contactpersoon en aanspreekpunt voor de

Groeneveld

projectleider van Woonin voor groot onderhoud en sloop/nieuwbouw en nieuwbouw. Verantwoordelijk voor de afstemming met andere projecten, waaronder de aanpak Nijpels. Lid van projectgroep Nijpelsplantsoen en momenteel lid van de stuurgroep

Communicatie- en

Harmen van

Wordt geïnformeerd over de communicatie die

participatieadviseur

Doorn

Woonin uitstuurt, adviseert bij communicatieen participatiemomenten. Zorgt voor de afstemming van communicatie van andere projecten. Lid van projectgroep Nijpelsplantsoen.

7

woonin.nl

Stedenbouwkundige

Martine Leroi

Stelt de stedenbouwkundige uitgangspunten op die het kader bieden voor de (her)ontwikkeling waar Woonin aan werkt. Lid van projectgroep Nijpelsplantsoen.

Inhoudelijke adviseurs

Worden vanuit hun beleidsterrein betrokken bij verschillende elementen van de deelprojecten: ruimtelijke ordening, parkeren, leefbaarheid, veiligheid en duurzaamheid.

Afspraken Tot aan het investeringsbesluit voeren we één keer in de drie weken een project breed overleg. Hierbij komen alle drie de deelprojecten aan bod. Na juni 2023 verwachten we dat de directie van Woonin het investeringsbesluit heeft genomen. Daarna splitsen we het overleg op in groot onderhoud en sloop/nieuwbouw. Ook deze overleggen hebben een frequentie van één keer in de drie weken. Één keer in de twee maanden organiseren we een projectbreed overleg waarbij we de verschillende deelprojecten op elkaar afstemmen.

De communicatieadviseurs van de gemeente Nieuwegein en Woonin stemmen gezamenlijke communicatiemiddelen voor het sloop/nieuwbouwproject en nieuwbouw kavel 5 met elkaar af. Nieuwsbrieven, persberichten en andere middelen worden voorgelegd aan de communicatieadviseur van de gemeente. Indien er bijeenkomsten georganiseerd worden waarbij de expertise van de gemeente ook gewenst is, sluiten afgevaardigden van de gemeente ook aan. Denk bijvoorbeeld aan klankbordgroepen met thema’s openbare ruimte, bouwvolumes en parkeren. Bij belangrijke informatie over bijvoorbeeld de aanvraag omgevingsvergunning en bestemmingsplan en de daarbij behorende bezwaartermijnen, informeren zowel de gemeente als Woonin alle stakeholders hierover.

Na elke afsluiting van een projectfase organiseren we een evaluatiemoment met de gemeente. We evalueren hoe de communicatie is verlopen, welke verbeterpunten er zijn en of de aanpak, kernboodschap en strategie aangepast moeten worden.

8

woonin.nl

2. Kansen, risico’s en issues Het Nijpelsplantsoen is een project met kansen. We hebben de kans om op een mooie locatie in Nieuwegein extra sociale huurwoningen toe te voegen, maar ook 270 woningen te verduurzamen en daarmee te behouden. Grote en ruime woningen behouden die we anders niet meer gaan terugbouwen. Met het toekomstplan creëren we een gevarieerd woningaanbod voor een brede doelgroep en komen er extra woningen bij in Nieuwegein. Hiermee hebben we de mogelijkheid om de leefbaarheid op het Nijpelsplantsoen verbeteren.

Risico’s liggen op de loer Tegelijkertijd liggen er ook risico’s op de loer. Zo kan er de komende jaren onrust komen op het Nijpelsplantsoen. Onrust onder bewoners en omwonenden omdat het plan nog niet in beton gegoten is, maar ook omdat er veel werkzaamheden op stapel liggen. Voor bewoners betekent dit dat zij nog niet exact weten waar ze aan toe zijn. “Welke werkzaamheden worden er uitgevoerd en wanneer gaan jullie aan de slag?” “Hoe ziet het ontwerp van de nieuwbouw eruit?” Tegelijkertijd biedt dit ook kansen: juist omdat het plan nog niet helemaal in beton is gegoten, kunnen bewoners en omwonenden meedenken over de toekomst van het Nijpelsplantsoen.

Een anders risico is het totaalpakket aan

Kansen •

Toevoegen extra en betere woningen

•

Verbeteren leefbaarheid

•

Samenwerking gemeente Nieuwegein

•

Participatie belanghebbenden

oktober gaven veel bewoners aan dat zij

onderhoudswerkzaamheden. Tijdens de informatiebijeenkomsten op 4 en 5

Risico’s

ontevreden zijn over de binnenkant van

•

Uitvoering van GO werkzaamheden

de woning. De nadruk van de

•

Langdurige traject (onrust)

werkzaamheden ligt voornamelijk aan de buitenkant van de woning. We gaan verduurzamen en de galerij en de gevels

Issues •

Aanwezigheid van stempels

vervangen en verbeteren. Het is

•

Mediagevoelig project

belangrijk om de verwachtingen van de

•

Onderliggende zorgen bewoners

werkzaamheden, tijdens het proces te managen.

9

woonin.nl

We houden ook rekening met issues Een van de issues waar we rekening mee moeten houden is dat het Nijpelsplantsoen de aandacht heeft van zowel de Nieuwegeinse gemeenteraad en de media. Nijpelsplantsoen is een groot project en heeft veel impact op bewoners, omwonenden en inwoners van Nieuwegein. Het plaatsen van de stempels – ruim 2 jaar geleden – heeft veel impact op de bewoners en de omgeving. Het is daarom niet vreemd dat Nijpelsplantsoen daarmee onder een vergrootglas ligt. De afgelopen jaren is er al veel aandacht voor geweest en dat zal de komende jaren niet minder worden. We vinden het dan ook belangrijk om alle belanghebbenden zo goed mogelijk te informeren en te betrekken.

Tot slot, zijn we ons zeer bewust van de impact die dit toekomstplan heeft op voornamelijk de huidige bewoners. Op de bewonersavond vroegen sommige bewoners van flat 1 zich hardop af of ze hun oude buren nog wel zouden zien als ze weer terugverhuizen naar het Nijpelsplantsoen. Deze reacties tonen aan dat er sprake is van een grote emotionele betrokkenheid. Het is belangrijk om hier in de communicatie, maar ook in het sociaal plan aandacht voor te hebben.

10

woonin.nl

3. Fasering: van ontwerp naar uitvoering De uitvoering van het toekomstplan voor het Nijpelsplantsoen is een lange weg. Deze weg gaan we in verschillende stappen en in verschillende routes afleggen. We delen het plan dan ook op in drie deelprojecten. Dat heeft als voordeel dat alle projecten hun eigen planning en fasering kunnen doorlopen. Daarbij komt ook dat elk project om een andere aanpak en mate van participatie vraagt.

Sloop/nieuwbouw

Groot onderhoud

Nieuwbouw

Flat 1

Flat 2 | 3 | 4

Kavel 5

Projectfasering De ontwikkeling van een project doorloopt binnen Woonin verschillende projectfasen. Het project wordt van eerste idee tot aan de uiteindelijke uitvoering en oplevering opgedeeld in zes fasen waarover de directie een besluit neemt. In het communicatieplan sluiten we aan bij deze projectfasering, maar delen we dit op in drie fasen.

Projectbesluit

Investeringsbesluit

Participatie en draagvlak

Realisatiebesluit

Start bouw

Oplevering

Na calculatie

Informeren, betrekken, content

Evaluatie

Grafische weergave van projectfasering en communicatiefases

Informeren, betrekken en content Het informeren en betrekken van bewoners, omwonenden en andere belanghebbenden gebeurt uiteraard vanaf het eerste moment. Echter, bij de eerste twee projectfasen (projectbesluit en investeringsbesluit) ligt de nadruk op participatie en draagvlak creëren. Als we toe zijn aan het realisatiebesluit komt de nadruk veel meer te liggen op het informeren en betrekken van belanghebbenden en het creëren van content. Voor het Nijpelsplantsoen is het eerste moment van ‘informeren’ al geweest. Er is een brief verstuurd om de plannen te introduceren en op 4 en 5 oktober hebben we de bewoners geïnformeerd over de toekomstplannen tijdens twee bewonersavonden. Achteraf is een nieuwsbrief verstuurd met veel vragen en antwoorden. Daarna

11

woonin.nl

heeft de gemeente de omwonenden geïnformeerd met een brief. Ook heeft de gemeente contact gelegd met het wijkplatform.

Participatie en draagvlak

De plannen voor het Nijpelsplantsoen zijn omvangrijk. De komende jaren staan er grote veranderingen op stapel. Bewoners, omwonenden en andere belanghebbenden gaan hier iets van merken, ze gaan hier iets van vinden. Daarom is het belangrijk om een participatietraject voor de verschillende deelprojecten op te zetten. Per deelproject zal dit er anders uitzien. Uitgangspunt is dat er binnen de gestelde kaders ruimte is om mee te denken over het plan of de werkzaamheden en dat mensen kunnen reageren op het plan. Op die manier creëren we een breed gedragen plan.

Participatietrechter Om de participatie vorm te geven, gaan we uit van een participatietrechter. We beginnen breed met het ophalen van informatie en werken met een kleinere groep (denk bijvoorbeeld aan de bewonerscommissie of een klankbordgroep) toe naar een conceptplan. Dit plan toetsen we vervolgens weer van smal naar breed onder de belanghebbenden. Voor het deelproject groot onderhoud zien we de bewonerscommissie als gesprekspartner op de ‘verdieping’ mee in te gaan. Ook kunnen zij gesprekspartner zijn bij het sociale gedeelte van flat 1. Daar waar we een sociaal plan op moeten stellen kan dat met de bewonerscommissie. Voor de nieuwbouwfase stellen we voor om een klankbordgroep op te richten waar zowel bewoners van het Nijpelsplantsoen als omwonenden deel aan kunnen nemen. Omdat het Nijpelsplantsoen uit drie deelprojecten bestaat, halen we deze participatietrechter langs alle deelprojecten. De sloop/nieuwbouw en nieuwbouw kavel 5 zal een grotendeels vergelijkbaar proces volgen met dezelfde stakeholders. Voor het project groot onderhoud ligt de focus op het betrekken van de bewoners. Ook hierbij werken we met de participatietrechter. In onderstaande schema’s is weergegeven hoe de processen verlopen per deelproject

12

woonin.nl

Groot onderhoud (flat 2 | 3 | 4) De participatietrechter voor groot onderhoud ziet er als volgt uit:

Input bewoners flat 2|3|4

Overleg bewoners-

Toetsing bij

commissie

bewoners-commissie

Terugkoppeling uitkomsten bewoners flat 2|3|4

Voorbereiding

Verdieping

Plan van aanpak

Terugkoppeling

Voorbereidingsfase De voorbereidingsfase is inmiddels gestart. We hebben de bewoners van de flats geïnformeerd en direct omwonenden zijn door de gemeente Nieuwegein op de hoogte gesteld van het toekomstplan. De bewoners van flat 2, 3 en 4 hebben inmiddels een brief ontvangen dat de aannemer in de maand december start met de eerste onderzoeken om tot een groot onderhoudsplan te komen.

Verdiepingsfase In de verdiepingsfase wordt de daadwerkelijke participatie opgestart. De planvorming wordt opgezet. Dat doen we aan de hand van de technische onderzoeken die worden uitgevoerd door de aannemer en aan de hand van de input die we ophalen bij bewoners. Vervolgens leggen we ideeën voor aan de bewonerscommissie en luisteren we naar hun reactie, hun wensen en ideeën. We betrekken ze bij de ontwikkeling van het plan van aanpak. Daar waar mogelijk voeren we suggesties van bewoners door. In deze fase speelt ook de totstandkoming van het sociaal plan een belangrijke rol. Ook dit stellen we in overleg met de bewonerscommissie op.

Planvorming en terugkoppeling We hebben in kaart gebracht wat de maatregelen zijn voor groot onderhoud. We hebben daarbij de verschillende belangen tegen elkaar afgewogen en keuzes gemaakt over wat we wel en niet opnemen in het plan van aanpak. Het plan van aanpak presenteren we aan alle bewoners van flat

13

woonin.nl

2, 3 en 4. Het plan van aanpak beschrijft wat er per gebouw gaat gebeuren. In een brief en persoonlijk gesprek met de projectconsulent en/of woonconsulent van de aannemer worden eventuele maatregelen per huishouden besproken. Dit is ook het moment waarop de draagvlakmeting uitgevoerd wordt.

Sloop/nieuwbouw (kavel 1) en nieuwbouw (kavel 5) De participatietrechter voor de sloop/nieuwbouw en nieuwbouw ziet er als volgt uit. Daarbij moet opgemerkt worden dat de trechter belanghebbenden waarmee je de verdieping in gaat wordt opgesplitst. Hebben we het over bepaalde thema’s zoals volume, openbare ruimte, groen en parkeren dan bespreken we dit met de klankbordgroep. Dit zijn thema’s die gaan over de buitenkant. Bij de sloop van flat 1, speelt echter nog een belangrijk onderwerp en dat is het opstellen van een sociaal plan. Dat doen we samen met de bewonerscommissie.

Input uit brede omgeving

Trechter

Toetsing bij

belanghebbenden

belanghebbenden

Terugkoppeling uitkomsten brede omgeving

Voorbereiding

Verdieping

Conceptplan

Terugkoppeling

Voorbereidingsfase De voorbereidingsfase is inmiddels gestart. We hebben de bewoners van de flats geïnformeerd en direct omwonenden zijn door de gemeente Nieuwegein op de hoogte gesteld van het toekomstplan. Verder bestaat deze fase uit het opstellen van een stakeholdersanalyse, waarbij we belangen en invloed afwegen. Samen met de gemeente Nieuwegein voeren we voor de sloop/nieuwbouw en de nieuwbouw kavel 5 een massastudie uit. In deze fase bepalen we ook de uitgangspunten voor de participatie. We stellen vast waar belanghebbenden over mee kunnen denken en welke onderdelen reeds zijn bepaald.

14

woonin.nl

Verdiepingsfase In de verdiepingsfase wordt de daadwerkelijke participatie opgestart, zowel bewoners, omwonenden als andere belanghebbenden kunnen participeren tijdens deze fase. We halen wensen en ideeën op en we betrekken ze bij de ontwikkeling van het conceptplan. Samen met de klankbordgroep gaan we in gesprek over relevante thema’s zoals bouwvolume, parkeren en openbare ruimte. Vanwege de omvang van het deelproject en de grote groep belanghebbenden zetten we in op online en offline participatie. Denk bijvoorbeeld aan fysieke informatiebijeenkomsten maar ook een online participatieplatform (zoals Mett). Dit platform biedt alle faciliteiten die we nodig hebben om online participatie op te starten en kan de offline participatievorm ondersteunen. In de verdiepingsfase starten we ook een klankbordgroep op die met ons meedenkt over de plannen.

Planvorming en terugkoppeling We hebben in kaart gebracht wat de uitgangspunten zijn en we hebben ideeën, wensen en zorgen geïnventariseerd onder een breed publiek. Samen met de klankbordgroep hebben we hierop voortgeborduurd. We hebben belangen afgewogen en aangegeven wat wel en niet mogelijk is. Met al deze informatie werken we toe naar een conceptplan. Deze toetsen we bij de belanghebbenden en we koppelen het terug onder de brede omgeving. Hierbij maken we wederom gebruik van online en offline middelen.

15

woonin.nl

4. Doelgroepen en belanghebbenden Als het gaat om de toekomst van het Nijpelsplantsoen – specifiek de sloop en nieuwbouw - dan kent het project vele stakeholders. Stakeholders met een klein of groot belang. Een uitgebreide stakeholdersanalyse maakt geen onderdeel uit van dit communicatie- en participatieplan. In dit plan brengen we de verschillende doelgroepen in kaart en delen we ze in op de vier participatieniveaus die de gemeente Nieuwegein voorschrijft. In onderstaand schema geven we weer welke doelgroepen nu bij ons in beeld zijn en op welk participatieniveau we hen inschatten. In hoofdstuk 5 omschrijven we de middelen die per participatieniveau inzetten.

Bewoners Nijpels Direct omwonenden WijkplatformIn Media woners

meeweten

Aanpak Nijpels

Woonin

roep

meedenken

meewerken

Belanghebbenden

Bewonersc ommissie

Geïnteresseerden

Gemeente

Klankbordg

meebeslissen

Stuurgroep Raadsleden

Passanten

Inwoners, media, geïnteresseerden, passanten en andere belanghebbenden Het Nijpelsplantsoen trekt nu al de aandacht van de media. Daarom informeren we hen door het hele project heen pro-actief over de plannen. Zo kunnen we geïnteresseerden en inwoners niet alleen via onze eigen kanalen informeren, maar kunnen zij de informatie over het Nijpelsplantsoen ook lezen via bijvoorbeeld de Pen of het AD. Op deze manier voorkomen we ook het ontstaan ‘fake news’. De inwoners van Nieuwegein en het wijkplatform (inclusief wijkwethouder en wijkregisseur) bevinden zich op het snijvlak van meeweten en meedenken. De ene bewoner is meer betrokken bij de ontwikkeling van het toekomstplan dan de andere. Daarom bieden we hen de ruimte om in de beginfase ook mee te denken.

Bewoners, omwonenden en Aanpak Nijpels De sloop en nieuwbouwplannen hebben een grote impact op de huidige bewoners van het Nijpelsplantsoen en de omwonden. We moeten hen niet alleen informeren, maar ook mee laten denken over de plannen.

16

woonin.nl

Plannen worden immers vaak beter als we de groep mensen waar het om gaat, ook raadplegen. Conform de participatietrechter gaan we de plannen verder uitwerken met een kleinere groep. Naast de bewoners en omwonenden is de projectgroep Aanpak Nijpels ook een belangrijke partij die we mee kunnen laten denken over thema’s zoals leefbaarheid en veiligheid. De wijkregisseur zorgt dat leden van de Aanpak Nijpels aanhaken bij eventuele klankbordgroepen.

Klankbordgroep en bewonerscommissie De klankbordgroep bestaat uit bewoners van het Nijpelsplantsoen en direct omwonenden. Mensen die hebben aangegeven actief mee te willen werken aan de plannen. Met hen gaan we onder leiding van professionals de plannen verder uitwerken. Dit toetsen we vervolgens weer bij een breder publiek: namelijk de mensen die hebben meegedacht. De bewonerscommissie is momenteel al actief en betrokken bij de plannen voor groot onderhoud. Deze bestaat uit een afvaardiging van bewoners uit de verschillende flats.

Gemeente en Woonin De input van bewoners van het Nijpelsplantsoen en omwonenden is heel belangrijk. Daarom betrekken we hen bij het participatieproces en laten we hen meedenken. Dat gebeurt binnen de kaders die de gemeente Nieuwegein en Woonin samen hebben vastgesteld. Denk bijvoorbeeld aan de stedenbouwkundige eisen die de gemeente vaststelt, maar ook het financiële kader waarbinnen de projectgroep van Woonin moet opereren. Een toelichting van de rolverdeling staat opgenomen in hoofdstuk 1.

17

woonin.nl

5. Strategie en kernboodschap Het toekomstplan voor het Nijpelsplan bestaat uit drie belangrijke ontwikkelingen: groot onderhoud aan drie flats, sloop/nieuwbouw en nieuwbouw. De ontwikkeling van de nieuwbouw heeft ook direct invloed op omwonenden en andere belanghebbenden. Daarom delen we de kernboodschap op drie belangrijke doelgroepen: bewoners flat 1, bewoners flat 2 t/m 4 en omwonenden en andere belanghebbenden.

Kernboodschap bewoners flat 1

Bewoners flat 1

Er ligt een toekomstplan voor het Nijpelsplantsoen. Met dit toekomstplan willen we woningen grondig opknappen, de kwaliteit van de omgeving verbeteren en extra woningen toevoegen. We begrijpen dat dit veel invloed heeft op de bewoners van het Nijpelsplantsoen.

•

Toekomstplan Nijpels

•

Uw flat 1 wordt gesloopt

•

Stap voor stap informeren

•

Persoonlijke gesprekken

•

We maken samen een sociaal plan

In het toekomstplan wordt flat 1 (Nijpelsplantsoen 190) gesloopt. Hiervoor in de plaats bouwen we

•

U kunt altijd terug

ongeveer 160 nieuwe appartementen. Op een

•

U kunt ook meedenken (participeren) over de

andere kavel bouwen we nog eens 40 sociale huurappartementen. Aan de drie andere flats voeren

nieuwbouw

we groot onderhoud uit. We begrijpen dat dit op u als bewoner van flat 1 veel effect heeft. We vinden het belangrijk om u stap voor stap te informeren en te betrekken tijdens de ontwikkeling van het toekomstplan. Samen met de bewoners stellen we een sociaal plan op. Daarin bepalen we onder welke voorwaarden u (tijdelijk) verhuist. U kunt altijd terugkeren naar het Nijpelsplantsoen. Met alle bewoners gaan we individueel het gesprek aan. We vinden het ook belangrijk dat u kunt meedenken over de nieuwbouwplannen. We zullen u hierover informeren en uitnodigen voor participatiebijeenkomsten.

18

woonin.nl

Kernboodschap bewoners flat 2 | 3 en 4 Er ligt een toekomstplan voor het Nijpelsplantsoen. Met dit toekomstplan willen we de gebouwen grondig opknappen, de kwaliteit van de omgeving verbeteren en extra woningen toevoegen. We begrijpen dat dit veel invloed heeft op de bewoners van het Nijpelsplantsoen. In het toekomstplan wordt flat 1 (Nijpelsplantsoen 1-90) gesloopt. Hiervoor in de plaats bouwen we ongeveer 160 nieuwe appartementen. Op een andere

Bewoners flat 2-4

kavel bouwen we nog eens 40 sociale huurappartementen. Aan de drie andere flats voeren we groot onderhoud uit.

•

Toekomstplan Nijpels

•

Groot onderhoud aan uw flat

Aan de flat waar u woont, voeren we groot

•

Stap voor stap informeren over

onderhoud aan. De werkzaamheden vinden vooral

GO

aan de buitenkant van de woning plaats, maar zijn

•

Persoonlijke gesprekken

wel ingrijpend. Dat komt omdat de galerij en de gevel

•

We maken samen een sociaal

vervangen moeten worden.

plan •

U kunt ook meedenken

We begrijpen dat dit op u als bewoner veel effect

(participeren) over de

heeft. We vinden het belangrijk om u goed te

nieuwbouw

informeren over de werkzaamheden. Samen met bewoners stellen we het sociaal plan op. We gaan

met elke bewoner individueel in gesprek zorgen, wensen en andere zaken te bespreken. Maar er gaat meer gebeuren op het Nijpelsplantsoen. Naast de werkzaamheden aan uw flat, gaan we ook nieuwe woningen toevoegen. Op de plek van flat 1 en kavel 5 worden in totaal ongeveer 200 nieuwbouwappartementen gerealiseerd. Als bewoner van het Nijpelsplantsoen kunt u meedenken over de toekomstplannen. We zullen u hierover informeren en uitnodigen voor participatiebijeenkomsten.

19

woonin.nl

Omwonenden en andere belanghebbenden Er ligt een toekomstplan voor het Nijpelsplantsoen.

Omwonenden

Met dit toekomstplan willen we de gebouwen grondig opknappen, de kwaliteit van de omgeving verbeteren en extra woningen toevoegen. We

•

Toekomstplan Nijpels

begrijpen dat dit veel invloed heeft op de bewoners

•

Breed gedragen plan

van het Nijpelsplantsoen.

•

We willen u informeren en betrekken

In het toekomstplan wordt flat 1 (Nijpelsplantsoen 1-

•

U kunt ook meedenken

90) gesloopt. Hiervoor in de plaats bouwen we

(participeren) over de

ongeveer 160 nieuwe appartementen. Op een

nieuwbouw

andere kavel bouwen we nog eens 40 sociale huurappartementen. Aan de drie andere flats voeren we groot onderhoud uit. We vinden het belangrijk dat er een breed gedragen toekomstplan wordt ontwikkeld. Daarom willen we u als omwonende (belanghebbende) niet alleen informeren, maar ook betrekken bij de ontwikkeling van het toekomstplan Nijpelsplantsoen. We vinden het belangrijk dat u kunt meedenken over de toekomstplannen. We zullen u hierover informeren en uitnodigen voor de participatiebijeenkomsten.

Communicatiestrategie en doelstellingen Voor het Nijpelsplantsoen volgen we de leidraad voor initiatieven in de fysieke leefomgeving die de gemeente voorschrijft. De communicatiestrategie richt zich daarmee op participatie van bewoners, omwonenden en andere belanghebbenden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan inwoners van Nieuwegein. Ten aanzien van de participatie zetten we in op:

Meeweten (informeren) •

We informeren bewoners over het toekomstplan en wat er met hun flat gaat gebeuren. Wat voor invloed heeft dit op hen en wat kunnen ze verwachten? Stap voor stap nemen we hen mee in het proces en alle mijlpalen die er zijn. Daarvoor zetten we een mix aan middelen in. Bovendien gaan we met alle bewoners individueel in gesprek om ook onszelf te laten informeren. Waar zitten de zorgen van bewoners? Maar ook welke wensen ze hebben voor de toekomst.

20

woonin.nl

•

We hebben omwonenden en we hebben omwonenden van het Nijpelsplantsoen. Bewoners van het Nijpelsplantsoen zijn tegelijkertijd ook omwonenden als het gaat om de nieuwbouwplannen. Net zo goed als de omwonenden aan bijv. de Van Halllaan. Deze omwonenden informeren we over de toekomstplannen. Hoe ziet het proces eruit en welke ontwikkelingen zijn er. Ook richting deze doelgroep zetten we een mix aan middelen in.

•

Andere belanghebbenden informeren we uiteraard ook over de toekomstplannen, de planning en de ontwikkelingen. Daarvoor zetten we voornamelijk digitale middelen in.

Meedenken (betrekken) •

We betrekken bewoners, omwonenden en andere belanghebbenden bij de ontwikkeling van het toekomstplan van het Nijpelsplantsoen. Hiervoor organiseren we bijeenkomsten waarbij ze kunnen reageren op de voorstelde ontwerpen. We richten een online platform bij delen van de ontwikkeling van het Nijpelsplantsoen waarbij mensen ook kunnen reageren.

•

We proberen zoveel mogelijk ideeën, wensen en reacties te inventariseren via verschillende kanalen. Daarbij kijken we of en hoe we deze opmerkingen kunnen verwerken in het plan

Meewerken (betrekken) •

We organiseren ateliersessies met de klankbordgroep. Hierin presenteren we uitgangspunten en ontwerpen aan de klankbordgroep. Zij kunnen verder meedenken over bepaalde thema’s die betrekking hebben op de getoonde ontwerpen

Uitgangspunten participatie en thema’s Participatie van bewoners en omwonenden kunnen ontwikkelingen in de openbare ruimte beter maken. Daarom vinden we het belangrijk dat de buurt iets kan bijdragen aan het plan. We nodigen mensen uit om hun wensen, dromen en ideeën voor het Nijpelsplantsoen kenbaar te maken. Als iets haalbaar is, dan maken we het mogelijk. Is iets niet mogelijk dan leggen we ook duidelijk uit waarom het niet mogelijk is. Voor de participatie is het belangrijkste uitgangspunt dat Woonin 200 nieuwbouwwoningen kan realiseren op het Nijpelsplantsoen. Hiervoor zijn circa 160 woningen beoogd op de plek van flat 1 en circa 40 woningen op kavel 5. De toevoeging ‘circa’ is essentieel, het kan namelijk ook een verdeling 165/35 zijn of 150/50. Binnen de stedenbouwkundige uitgangspunten willen we hierover

21

woonin.nl

met de belanghebbenden over nadenken. Het is dan ook belangrijk dat de stedenbouwkundige kaders de ruimte geven om hierover na te denken en te discussiëren. Thema’s voor de klankbordgroep zijn: •

Volumes (denk aan hoogte, breedte, lengte)

•

Openbare ruimte

•

Groen en duurzaamheid

•

Leefbaarheid

•

Parkeren

•

Materiaalgebruik

Thema’s waarover we bewoners, omwonenden en andere belanghebbenden wel over informeren en betrekken, maar waarover ze geen inspraak hebben zijn: •

Woningaantallen

•

Plattegrondindelingen

•

Bijzondere doelgroepen

22

woonin.nl

Uitgangspunten In onze communicatiestrategie hanteren we standaard de volgende uitgangspunten: MENSELIJKE MAAT

BINNEN BEGINNEN,

TIJDIG &

BUITEN WINNEN

TRANSPARANT

Eerst huurders

Proactieve en open

vereenvoudigen: wat

We betrekken

informeren, daarna

communicatie

betekent dit voor de

bewoners waar

huurder?

mogelijk

Complexe trajecten

andere stakeholders

BETREKKEN & BEGRIJPEN

VERWACHTINGEN

STIP AAN DE

TOEN-NU-

FOCUS OP

MANAGEN

HORIZON

TOEKOMST

TOTALITEIT

Wat kunnen we van

Waar werken we naar

Welke stappen hebben

Focus houden op

elkaar verwachten?

toe? Waar zijn we in

we gezet?

kernboodschap.

Wat doen we wel/niet?

het proces?

23

woonin.nl

6. Middelen Het toekomstplan voor het Nijpelsplantsoen is op papier in grote lijnen uitgedacht. Maar voordat dit helemaal is gerealiseerd, zijn we jaren verder. Het is daarom niet makkelijk om voor de lange termijn een communicatieplanning vast te stellen. Daarom stellen we per projectonderdeel een overzicht op van communicatiemiddelen. Afhankelijk van de fase waarin het onderdeel zich bevindt, wordt de communicatie-inzet uitgebreid.

In de communicatie houden we rekening met onze huurders. Voor Woonin is het de standaard om in B1- taalniveau te communiceren. Dat betekent dat we begrijpelijke woorden gebruiken in onze middelen. Dit uitgangspunt voeren we in al onze middelen door. Verder houden we rekening met laaggeletterden door ook video updates te geven. Voor anderstaligen (en laaggeletterden) kunnen we ervoor kiezen om bepaalde verslagen in beeld uit te werken met behulp van een live-tekenaar.

Participatie en draagvlak Projectbesluit en investeringsbesluit De stempels op het Nijpelsplantsoen staan er weliswaar al twee jaar, het is pas sinds oktober dat er een toekomstplan ligt en we concreet kunnen toewerken naar het project en de investering. De besluitvorming is zorgvuldig verlopen, maar heeft wel veel tijd gekost. Bewoners van het Nijpelsplantsoen hebben dan ook lang in onzekerheid gezeten. Samen met de gemeente voelden we de noodzaak om direct na het besluit de bewoners en omwonenden te informeren. Op 4 en 5 oktober organiseerden we twee informatieavonden voor de bewoners van het Nijpelsplantsoen. We informeerden hen via een brief over het toekomstplan en de bijeenkomsten. Verdeeld over de twee avonden spraken we 120 huishoudens. Zij konden vragen stellen, zorgen uiten en het plan werd aan de hand van informatiepanelen toegelicht. Daarnaast hebben we een projectpagina op de website van Woonin aangemaakt waar de informatiepanelen zijn te bekijken en de meest gestelde vragen staan uitgewerkt. Na afloop hebben we alle bewoners een nieuwsbrief verstuurd met een samenvatting van de avond en verwijzing naar de projectpagina. Omwonenden zijn via een brief door de gemeente geïnformeerd over de toekomstplannen. In onderstaand schema staat weergegeven welke eerste stappen we hebben ondernomen om de bewoners en direct omwonenden te informeren.

24

woonin.nl

Bewoners

Bewoners

flat 1

flat 2-4

Omwonenden

Overig

ALGEMEEN o

Informatiebrief

√

√

√ (gem)

o

Projectwebsite Woonin en

√

√

√

√

√

√

√ (gem)

√

gemeente Nieuwegein o

FAQ

o

Spreekuur projectconsulent

o

Informatieavond

√

√

o

Informatiepanelen

√

√

o

Reguliere nieuwsbrieven

√

√

Nu de eerste stappen naar buiten zijn gezet, is het belangrijk om door te pakken. Zowel als het gaat om groot onderhoud als sloop nieuwbouw en nieuwbouw op kavel 5. Alle drie de deelprojecten zullen een eigen planning volgen en elkaar op sommige momenten doorkruisen. Zowel in de uitvoering als in de communicatie is het belangrijk dat de projecten hun eigen planning kunnen volgen. In de volgende schema’s wordt per project aangegeven welke middelen we inzetten. Daaronder volgt een toelichting per communicatiemiddel. Bewoners flat

Bewoners flat

1

2-4

Omwonenden

Overig

GROOT ONDERHOUD o

Informatiebrief

√

(start onderzoeken, werkzaamheden) o

Nieuwsbrieven

√

√

o

Projectwebsite

√

√

o

FAQ

o

Spreekuur projectconsulent

o

Bewonersonderzoek (CvW)

√

o

Samenstellen klankbordgroep

√

o

Klankbordsessies

√

√

√

√ √

√

(thema’s bepalen) o

Video updates wijkconsulent

√

25

woonin.nl

o

Individuele gesprekken

√

(projectconsulent) o

Sociaal plan

√

o

Informatiebijeenkomst

√

o

Informatiepanelen

√

Groot onderhoud Het project groot onderhoud beperkt zich tot de bewoners van flat 2-4. De middelen die we hiervoor inzetten zijn gericht op deze bewoners. Omdat we ook reguliere nieuwsbrieven naar de bewoners van flat 1 sturen, zullen we hen via dit kanaal in hoofdlijnen informeren over de werkzaamheden, planning en het proces. Zij zijn immers ook betrokken en benieuwd naar deze werkzaamheden. Onderstaand een toelichting per middel. •

Informatiebrieven: belangrijke informatie waarbij we bewoners van flat 2, 3 en 4 individueel op de hoogte willen stellen, delen we via informatiebrieven. Denk hierbij aan de start van de onderzoeken, uitnodiging voor een bewonersonderzoek, uitnodiging voor een informatiebijeenkomst en de uitvoering van de werkzaamheden.

•

Nieuwsbrieven: we versturen ten minste elke twee maanden een nieuwsbrief naar de bewoners van flat 2, 3 en 4. Indien de frequentie opgehoogd moet worden is dat mogelijk. In de nieuwsbrieven delen we informatie over de planning, werkzaamheden en uitkomsten van de klankbordgroep. Ook geven we updates over de voortgang van de sloop/nieuwbouw en nieuwbouw kavel 5.

•

Projectwebsite: de projectwebsite is het digitale informatiepunt. Hier informeren we geïnteresseerden over het project, de uitvoering van de werkzaamheden en de voortgang van het project. We stemmen dit af met de informatie op de website van de gemeente en controleren elke twee maanden of de informatie nog actueel is.

•

FAQ: we houden een overzicht bij van de meest gestelde vragen. Deze publiceren we op de projectwebsite. We verwijzen in de nieuwsbrief actief naar de FAQ en nemen – indien noodzakelijk – een gedeelte van de FAQ op in de nieuwsbrief. De FAQ updaten we na elke bijeenkomst (of eerder indien noodzakelijk).

•

Spreekuur projectconsulent: er is sinds begin oktober een wekelijks spreekuur in ’t Nijp 1. De projectconsulent is elke woensdagochtend aanwezig voor het beantwoorden van

26

woonin.nl

vragen. In een later stadium is er ook een woonconsulent vanuit de aannemer beschikbaar. •

Bewonersonderzoek: we voeren een bewonersonderzoek uit onder de bewoners van flat 2, 3 en 4. Het onderzoek heeft meerdere doelen: we willen het sentiment achterhalen ten aanzien van de werkzaamheden, we willen peilen hoe ze aankijken tegen de (sloop) nieuwbouwplannen en we willen weten welke wensen en zorgen ze hebben en hoe we hen het beste kunnen informeren. Als blijkt dat bewoners behoefte hebben aan andere (extra) communicatiemiddelen/momenten, dan zullen we het plan hierop aanpassen.

•

Samenstellen klankbordgroep: in het bewonersonderzoek vragen we mensen ook of ze zich aan willen melden voor de klankbordgroep. Het streven is om een goede afspiegeling van de drie flats te hebben, bijv. drie of vier personen per flat.

•

Klankbordsessies: we organiseren verschillende klankbordsessies met de groep. In verschillende sessies behandelen we thema’s zoals ‘werkzaamheden’, ‘sociaal plan’ en planning. Uiteraard kunnen de leden van de klankbordgroep ook aangeven welke thema’s zij graag bespreken. De uitkomsten van de klankbordsessies worden altijd gedeeld via de nieuwsbrieven.

•

Video updates: in deze fase starten we met het periodiek geven van video updates door de wijkconsulent. Bewoners kunnen hierin ook een rol spelen door bijv. hun vragen te stellen aan de wijkconsulent (interview-achtige setting). Dit zijn korte filmpjes waarin we relevante informatie delen. Dat kan gaan over de werkzaamheden, over de planning of over het sociaal plan. Deze updates komen op de projectwebsite te staan. Via de nieuwsbrieven wordt hier naar verwezen. Met de video updates kunnen we bewoners die niet goed kunnen lezen, toch informeren over relevante onderwerpen.

•

Individuele gesprekken: elke bewoner krijgt een individueel gesprek met de projectconsulent. In dit gesprek worden wensen en zorgen geïnventariseerd. Doel hiervan is om tijdens de werkzaamheden zo goed mogelijk aan te sluiten bij de behoefte van de bewoners. Tijdens deze gesprekken kunnen ook eventuele individuele werkzaamheden besproken worden.

•

Sociaal plan: samen met de bewonerscommissie wordt een sociaal plan opgesteld. Hierin staan de rechten en plichten van de bewoners vermeld, geven we uitleg over de werkzaamheden en de planning en welke voorbereidingen er gedaan moeten worden. De wijk- en projectconsulent begeleiden dit proces.

27

woonin.nl

•

Informatiebijeenkomst: als de werkzaamheden, de planning en het sociaal plan bekend zijn, organiseren we een informatiebijeenkomst. We zullen dit verdelen over twee avonden zodat er voldoende tijd is om iedereen te woord te staan. De opzet zal gelijk zijn als de eerdere bijeenkomst. Bewoners kunnen inlopen, vragen stellen en worden voorgelicht aan de hand van panelen. Op basis van deze bijeenkomst kunnen zij een keuze maken en volgt de draagvlakmeting.

•

Informatiepanelen: onderdeel van de informatiebijeenkomst zijn informatiepanelen. Hier staan de hoofdpunten op uitgewerkt. Deze panelen kunnen we vervolgens gebruiken in ’t Nijp 1, waar bewoners op spreekuur kunnen komen.

S L O O P/ N I E U W B O U W &

Bewoners flat

Bewoners flat

1

2-4

Omwonenden

Overig

KA

VEL2 o

METT platform

√

√

√

o

Informatiebrief

√

√

√

√

(uitnodiging informatiebijeenkomst) o

Digitale mailingen

√

√

√

√

(ook via City uitnodigen) o

Persberichten

√

√

(informeren bijeenkomsten) o

Informatiebijeenkomst bewoners

√

√

o

Informatiemarkt

√

√

√

√

geïnteresseerden o

Informatiepanelen

√

√

√

√

o

Informatiebrochure

√

√

√

√

o

Bewonersonderzoek (CvW)

√

√

o

Spreekuur projectconsulent

√

√

o

Nieuwsbrieven

√

√

o

Projectwebsite

√

√

√

√

o

FAQ

o

Samenstellen klankbordgroep

√

√

√

√

o

Ateliersessies klankbordgroep

√

√

√

√

o

Inloopavond ontwerpvoorstellen

√

√

√

√

√

28

woonin.nl

o

Stemmen ontwerpen

√

√

√

√

o

Ateliersessies klankbordgroep

√

√

√

√

richting VO o

Video updates professionals

√

√

√

√

o

Inloopavond VO

√

√

√

√

o

Stemmen ontwerpen

√

√

√

√

o

Ateliersessies klankbordgroep

√

√

√

√

richting DO o

Inloopavond DO

√

√

√

√

o

Stemmen ontwerpen

√

√

√

√

o

Vaststellen DO

√

√

√

√

o

Individuele gesprekken

√

(projectconsulent) flat 1

•

o

Sociaal plan flat 1

√

o

Informatiebijeenkomst flat 1

√

o

Informatiepanelen flat 1

√

METT Platform: het METT Platform is een online tool ter versterking van de offline participatiemiddelen zoals bijeenkomsten. Via het platform kunnen we ontwerpen presenteren, belanghebbenden kunnen stemmen, reageren, ideeën indienen. We kunnen mailingen versturen, enquêtes houden, nieuws delen en bijeenkomsten aankondigen. Uitgangspunt voor het platform is dat het meerwaarde oplevert voor het project en het proces.

•

Informatiebrieven: belangrijke informatie delen we via brieven. Daarbij focussen we op de bewoners van het Nijpelsplantsoen en direct omwonenden. Dit zal met een minimale frequentie zijn van twee keer per jaar, maar vaker naarmate het project vordert en er meer informatie te delen is.

•

Digitale mailingen: geïnteresseerden kunnen zich inschrijven om op de hoogte gehouden te worden. Deze mensen sturen we minimaal twee keer per jaar een digitale mailing, maar vaker naarmate het project vordert en er meer informatie te delen is. Indien geïnteresseerden zich hebben aangemeld via City Nieuwegein, leveren we hen ook informatie aan om te versturen.

•

Persberichten: voor de eerste informatiebijeenkomst versturen we een persbericht zodat inwoners van Nieuwegein worden geïnformeerd. In een later stadium zullen we persberichten versturen om Nieuwegein te informeren over het project. Hierbij focussen we op relevante mijlpalen om te delen.

29

woonin.nl

•

Informatiebijeenkomsten bewoners en panelen: we organiseren diverse informatiebijeenkomsten voor geïnteresseerden. Vast onderdeel van deze bijeenkomsten zijn panelen waarom we de hoofdpunten presenteren. Deze panelen kunnen in ’t Nijp 1 komen te staan.

•

Informatiebrochure: we stellen een beknopte informatiebrochure/flyer beschikbaar waarin we de achtergrond van het project schetsen, de planning en het proces en contactmogelijkheden aangeven. Deze flyer wordt uitgedeeld op de informatiebijeenkomst, komt bij City Nieuwegein te liggen en plaatsen we op de website. We versturen deze ook digitaal.

•

Bewonersonderzoek CvW: we voeren een bewonersonderzoek uit onder de bewoners van het Nijpelsplantsoen. Het onderzoek heeft meerdere doelen: we willen het sentiment achterhalen ten aanzien van de werkzaamheden, we willen peilen hoe ze aankijken tegen de (sloop) nieuwbouwplannen en we willen weten welke wensen en zorgen ze hebben en hoe we hen het beste kunnen informeren. Als blijkt dat bewoners behoefte hebben aan andere (extra) communicatiemiddelen/momenten, dan zullen we het plan hierop aanpassen.

•

Spreekuur, projectwebsite, FAQ, nieuwsbrieven: zie eerdere omschrijving

•

Samenstellen klankbordgroep: we vragen bewoners van het Nijpelsplantsoen en direct omwonenden om zich aan te melden voor de klankbordgroep. Het streven is om een goede afspiegeling van de flats en omwonenden te hebben.

•

Ateliersessies: we organiseren verschillende ateliersessies met de groep. In verschillende sessies behandelen we thema’s zoals volumes, leefbaarheid, groen etc. Uiteraard kunnen de leden van de klankbordgroep ook aangeven welke thema’s zij graag bespreken. De uitkomsten van de klankbordsessies worden altijd gedeeld via het platform en nieuwsbrieven.

•

Inloopbijeenkomsten omgeving: we organiseren inloopbijeenkomsten voor belangrijke momenten in het proces. Denk bijvoorbeeld aan het presenteren van het voorlopig ontwerp en het definitief ontwerp. Naast de bijeenkomsten hiervoor worden de plannen ook gepresenteerd op het platform. Hier kunnen mensen ook op reageren en eventueel hun stem uit brengen.

•

Video updates professionals: we maken een aantal video updates met professionals die uitleg geven over het project. Denk bijvoorbeeld aan een kort interview met de

30

woonin.nl

stedenbouwkundige, de projectontwikkelaar, de wijkconsulent, de projectleider van de gemeente etc die een vraag gesteld krijgt van een bewoner. •

Individuele gesprekken: elke bewoner van flat 1 krijgt een individueel gesprek met de projectconsulent. In dit gesprek worden wensen en zorgen geïnventariseerd. Doel hiervan is om tijdens het project zo goed mogelijk aan te sluiten bij de behoefte van de bewoners. Wensen en zorgen van de bewoners kunnen hier ook besproken worden.

•

Sociaal plan: samen met de bewonerscommissie wordt een sociaal plan opgesteld. Hierin staan de rechten en plichten van de bewoners vermeld, geven we uitleg over het project en de planning en welke voorbereidingen er gedaan moeten worden. De wijk- en projectconsulent begeleiden dit proces.

•

Informatiebijeenkomst: als de plannen bekend zijn, organiseren we een informatiebijeenkomst voor de bewoners van flat 1. De opzet zal gelijk zijn als de eerdere bijeenkomst. Bewoners kunnen inlopen, vragen stellen en worden voorgelicht aan de hand van panelen. Op basis van deze bijeenkomst kunnen zij een keuze maken en volgt de draagvlakmeting.

•

Informatiepanelen: onderdeel van de informatiebijeenkomst zijn informatiepanelen. Hier staan de hoofdpunten op uitgewerkt. Deze panelen kunnen we vervolgens gebruiken in ’t Nijp 1, waar bewoners op spreekuur kunnen komen.

Informeren, betrekken en content Realisatiebesluit, sloop, start bouw en oplevering Als de plannen voor de nieuwbouw officieel zijn vastgesteld en de seinen op groen staan om te starten met de voorbereidingen voor de sloop en start bouw (en ook groot onderhoud aan flat 2, 3 en 4), wordt de participatie afgeschaald. De focus ligt dan op het informeren en betrekken en het creëren van content en omgevingscommunicatie. De omgevingscommunicatie – zal afhankelijk van de afspraken – door de aannemer worden uitgevoerd. Uiteraard stelt Woonin hier eisen aan. Hierover kunnen we vooraf bij de omgeving nagaan hoe zij geïnformeerd willen worden.

Bewoners flat

Bewoners flat

1

2-4

Omwonenden

Overig

GROOT ONDERHOUD o

Informatiebrief

√

31

woonin.nl

o

Projectwebsite

√

√

o

FAQ

√

√

o

Spreekuur projectconsulent

o

Reguliere nieuwsbrieven

o

Spreekuur projectconsulent en

√ √

√ √

opzichter o

Woonin Mobiel start per flat

√

o

Testimonials bewoners

√

o

Persbericht

√

√

√

√

o

Projectbord(en)

√

√

√

√

o

Bouwhekdoeken

√

√

√

o

Portiekposters werkzaamheden

√

en planning

Tijdens het groot onderhoud informeren we de bewoners van flat 2, 3 en 4 intensief via de gebruikelijke kanalen (brieven, nieuwsbrieven, website en het spreekuur). Per flat organiseren we een startmoment met de Woonin Mobiel. Bewoners kunnen hier samen komen, vragen stellen en we organiseren activiteiten voor kinderen. We maken testimonials met enkele bewoners van de eerste flats zodat we de andere bewoners een inkijkje kunnen geven over de werkzaamheden en de beleving van de bewoners. Valt het mee of tegen? Daarnaast plaatsen we bouwhekdoeken (waar we bijvoorbeeld de kinderen van het Nijpelsplantsoen kunnen vragen om tekeningen te maken die we op de doeken printen) en we plaatsen een bouwbord zodat ook de omgeving en passanten geïnformeerd worden.

32

woonin.nl

Bewoners flat

Bewoners flat

1

2-4

Omwonenden

Overig

(S L O O P) N I E U W B O U W o

Informatiebrief

√

√

o

Projectwebsite

√

√

o

FAQ

√

√

o

Spreekuur projectconsulent

√

o

Reguliere nieuwsbrieven

√

√

o

Persbericht

√

√

√

√

o

Projectbord(en)

√

√

√

√

o

Bouwhekdoeken

√

√

√

o

Start sloop moment

√

√

Voor het sloop/nieuwbouwproject informeren we de bewoners van het Nijpelsplantsoen intensief via de reguliere kanalen (brieven, nieuwsbrieven, projectwebsite en het spreekuur). Daarnaast willen we de bewoners ook een afscheidsmoment aanbieden. Hoewel bewoners terug kunnen keren naar het Nijpelsplantsoen, voelt het voor velen als een (definitief) afscheid. Dit moment is tevens een markering van de sloop. Hoe dit moment wordt ingevuld, stemmen we af met de bewonerscommissie. Daarnaast zetten we op dezelfde wijze als voor groot onderhoud de projectborden en bouwhekdoeken in.

33

woonin.nl

7. Bijlagen formulier verslaglegging middelen •

Middel

•

Doelgroep

•

Datum

•

Doel

•

Bereik

•

Reacties

•

Foto’s (afbeeldingen van het middel)

•

Kort verslag van bijeenkomst

•

Opsomming belangrijkste punten en verwerking/toepassing

34

woonin.nl