2021-402 Bijlage Geactualiseerde nota Samen met de stad.pdf

2021-402 Bijlage

Samen met de stad Geactualiseerde participatienota van de gemeente Nieuwegein

28 september 2021

1

Inhoudsopgave 1 - Participatie en samenspel

3

1.1

Participatie vraagt om een nieuw samenspel

3

1.2

Wat verstaan we onder participatie?

3

1.3

Waarom maken we werk van participatie?

4

1.4

Doelen van participatie

4

1.5

Totstandkoming van de nota

5

2 – Participatiewaarden en -handvatten

6

2.1

Nieuwegeinse participatiewaarden

6

2.2

Nieuwegeinse handvatten voor participatie

7

3 – Aan de slag met participatie

9

3.1

Rollen van de gemeente bij samenwerking met de stad

9

3.2

Moment en mate van interactie

10

3.3

Samenspel bij participatie

11

3.4

Wettelijk vereiste participatie

12

4 – Van beleid naar uitvoering

13

4.1

Samen aan de slag

13

4.2

Evaluatie van de nota

15

4.3. Globale planning

15

BIJLAGEN Bijlage 1 - Oogst uit de gesprekken met de stad

16

Bijlage 2 - Wettelijke vereisten Omgevingswet

17

Bijlage 3 - Overzicht van georganiseerde vormen van contact

18

Bijlage 4 – Nieuwegeinse speelkaarten voor participatietrajecten

20

2

1 – Participatie en samenspel De afgelopen jaren is er veel veranderd in de Nederlandse samenleving. De regio, de stad, het bestuur en de gemeentelijke organisatie veranderen daarin mee. Er zijn nieuwe verhoudingen ontstaan en daarmee ook nieuwe manieren om de stad Nieuwegein en de Nieuwegeinse samenleving samen vorm te geven. De gemeente speelt daarin nog steeds een belangrijke rol: kaderstellend, toetsend, regisserend, initiërend en - steeds vaker - faciliterend. Als gemeente willen we bijdragen aan een bloeiende Nieuwegeinse samenleving waarin iedereen zijn of haar steentje kan bijdragen. Om het nieuwe samenspel de ruimte te geven, hebben we de participatienota ‘Samen met de stad’ geactualiseerd.

1.1

Participatie vraagt om een nieuw samenspel

Participatie is meer dan een middel: het is de manier waarop we in de stad gezamenlijk maatschappelijke opgaven oppakken. Dat vraagt om een nieuw samenspel; met een eigentijdse houding en gedrag van ons als gemeente, maar tegelijk van álle betrokkenen in dat samenspel.

Als je het spel anders wilt spelen, moeten álle deelnemers de vernieuwde spelregels weten en hun rol veranderen.

Uit de gesprekken met de stad

Voorheen namen we meestal als gemeente het initiatief om een maatschappelijke opgave te realiseren. Dat doen we bij veel opgaven nog steeds, maar we trekken steeds meer samen op met partners en belanghebbenden. We betrekken inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties uit de stad vaker en eerder bij het duiden van het vraagstuk. Ook komen we in cocreatie tot inhoudelijk betere, creatievere en gedragen oplossingen. Daarnaast sluiten we steeds vaker aan op de energie en de kracht in de stad. We zien de initiatieven die bijdragen aan een beter Nieuwegein. Waar nodig denken we mee, ondersteunen en maken groter - zonder dat we het initiatief overnemen. Ons vertrekpunt als gemeente is het maken van afgewogen keuzes op basis van alle belangen die spelen rond een maatschappelijk vraagstuk. We zorgen er daarom voor dat alle meningen en belangen gehoord zijn en meegewogen worden bij de besluitvorming. En leggen vervolgens goed uit welke besluiten er zijn genomen en wat de afweging daarbij was. Het samenspel is volop in ontwikkeling. Dat geldt ook voor de nieuwe rollen van álle betrokkenen. Dat vraagt iets van ons allemaal. Door regelmatig met elkaar in gesprek te blijven, worden we er samen steeds beter in. Deze nota is de basis voor het samenspel tussen de gemeente Nieuwegein en de stad.

De komende jaren gaan we op basis hiervan aan de slag en reflecteren we op wat we daarvan leren. Eind 2023 plannen we een tussentijdse evaluatie van deze nota: Wat werkt goed? En wat moeten we nog meer ontwikkelen, zodat ieder zijn rol in het samenspel krijgt en kan nemen?

1.2

Wat verstaan we onder participatie?

Samen met inwoners, ondernemers en organisaties werkt de gemeente aan een duurzame, veilige en gezonde stad. Ook kloppen inwoners, ondernemers of organisaties zelf aan met een idee voor hun wijk, organisatie of bedrijf. Plannen om iets te veranderen raken altijd individuele belangen. De gemeente maakt daarin steeds opnieuw een belangenafweging. Om dat zorgvuldig te kunnen doen, moeten we de verschillende belangen in beeld brengen. Samen met de belanghebbenden

3

zoeken we naar de beste oplossing binnen de randvoorwaarden. Deze samenwerking tussen gemeente en stad noemen we participatie. In ons participatiebeleid geven we aan wat we belangrijk vinden in deze samenwerking en maken we daar afspraken over. Daarbij onderscheiden we 2 vormen van participatie, afhankelijk van het startpunt van het initiatief: neemt de gemeente Nieuwegein het initiatief, of ligt het initiatief bij anderen?

De nota Samen met de stad uit 2012 richtte zich op de linkerkant van bovenstaande tabel: inwonersparticipatie. De notitie Vertrouwen op de kracht van de stad uit 2016 is gericht op initiatieven van derden. Deze vernieuwde participatienota vormt het fundament voor beide vormen van participatie: hierin beschrijven we de uitgangspunten voor de manier waarop we het samenspel in de stad vormgeven. Met deze nieuwe nota komen de nota’s Samen met de stad uit 2012 en Vertrouwen op de kracht van de stad uit 2016 te vervallen.

1.3

Waarom maken we werk van participatie?

In de gemeentelijke organisatie van Nieuwegein werken we vanuit de bedoeling. Dat betekent dat we willen aansluiten op de maatschappelijke opgaven én op de behoeften van inwoners. Daarbij moet de gemeentelijke organisatie ook toetsen of we (blijven) voldoen aan de wet, de regelgeving en het lokale beleid. Het is de taak van de gemeentepolitiek om een gewogen besluit te nemen. Dat vraagt eerst om het zien én zichtbaar maken van die behoeften en belangen door middel van een goed participatieproces. Of het nu gaat om het realiseren van maatschappelijke opgaven, of om initiatief uit de stad. Om de kennis en ervaring van de stad te benutten betrekken we inwoners, ondernemers en andere partijen zo vroeg mogelijk bij onze opgaven. Andersom vertrouwen we op de kracht van de stad en bieden we waar mogelijk ruimte aan initiatieven vanuit de samenleving, zonder deze over te nemen. Dit noemen we allebei participatie. De gemeente heeft in dat samenspel een unieke positie als uitvoerder van de wet en hoeder van het algemeen belang. Wat mag je dan van ons verwachten? Dat beschrijven we in onze participatiewaarden (zie hoofdstuk 2.1): onze belofte aan de stad. Hóe we dat doen, lees je in de participatiehandvatten (hoofdstuk 2.2).

1.4

Doelen van participatie

We maken werk van participatie, omdat we geloven dat het samen beter wordt. We streven verschillende doelen na, zoals: • •

• •

Wederzijds begrip: door in gesprek te gaan leren we elkaars belangen en drijfveren kennen en begrijpen. Benutten van kennis: door inwoners, ondernemers en partners te betrekken bij vraagstukken maken we beter gebruik van de aanwezige kennis in de stad en benutten we de collectieve wijsheid. Duurzame relatie: door regelmatige dialoog bouwen we aan een duurzame relatie. Iedereen kan meedoen: door open uit te nodigen bouwen we aan een vitale democratische samenleving.

4

• •

1.5

Beter (inhoudelijk) resultaat: door aan te sluiten op de leefomgeving en verschillende perspectieven, creativiteit en talenten te betrekken, wordt het resultaat beter. Zichtbaar maken van belangen: voor een goede belangenafweging inventariseren we alle belangen en maken we die zichtbaar.

Het ontstaan van deze nota

Participatie is natuurlijk niet nieuw in onze stad. De afgelopen jaren zijn Nieuwegeiners bijvoorbeeld betrokken bij de ontwikkeling van City, het woonbeleid, vernieuwing van de onderwijshuisvesting, Toekomstvisie 2025, Routekaart Energieneutraal 2040, Betere Buurten, de Omgevingsvisie en veel meer. Er gebeurt dus in Nieuwegein al veel op het gebied van participatie. Met deze nota verankeren we de stappen die we samen al hebben gezet en leggen we een nieuwe basis om nog beter te worden in het samenspel. Aanvullend hebben we in het voorjaar van 2021 online gesprekken gevoerd over participatie met inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers. Er zijn veel ervaringen en tips gedeeld. We hoorden wat er in de samenwerking al goed gaat en wat er nog beter kan. In de bijlage staat wat zij ons meegaven. De uitkomsten van deze gesprekken, maar ook van gesprekken met de gemeenteraad, onze organisatie én eerdere evaluaties van participatietrajecten vormen samen belangrijke bouwstenen voor het nieuwe beleid. Dit is waar we nu staan. De komende jaren willen we samen verder doorontwikkelen in dat nieuwe samenspel. Met alle spelers die daar een rol in hebben: raad, college, organisatie én natuurlijk de inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners in de stad of regio.

Participatie kan je procedureel aanvliegen, maar om het te laten slagen moet het écht uit het hart komen.

Uit de gesprekken met de stad

Wederzijds vertrouwen is een belangrijke voorwaarde voor goed samenspel.

Uit de gesprekken met de stad

5

2 – Participatiewaarden en -handvatten 2.1

Nieuwegeinse participatiewaarden

Ons vertrekpunt is altijd het belang van alle inwoners van Nieuwegein. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid om alle belangen in beeld te brengen. Op basis van alle belangen die spelen rond een maatschappelijk vraagstuk maken we afgewogen keuzes. Geode participatie is dus meer dan het ‘tellen van hoofden’ maar gaat veel meer om het inzichtelijk maken van alle belangen die spelen rond een bepaald vraagstuk. Pas als alle belangen goed in beeld zijn, kan het bestuur een afgewogen besluit nemen. We leggen goed uit welke besluiten er zijn genomen en wat de afweging daarbij was. De kans op succesvolle participatie is het grootst als de gekozen vorm zo goed mogelijk aansluit bij de verwachtingen van alle betrokken partijen. Dat betekent dat we als gemeente waar mogelijk voorafgaand aan een participatieproces met betrokkenen in gesprek gaan over hun verwachtingen van de participatie en de doelen van het specifieke participatieproces. Dit mogen Nieuwegeiners van de gemeente verwachten:

We nemen verantwoordelijkheid Als betrokkene in het proces is het helder wat je van ons als gemeente mag verwachten en waar verantwoordelijkheden liggen. We wegen belangen zorgvuldig af en nemen besluiten met oog voor alle belangen.

We communiceren eenduidig en begrijpelijk We geven inzicht in de kaders en randvoorwaarden: we leggen uit wat kan, en zijn helder over wat niet mogelijk is. We nemen mensen mee in het proces, dat vraagt om continue communicatie.

We doen het samen

We zijn dichtbij

Samen werken we aan een prettige stad. Dat we het samen doen, is geen garantie dat iedereen het altijd eens met de uitkomsten. We gaan ervoor dat betrokkenen tevreden zijn met het proces.

We sluiten aan op de Nieuwegeinse samenleving en de verschillende betrokkenheidsbehoeften van Nieuwegeiners. We zijn dichtbij en gaan naar de plekken waar Nieuwegeiners graag zijn.

We maken mogelijk waar kan

We zijn nieuwsgierig

We sluiten aan op de energie in de stad en gaan uit van ieders eigen kracht. We ondersteunen plannen en initiatieven van mensen die bijdragen aan een beter Nieuwegein. We laten de regie bij de initiatiefnemer, maar geven tips en randvoorwaarden mee voor een goed proces.

We zijn benieuwd naar de verschillende perspectieven en belangen. We gaan in een vroeg stadium in gesprek om het vraagstuk te verkennen. Hierin ligt de sleutel voor het vinden van passende oplossingen voor onze gezamenlijke opgaven.

6

2.2

Nieuwegeinse handvatten voor participatie

Hoe trekken we samen op voor, tijdens en na het samenspel met de stad? Onze participatiewaarden hebben we concreet gemaakt in onderstaande handvatten.

We nemen verantwoordelijkheid

We doen het samen

Vooraf ✓ We onderzoeken hoeveel ruimte er is voor participatie en wat er al vast ligt. ✓ We onderzoeken wat de verwachtingen zijn van betrokkenen over de vorm van participatie en sluiten daar zo goed mogelijk bij aan. ✓ We bepalen wat de rol van de gemeente is in het participatietraject en wat passende participatie is.

Vooraf ✓ We zorgen voor een overzicht van actuele participatieprocessen, zodat iedereen mee kan doen. ✓ We spannen ons extra in om ook de moeilijk bereikbare groepen te betrekken, zoals jongeren of het stille midden.

Tijdens ✓ We maken een participatieplan of -paragraaf. Daarin staat: ✓ Wat we van elkaar mogen verwachten ✓ Waar ieders verantwoordelijkheden liggen per fase in het proces ✓ Wie de beslissingen neemt ✓ Bij complexe of gevoelige onderwerpen maken we ook een startnotitie voor de raad.

Tijdens ✓ We zorgen voor een open en voorspelbaar proces. ✓ We checken of de juiste mensen nog steeds zijn aangehaakt. Na ✓

✓ ✓

We delen de uitkomsten van het proces, ook met minder betrokkenen. We checken hoe betrokkenen het proces vonden en leren daarvan. We vieren successen!

Na ✓

We leggen uit welke besluiten zijn genomen en wat de afweging daarbij was.

We zijn dichtbij

We zijn nieuwsgierig

Vooraf ✓ We sluiten in onze aanpak aan bij de behoeftes in de Nieuwegeinse samenleving. ✓ We betrekken inwoners breed en maken gebruik van bestaande netwerken.

Vooraf ✓ We beginnen nooit op nul en zijn nieuwsgierig naar wat er al is. ✓ We starten zonder té veel vast te leggen en gaan vroegtijdig in gesprek.

Tijdens ✓ We stappen erop af. We gaan naar Nieuwegeiners toe en gaan in gesprek. ✓ We gaan naar de plek toe waar het om draait.

Tijdens ✓ We zijn benieuwd naar de ideeën en initiatieven van alle betrokkenen. ✓ We stimuleren mensen om bij te dragen vanuit hun talent of interesse. Na

Na ✓

We nemen contact op over het resultaat.

✓

We zijn nieuwsgierig naar het effect van het proces.

7

We maken mogelijk wanneer het kan

We communiceren eenduidig en begrijpelijk

Vooraf ✓ We zorgen voor een duidelijk stappenplan voor initiatiefnemers. ✓ De wijkcoördinatoren helpen bewoners op weg met hun initiatief voor de wijk. ✓ We hebben aandacht voor een soepel en snel intern samenspel binnen de gemeente.

Vooraf ✓ We vertellen wat de bestaande (beleids)kaders zijn en delen relevante en overzichtelijke informatie, zodat inwoners een compleet beeld hebben voor hun bijdrage in het participatietraject. ✓ We leggen uit wat kan en zijn ook helder over wat níet mogelijk is. ✓ We zijn duidelijk over het proces.

Tijdens ✓ Initiatieven die bijdragen aan een prettige stad, ondersteunen wij waar mogelijk met advies, verbinding, tijd en eventueel geld. ✓ We bieden hulpmiddelen en spelregels voor initiatiefnemers, maar nemen niet over.

Tijdens ✓ We gebruiken duidelijke en eenvoudige taal. ✓ We hebben oog voor wie we willen betrekken en sluiten daarbij aan met onze communicatiemiddelen. ✓ We blijven in contact en communiceren open, juist wanneer het proces anders loopt dan verwacht.

Na ✓

We checken bij betrokkenen of het proces goed is verlopen.

Na ✓

✓

We markeren het einde van het proces en zorgen voor een goede terugkoppeling. Indien nodig leggen we uit waarom de inbreng vanuit het participatietraject niet (volledig) gerealiseerd kan worden.

8

3 – Strategische keuzes Participatie vraagt altijd om maatwerk. Per vraagstuk bepalen we welke participatieaanpak passend is, afhankelijk van de opgave, de belanghebbenden, de rollen van de gemeente, de fase in het proces en het participatiedoel. Dit doen we waar mogelijk samen met de stad. Ook de doelgroepen en de belangen die we in kaart willen brengen staan centraal, en zijn bepalend voor de on- en offline participatie-methoden. In dit hoofdstuk geven we aan welke afwegingen maatgevend zijn voor de strategische keuzes in het participatieproces.

3.1

Rollen van de gemeente bij samenwerking met de stad

Ieder participatieproces vraagt om helderheid over rollen van zowel de bewoners en samenwerkingspartners als de gemeente. Om de rollen van de gemeente te analyseren gebruiken we het NSOB-model. In dit model worden vier rollen beschreven. Het model helpt om vooraf een kaderstellende keuze te maken: hoe ziet de opgave eruit en welke ruimte is er voor participatie? Het helpt ook om uit te leggen waarover wél en géén participatie mogelijk is. Er is niet altijd evenveel ruimte voor participatie. Op basis van die bewuste keuzes kunnen we vooraf duidelijke kaders en verwachtingen scheppen over de participatie. Daarmee wordt ons handelen voorspelbaar en dat draagt bij aan het vertrouwen in de gemeente.

NSOB-model – rollen van de overheid bij samenwerking met de samenleving

Aan de linkerkant van het kwadrant werkt de gemeente voornamelijk van binnen naar buiten; startend bij de eigen gemeentelijke opgaven, doelen en (wettelijke) taken. Deze liggen dus (deels) al vast. Aan de rechterkant ligt het initiatief buiten de gemeente of zijn andere partijen nodig bij het realiseren van maatschappelijke doelen. Denk bijvoorbeeld aan medeoverheden, inwoners, belangenverenigingen, ondernemers en ontwikkelaars. De ruimte voor participatie is aan deze kant van het kwadrant veelal groter. Regelmatig werkt de gemeente tijdens een project in alle vier de kwadranten tegelijk: afhankelijk van de fase van een traject of project krijgt een bepaald kwadrant meer nadruk. De uitkomst van de NSOB-analyse wordt gebruikt in de advisering van het college en de gemeenteraad over het inrichten van het participatieproces. De participatieladder (die nog centraal stond in de vorige nota Samen met de stad) blijven we daarnaast gebruiken als hulpmiddel om de meest passende rol van de participanten en het bestuur te benoemen.

9

3.2

Moment en mate van interactie

Door te bepalen in welk kwadrant van het NSOB-model in deze fase van het vraagstuk de nadruk ligt (en wat dat betekent voor de andere kwadranten) kunnen we het proces gaan inrichten. Daarvoor brengen we de stakeholders in beeld en gebruiken we de vier procesfasen van het waarderend vernieuwen: verkennen, verlangen, vormgeven, vernieuwen. Deze fasen geven structuur bij het inrichten van het participatieproces. In welke procesfase we starten, hangt af van de hoeveelheid ruimte voor participatie. Hiermee kunnen we beter aan de voorkant de verwachtingen managen naar de stakeholders. Hoe vervolgens de participatie wordt georganiseerd (met welke middelen) is maatwerk. Dat hangt mede af van het onderwerp, het aantal stakeholders en de beschikbare tijd en geld. De keuze in welk kwadrant van het NSOB-model we opereren is ook bepalend voor de ruimte die er is om met betrokkenen in gesprek te gaan over verwachtingen en doelen van het participatieproces. Aan de rechterkant van het kwadrant zal over het algemeen meer ruimte zijn om met betrokkenen in gesprek te gaan over de beste passende vorm van participatie. Aan de linkerkant van het kwadrant zal die ruimte over het algemeen beperkter zijn, maar ook hier is het van belang om bij de start van een participatieproces verwachtingen en doelen met deelnemers te bespreken en expliciet te maken.

Waarderend vernieuwen: vanuit nieuwsgierigheid zien wat er nodig is Waarderend vernieuwen helpt ons als gemeente om aan te sluiten op wat er allemaal al is in de samenleving. Het stimuleert om vanuit oprechte nieuwsgierigheid te zien wat er vervolgens in de stad aanvullend nodig is en om dat wat nodig is mogelijk te maken en te stimuleren. De gemeente is daarin vaak de procesregisseur. We starten met de voorbereiding: het in kaart brengen van de huidige situatie en de kaders: wat ligt er al vast en wat zijn de randvoorwaarden? We beginnen namelijk nooit op nul. Het is van cruciaal belang voor een goed proces om de mate van invloed en de vraag die je betrokkenen stelt van tevoren zo goed in beeld te brengen. •

•

•

•

In de fase van verkennen brengen we samen met de stakeholders de huidige situatie en de verschillende probleemstellingen in beeld. Deze fase wordt vaak afgesloten met een opdrachtformulering of een startnotitie. In de fase van verlangen vragen we de stakeholders om mee te denken en hun wensen te delen: wat zou je het liefst willen en welke oplossingen zie je? Deze fase wordt vaak afgesloten met een programma van wensen of een aantal scenario’s. In de fase van vormgeven wordt gewerkt aan een concreet plan op basis van de input uit de vorige fasen en binnen de gegeven randvoorwaarden. Dat gebeurt vaak ambtelijk, maar er kan bijvoorbeeld ook worden gekozen voor co-creatie. Het resultaat wordt teruggekoppeld naar de stakeholders. Deze fase wordt afgesloten met besluitvorming. In de fase van vernieuwen gaan we het plan samen uitvoeren.

De fasen verkennen en verlangen voegen het meeste toe in de situatie dat er nog niet zoveel vast ligt. Denk aan nieuwe onderwerpen, strategische (lange termijn) onderwerpen of bij evaluaties (waar staan we en hoe gaan we verder). Hierbij is van belang dat we nieuwsgierig zijn naar elkaar en onze conclusies nog even uitstellen. Verkennen en verlangen zullen we daarom het vaakst toepassen bij vraagstukken die aan de linkerkant van het NSOB-model spelen. Als beleid of wetgeving al vastligt, maken we dat van tevoren duidelijk en gaat de participatie meer over hoe we dat in Nieuwegein gaan vormgeven en uitvoeren (vernieuwen). Dit is vooral aan de orde bij vraagstukken die aan de rechterkant van het NSOB-model spelen.

10

Gebieds- en doelgroepgerichte participatie In de praktijk lukt het de gemeente nog niet altijd in voldoende mate om de opvattingen van het ‘stille midden’ of van moeilijker te bereiken groepen, zoals jonge, laagopgeleide of allochtone Nieuwegeiners en Nieuwegeiners die zich niet bij de overheid betrokken voelen, voldoende in beeld te krijgen. Dit brengt het risico met zich mee dat beleidskeuzes van de gemeente onevenredig worden beïnvloed door een kleine groep (‘participatie-elite’ en ‘decibelgericht besturen’). Dit vraat om een gerichte aanpak die tot doel heeft zo veel mogelijk Nieuwegeiners in staat te stellen mee te doen. Om de juiste keuzes te maken in onze participatieaanpak, gebruiken we zoveel mogelijk onze bestaande netwerken en alle kennis die we hebben opgebouwd van alle buurten, onder meer via de wijkcoördinatoren. Daarnaast geven inwonersprofielen (Citisens, Motivaction, Smartagent e.d.) een goede indicatie van hoe inwoners benaderd en betrokken willen worden. Door in de keuze voor participatie-instrumenten en -werkvormen rekening te houden met de verschillende behoeften en voorkeuren van inwoners om mee te praten, kunnen we beter aansluiten bij wat een buurt kan en wil.

3.3

Samenspel bij participatie

In deze nota hebben we het steeds over ’wij’. Goede participatie vraagt immers om optimaal samenspel tussen de gemeente, inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners. Samen vormen we de Nieuwegeinse samenleving. In deze nota gaat het over de uitgangspunten waarmee ‘wij als gemeente’ onze rol in dat samenspel willen spelen. Voor inwoners is de gemeente vaak de samenstelling van raad, college en organisatie. Zij zien de gemeente als een geheel. In deze nota bedoelen we daarom met ‘wij’ alle drie. Intern samenspel: raad, college, organisatie De 3 actoren hebben wel een eigen rol en verantwoordelijkheid. Het is een gezamenlijke opgave om intern het samenspel zo te organiseren dat ieder zijn/haar rol kan spelen. Gezamenlijk geven we vervolgens vorm aan goed doordachte participatieprocessen met de stad en de regio. De handvatten uit hoofdstuk 2.2 geven weer hoe we in dat proces met elkaar optrekken. Deze handvatten zijn leidend voor wat de stad van de gemeente mag verwachten.

Het interne samenspel van de 3 actoren

Voor reguliere processen is deze nota de basis voor de manier waarop we het participatieproces inrichten. Dat betekent dat het college besluit over de participatieaanpak en verantwoordelijk is voor de uitvoering. Het college gaat daarvoor het gesprek aan met betrokkenen bij het participatieproces, zodat de gekozen vorm zo goed mogelijk aansluit bij hun verwachtingen. De organisatie adviseert en voert uit. De raad controleert op hoofdlijnen via de reguliere P&C-cyclus.

11

Vanuit hun volksvertegenwoordigende rol kunnen fracties altijd acteren op basis van signalen die zij uit de stad krijgen. Op deze manier houden we elkaar scherp. De afwegingen en de manier waarop de participatie wordt ingericht, lichten we toe in de communicatie- en participatieparagraaf van het projectplan. In het geval van grote opgaven en/of gevoelige onderwerpen is het participatieplan onderdeel van een startnotitie voor de raad. Op basis hiervan kan de raad nog specifieke kaders of richting meegeven aan het participatieproces. Bijvoorbeeld wie de raad graag aan tafel zou willen uitnodigen. Of de mate van invloed die participanten zouden moeten hebben. Wanneer gaat het om een regulier project? En wanneer vraagt de omvang van de opgave of de gevoeligheid van het onderwerp om een uitspraak van de raad? Dat vraagt om een goed samenspel tussen raad, college en organisatie. Om regelmatige afstemming en dialoog. Het komende jaar zoeken raad, college en organisatie elkaar op om aan de hand van concrete voorbeelden uit te vinden wat ieder nodig heeft om zijn rol in het interne samenspel goed te kunnen spelen. Bij de evaluatie eind 2023 blikken we daar op terug.

3.4 Wettelijk vereiste participatie In de Omgevingswet, het Omgevingsbesluit en de Omgevingsregeling staan regels over participatie. Als de gemeente instrumenten van de Omgevingswet vaststelt, moet zij aangeven hoe de belanghebbenden betrokken zijn bij de totstandkoming van deze instrumenten. En welke resultaten dat heeft opgeleverd. Er is een uitzondering: bij het aanvragen van een omgevingsvergunning moet juist de aanvrager het initiatief nemen. Hij moet aangeven óf, en zo ja hóe, hij de omgeving betrokken heeft bij zijn plan en wat de resultaten hiervan zijn. Omgevingswet: participatie bij de eigen instrumenten van de gemeente Participatie is een belangrijke pijler onder de Omgevingswet. De Omgevingswet verplicht de gemeente om participatie te organiseren voor de totstandkoming van de Omgevingsvisie en het omgevingsplan. In bijlage 2 zijn de wettelijke vereisten waaraan de gemeente zich dient te houden verzameld. Dít kunnen inwoners in ieder geval van ons verwachten. Voor de manier waarop we dat doen gelden de participatiewaarden en -handvatten zoals beschreven in deze nota. Omgevingswet: participatie door initiatiefnemers De Omgevingswet schrijft niet voor hóe participatie moet plaatsvinden. De wet geeft ruimte aan initiatiefnemers en het bevoegd gezag om eigen keuzes te maken. Of om uit te leggen wat afwegingen waren om geen participatie toe te passen.

Participatie is immers maatwerk. De locatie, de omgeving en de betrokkenen zijn elke keer anders. We maken een leidraad voor initiatiefnemers om te kunnen sturen en toetsen of de participatie aan onze eisen voldoet.

12

4 – Van beleid naar uitvoering Vertrouwen is een belangrijke basis om met elkaar samen te kunnen werken. Vertrouwen is echter nooit een gegeven. Het is daarom belangrijk dat de gemeente in zijn dagelijks handelen ernaar streef vertrouwen blijvend te verdienen. Voorspelbaar en toegankelijk handelen kunnen het wederzijds vertrouwen versterken. Inwoners en samenwerkingspartners weten dan namelijk wat ze van de gemeente mogen verwachten. Vertrouwen is Deze nota is de basis voor het nieuwe samenspel tussen de gemeente Nieuwegein en de stad. Het vraagt om een eigentijdse houding en gedrag van ons als gemeente, maar tegelijk van álle betrokkenen in dat samenspel. Zo hebben ook inwoners, ondernemers, organisaties een verantwoordelijkheid, al dan niet in de rol van initiatiefnemer. Gelukkig beginnen we niet op 0. De afgelopen jaren zijn al stevige stappen gezet in de richting van een effectieve samenwerking tussen gemeente en partners. Steeds vaker nodigen wij hen in een vroeg stadium uit om gezamenlijk na te denken over de aanpak van maatschappelijke vraagstukken. Met deze nota verankeren we deze manier van werken in ons beleid.

4.1 Samen aan de slag

Om tot gezamenlijk eigenaarschap en een praktische vertaalslag te komen is een goede en actieve implementatie noodzakelijk om de nota “tot leven te brengen” en door te ontwikkelen. Het is een gezamenlijke opgave van de organisatie, het college en de raad om het samenspel zo te organiseren dat ieder zijn of haar rol kan spelen. Daarbij is het belangrijk dat we de nieuwe participatiewaarden en -handvatten verankeren in het DNA van de organisatie en in de dagelijkse participatieprocessen met de stad. De komende jaren gaan we aan de slag en reflecteren we op wat we daarvan leren. Daarvoor ontwikkelt de gemeente een actieprogramma Samen met de stad. Onderdelen van dit actieprogramma kunnen zijn: Leidraad voor de organisatie, inclusief gereedschapskist en checklist De gemeentelijke organisatie heeft een leidraad ontwikkeld voor het ontwerpen van een doordacht en duidelijke participatieproces. Zodat herkenbare stappen terugkomen in ieder proces. De leidraad heeft vorm gekregen in het Nieuwegeins participatiekaartspel. De organisatie gebruikt de spelkaarten om met een team van collega’s en/of betrokken partijen de aanpak vorm te geven, of als verdieping om te verantwoorden over de aanpak.

Zo komen we spelenderwijs tot een goed samenspel met de stad! Leidraad voor inwoners en ondernemers met een maatschappelijk initiatief Om inwoners en ondernemers die met maatschappelijke initiatieven komen om hun eigen leefomgeving te verbeteren een extra steuntje in de rug te geven, ontwikkelen we ook voor hen een leidraad. Aan de hand van deze leidraad maken we inzichtelijk welke ondersteuning zij van de gemeente kunnen krijgen, welke voorwaarden de gemeente stelt en wie contactpersonen zijn. Opleiding, training en kennisdeling Medewerkers krijgen de mogelijkheid tot het ervaren van nieuwe verhoudingen en het oefenen met nieuwe rollen/kwaliteiten in opleidingen en trainingen. Ook door het actief delen van kennis kunnen medewerkers elkaar op weg helpen Ontwikkeling van een leidraad voor initiatiefnemers (Omgevingswet) De wijze waarop participatie wordt georganiseerd is volledig aan de initiatiefnemer, maar de gemeente kan initiatiefnemers stimuleren om zoveel mogelijk te werken volgens het participatiebeleid van de gemeente. Zo kan de kans op kwalitatief goede besluitvorming aanzienlijk worden vergroot. De gemeente ontwikkelt daarvoor een leidraad voor initiatiefnemers.

13

Evaluatie van participatietrajecten In een vertrouwelijke sfeer kunnen betrokken ambtenaren, inwoners, college- en raadsleden van een project onder leiding van een onafhankelijke partij ervaringen en verbeterpunten uitwisselen in het licht van de vernieuwde nota Samen met de stad. Zo kunnen effectieve leerervaringen plaatsvinden, die inzicht geven in de gemaakte keuzes en het wederzijds vertrouwen vergroten. Verkenning burger(be)raden In Nieuwegein bestaan al vele vormen van georganiseerd contact tussen de gemeente en de stad. Op wijkniveau zijn dat bijvoorbeeld de wijkplatforms, wijkcoördinatoren en de buurtpleinen. De wijkplatforms zijn voor de gemeenten een waardevolle samenwerkingspartner op het gebied van participatie. Zij hebben vaak een belangrijke meerwaarde, zowel op het vlak van overheids- als inwonersparticipatie. Met de wijkplatforms wordt op basis van waarderend vernieuwen gezamenlijk bekeken wat goed werkt in de huidige werkwijze, hoe we van elkaar kunnen leren en welke rol het best bij hen zou kunnen passen nu en in de toekomst, waarbij hun bijdrage aan de participatie in Nieuwegein een belangrijk gespreksonderwerp is. Ook de buurtverbinders van MOvactor en de buurtsportcoaches van SportID spelen een belangrijke intermediaire rol.

En op het niveau van de gehele stad kennen we in Nieuwegein onder andere een burgerpanel en zijn er adviesraden zoals de Adviesraad Sociaal Domein (ASD) actief. Via deze vormen kunnen Nieuwegeinse inwoners invloed uitoefenen op beleid en projecten van de gemeente. Tegelijkertijd zijn er zowel op landelijk als lokaal niveau geluiden te horen die pleiten voor meer directie invloed van inwoners, bijvoorbeeld door de inzet van burgerfora, waarbij loting bepaalt wie kan meepraten. Recent adviseerde een commissie onder leiding van voormalig ombudsman Alex Brenninkmeijer nog tot de instelling van burgerfora om burgers in de gelegenheid te stellen directer en inhoudelijker mee te praten en mee te beslissen over klimaatplannen. Of burgerfora in Nieuwegein van toegevoegde waarde zijn bij het contact tussen de gemeente en de stad vraagt om een zorgvuldige afweging. De inzet van burgerfora raakt zowel aan de bestaande vormen van georganiseerd contact als ook direct aan de besluitvormende rol van de raad. Daarbij moet ook de vraag worden meegewogen welke bevoegdheden de raad bereid is af te staan aan burgerfora. Zonder een goede inbedding van burgerfora binnen de politieke en maatschappelijke structuur van Nieuwegein is de kans op mislukking en daarmee frustratie en teleurstelling voor deelnemers reëel. Kortom, dit onderwerp vraagt om nadere verkenning en

aparte besluitvorming. Verbreding inspraakverordening naar participatieverordening Op landelijk niveau werkt het kabinet aan een wetsvoorstel Versterking participatie op decentraal niveau. De beoogde wet is een uitbreiding van artikel 150 van de Gemeentewet. In het wetsvoorstel wordt, naast het verankeren van het uitdaagrecht, voorgesteld de huidige lokale inspraakverordeningen te verbreden naar participatieverordeningen. De Wet Versterking participatie betreft al het beleid van de gemeente. De huidige Nieuwegeinse Inspraakverordening dateert van 2008. Na vaststelling van het nieuwe participatiebeleid én besluitvorming over het wetsvoorstel Versterking participatie zullen we de uitgangspunten verwerken in een nieuwe Participatieverordening.

14

4.2 Evaluatie van de nota Eind 2023 voert het college een tussentijdse evaluatie uit van deze nota: Wat werkt goed? En wat moeten we nog meer ontwikkelen, zodat ieder zijn rol in het samenspel krijgt en kan nemen?

4.3 Globale planning Wanneer Q4 2021 Q1 2022 Q1 t/m Q4 2022 Q2 2022 Q2 2022 Q2 2022 Q4 2023

Wat Testen en implementeren Nieuwegeins samenspel (leidraad voor de organisatie) Leidraad voor initiatiefnemers (Omgevingswet) ter vaststelling naar de raad Opleiding, training en kennisdeling (onderdeel van het Opleidingsplan) Leidraad voor maatschappelijke initiatieven van inwoners en ondernemers gereed Dialoog met raad over burger(be)raden Besluitvorming over nieuwe Participatieverordening Evaluatie werking nieuwe Participatienota

Wie Organisatie Raad en college Organisatie Organisatie Raad en college Raad en college Raad, college en organisatie

15

BIJLAGEN Bijlage 1 - Oogst uit de gesprekken met de stad Dit gaven inwoners, ondernemers, maatschappelijke partners en projectontwikkelaars aan ons mee. Een goed samenspel vraagt om… Een goede relatie en verbinding: • • • •

We willen betrokken worden als partner We willen serieus genomen worden We willen samen bedenken hoe het beter kan We moeten elkaar kunnen vertrouwen!

Tijdige en heldere communicatie: • • • • • •

Duidelijke en eenvoudige taal Zo vroeg mogelijk informatie delen Voldoende tijd om bij te dragen In contact blijven, ook bij tegenslag Snel reageren op vragen Goede terugkoppeling

Een zorgvuldig proces: • • • • • • • • •

Overzicht van start tot en met besluitvorming Heldere informatievoorziening met overzicht van relevante ontwikkelingen Duidelijkheid over de mate van invloed: waarover kun je meepraten en waarover niet Bij de start met elkaar het doel formuleren Ruimte om verschillende invalshoeken en oplossingen te verkennen Voorspelbaar met duidelijke spelregels Gezamenlijke evaluatie Successen vieren en delen!

Breed en open betrekken: • • • • • •

Samenwerking vanuit het hart Breed en actief uitnodigen Aandacht voor het stille midden Mensen helpen om de weg naar de gemeente te vinden Goede antennes hebben in de samenleving Benutten van bestaande netwerken in de stad

16

Bijlage 2 – Wettelijke vereisten Omgevingswet In de Omgevingswet, het Omgevingsbesluit en de Omgevingsregeling staan regels over participatie. Als de gemeente instrumenten van de Omgevingswet vaststelt, moet zij aangeven hoe de belanghebbenden betrokken zijn bij de totstandkoming van deze instrumenten. En welke resultaten dat heeft opgeleverd. Gemeenten moeten ook aangeven hoe ze hun eigen participatiebeleid hebben ingevuld. Met deze nota geven we invulling aan deze vereiste vanuit de Omgevingswet. Er is een uitzondering: bij het aanvragen van een omgevingsvergunning moet juist de aanvrager het initiatief nemen. Hij moet aangeven of, en zo ja hoe, hij de omgeving betrokken heeft bij zijn plan en wat de resultaten hiervan zijn. In de Omgevingswet is opgenomen dát participatie moet, maar niet hoe. Voor activiteiten die buitenplans zijn (dus volgens de regels van het omgevingsplan eigenlijk niet mogelijk zijn) en waarvoor het college van B&W het bevoegd gezag is, kan de gemeenteraad activiteiten aanwijzen waarin participatie van betrokkenen verplicht is. Ook voor deze door de gemeenteraad aan te wijzen gevallen geldt dat participatie vormvrij is. De initiatiefnemer is ook dan zelf verantwoordelijk voor het vormgeven van het participatietraject. Om dit proces te begeleiden kan de gemeente handvatten meegeven voor de verdere invulling daarvan.

De Nieuwegeinse raad heeft inmiddels de wens uitgesproken een dergelijke activiteitenlijst vast te willen stellen. Over deze lijst en de bijbehorende leidraad voor initiatiefnemers gaat het college graag nog met de raad in gesprek.

Tabel 1: participatieregels bij de kerninstrumenten gemeente in de Omgevingswet Omgevingsvisie gaat in op de ontwikkeling, het beheer, het gebruik, de bescherming en het behoud van de fysieke leefomgeving. Zo’n omgevingsvisie is ‘beeldvormend’. Met participatie kunnen overheden bij inwoners of gebruikers van een gebied perspectieven en toekomstbeelden ophalen. Motiveringsplicht: plicht om te motiveren hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en andere bestuursorganen bij de voorbereiding betrokken zijn. En wat de resultaten hiervan zijn. Gemeenten en provincies geven hierbij ook aan hoe zij invulling hebben gegeven aan hun participatiebeleid. Dat noemen we de motiveringsplicht. Omgevingsplan vertaalt de doelen en het beleid uit de gemeentelijke omgevingsvisie en de programma’s naar juridische regels. Denk hierbij aan het toewijzen van functies aan locaties, het toestaan of niet toestaan van bepaalde activiteiten in bepaalde gebieden, algemene regels en meldingsplichten bij activiteiten, vergunningplichten en beoordelingsregels en regels over omgevingswaarden. Kennisgeving: Als een gemeente een omgevingsplan gaat maken dan moet ze daarvan een kennisgeving doen. In die kennisgeving staat hoe de gemeente participatie zal gaan vormgeven. Programma. In programma’s formuleren overheden maatregelen.

Die maatregelen moeten leiden tot de gewenste ambities en beleidsdoelen voor de fysieke leefomgeving. Het karakter van ieder programma bepaalt welke partijen een rol gaan spelen bij de participatie. Motiveringsplicht: heeft de gemeente een programma gemaakt? Dan moet hierin staan hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en andere bestuursorganen bij de voorbereiding betrokken zijn. En wat de resultaten hiervan zijn. Omgevingsvergunning. Bij de aanvraag van een omgevingsvergunning wordt aangegeven of burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen bij de voorbereiding van de aanvraag zijn betrokken. Als dat het geval is, verstrekt de aanvrager bij de aanvraag gegevens over hoe zij zijn betrokken en wat de resultaten daarvan zijn.

17

Bijlage 3 - Overzicht van georganiseerde vormen van contact tussen gemeente en de stad Stadsbreed: •

Wijkcoördinatoren De wijkcoördinator is het eerste aanspreekpunt voor inwoners uit de wijk. Zij vervullen een verbindende rol tussen de gemeente en haar inwoners en andere, in de wijk betrokken, organisaties. Ze houden zich bezig met veiligheid, leefbaarheid en welzijn in hun wijk. Ook maken ze knelpunten in de wijk bespreekbaar en spelen ze een actieve rol in de aanpak daarvan.

•

Wijkplatforms Elke wijk heeft een eigen wijkplatform. Dit zijn groepen betrokken inwoners die zich bezig houden met zaken die voor de wijk van belang zijn. In sommige wijken is het wijkplatform actiever dan in andere.

•

Buurtverbinders (MOvactor) Een Buurtverbinder zorgt voor verbindingen in de wijken en kijkt naar de talenten van de inwoners. Dit draagt bij aan het welzijn, de onderlinge contacten, leefbaarheid en veiligheid van de wijk.

•

Buurtsportcoaches Deze coaches organiseren sportactiviteiten en evenementen in samenwerking met sportverenigingen en sportaanbieders, kinderopvang, onderwijs, zorg, jeugdzorg en welzijn.

•

Scholen Om ouders en jongeren te bereiken kunnen scholen worden benaderd om ons hierbij te helpen (in afstemming met de accounthouder vanuit MO).

•

Wijkagenten en wijkboa’s Vaak zijn de wijkagenten en wijkboa’s een eerste aanspreekpunt op het gebied van veiligheid in de wijk en een bekend gezicht. Deze partijen kennen veel inwoners en ondernemers en spreekt regelmatig met hen. Door al die contacten weten zij wat er speelt in de wijk.

•

Whatsappgroepen Een aantal wijkcoördinatoren zit in Whatsappgroepen met buurtbewoners.

•

Inwonerspanel Sinds 2006 heeft Nieuwegein een digitaal panel: het inwonerspanel. Het panel bestaat uit een min of meer vaste groep van bijna 1.000 Nieuwegeiners van 18 jaar en ouder. Deze groep inwoners reageert via online vragenlijsten op actuele onderwerpen. Omdat het een bestaand panel is en het proces gedigitaliseerd is, krijgen we als gemeente snel een beeld van wat er leeft onder de Nieuwegeinse bevolking. Met deze informatie kunnen we het gemeentelijke beleid verbeteren.

•

Adviesraden en -commissies van het college Nieuwegein kent een aantal adviesraden en -commissies, waarin betrokken inwoners het college van advies dienen. Voorbeeld hiervan is de Adviesraad Sociaal Domein (ASD) De ASD adviseert het college van Burgemeester en Wethouders over alle zaken die betrekking hebben op het sociaal domein.

18

Wijkspecifieke netwerken en communicatiekanalen Wijk

Netwerken en communicatiekanalen

Batau-Noord

• • • • •

Wijkplatform: Wijknetwerk Batau-Noord Wijkkrant (elk kwartaal) Website Facebookpagina Diverse openbare en gesloten Facebookpagina’s

Batau-Zuid

• • • • •

Wijkplatform Nieuwsflitsen op de website van Nieuwegeinse wijken Wijkkrant (3x per jaar) Facebookpagina van inwoners De wijkcoördinator heeft een eigen Facebookpagina

Galecop

•

Wijkplatform met interactieve website met buurtberichten, digitale nieuwsbrief en Facebookpagina Drie besloten Facebookpagina’s Actiegroep Buren van Rijnenburg (Windmolens) Burgerinitiatief Galecopperzoom

• • • Fokkesteeg

• • • •

Initiatiefgroep Fokkesteeg Samen met eigen website, eigen Facebookpagina, Kinderkrant Wijknetwerk Fokkesteeg Wijkkrant: Fokkesteeg courant Besloten Facebookpagina met beheerder

Vreeswijk

• •

Open Facebookpagina Wijkkrant: De Beugelaer

Binnenstad & Merwestein

• •

Wijkplatform (weinig actief) Sommige buurtjes/straten met Facebookgroep of vereniging van eigenaren

Zuilenstein, Huis de Geer & Blokhoeve

•

Wijkplatform met populaire eigen krant en een eigen Facebookpagina

Lekboulevard & (Hoog) Zandveld

• •

Wijkplatform met eigen website met wijkberichten en Facebookpagina Wijkkrant

JutphaasWijkersloot

•

Club Rhijnhuizen met eigen Facebookpagina en een eigen krant

Doorslag

•

Wijkplatform met eigen Facebookpagina

19

Bijlage 4 – Het Nieuwegeinse samenspel voor participatie Het interne participatieteam ontwikkelt een participatieleidraad in spelvorm: het Nieuwegeinse samenspel. Dit is een praktisch hulpmiddel voor het inrichten van voorspelbare en goed doordachte participatietrajecten. Door het beantwoorden van vragen ga je stapsgewijs aan de slag met het vormgeven van participatie op de Nieuwegeinse manier. De spelmetafoor komt terug in de namen van de categorieën. Denk aan doel, speelveld, speelruimte en randvoorwaarden voor goed samenspel. Elke categorie heeft een of meerdere speelkaarten met vragen. De spelkaarten zijn te gebruiken met collega’s en andere betrokken partijen. Met elkaar ga je de Nieuwegeinse aanpak van participatie per traject vormgeven. Het spel kan ook ingezet worden als verdieping om een gekozen aanpak te verantwoorden in een raadsvoorstel. Kortom, een instrument om met elkaar tot een goed doordacht en duidelijk participatieproces te komen. Het participatieteam gaat het concept-samenspel dit najaar in een praktijkcasus testen. Een eerdere test is helaas uitgesteld wegens de coronamaatregelen. Na de test stellen we de vorm en inhoud van het spel definitief vast.

Aan de slag met het Nieuwegeinse samenspel 20 spelkaarten Op de voorkant van elke spelkaart staat een kernvraag voor het participatieproces. Deze 20 kernvragen zijn ingedeeld in 8 onderwerpen die passen bij de spelmetafoor: • • • • • • • •

Doel Speelveld Speelruimte Samenspel (spelers en toeschouwers) Randvoorwaarden voor goed spel Speelschema (agenda, ontmoetingen en communicatie) Scheidsrechter Nabeschouwing

Op de achterkant staat informatie die kan helpen bij het beantwoorden van de vraag: • • • •

VERDIEPING: TIPS: WIST JE DAT: TOOLS:

achtergrondinformatie een mogelijke denkrichting nuttige en leuke weetjes praktische hulpmiddelen

1 kaart met waardencheck De vragen op deze kaart toetsen of je volgens onze Nieuwegeinse waarden en handvatten werkt. Deelnemers Het Nieuwegeinse samenspel is ontwikkeld om een interactief gesprek te voeren met verschillende spelers. De volgende collega’s doen in elk geval mee: -

Wijkcoördinator Communicatieadviseur Projectleider

Ook inwoners, maatschappelijke partners, ondernemers en andere betrokkenen sluiten aan om met elkaar het participatieproces vorm te geven.

20