2022-371 Bijlage 3 Leidraad voor de gemeente als initiatiefnemer bij veranderingen in de fysieke leefomgeving TEXT.pdf
Tekst van het document
Postbus 1 3430 AA
Bezoekad res
Stadsplein 1 3431 LZ www.nieuwegein.nl
2022-371 Bijlage 3
Leidraad voor de gemeente als initiatiefnemer bij veranderingen in de fysieke leefomgeving
Zo betrekken we als gemeente de omgeving bij onze plannen
Datum
20 september 2022
Auteur
Harmen van Doorn, Renske van Rooijen
Versie
1.0
Leidraad voor de gemeente als initiatiefnem er bij verand ering en in de leefomg eving Versie 1.0
Datum 20 september 2022
2 (10)
Inhoudsopgave 1
Participatie: altijd doen!
3
1.1
Belang van participatie
3
1.2
Waarderend vernieuwen
3
1.3
Keuze participatieniveau
4
1.4
Proces afstemmen op de omgeving
4
1.5
Belangen wegen
4
Gemeentelijke initiatieven
5
Zo wordt de gemeente een initiatiefnemer
5
3
Afstemmen rollen, communicatie en participatie
6
4
Leidraad voor de gemeente als initiatiefnemer
7
4.1
Formuleer de kaders van het project
7
4.2
Formuleer het doel en de impact van het initiatief
7
4.3
Noteer wie er allemaal iets gaan merken van het project
8
4.4
Kies hoe de omgeving betrokken wordt
8
4.5
De omgeving bereiken met een eerste bericht
8
4.6
Voorleggen van stukken aan direct betrokkenen
8
4.7
Aanpassingen (zo mogelijk) doorvoeren in de plannen
8
4.8
Terugkoppeling omgeving
8
4.9
Terugkoppelen aanpassingen aan betrokkenen
9
2 2.1
Deze leidraad wordt jaarlijks geëvalueerd en geüpdatet. Dit is versie 1.0, gemaakt in 2022.
Leidraad voor de gemeente als initiatiefnem er bij verand ering en in de leefomg eving Versie 1.0
1
Datum 20 september 2022
Participatie: altijd doen!
Naast inwoners en andere initiatiefnemers heeft ook de gemeente voortdurend plannen om in de fysieke leefomgeving iets te veranderen. Al deze veranderingen hebben impact op de directe omgeving. Het betrekken van de omgeving bij dit soort plannen is daarom nodig. We noemen dat participatie. Welke rol geven we participatie als de gemeente zelf de activiteit aandraagt?
In deze leidraad gebruiken we de term bestemminsplan. Het bestemmingsplan is op het moment van schrijven het geldend beleid voor ontwikkelingen in de fysieke leefomgeving. Bij invoering van de Omgevingswet verandert het bestemmingsplan in het omgevingsplan. De omgevingsvisie is wel al in werking getreden.
1.1
Belang van participatie
Participatie is om meerdere redenen belangrijk. Als de gemeente de omgeving betrekt bij haar plannen, worden mensen niet overvallen door de activiteit. Dat voorkomt weerstand in een fase waarin er al zoveel tijd en geld is geïnvesteerd in een plan dat terugdraaien eigenlijk niet meer kan. Daarnaast kan participatie er ook voor zorgen dat een plan er beter van wordt als anderen uit de omgeving meedenken. Zij kennen de lokale situatie immers het beste! Door de omwonenden en bedrijven te betrekken, krijgt iedereen in de gemeente de mogelijkheid om iets in te brengen en een steentje bij te dragen. Als gemeente willen wij daarom altijd aan participatie doen, ook als dit volgens de normen die we stellen aan externe initiatiefnemers niet zou hoeven. Zo zorgen we ervoor dat we samen met de omgeving verder bouwen aan onze stad. Als gemeente streven we naar een zo zorgvuldig en stevig mogelijke participatieaanpak! 1.2
Waarderend vernieuwen
Het model van ‘Waarderend vernieuwen’ helpt ons als gemeente om aan te sluiten op wat er allemaal al is in de samenleving. Het stimuleert om vanuit oprechte nieuwsgierigheid te zien wat er vervolgens in de stad aanvullend nodig is en om dat wat nodig is mogelijk te maken en te stimuleren. Er zijn vier fasen:
• • • •
Verkennen (met stakeholders de huidige situatie en probleemstellingen in beeld brengen) Verlangen (stakeholders kunnen meedenken en wensen delen) Vormgeven (werken aan een concreet plan met opgehaalde input en randvoorwaarden) Vernieuwen (plan uitvoeren).
Meer hierover staat onder meer in de Participatienota beschreven.
3 (10)
Leidraad voor de gemeente als initiatiefnem er bij verand ering en in de leefomg eving Versie 1.0
1.3
Datum 20 september 2022
Keuze participatieniveau
Participatie gaat vaak verder dan alleen mensen op de hoogte brengen. Mensen betrekken betekent dat zij kunnen reageren op het plan en dat er ruimte is om het plan (of de uitvoering ervan) te beïnvloeden. Als gemeente kiezen we steeds zorgvuldig in hoeverre we de omgeving laten participeren. Dit noemen we het participatieniveau: het gaat van meeweten, meedenken, meewerken tot meebeslissen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat we een wijkplatform proactief vragen aan welke informatie zij behoefte hebben en geven wij ondernemers bijvoorbeeld een actieve meewerkende rol in het ontwerpproces. 1.4
Proces afstemmen op de omgeving
De kans op succesvolle participatie is het grootst als de gekozen vorm zo goed mogelijk aansluit bij de voorkeuren van alle betrokken partijen. Dat betekent dat we als gemeente waar mogelijk voorafgaand aan een participatieproces met betrokkenen in gesprek gaan over hun beeld van de participatie en de doelen van het specifieke participatieproces. 1.5
Belangen wegen
Ons vertrekpunt is altijd het belang van alle inwoners van Nieuwegein. Daarom hebben wij de verantwoordelijkheid om alle belangen in beeld te brengen. Op basis van alle belangen die spelen rond een ontwikkeling maken we als gemeente vervolgens afgewogen keuzes, zodat een nieuwe ontwikkeling zo goed mogelijk wordt ingepast in de omgeving. Goede participatie is dus meer dan het ‘tellen van hoofden’. Het gaat veel meer om het inzichtelijk maken van alle belangen die spelen rond een ontwikkeling.
Spelregels uit de Participatienota Om kaders te geven aan het vernieuwde samenspel ‘samen met de stad’ heeft de gemeenteraad in het najaar van 2021 unaniem de participatienota aangenomen. Deze nota beschrijft een zestal duidelijke uitgangspunten voor het betrekken van de omgeving. Het zijn de spelregels die we in onze gemeente hanteren. Dit zijn ze alle 6, inclusief een voorbeeld hoe we de spelregel meteen in de praktijk kunnen brengen: • • • •
• •
We nemen verantwoordelijkheid: we zijn als initiatiefnemer proactief. Deel praktische informatie of een update, al voordat er vragen komen. We zijn dichtbij: we zijn bereikbaar met een e-mailadres, telefoonnummer en een vaste contactpersoon. We communiceren eenduidig en begrijpelijk: we laten teksten door iemand reviewen die het voor iedereen leesbaar kan maken. We maken mogelijk wanneer het kan: als er wensen zijn vanuit de omgeving die we kunnen verwerken, zonder dat het het initiatief schaadt, verwerken we ze. We zijn nieuwsgierig: als er weerstand is, stellen we eerst vragen om beter te begrijpen waar mensen zorgen over hebben. We doen het samen: met het participatietraject maken we de omgeving deelgenoot van ons initiatief.
4 (10)
Leidraad voor de gemeente als initiatiefnem er bij verand ering en in de leefomg eving Versie 1.0
2
Datum 20 september 2022
Gemeentelijke initiatieven
Er zijn verschillende situaties denkbaar waar wij als gemeente een rol willen als het gaat om participatie. De gemeente kan een bijzondere positie innemen om als een publieke partij zelf gronden in bezit te hebben. Of de gemeente voorziet een ingrijpende ruimtelijke ontwikkeling op private gronden, waarbij het van maatschappelijk belang is dat de gemeente de regierol neemt. In al deze situaties is de uitkomst dat de fysieke leefomgeving verandert. Ook de gemeente kan en wil de afweging voor deze potentiële veranderingen niet alleen maken. Ze wil juist met de omgeving in gesprek gaan. 2.1
Zo wordt de gemeente een initiatiefnemer
De gemeente speelt hier in op lokale en landelijke ontwikkelingen door initiatiefnemer te zijn bij plannen. Het grote verschil met inwoners en initiatiefnemers is dat de gemeente niet altijd de grondbezitter is.
In onze gemeente zijn op dit moment twee voorbeelden waar wij gedeeltelijk en overwegend gronden in ons bezit hebben, namelijk respectievelijk Rijnhuizen en de A12-zone. RIJNHUIZEN Het gebied Rijhuizen was een traditioneel Nieuwegeins locatie waar ruimte was voor vooral werken. Hier stonden veel kantoorpaden. In de loop der jaren werd het in onze gemeente duidelijk dat de grote voorraad aan kantoorpanden niet meer in lijn was met de vraag. Veel panden stonden leeg en kantooreigenaren wilden deze gebouwen een nieuwe functie geven. Zo ook in het gebied Rijnhuizen. Voor de locaties van de kantoorpanden zijn derden de eigenaren van deze locaties. De gemeente heeft kaders gesteld waaraan ontwikkelaars zich moeten houden bij het herontwikkelen van deze panden. Het openbaar gebied in Rijnhuizen is gemeentegrond. Hierbij kan gedacht worden aan straten, waterpartijen, groen, speelplekken, het fort, et cetera. De afgelopen jaren zijn diverse participatie bijeenkomsten georganiseerd om in gesprek met de omgeving te gaan over hoe dit openbaar gebied anders, meer passen bij een woonwijk, in te richten. Om te voorkomen dat het gebied zonder eenheid en voldoende aandacht voor de openbare ruimte ontwikkeld werd is een gebiedsvisie opgesteld voor Rijnhuizen.
Hierin is beschreven wat de voorwaarden voor dit gebied zijn om als kantooreigenaar zijn/haar kantoorgebouw te herontwikkelen of te slopen voor nieuwbouw. A12- ZONE Ten noorden van de wijk Galecop ligt de A12-zone. Deze zone is nagenoeg in zijn geheel in zijn bezit door de gemeente Nieuwegein. Vanuit de regio en vanuit de gemeente is er de wens om te onderzoeken wat de mogelijkheden voor dit gebied zijn aangaande woningen en overige faciliteiten. Voor een gebied als deze zal de gemeente zelf randvoorwaarden opstellen waarbij duidelijk wordt hoe de gemeente en toekomstige ontwikkeling voor zich zien.
De voorbeelden hierboven laten zien dat de gemeente belangrijke beslissingen neemt over de fysieke leefomgeving. Het verandert niet alleen de aanblik van de gemeente, maar heeft ook invloed op onder meer mobiliteit, winkelfaciliteiten en onze woonvoorraad. De raads- en collegeleden willen de stem van de inwoners van onze
5 (10)
Leidraad voor de gemeente als initiatiefnem er bij verand ering en in de leefomg eving Versie 1.0
Datum 20 september 2022
gemeente in dit belangrijke proces horen. Daarom zijn ook voor de gemeente in deze leidraad voorwaarden opgesteld voor participatie.
3
Afstemmen rollen, communicatie en participatie
De gemeente kijkt steeds welke rol de gemeente inneemt in een participatietraject. Daarvoor gebruikt de gemeente de rollen uit het NSOB-model. In dit model worden vier rollen beschreven.
Positie bepalen Regelmatig werkt de gemeente tijdens een project in alle vier de kwadranten tegelijk: afhankelijk van de fase van een traject of project krijgt een bepaald kwadrant meer nadruk. De uitkomst van de NSOB-analyse wordt gebruikt om onze positie te bepalen in het participatietraject. Voor deze participatieleidraad zit de gemeenten meestal in de rol van samenwerkende en uitnodigende gemeente. Doel en rol zichtbaar en duidelijk Omdat de gemeente in een democratie het (algemeen) belang van de stad behartigt en ontwikkelingen in de openbare ruimte toetst en bewaakt, zien inwoners, ondernemers en organisaties de gemeente als onafhankelijke, betrouwbare partij. Daarom is het – zeker bij ontwikkelingen met grote impact - van belang dat de gemeente haar doel en rol in het proces goed zichtbaar en duidelijk maakt voor de betrokkenen in uw participatietraject. Twee communicatiesporen Als een initiatiefnemer bij de gemeente aanklopt met een buitenplanse activiteit of een plan met grote impact op de omgeving om hierover met de stad in gesprek te gaan, zijn er twee communicatiesporen: van de initiatiefnemer en van de gemeente. Het is dan essentieel om eerst de rollen, de communicatie en participatie goed op elkaar af te stemmen. De gemeente heeft hierin een regisserende rol.
Proces voor de omgeving Daarbij eist de gemeente bij buitenplanse activiteiten of activiteiten met grote impact op de fysieke omgeving van de initiatiefnemer een communicatie- en participatieplan. Op basis daarvan kunnen wij goede afspraken maken over menskracht, rolverdeling en tijd, en zo een optimale samenwerking aangaan. En belangrijker nog: een duidelijk,
6 (10)
Leidraad voor de gemeente als initiatiefnem er bij verand ering en in de leefomg eving Versie 1.0
Datum 20 september 2022
toegankelijk en rechtvaardig democratisch proces inrichten voor de omgeving met heldere (participatie-)doelen en rollen van gemeente en initiatiefnemer. Soms is de gemeente als eerste aan zet Initiatieven die aan de gemeente voorgelegd worden, kunnen aansluiten bij de doelstellingen en ambities van de gemeente. Als het initiatief aansluit bij de doelstellingen van de gemeente, start de gemeente de communicatie om eerst onze gemeenteraad en dan onze inwoners te informeren over ons standpunt, onze rol in het proces, en zullen we de plannen - in samenspraak met de initiatiefnemer introduceren. De raad kan via een Avond voor de Stad geïnformeerd worden. Naar inwoners kan gedacht worden aan een gemeentelijke brief naar de omgeving om de doelen kenbaar te maken en om aan te kondigen wat ze van de initiatiefnemer en de gemeente kunnen verwachten. Dit is maatwerk.
4
Leidraad voor de gemeente als initiatiefnemer
Of een externe of de gemeente de rol van initiatiefnemer heeft is in wezen niet heel verschillend. Ook de gemeente doorloopt dezelfde stappen als een externe partij. Het grote voordeel voor de gemeente is de gemeentelijke organisatie en de kennis die hier aanwezig is, die zij hierbij kan gebruiken. 4.1
Formuleer de kaders van het project
Hierbij moet duidelijk aangegeven worden aan welke uiteenlopende kaders het initiatief moet voldoen. Deze kaders kunnen onder andere voortkomen uit raads- en/of collegebesluiten en uit vastgestelde beleidsstukken. 4.2
Formuleer het doel en de impact van het initiatief
Een duidelijke beschrijving van wat de omgeving van het plan kan verwachten. Hoe zal de locatie er na realisatie uit komen te zien? Maar ook wat kan men verwachten in de periode hiervoor.
De gemeente is verplicht om een BLVC-plan op te stellen. Dit gaat over mogelijke overlast van sloop- en uitvoeringsactiviteiten en hoe deze zoveel mogelijk kunnen worden voorkomen. Ondanks dat het BLVC-plan deze impact al vermeldt, gaat de gemeente met de omgeving hierover in gesprek.
7 (10)
Leidraad voor de gemeente als initiatiefnem er bij verand ering en in de leefomg eving Versie 1.0
4.3
Datum 20 september 2022
Noteer wie er allemaal iets gaan merken van het project
Denk hierbij aan twee verschillende lagen van betrokkenen: de direct en de indirect betrokkenen. De direct betrokkenen zijn de bewoners zelf, de directe buren (woningen en/of bedrijven). De indirect betrokkenen kunnen overige bewoners en ondernemers in de buurt, wijk, gemeente en zelfs buurgemeenten zijn. En welke issues spelen er?
Binnen de gemeente hebben we verschillende bronnen die kunnen helpen met een goede analyse van de betrokkenen. Er is ook het participatiespel ‘Nieuwegeins Samenspel’, dat helpt om een participatie-aanpak te bepalen. Kijk op Huisnet op de pagina Participatie onder Weten & Regelen.
4.4
Kies hoe de omgeving betrokken wordt
Betrekken van de directe en de indirecte omgeving kan op heel veel verschillende manieren en momenten. Voor aanvang van een project moet al inzichtelijk zijn hoe en wanneer wie betrokken gaat worden. 4.5
De omgeving bereiken met een eerste bericht
Het plan is nog pril, maar toch wordt een eerste berichtgeving naar de omgeving gedaan. Hierin staat wat er op dit moment als plan voorligt en hoe een globale planning (zowel wat betreft het vergunning en uitvoeringstraject als wel om wanneer en hoe de omgeving betrokken wordt) eruit ziet. 4.6
Voorleggen van stukken aan direct betrokkenen
De direct betrokkenen worden uitgenodigd voor een intensiever traject. Met de stukken die in de voorgaande stappen verzameld zijn en de kaders die hier vastgelegd zijn, gaat de gemeente in gesprek met de betrokkenen. Dit gesprek kan 1 op 1 gevoerd worden (denk hierbij aan betrokken partijen, zoals detailhandel in de omgeving) en daarnaast wordt een bijeenkomst georganiseerd. Hierbij laten we zien wat de werkzaamheden zijn en hoe de uitvoering eruit zal zien. Tijdens de gesprekken en de bijeenkomst is ruimte voor de betrokkenen om hun input te leveren. De vorm is vrij, hierbij kan gedacht worden aan het organiseren van ontwerpateliers. 4.7
Aanpassingen (zo mogelijk) doorvoeren in de plannen
Waar mogelijk past de gemeenten het plan aan, naar aanleiding van het contact met omwonenden en stakeholders. De aanpassing is een verbetering van het plan. 4.8
Terugkoppeling omgeving
Ook voor de niet directe omgeving wordt gezorgd voor een terugkoppeling van de bijeenkomsten die gehouden is. Dit zal gebeuren via een informatiebrief/mail. Hierin staat een terugblik over hoe met de direct betrokkenen het gesprek is gevoerd en wat
8 (10)
Leidraad voor de gemeente als initiatiefnem er bij verand ering en in de leefomg eving Versie 1.0
Datum 20 september 2022
de uitkomsten van deze gesprekken waren. Verder wordt inzicht gegeven in het aangepaste ontwerp en inzicht gegeven in de planning. 4.9
Terugkoppelen aanpassingen aan betrokkenen
Om de omgeving te laten zien wat de gemeente met de opgehaalde informatie heeft gedaan, wordt een terugkoppeling georganiseerd met de aanwezigen van de eerdere ontmoeting. Dit kan in de vorm van 1 op 1 gesprekken of met een bijeenkomst. Hierin wordt aangegeven wat er met de input gedaan is. Of u en hoe deze verwerkt zijn.
Als na deze gesprekken er nog overeenstemming is, dan herhalen we de voorgaande stappen.
9 (10)
Leidraad voor de gemeente als initiatiefnem er bij verand ering en in de leefomg eving Versie 1.0
Datum 20 september 2022
5
Bijlage 1 | Inspiratiesheet
5.1
Vormen van participatie
Afhankelijk van uw plannen, de manier van betrekken van de omgeving en de ruimte die er is voor participatie, kiest u een geschikte manier. Voorbeelden hiervan zijn: 5.1.1
Meeweten
• Inloopavond met panelen en een whiteboard om vragen op te halen en te beantwoorden (geschikt als u in gesprek wilt gaan om inwoners te informeren). • Statafelmoment op een drukke, centrale locatie van de omgeving. 5.1.2
Meedenken
• Bijeenkomst met centrale aftrap en het daarna uiteengaan in kleine groepen (dit kunt u ook online doen). • Versturen van een (digitale) enquête. 5.1.3
Meewerken
• Ateliersessie, waarin op één moment of één locatie (pop-up store) mensen kunnen mee ontwerpen of zelfs een schop in de grond mogen steken. • Focusgroep, waarin een vaste groep over langere tijd de inhoud mee ontwerpt. 5.1.4
Meebeslissen
• Online peiling om mensen te laten stemmen op een scenario dat de voorkeur heeft. En er zijn natuurlijk veel andere manieren! De gemeente denkt graag met u mee. 5.2
Een eerste bericht
U kunt uw plannen bekend maken op verschillende manieren. Denk aan een brief, huis-aan-huis flyer of e-mail. Ook kunt u een combinatie maken en dit bijvoorbeeld aanvullen met posters, advertentie in de krant en berichten via sociale media. Bepaal voor het eerste contactmoment wat een goed moment is. Denk aan (religieuze) feestdagen, schoolvakanties of andere activiteiten/evenementen in de buurt. Daarnaast zoekt u een geschikte locatie voor de contactmomenten. Bijvoorbeeld een locatie in de omgeving van uw initiatief. Dit kunt u afspreken met de wijkcoördinator (zie: www.nieuwegein.nl/veiligheid/wijkcoordinatoren).
10 (10)