2022-012 Rvs. Versterken griffie gemeenteraad.pdf

Gemeenteraad

Onderwerp Versterken griffie gemeenteraad Datum

17 december 2021

Raadsvoorstel

Afdeling

Griffie

E-mailadres opsteller j.karens@nieuwegein.nl Portefeuillehouder

Werkgeverscommissie

Onderwerp Versterken griffie gemeenteraad

Gevraagd besluit 1. Eén raadsadviseur (0,7 fte) aan de griffie toe te voegen als uitbreiding van de huidige formatie van 1,5 fte raadsadviseur/plv. griffier. 2. Eén griffiemedewerker (0,4 fte) aan de griffie toe te voegen als uitbreiding op de huidige formatie van 0,9 fte griffiemedewerker. 3. Deze kosten structureel te dekken ten laste van de begrotingsruimte en deze wijzigingen te verwerken in de eerste technische wijziging 2022.

Inleiding De wijze waarop de ondersteuning van de gemeenteraad is georganiseerd en ingericht heeft in de afgelopen tijd veel aandacht gekregen, o.a. door het adviesrapport Goede ondersteuning, sterke democratie van de Raad voor het Openbaar Bestuur. Ondersteuning is volgens de ROB ‘geen luxe of bijzaak maar een essentiële voorwaarde voor het functioneren van een volksvertegenwoordiger en voor een sterke democratie’. De taken van gemeenteraden zijn verzwaard en het speelveld is complexer geworden. De ondersteuning van gemeenteraden, raadsleden en fracties is daarbij achter gebleven. De Nieuwegeinse raad vormt hierop geen uitzondering en ook op de griffie is dit te merken in het aantal advies- en ondersteuningsvragen, de initiatieven vanuit de raad en de nieuwe werkwijze die qua advisering en ondersteuning veeleisender is. Voor een goede verdeling van de portefeuilles tussen raadsadviseurs is er behoefte aan een derde persoon en daarmee uitbreiding van de formatie. Om administratie en ondersteuning vlekkeloos en vlot te laten verlopen is er behoefte aan een deeltijd griffiemedewerker. Concreet gaat het om een uitbreiding van de formatie voor raadsadviseur (0,7 fte) en (administratief) griffiemedewerker (0,4 fte).

Bladnummer 2/5 Raadsvoorstel 28 oktober 2021

In juni 2021 is in de werkgeverscommissie gesproken over werkdruk op de griffie, de mogelijkheden om processen en werkzaamheden te optimaliseren en de wijze waarop de ondersteuning en advisering aan de raad vorm krijgt. De werkgeverscommissie heeft de griffier gevraagd om over dit onderwerp een gesprek te organiseren samen met het presidium en voorstellen neer te leggen ter versterking van de ondersteuning en advisering van de raad. Op 7 oktober 2021 heeft dit gesprek plaatsgevonden. De uitkomst is vertaald naar het voorliggende raadsvoorstel.

Gewenst effect Met dit voorstel wordt de ondersteuning en advisering van de gemeenteraad op peil gebracht, zodat de griffie goed in staat is om op de behoeften en wensen van de (nieuwe) raad in te spelen. Een meer in control en taakbestendige griffie, die borg staat voor goede dienstverlening en strategische advisering en in staat is samen met raad en de fracties verder te bouwen aan democratische legitimiteit en goede besluitvorming. Met dit voorstel draagt de raad bij aan democratische en transparante besluitvorming (Doel 1, Thema Bestuur, programmabegroting 2022).

Argumenten 1a. Raadsleden ervaren in toenemende mate druk en verzwaring van hun werk waarbij goede ondersteuning en advisering noodzakelijk is en de raadsleden zich moeten kunnen laten bijstaan door een strategische adviseur met goed overzicht in de verschillende portefeuilles. Binnen de huidige formatie van de griffie, 1,5 fte en twee adviseurs, kan deze toenemende behoefte onvoldoende worden opgevangen. De formatie is te klein om een zinvolle verdeling te maken die leidt tot goed overzicht en inzicht in de specifieke portefeuilles waar de raadsleden mee worden ontzorgd en ondersteund. Om de rol van raadsadviseur goed te kunnen invullen is ongeveer 0,7 fte noodzakelijk, hetgeen als uitbreiding op de bestaande formatie wordt gevraagd. De gemeenteraad heeft adviseurs nodig met overzicht die als sparringpartner kunnen opereren en een sterk netwerk hebben met ambtenaren die bij de verschillende beleidsterreinen betrokken zijn, om zo specifieke kennis en knowhow voor de raad(sleden) te ontsluiten, overzicht te houden en te adviseren op initiatieven, moties, amendementen etc. Met een formatie van 2,2 fte raadsadviseur is er een zinvolle verdeling te maken waarbij raadsadviseurs binnen hun eigen portefeuille de raadsleden en de voorzitters in de Avond voor de Stad kunnen ondersteunen en adviseren. Zo ontstaan er vaste aanspreekpunten voor bepaalde portefeuilles.

Steeds meer gemeenteraden in Nederland versterken de strategische adviesfunctie van de griffie(r), mede ook door de aanpassing van het geadviseerde functieprofiel voor griffiers.1 Bovendien draagt een vaste raadsadviseur per portefeuille bij aan een goede ondersteuning en advisering van de gemeenteraad.

1 https://www.griffiers.nl/actueel/nieuws/vng-bestuur-kiest-voor-een-griffiersprofiel

Bladnummer 3/5 Raadsvoorstel 28 oktober 2021

1b. De effecten van de decentralisaties en de toegenomen complexiteit en regionalisering vragen om versterking van de (strategische) adviesfunctie van de griffie. De maatschappelijke vraagstukken waarmee raadsleden te maken hebben zijn steeds complexer door groeiende regionalisering. We werken regionaal samen in zowel de formele GR’en (WIL, VRU, RUD etc.) als de regionale (netwerk)samenwerkingen U10/U16, RES, UNED. Dit geeft voor de raad een grote mate van complexiteit en een (ervaren) gebrek aan grip. Het vergroot de ondersteuningsbehoefte van de gemeenteraad. Door de decentralisaties naar de gemeente zijn de taken van het raadslid verzwaard waarbij de ondersteuning van het raadslid niet is aangepast. Bij deze taakverzwaring ontzorgt een raadsadviseur door goed advies en het verstrekken of verzamelen van belangrijke informatie. Door de raadsadviseurs samen te laten werken met andere griffies in de regio kunnen we gezamenlijk de positie van onze gemeenteraden in formele en informele samenwerkingsverbanden versterken. 1c. De sterk toegenomen rol van informatie, er is sprake van een zogenaamde ‘informatiemania’ waar de raad zijn weg in moet vinden. De toenemende beschikbaarheid van informatie met de bijbehorende vraagstukken van ontsluiting, vindbaarheid, bruikbaarheid en betrouwbaarheid hebben zijn weerslag op het werk van de raad(sleden).

Goed informatiemanagement op de griffie is essentieel om het informatieproces te helpen stroomlijnen. Raadsadviseurs zijn per portefeuille aan zet om het informatiemanagement voor de raadsleden goed vorm te geven. 1d/2a. Groei van stad en regio geeft nieuwe uitdagingen en opgaven die voor de raad ook een (ervaren) lastenverzwaring zijn en meer druk geven op de (administratieve) voorbereiding en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten. De griffieformatie is indirect een afgeleide van de gemeentegrootte, doordat het aantal fracties en raadsleden daarmee rechtstreeks verband houdt. Een veel gebruikte stelregel voor de inrichting van de griffie is 1% van de formatie van de ambtelijke organisatie. Met inmiddels ongeveer 520 fte zou deze vergelijking uitkomen op circa 5,2 fte voor de griffie (huidig is 4.2 fte). Met de in dit voorstel voorziene omvang van 5,3 fte zou de griffie voldoende robuust moeten zijn om de opgaven voor de raad die verband houden met de groei van stad en regio voor de komende jaren aan te kunnen. 1e/2b. De ondersteuning van de griffie aan de raad en de advisering aan het presidium is toegenomen door nieuwe werkwijzen met meer aandacht voor beeldvorming en de betrokkenheid van inwoners. De werkwijze van de raad is veeleisender geworden als het gaat om goede agendering, programmering en inzet van en betrokkenheid van inwoners.

De maandelijkse commissievergaderingen hebben plaatsgemaakt voor wekelijkse parallelle programmering. De commissiegriffiers zijn nu ondersteunend aan de wekelijke parallelle Avonden voor de Stad in plaats

Bladnummer 4/5 Raadsvoorstel 28 oktober 2021

van de maandelijkse commissievergaderingen. De nieuwe werkwijze vraagt van de griffie(r) om te adviseren en voorstellen te doen (aan presidium) voor goede besluitvorming, waar de griffie op dit moment qua kwantiteit en kwaliteit onvoldoende op is ingericht. Naast het adviseren vraagt de nieuwe werkwijze meer maatwerk bij de administratieve voorbereiding en afhandeling van bijeenkomsten en vergaderingen. 2c. Het is belangrijk dat de administratieve ondersteuning van de raad en zijn processen duurzaam is ingericht en vlekkeloos verloopt. Voor de meeste administratieve taken op de griffie is doorloop- en verwerkingstijd een belangrijk criteria. De informatiestromen vanuit het college, de stad en zijn inwoners en binnen de raad intern moeten snel en betrouwbaar in goede banen worden geleid. Veel administratieve taken kunnen niet blijven liggen tot later. De huidige formatie is onvoldoende om deze kwaliteit en betrouwbaarheid te garanderen, hetgeen wel gewenst is. Daarom wordt een formatie-uitbreiding gevraagd van 0,4 fte. Ook kan op deze manier goede achtervang worden georganiseerd tussen de griffiemedewerkers onderling, zodat administratieve processen goed doorlopen.

Kanttekeningen 1b. Het is geen goed signaal naar de samenleving om extra geld uit te trekken voor de eigen ondersteuning van de gemeenteraad. Met dit voorstel groeit de formatie van de griffie met ongeveer 25%. In de inleiding van dit raadsvoorstel is genoemd dat de Raad voor het Openbaar Bestuur stelt dat ondersteuning geen luxe of bijzaak is maar een essentiële voorwaarde voor het functioneren van een volksvertegenwoordiger en voor een sterke democratie. Voor het functioneren van de volksvertegenwoordiger afzonderlijk, de raad als geheel en de sterke democratie ten dienste van de gemeenschap zijn deze middelen te rechtvaardigen. 1b. (Strategische) advisering voor raadsleden kan via de verordening op de ambtelijke bijstand worden ingericht en hoeft niet op de griffie aanwezig te zijn. Via de griffier hebben raadsleden recht op ambtelijke bijstand uit de organisatie. Dit instrument heeft vooral meerwaarde bij een specifieke omvangrijke informatievraag of het schrijven een initiatiefvoorstel. Gelet op de dualisering sinds 2002 wordt er belang gehecht aan onafhankelijke advisering vanuit de griffie. Ook gelet op de wijze waarop landelijk over inrichting van de ondersteuning en advisering voor raden wordt gedacht, is het aan te bevelen om raadsleden over eigen strategische adviseurs te laten beschikken die hen adviseren en bijstaan. 1b.

Met de griffier erbij, als eerste (strategische) adviseur van de gemeenteraad, beschikt de gemeenteraad al over 2,5 fte (strategische) adviseurs waardoor er geen noodzaak is om deze formatie uit te breiden.

Bladnummer 5/5 Raadsvoorstel 28 oktober 2021

Het heeft niet de voorkeur om de griffier onderdeel te maken van de eerder beschreven verdeling van portefeuilles. Het is belangrijk dat de griffier het overzicht houdt over alle taken en verantwoordelijkheden van de raad en griffie, de aansturing van de griffie, de bedrijfsvoering van de raad en zijn organen, de voorbereiding, advisering en afhandeling van vergaderingen van de raad, het adviseren van organen van de raad zoals het presidium en het overleg van fractievoorzitters, het adviseringen, coachen van raadsleden, fracties en de voorzitter en de vertegenwoordiging van de raad voor zijn rekening neemt in de ambtelijke organisatie en de regio. Deze rolinvulling komt in gevaar als de griffier zich richt op de voorbereiding en afhandeling van de Avonden voor de Stad, wat een concreet gevolg is als de griffier meedeelt in het onderling verdelen van portefeuilles.

Financiële aspecten In dit voorstel wordt een uitbreiding gevraagd van 0,7 fte raadsadvisering en 0,4 fte administratieve ondersteuning. Hetgeen betekent dat de griffie zal uitkomen op circa 5,3 fte (huidig is 4.2 fte). De kosten hiervoor bedragen naar schatting 92.000 euro op jaarbasis.

Communicatie aspecten De exacte invulling wordt bepaald in overleg met de werkgeverscommissie. In overleg met de werkgeverscommissie worden de functieprofielen van de raadsadviseurs geactualiseerd. Daarna start de griffie met de werving en selectie van een nieuwe raadsadviseur en een nieuwe administratief medewerker, waarbij uitdrukkelijk ook wordt gedacht aan een administratief medewerker uit de organisatie die voor een deel van zijn/haar tijd bij de griffie komt werken.

Uitvoering De wijziging van de formatie van de griffie gaat in nadat het besluit is genomen. De werving van nieuwe medewerkers zal daarna worden opgepakt waarbij ernaar wordt gestreefd toe te groeien naar de nieuwe formatie en beide collega’s niet gelijktijdig te laten starten.

Namens de werkgeverscommissie,

Alma Feenstra voorzitter