2021-348 Rvs. vaststellen reglement van orde gemeenteraad Nieuwegein 2021.pdf

Gemeenteraad

Reglement van Orde 29 juli 2021

Onderwerp Datum

Raadsvoorstel

Afdeling

griffie

presidium Bijlage Reglement en handreiking werkwijze Portefeuillehouder

Onderwerp Vaststellen Reglement van orde gemeenteraad Nieuwegein 2021 Gevraagd besluit -

Het Reglement van orde van de gemeenteraad Nieuwegein 2021 vast te stellen (bijlage 1);

-

De handreiking werkwijze gemeenteraad Nieuwegein 2021 vast te stellen (bijlage 2);

-

Het Reglement van orde van de gemeenteraad Nieuwegein van 5 maart 2018, de verordening op de raadscommissies van 5 maart 2018 en het reglement informatieve bijeenkomsten Nieuwegein van 30 mei 2012 in te trekken.

Inleiding Onze huidige vergaderwijze is niet meer in overeenstemming met de regelingen die we daarvoor ooit hebben vastgesteld. De oude verordeningen en het Reglement van orde zijn niet meer up-to-date en de werkwijze in de praktijk wijkt daarvan soms ver af, zeker waar het de Avond voor de Stad betreft. Op 8 maart 2021 heeft u ingestemd met een aantal uitgangspunten voor de vergaderwijze en besloten een nieuw Reglement van orde en een handreiking bij het vergaderproces te willen vaststellen. Beoogd is een Reglement op te stellen met daarin generiek de hoofdregels van de vergaderorde voor het gehele functioneren van de gemeenteraad, dus zowel voor raadsvergaderingen, Avonden voor de stad en de instrumenten van het raadslid. In dit nieuwe reglement is alleen geregeld wat noodzakelijk is omdat het niet in de (gemeente)wet is geregeld en er noodzaak is om het te regelen. Wendbaarheid voor de doorontwikkeling van uw werkwijze wordt daarmee behouden naast dat er structuur wordt geboden in de vergaderorde. Het reglement van orde en de handreiking zijn uitgewerkt in lijn met het besluit dat de raad op 8 maart 2021 heeft genomen (raadsbesluit 2021-041) Gewenst effect De doorontwikkeling van de werkwijze en wijze van agenderen actualiseren en vastleggen in een up to date reglement van orde.

Argumenten 1.1 Het reglement sluit weer goed aan bij de huidige werkwijze zoals die in de praktijk wordt toegepast.

Bladnummer 2/3 Raadsvoorstel 29 juli 2021

Op 8 maart 2021 zijn enkele uitgangspunten vastgesteld. Deze zijn nu vastgelegd in een nieuw regelement van orde. Daarin is ook de huidige werkwijze en manier van vergaderen vervat. Daarmee is het reglement van orde weer geactualiseerd en sluit deze goed aan bij de huidige vergaderpraktijk. 1.2 Het reglement biedt ruimte voor verdere doorontwikkeling van de vergadercultuur en optimalisatie van het BOB-model. De Avonden voor de stad hebben een afwisselend programma van verschillende blokken, onderwerpen die al dan niet in dialoog worden besproken of besprekingen met een raadsvoorbereidend karakter. Het daarvoor opgestelde blokkenschema (bijlage 3) biedt het kader waarbinnen bijeenkomsten worden geprogrammeerd en geagendeerd. Echter, bij de verdere doorontwikkeling van de werkwijze en de vergadercultuur kan er aanleiding zijn bij te stellen. Het reglement is daarom zo regelarm mogelijk opgesteld zodat er ruimte is binnen het reglement en de vergaderwerkwijze om verdere stappen te kunnen zetten. 1.3 Het reglement geeft een solide basis aan inzichten opgedaan uit de beproefde experimenten door deze te vervatten in heldere afspraken over de vergaderwijze. Vanaf 1 september 2019 is een periode gestart met ruimte voor het experimenteren van een andere werkwijze.

Afscheid is genomen van de commissievergaderingen door de introductie van de Avonden van de raad met het parallel plannen van bijeenkomsten. Vervolgens is in twee raadsconferenties (te weten 1 februari 2020 en 6 januari 2021) gesproken over de ontstane indrukken en inzichten. Daarbij zijn positieve en ook verbeterpunten genoemd. Met dit reglement en de handreiking worden de belangrijkste regels rondom werkwijze en vergaderorde weer solide vervat. Met het vaststellen ervan is de huidige vergaderwijze gelegitimeerd en de relevante vergaderafspraken goed afgedekt.

Kanttekeningen 1.1 De raad heeft besloten tot het wijzigen van de naam Avond van de raad naar Avond voor de stad maar heeft zichzelf ook opgedragen over een (nog) beter passendere naam na te denken Tijdens de besluitvorming op 8 maart is bij amendement (A100) besloten tot de wijziging van de naamgeving naar Avond voor de Stad. Hoewel hiervoor een meerderheid van de raad was, bleek bij de beraadslagingen dat voor- en tegenstanders vonden dat er nog verder moest worden gezocht naar een passende naam. In dit voorstel en bijbehorende stukken wordt gesproken over de Avond voor de Stad, hetgeen de naam wordt als de raad het reglement van orde en de handreiking ongewijzigd vaststelt.

1.2 Niet overgaan tot een nieuw reglement en vasthouden aan de oude regelingen. Wanneer u hiervoor kiest blijft het huidige reglement van orde en verordening op de raadscommissies van kracht. Deze sluiten op veel onderdelen niet meer aan op uw huidige manier van werken. Dat is een onwenselijke situatie maar niet onoverkomelijk, dat heeft de periode van het experiment van anders agenderen en vergaderen uitgewezen. Echter handelt uw raad daarmee niet in lijn met de gedachte dat de inzichten en verbeterpunten die het experiment opleverden uiteindelijk vastgelegd worden en landen in een nieuw reglement van orde. Financiële aspecten

Bladnummer 3/3 Raadsvoorstel 29 juli 2021

Er zijn geen extra kosten gemoeid met het vaststellen van een nieuw reglement en/of het vastleggen van de vergaderwijze. Communicatie aspecten Bekendmaking en publicatie van het reglement zal te zijner tijd plaatsvinden op de wettelijk voorgeschreven wijze. Tevens wordt deze vermeld op de gemeentepagina. Uitvoering Het Reglement van orde van de gemeenteraad Nieuwegein 2021 vervangt het reglement van orde van de gemeenteraad Nieuwegein van 5 maart 2018, de verordening op de raadscommissies van 5 maart 2018 en het reglement informatieve bijeenkomsten Nieuwegein van 30 mei 2012. Deze drie documenten worden ingetrokken. Het presidium van de gemeente Nieuwegein,

Jan Karens

Martin Monrooij

griffier

voorzitter