2021-498 Rvs. Nieuwe samenwerkingsvorm Stichtse Groenlanden.pdf

Gemeenteraad

Onderwerp

Nieuwe samenwerkingsvorm Recreatieschap Stichtse Groenlanden

Datum

23 november 2021

Raadsvoorstel

Afdeling

2021-498

E-mailadr es opst eller c.bergman@nieuwegein.nl

Maatschappelijke Ontwikkeling

Portefeuilleh ouder

John van Engelen, Hans Adriani

Onderwerp Nieuwe samenwerkingsvorm Recreatieschap Stichtse Groenlanden

Gevraagd besluit 1. In te stemmen met de voorgestelde toekomstige samenwerkingsvorm, uitgewerkt in paragraaf 4 van het “Voorstel aan deelnemers inzake toekomstige samenwerking in SGL (Recreatieschap Stichtse Groenlanden)”. 2. In dat kader: a.

1. Op grond van artikel 36 van de thans geldende tekst van de Gemeenschappelijke Regeling in te stemmen met de gewijzigde doorlopende tekst van de Regeling, zoals opgenomen in bijlage 1. 2. Het college en de burgemeester toestemming te geven in te stemmen met wijziging van de GR conform bijgaande doorlopende nieuwe tekst.

b. Kennis te nemen van de intentieovereenkomst (onderzoek) met SBB, opgenomen als bijlage 2, en de uitkomsten van dat onderzoek af te wachten. c.

Kennis te nemen van de voorgestelde organisatorische oplossing voor het Routebureau per 1 januari 2023 en de besluitvorming in het Bestuurlijk Overleg Routebureau op dit punt afwachten, zoals beschreven in paragraaf 2.4 van het “Voorstel aan deelnemers inzake toekomstige samenwerking in SGL (Recreatieschap Stichtse Groenlanden)”.

d. Het bestuur van SGL de ruimte te geven om met voortvarendheid aan de slag te gaan met het voorbereiden van de implementatie van de nieuwe samenwerkingsvorm, gericht op realisatie per 1 januari 2023, waarbij u tussentijds op de hoogte wordt gehouden van de vorderingen. 3. Het besluit van het AB SGL om in te stemmen met opheffing van RMN per 31 december 2022 te onderschrijven.

Bladnummer 2/8 Raadsvoorstel 23 november 2021

4. In dat kader: Kennis te nemen van het concept liquidatieplan RMN, bijgevoegd als bijlage 3, en de daarin opgenomen raming van de financiële consequenties voor het schap en de deelnemers, welke verwerkt zullen worden in de jaarrekeningen 2022/2023 van het schap, en het voorstel over de dekking van het aandeel van het schap in deze kosten af te wachten.

Inleiding De eerste aanzet om te komen tot een nieuwe samenwerkingsvorm voor het Recreatieschap Stichtse Groenlanden en de uitvoeringsorganisatie RMN werd in 2020 gedaan. Aanleiding daarvoor was onvrede over het functioneren van RMN en zorgen over de financiële situatie. In opdracht van het Plassenschap Loosdrecht en Recreatieschap Stichtse Groenlanden heeft Bureau Berenschot vervolgens het rapport “Recreatie in Midden-Nederland” opgesteld. Dit rapport is besproken in een gezamenlijke vergadering van de Dagelijkse Besturen van de beide schappen in juni 2020. In die vergadering is besloten dat acuut en bestuurlijk ingrijpen in de huidige situatie onontkoombaar en noodzakelijk was. Op basis van dat besluit is een vervolgtraject ingezet dat bestond uit het formuleren van gezamenlijke uitgangspunten voor de samenwerking en het kiezen voor een passende organisatievorm. Ten aanzien van het kiezen van een passende organisatievorm, is op basis van twee dialoogsessies een aantal richtinggevende uitspraken geformuleerd. Op donderdag 7 januari 2021 heeft u over deze richtinggevende uitspraken met elkaar de dialoog gevoerd. Naar aanleiding daarvan hebben wij een lijn opgetekend wat betreft onze inzet voor de toekomst van Stichtse Groenlanden.

Op basis van de reacties van alle deelnemers in beide schappen, is uiteindelijk een opdracht geformuleerd die heeft geresulteerd in het nu voorliggende voorstel tot wijziging van de samenwerkingsvorm: ‘Ontwerp het bestuurlijke en ambtelijke proces voor het tot stand brengen van een nieuwe organisatie voor de recreatietaken in het gebied van de huidige recreatieschappen, bereid de noodzakelijke besluitvorming voor en geef indien gewenst leiding aan de uitvoering van de besluiten (implementatie).’

Gewenst effect Een robuuste samenwerkingsorganisatie die inzet op beheer en onderhoud van de gezamenlijke recreatiegebieden met grip op financiën en taakuitvoering, een verlaagde bestuurlijke drukte, waarbij democratische legitimatie is geborgd.

Bladnummer 3/8 Raadsvoorstel 23 november 2021

Argumenten 1.1

Zo borgen we het collectieve belang van goede recreatievoorzieningen,

het solidariteitsbeginsel en de te behalen schaalvoordelen. Er is sprake van een wederzijdse afhankelijkheid en solidariteit tussen gemeenten. Gemeenten met weinig recreatiemogelijkheden hebben belang bij recreatief goede recreatiegebieden voor hun inwoners in gemeenten met veel recreatiegebieden. Gemeenten met veel recreatiemogelijkheden hebben belang bij de financiële bijdrage (solidariteit) van de andere gemeenten voor het betaalbaar houden van de recreatiegebieden. Zo blijft recreatie voor iedereen toegankelijk. 1.2

Daarmee krijgen we bestuurlijk meer grip op de samenwerking.

Een probleem in de huidige samenwerking is de bestuurlijke grip op de taakuitvoering. De huidige samenwerkingsvorm kent een dubbele GR – te weten: de GR SGL én de GR bedrijfsvoeringsorganisatie RMN. Deze GR BVO brengt een extra bestuurslaag met zich mee die resulteert in verminderde bestuurlijke grip vanuit de deelnemers in de GR SGL op de taakuitvoering. In de voorgestelde samenwerkingsvorm wordt dit opgelost door de GR RMN te laten verdwijnen en de GR SGL nu directe verantwoordelijkheid te geven voor de taakuitvoering en de opdrachtverlening aan de uitvoerende partij. U bent daar via uw vertegenwoordiger in het bestuur bij betrokken. Zo blijft er sprake van een publieke en solidaire grondslag onder de samenwerking, wat bijdraagt aan de stabiliteit en de toekomstbestendigheid van de samenwerking. 1.3

Zo krijgen we weer vat op de financiën.

In de huidige samenwerking zijn geen heldere afspraken omtrent de taakuitvoering en het kwaliteitsniveau ervan vastgesteld. In de voorgestelde samenwerkingsvorm wordt dit opgelost door het afsluiten van een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) met Staatsbosbeheer, waarin heldere dienstverleningsafspraken worden gemaakt. Hierdoor ontstaat meer grip op de prijs-kwaliteitverhouding en de efficiency. 1.4

Daarmee borgen we een robuuste organisatie.

In de nieuwe samenwerkingsvorm treedt Staatsbosbeheer op als taakuitvoerder. Staatsbosbeheer is een grote organisatie die soortgelijke taken als die voor de schappen op andere plekken in Nederland uitvoert en eventuele personele schommelingen kan ondervangen. De ondersteuning van het bestuur in de nieuwe samenwerkingsvorm wordt vormgegeven middels een secretaris en een controller die in dienst komen van de provincie. Zo borgen we de onafhankelijkheid en objectiviteit en blijven de rollen van opdrachtgever (GR) en opdrachtnemer (SBB) goed gescheiden. Met de nieuwe samenwerkingsvorm behouden we de GR als democratisch sturingsinstrument en organiseren we stabiliteit in de uitvoering. 1.5

Die biedt kansen op verlaging van de uitvoeringskosten.

De kosten van de huidige samenwerkingsvorm, specifiek de ‘overhead kosten’ van RMN, worden in de huidige samenwerkingsvorm als problematisch ervaren. ‘Overhead kosten’ worden in de nieuwe samenwerkingsvorm zo beperkt mogelijk gehouden door deze taken zoveel mogelijk onder te brengen

Bladnummer 4/8 Raadsvoorstel 23 november 2021

bij Staatsbosbeheer, die deze in haar bestaande administratieve apparaat incorporeert. Enkel de functies van de controller en de bestuurssecretaris blijven actief voor het schap. 1.6

Met een klassieke GR blijft de verordenende bevoegdheid van het

schap behouden. Het bezitten van de verordenende bevoegdheid is relevant voor de uitvoering van de VTH-taken. Wanneer de verordenende bevoegdheid wegvalt bij het schap, moeten alle deelnemers bereid zijn hun eigen verordening voor de uitvoering van VTH-taken te harmoniseren en ook gelijk laten zijn in de toekomst. Immers recreatiegebieden eindigen niet bij de gemeentegrens. Dat wil zeggen dat als één raad zijn betreffende verordening wil wijzigen, het harmonisatieproces met de andere deelnemers doorlopen moet worden. Met als risico dat er geen overeenstemming bereikt wordt en de betreffende raad toch eigen regels vaststelt of geen regels vaststelt en er verwarring ontstaat in de uitvoering. Bij de keus voor de klassieke, gemengde GR wordt in het AB één schapsverordening vastgesteld, waardoor uniforme regels voor vergunningverlening, toezicht en handhaving voor het gehele gebied gaan gelden. Dit bevordert de doelmatigheid, doeltreffendheid, eenduidige communicatie en herkenbaarheid voor de recreant. Bovendien kan op deze manier voor de uitvoering van de taken door een derde partij (beoogd is SBB) een beroep worden gedaan op de uitzonderingsgrond in de aanbestedingsregeling. 2.a.1.1 Dat is in verband met de voorgenomen liquidatie van de uitvoeringsorganisatie RMN wenselijk.

In verschillende artikelen van de GR ligt nu vast dat SGL mede de GR RMN in stand houdt en deze belast met de uitvoering. Nu RMN wordt opgeheven, verdient het aanbeveling de betreffende artikelen te wijzigen op een zodanige wijze dat de optie open wordt gehouden om een of meerdere nieuwe uitvoeringsorganisaties te contracteren. 2.a.1.2 Dat sluit aan bij de wens om de nieuwe organisatievorm bestuurlijk lichter te maken. De omvang en samenstelling van het AB en DB worden in de nieuwe samenwerkingsvorm beperkt tot respectievelijk 10 en 5 leden. Zo blijven alle deelnemers vertegenwoordigd en vindt besluitvorming plaats die alle deelnemers bindt. AB-vergaderingen worden teruggebracht tot twee vergaderingen per jaar. Voorts is rekening gehouden met een kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. Daarmee is de democratische legitimiteit geborgd. 2.a.1.3 Daarmee vergroten we de toegankelijkheid en leesbaarheid van de tekst. En wordt de regeling aangepast aan de laatste wetswijzigingen, zoals de nieuwe Wgr. Zo voorkomen we dat de regeling binnen niet afzienbare tijd opnieuw moet worden gewijzigd.

Bladnummer 5/8 Raadsvoorstel 23 november 2021

2.a.2.1 Alle drie de bestuursorganen moeten zelf beslissen over de nieuwe GR. De een kan dat niet voor de ander doen. In de GR van het Recreatieschap de Stichtse Groenlanden nemen vanuit de gemeenten 3 bestuursorganen deel (raad, college en burgemeester). Daarbij hebben de colleges en burgemeesters op grond van artikel 1 Wgr. de voorafgaande toestemming nodig van de raad. 2.b.1

Zo bieden wij zicht op de beoogde nieuwe uitvoeringsorganisatie en

hebben wij zorg voor de menselijke maat. Staatsbosbeheer (SBB) is een overheidspartij, die de taken voor a. beheer en onderhoud, b. vergunningverlening, c. verbeteren van bestaande gebieden, d. exploitatie en e. een deel van de bedrijfsvoering kan overnemen van RMN. Daarnaast is het een partij die vergelijkbare arbeidsvoorwaarden kan bieden voor het van RMN over te nemen personeel. De komende periode wordt onderzoek gedaan naar de uit te voeren taken, de condities die SBB daaraan verbindt en wat de uitkomst betekent voor het RMN-personeel. Streven is om dit onderzoek op 1 juni 2022 af te ronden en op basis van de uitkomsten daarvan medio juni 2022 een besluit te nemen over het aangaan van de samenwerking met SBB. Een concept DVO met Staatsbosbeheer wordt daartoe ter besluitvorming aan het AB voorgelegd. Met ingang van 15 november 2021 wordt gestart met het onderzoek dat in de intentieovereenkomst met Staatsbosbeheer wordt afgesproken. De inzet is dat het huidige personeel van RMN wiens werk over gaat naar Staatsbosbeheer ook mee gaat naar Staatsbosbeheer volgens het uitgangspunt ‘mens volgt werk’. Enkel voor medewerkers met een overheadfunctie moet een andere oplossing worden gezocht. 2.c.1

De provincie Utrecht is de beoogde nieuwe werkgever voor

medewerkers van het Routebureau. Het Routebureau is nu organisatorisch ondergebracht bij RMN. Dat kan niet meer nu RMN wordt opgeheven. De provincie is bereid het Routebureau organisatorisch onder te brengen in de provinciale organisatie en de betrokken medewerkers van RMN over te nemen om zo frictiekosten te voorkomen. Deze overname zal niet leiden tot een hogere structurele bijdrage van de Utrechtse gemeenten. 2.d.1

Dat is nodig gezien de forse inspanning die vereist is om liquidatie van

RMN per 31 december 2022 mogelijk te maken. Een van de richtinggevende uitspraken was te opteren voor de opheffing van RMN per 1 januari 2022. Dit is het uitgangspunt geweest, maar onder meer door de tijd die het inzichtelijk krijgen van financiën en taakomvang van RMN ten behoeve van de schappen vergde, is deze datum niet haalbaar gebleken. De huidige onderdelen binnen de samenwerking (Stichtse Groenlanden, Plassenschap Loosdrecht, Routebureau en RMN) hebben allemaal een eigen dynamiek. De verbindende schakel is het onderdeel opheffing van RMN. Het besluit tot opheffing kan pas geëffectueerd worden als over de andere onderdelen besluitvorming heeft plaatsgevonden en duidelijk is waar taken en medewerkers van RMN in de toekomst ondergebracht worden. Deze afhankelijkheid maakt het proces complex.

Bladnummer 6/8 Raadsvoorstel 23 november 2021

3.1

Dat is geheel in lijn met de richtinggevende uitspraken die begin 2021

met steun van de deelnemers is genomen. Het besluit over het opheffen van RMN wordt genomen door de drie deelnemers van de Bedrijfsvoeringsorganisatie RMN. Dat zijn SGL, Het Plassenschap en de provincie Utrecht. Om tot liquidatie over te kunnen gaan, is het nodig dit besluit te formaliseren. Dat werd eerder nog niet gedaan. 3.2

Daarvoor is samenhangende besluitvorming nodig.

Het besluit tot opheffing van RMN kan pas geëffectueerd worden als ook op de andere onderdelen besluitvorming heeft plaatsgevonden en duidelijk is waar taken en medewerkers in de toekomst worden ondergebracht. 4.1

Het Recreatieschap Stichtse Groenlanden is samen met het

Plassenschap en de provincie Utrecht bevoegd tot het opheffen van de GR RMN. Op 29 oktober 2021 heeft het AB van de GR SGL besloten om akkoord te gaan met opheffing van de GR RMN. De bestuurders van het AB hebben hierin een eigen verantwoordelijkheid als bestuurder van SGL en niet de gemeente. Het punt is ter kennisneming opgenomen, vooral om u als gemeenteraad mee te nemen in dit besluit. 4.2

Het liquideren van RMN heeft financiële consequenties voor het schap

en de deelnemers. Deze zullen worden verwerkt in de jaarrekeningen 2021 en 2022 van het schap. Nadat het besluit is genomen om in te stemmen met opheffing van RMN per 31 december 2022, kan het RMN-bestuur een besluit nemen over het liquidatieplan. Het RMN-bestuur is daartoe beslissingsbevoegd. De totale transitiekosten voor SGL bedragen € 1.112.250. Deze bestaan uit de liquidatiekosten RMN voor het Programma A (waarin Nieuwegein deelneemt) van € 568.763 en de overige kosten SGL van € 164.855. Volgens de geldende verdeelsleutel van 8,3% is dit voor Nieuwegein een totaal bedrag van € 60.500. Zie de onderstaande tabel en bijlage C Raming incidentele kosten en verdeling van het “Voorstel deelnemers inzake toekomstige samenwerking in SGL (pag. 27)”.

Bladnummer 7/8 Raadsvoorstel 23 november 2021

Kanttekeningen 2.b.1

Er bestaat een klein risico dat geen overeenstemming bereikt wordt

over de samenwerkingscondities met Staatsbosbeheer. Het is mogelijk dat Staatsbosbeheer de taakuitvoer organisatorisch niet uitvoerbaar acht of dat de door het schap gewenste taakuitvoer te weinig aansluit bij de beleidsdoelstelling van Staatsbosbeheer. Het gevolg van afhaken van Staatsbosbeheer is dat er op 1 januari 2023 geen uitvoeringsorganisatie is en RMN niet op 31 december 2022 kan worden geliquideerd, omdat dan geen alternatieve organisatie gereed staat voor taakovername met bijbehorend personeel. Er zijn dan twee alternatieven: óf RMN blijft bestaan, óf RMN wordt toch opgeheven en de deelnemers zullen de taakuitvoering alsnog zélf moeten organiseren (scenario ‘nul’). 2.c.1

De kans bestaat dat het Routebureau uiteindelijk in een aparte

stichting wordt ondergebracht. Recent is een evaluatie uitgevoerd over het Routebureau; daarin wordt onder andere in overweging gegeven het Routebureau onder te brengen in een aparte stichting. Dit evaluatierapport wordt op 26 november 2021 besproken in het Bestuurlijk Overleg Routebureau, waarin alle Utrechtse gemeenten deelnemen. Op deze uitkomst kan nu niet vooruitgelopen worden. 4.1

De mogelijkheid is aanwezig dat niet al het huidige personeel kan

worden overgenomen. De inzet is dat het huidige personeel van RMN wiens werk mee gaat naar Staatsbosbeheer in dienst komt bij Staatsbosbeheer. Datzelfde geldt voor het personeel van het Routebureau. Dit komt in dienst bij de provincie. Mocht het zo zijn dat personeel niet kan worden overgedragen, dan blijven de liquidatiekosten navenant hoog en daarbij ook de eenmalige bijdrage in deze kosten van ons schap. Nieuwegein draagt 8,3% bij in eventuele hogere frictiekosten dan de nu geraamde € 1,25 mln. In deze € 1,25 mln. zit de begrote post voor personele frictie; het risico dat deze hoger wordt daarmee niet groot geacht.

Financiële aspecten Incidentele kosten Voor de incidentele kosten van de omvorming gaat men in de eerste plaats uit van het aandeel van SGL in de liquidatiekosten van RMN. Dit is een bedrag van € 0,86 miljoen. Daarnaast wordt een bedrag van € 0,25 miljoen geraamd voor de besluitvorming over en de raming van de nieuwe governance (kosten voor externe begeleiding van het besluitvormingsproces en voor de projectleider/kwartiermaker van de nieuwe governance). Het totaal van de incidentele kosten wordt daarmee voor SGL geraamd op € 1,11 miljoen. Het aandeel voor Nieuwegein bedraagt afgerond € 60.500. In de begroting 2022 is reeds rekening gehouden met een incidentele kostenpost van € 110.000 (zie pag. 68 Begroting 2022/2021-410), zodat de kosten daaruit kunnen worden gedekt.

Bladnummer 8/8 Raadsvoorstel 23 november 2021

Structurele kosten De totale lasten voor het exploiteren van SGL bedragen op dit moment € 6,7 miljoen (begroting 2021). Voor een berekening van de structurele effecten van de toekomstige begroting is op dit moment onvoldoende informatie beschikbaar. SGL verwacht dat uitvoering door Staatsbosbeheer binnen de huidige financiële kaders kan worden vormgeven. De raad blijft daar via zienswijzen op toekomstige begrotingen bij betrokken.

Communicatie aspecten Het bestuur van het Recreatieschap Stichtse Groenlanden verzoekt in haar aanbiedingsmail van 2 november 2021 om hem uiterlijk 1 februari 2022 te informeren over het besluit van de gemeenteraad. Met bijgevoegde brief stellen wij het Recreatieschap Stichtse Groenlanden op de hoogte van uw besluit.

Uitvoering De verantwoordelijkheid voor de uitvoering ligt bij het Recreatieschap Stichtse Groenlanden.

Bijlagen 1.

Concept raadsbesluit nieuwe samenwerkingsvorm SGL

2.

Voorstel aan deelnemers inzake toekomstige samenwerking in SGL (Recreatieschap Stichtse Groenlanden)” met bijlagen 1. Voorstel wijzigen GR en 2. intentieovereenkomst Staatsbosbeheer en 3. Concept liquidatieplan RMN

3.

Brief SGL met besluit gemeenteraad, college B&W en burgemeester

burgemeester en wethouders,

Ellie Liebregts

Frans Backhuijs

secretaris

burgemeester