2022-194 Bijlage Fiscale beleidsnota.pdf

2022-194 Bijlage De raad van de gemeente Nieuwegein; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 26 april 2022;

gelet op artikel 25 uit de Financiële beheersverordening Nieuwegein 2021;

besluit: Vast te stellen de fiscale beleidsnota gemeente Nieuwegein 2022-2026

Aanleiding Voortdurend veranderende omgeving De wereld verandert voortdurend. Zo ook de fiscale wetgeving en jurisprudentie om de gemeente heen. Zo werd de gemeente sinds 2016 geconfronteerd met de Vennootschapsbelasting en vanaf 2019 met de verruiming van de sportvrijstelling voor de btw. Ook de wijze waarop de Belastingdienst opereert is veranderd van principle-based naar meer rule-based. Een recente ontwikkeling is, dat de belastingdienst met Horizontaal Toezicht 2.0 aan gemeentes dezelfde hoge compliance eisen als aan het bedrijfsleven. Zowel ambtelijk als op bestuurlijk niveau bestaat de behoefte om meer in control te komen voor de fiscaliteit. Daarom is in 2019 opdracht gegeven tot het opstellen van een TaxControl Framework (TCF), wat medio 2020 is het afgerond. Hierin staat beschreven: -

de fiscale processen en mogelijke fiscale risico’s

-

beheersmaatregelen om met die risico’s om te gaan

-

controleplannen. Zo kunnen we constateren of de beheersmaatregelen goed werken.

In dezelfde periode heeft de Raad aan de Rekenkamer gevraagd onderzoek te doen over het fiscaal in control zijn van de gemeente. Juni 2020 is dit rapport afgerond. Veel van de aanbevelingen uit het rapport van de rekenkamercommissie komen overeen met die in het TCF. Naar aanleiding van het rekenkameronderzoek zijn middelen beschikbaar gesteld om de fiscale capaciteit uit te breiden, zowel kwantitatief als kwalitatief. Op alle veranderingen wil en moet de gemeente (blijvend) anticiperen. Om hier richting aan te geven is

deze

fiscale

beleidsnota

opgesteld.

Dit

sluit

aan

bij

de

afspraken

in

de

financiële

beheersverordening; daarin is opgenomen dat de raad elke vier jaar een fiscale beleidsnota vaststelt met daarin opgenomen de kaders voor de verwerking van BTW, vennootschapsbelasting en loonheffing en het risicoprofiel dat de gemeente daarbij hanteert.

Visie Binnen de kaders van de maatschappelijk doelen van de gemeente en de wet- en regelgeving streeft de gemeente naar een zo gunstig mogelijk fiscaal resultaat. De gemeente doet dit binnen de fiscale wet- en regelgeving. De gemeente is in staat, zowel intern als extern, hier tijdig, juist en volledig verantwoording over af te leggen.

Handelingsperspectief Bovengenoemde visie kent een behoorlijk abstractieniveau. Daarom is vertaling nodig naar het niveau van uitvoering. Wij noemen dit het handelingsperspectief. Zo kan de organisatie invulling geven aan haar handelen in fiscale vraagstukken. 1. De gemeente hanteert een zuivere interpretatie van de wet- en regelgeving, die ook binnen weten regelgeving operationeel praktisch en proportioneel uitvoerbaar is. 2. De gemeente staat voor een rechtvaardige belastingheffing. Betalen wat moet, maar niet meer dan noodzakelijk. 3. Daar waar er geen eenduidige uitleg is van de wet- en regelgeving, legt de gemeente haar standpunt voor aan de Belastingdienst. Als de belastingdienst niet akkoord gaat, heeft de gemeente de keuze om ‘mee’ te gaan met het standpunt van de belastingdienst of niet. 4. De gemeente sluit niet uit dat – in het kader van het maatschappelijk belang – binnen de gemeente in bepaalde dossiers een fiscaal scherpe koers wordt gekozen. Dat doet de gemeente als deze een logische redeneerlijn kent en niet fiscaal-juridisch al is uitgesloten. De koers moet

probleemloos,

transparant

en

zonder

voorbehoud

worden

gecommuniceerd

aan

de

Belastingdienst. En zo nodig ook aan andere belanghebbenden. 5. De gemeente werkt opgavegericht en kijkt van buiten naar binnen. De fiscaliteit is daarbij dienend, maar tevens een randvoorwaarde. Het raadplegen van een fiscaal specialist voor tactische en strategische plannen is daarom vanuit het opgavegericht werken verplicht. Voor grote, over het algemeen afdeling-overstijgende en maatschappelijke relevante projecten, vraagt de gemeente te allen tijde extern fiscaal advies. 6. Alle voorstellen voor college en raad worden getoetst op fiscale consequenties. 7. Iedereen die betrokken is bij het fiscale proces of die verantwoordelijk is voor de fiscaliteit heeft een proactieve houding, wat zich uit in een hoog signaleringsniveau, het mogen en kunnen aanspreken van collega’s, het mogen en durven aangeven van het ‘niet-weten’ en doen wat is beloofd en is afgesproken; 8. Fiscale dilemma’s worden transparant besproken binnen de organisatie en met het management. En van daaruit, indien noodzakelijk, aan B&W voorgelegd. Het management voert hierop actief beleid en moedigt medewerkers aan dit te doen. 9. In het Tax Control Framework (TCF) zijn de fiscale beheers- en controlemaatregelen beschreven. De gemeente handelt conform het TCF. Zie de bijlage voor een verdere toelichting.

Risicomanagement De fiscale wetgeving en jurisprudentie voor de BTW, Vennootschapsbelasting en Loonheffing kent vele facetten en is complex. De regelgeving is lang niet altijd eenduidig. Er kunnen fouten gemaakt worden of onderwerpen kunnen onvoldoende aandacht krijgen. Dan kan de belastingdienst naheffingen en/of boetes opleggen. De administratieve organisatie rondom de fiscale processen is met het opstellen van het TCF, zo ingericht dat deze fiscale risico’s worden beperkt, zonder dat deze overigens tot nul kunnen worden teruggebracht. Met de beschikbaar gestelde middelen is het mogelijk de personele capaciteit uit te breiden waarmee de werkzaamheden uit het TCF kunnen worden uitgevoerd. Niet meer belasting betalen dan nodig, betekent dat de gemeente bij het mogelijk kunnen realiseren van een groot financieel voordeel1 de fiscaal voordelige routes onderzoekt. Er wordt altijd een afweging gemaakt tussen het mogelijk te behalen financieel (of maatschappelijk) voordeel ten opzichte van de inspanningen. Daaruit volgt of afstemming met de Belastingdienst nodig is. Dit is een gecalculeerd risico waarmee tevens wordt geborgd dat de gemeente een verdedigbaar besluit neemt. Uitvoering & verantwoording De gemeenteraad heeft vanaf 2021 € 260.000 structureel extra budget ter beschikking gesteld om Fiscaal in control te komen en blijven.

Dit budget is bestemd voor het versterken van de fiscale personele capaciteit, zowel kwalitatief als kwantitatief. Dit budget wordt ook besteed aan externe advieskosten. Daarmee wordt het mogelijk om adequaat uitvoering te geven aan hetgeen in het Tax Control Framework is vastgelegd. De openstaande acties, beslispunten & aanbevelingen worden – iedere 3 weken - gemonitord in de werkgroep Fiscaliteit. In de begroting en het jaarverslag wordt in de paragraaf bedrijfsvoering ingegaan op het fiscaal in control zijn; te beginnen met de jaarrekening 2021.

1 Wat als groot kwalificeert zal per situatie moeten worden beoordeeld

Inwerkingtreding en citeertitel Deze beleidsnota treedt in werking met ingang van de dag na die van de publicatie. Deze beleidsnota kan worden aangehaald als: Fiscale beleidsnota gemeente Nieuwegein 2022-2026.

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 23 juni 2022

Jan Karens

Frans Backhuijs

griffier

voorzitter

Bijlage 1: Opzet en uitwerking TCF Het TCF is een samenstel van processen en beheersmaatregelen welke zorgen voor beheersing van de risico’s op het gebied van de fiscaliteit. Door wijzigingen in wet- en regelgeving, jurisprudentie en in de gemeentelijke organisatie is het TCF voortdurend aan verandering en verbetering onderhevig en bouwt het hierop voort. Het TCF heeft drie concrete doelen: 1. het beheersen van de fiscale risico’s en de fiscale mogelijkheden (hierna beschreven als het beheersen van fiscale risico’s); 2. correcte fiscale/financiële informatieverschaffing naar belanghebbenden, zoals het bestuur, de Belastingdienst en de accountant (hierna beschreven als correcte informatieverschaffing richting belanghebbenden); en 3. het naleven van fiscaal relevante wet- en regelgeving (hierna beschreven als het voldoen aan de complianceverplichtingen). Voor het bereiken van bovenstaande doelen zijn de volgende onderdelen binnen de gemeente uitgewerkt en vastgelegd:

Afspraken- en normenkader Het

beheersen

van

risico’s,

het

verzorgen

van

correcte

informatieverschaffing

naar

belanghebbenden en het voldoen aan de complianceverplichtingen is enkel mogelijk binnen het afspraken- en het normenkader, welke in onderhavige fiscale nota zijn vastgelegd. Ter verduidelijking; indien de gemeente in zijn totaliteit geen fiscale risico’s wenst te lopen, zal zij meer middelen beschikbaar stellen voor het fiscaal in control krijgen en houden van de organisatie dan in de situatie waarin zij akkoord gaat met (geringe) risico’s. In de Fiscale Nota zijn de volgende onderdelen beschreven: 1. Managementverklaring fiscaliteit: hierin wordt de ‘tone-at-the-top’; de fiscale kleuring, de risicocultuur en de bereidheid voor het inzetten van middelen, allen met betrekking tot de fiscaliteit, opgenomen. Onder de risicocultuur vallen de risicovoorkeur, de integriteit, de ethische normen en gedragsregels. In de managementverklaring wordt het afspraken- en normenkader beschreven vanuit het oogpunt van het management. 2. Fiscale doelstellingen: Zonder dat de (fiscale) doelstellingen zijn bepaald, is het voor de gemeente onmogelijk de risico’s te identificeren en te beheersen die de realisatie van de doelstellingen bedreigen. Het afspraken- en normenkader geldt als overkoepelend onderdeel en richtlijn voor alle onderdelen binnen het TCF.

Beheersplan Voor het beheersen van risico’s, het verzorgen van correcte informatieverschaffing

naar

belanghebbenden en het voldoen aan de complianceverplichting binnen de grenzen van het afspraken- en normenkader wordt een beheersplan gemaakt. In het beheersplan worden de (fiscale) gebeurtenissen geïdentificeerd, de risico’s beschreven en beheersmaatregelen uitgewerkt. Het beheersplan is een dynamisch document en kan/zal wijzigen bij: −

verandering in de samenstelling van de verantwoordelijkheden van de afdelingen dan wel teams;

−

uitvoering van nieuwe dan wel gewijzigde activiteiten of het herkennen van fiscaal relevante activiteiten, welke in eerste instantie niet als zodanig zijn herkend;

−

gewijzigde wet- en regelgeving, waardoor nieuwe fiscale risico’s kunnen ontstaan.

Controleplan Onderdeel van het fiscaal in control zijn, is de bewaking of het TCF naar behoren functioneert. Met behulp van het controleplan vindt de bewaking van het naar behoren functioneren van het TCF plaats. Wet- en regelgeving is frequent aan wijzigingen onderhevig evenals de taakstelling en organisatie van de gemeente. Een periodieke evaluatie beoordeelt of het TCF goed functioneert en adequaat is voor de situatie waarvoor het oorspronkelijk is ontworpen. In de controleplannen staan de periodiek uit te voeren controles beschreven, waarmee wordt gemonitord hoe het staat met de beheersing van de beschreven risico’s. Daarmee wordt getoetst in hoeverre de beheersmaatregelen voldoende werken. Het nevendoel is het creëren van een zelflerende organisatie. Geconstateerde fouten worden geanalyseerd: –

is sprake van een incidentele fout of komt deze vaker voor?

–

Is sprake van een fout in het proces, het systeem en/of een menselijke fout?

Naar aanleiding van de analyse dienen mogelijk aanvullende beheersmaatregelen te worden genomen of dienen mogelijk bestaande beheersmaatregelen te worden aangescherpt. Door de periodieke controles en het mogelijke ingrijpen wordt gekomen tot een continu verbeterproces. Als naar aanleiding van de controle blijkt dat bepaalde beheersmaatregelen voldoende werken, dan kan uiteindelijk de frequentie van de uit te voeren controle omlaag.

Fiscaal dossiers Voor een juiste en volledige werking van het TCF is dossiervorming in deze essentieel. Uitgangspunt is dat de beheersmaatregelen achteraf kunnen worden gereconstrueerd en dat het opgeb ouwde dossier voldoende inzicht verschaft in de uitgevoerde handelingen. Dit dossier dient bij voorkeur digitaal te worden bewaard en toegankelijk te zijn voor (controle) medewerkers en andere belanghebbenden zoals de Belastingdienst of de accountant. Het is raadzaam de dossiers centraal te documenteren. Richtlijnen over de vorming van het fiscaal dossier zijn opgenomen onder de beheersmaatregelen in de diverse beheersplannen.