2021-348 Bijlage 3 Handreiking vergaderwerkwijze gemeenteraad Nieuwgein.pdf

2021-348 Bijlage

Handreiking vergaderwerkwijze gemeenteraad Nieuwegein 25 juni 2021

1

Handreiking vergaderwerkwijze gemeenteraad Nieuwegein Inleiding Naar aanleiding van de raadsconferentie op 6 januari is besloten om naast een nieuw Reglement van Orde ook een handreiking op te stellen bij het vergaderproces. Het doel daarbij is om de raads- en steunfractieleden en andere deelnemers aan de vergadering meer helderheid te verschaffen over de fases van het besluitvormingsproces (beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming) binnen het blokkenschema waarbinnen de gemeenteraad zijn bijeenkomsten programmeert en agendeert. Met als resultaat dat we zoveel mogelijk hetzelfde beeld hebben over hoe ons vergaderstelsel in elkaar zit en hoe we daar optimaal gebruik van kunnen maken. Waarom heeft de raad gekozen voor het concept Avond voor de Stad? In juli 2019 besloot de raad om het experiment Avond van de Raad aan te gaan. Belangrijke redenen hiervoor waren: • Meer flexibiliteit in het verdelen van onderwerpen over de avond. • Behoefte aan meer dynamiek in de avonden • Grotere rol en betere betrokkenheid van inwoners • Om zo te komen tot effectief betere vergaderingen Na evaluatie aan het begin van 2020 is in via twee raadsconferenties, op 1 februari 2020 en op 6 januari 2021 , toegewerkt naar een definitief besluit voor de Avond van de Raad op 8 maart 2021, die sinds amendement A100 Avond voor de Stad heet.

2

Wat is het BOB-model?

3

Hoe is het BOB-model vertaald naar Nieuwegein? Met het BOB-model als basis hebben we een blokkenschema ontwikkeld waarin de verschillende onderdelen van de Avond van de Stad zijn samengebracht. Dit blokkenschema geeft inzicht in de vormen, wie er initieert, wie er voorbereid, hoe gespreksleiding is geregeld, wat het doel is en met welke kleur we dit op de agenda zetten. Vorm

Wie

Wie bereid voor

initieert Informatief

College

College en organisatie

Gespreks-

Mee-

leiding

sprekers

Poule

Bedoeling

Nee

Het college wil de raad informeren en meenemen.

Nee

De raad wil geïnformeerd worden door het college en

organisatie

Raad/

Raad en griffie samen

presidium

met college en

Presidium

de ambtelijke organisatie en of experts/derden.

ambtelijke organisatie

Inspraakronde

De stad

Griffie en voorzitters

Presidium

Ja

Dit is elke maand het moment voor de stad om onderwerpen aan de orde te stellen die niet op de agenda staan.

Intermezzo

Raad, griffie,

Griffie

N.v.t.

Ja

Korte informatieve momenten, afhankelijk van het

inwoners,

onderwerp en de beschikbare ruimte gelegenheid

college,

voor interactie.

organisatie

4

Dialoog raad met de stad

Dialoog raad met de stad

Dialoog college

Raad/

Raad en griffie, zo

Presidium

presidium

nodig met college en

ophalen zonder directe koppeling met besluitvorming

ambtelijke organisatie

in dezelfde cyclus.

Raad en griffie samen

presidium

met college en

meningen en/of ideeën uit de stad ophalen en

ambtelijke organisatie

daarover in gesprek.

College en organisatie

met de raad

Poule

Ja

De raad wil uit de stad meningen en/of ideeën

Raad/

College

Presidium

Ja

Nee

organisatie

Raad/

Raad en griffie samen

presidium

met college en

Presidium

De raad wil voorafgaand aan besluitvorming

Het college wil met de raad in dialoog zonder directe koppeling met besluitvorming in dezelfde cyclus.

Nee

De raad wil met het college in dialoog zonder directe koppeling met besluitvorming in dezelfde cyclus.

ambtelijke organisatie Regionale ontwikkelingen

Rondvraag

College en

College en organisatie,

raad

samen met griffie en

kan informeren over regionale aangelegenheden en

raad

de raad daar vragen over kan stellen.

Raad

Griffie en voorzitters

Presidium

Presidium

Nee

Nee

Een maandelijks moment waarin het college de raad

Het wekelijkse moment voor de raads- en steunfractieleden om mondelinge vragen te stellen.

Raadsvoorbe-

College,

reidend

Raad/

Griffie en voorzitters

Presidium

Nee

De raads- en steunfractieleden gaan met elkaar in debat over het voorliggende voorstel. Als er vragen

presidium

worden gesteld zijn dat politieke vragen.

5

Beeldvorming – Informatief Wie initieert?

Wie bereid voor?

Gespreksleiding

Meesprekers

College

College en organisatie

Poule organisatie

Nee

Raad/

Raad en griffie samen met college en ambtelijke

Presidium

Nee

presidium

organisatie

Wat is hier de bedoeling? Het college wil de raad informeren en meenemen OF de raad wil geïnformeerd worden door het college en de ambtelijke organisatie en of experts/derden. • • •

Raads- en steunfractieleden stellen feitelijke vragen stellen, ook technische vragen kunnen aan de orde komen! Raads- en steunfractieleden kunnen ervaringen of ideeën verzamelen Luisteren, doorvragen, een onderzoekende en uitnodigende houding bij gespreksleider en deelnemers

Tips Probeer zoveel mogelijk weg te blijven bij politieke stellingnames, debat en vragen aan het college. Stel je oordeel (ook al is het er al (bijna)) nog even uit. Ga na hoe het staat met je informatie. Heb je een compleet beeld? Zo niet organiseer meer beeldvorming: Ga de stad in, bel mensen op, stel vragen (aan ambtenaren) of organiseer met andere raads- en steunfractieleden een informatieve bijeenkomst of een dialoog met de stad. Het college biedt de raad informatieve bijeenkomsten aan. Maar ook raads- en steunfractieleden kunnen via het presidium het initiatief nemen voor een informatieve bijeenkomst. Denk daarbij ook aan informatieve bijeenkomsten met experts om de raad te informeren over een bepaald onderwerp. 6

Beeldvorming – Inspraakronde

Wie initieert

Wie bereid voor

De stad

Griffie en voorzitters

Gespreksleiding

Presidium

Meesprekers

Ja

Wat is hier de bedoeling? • Een open microfoon bieden om iets bij de raad kenbaar te maken. • Raads- en steunfractieleden luisteren uitnodigend • Er is ruimte voor korte doorvragen Tips Wijs inwoners op de inspraakronde, breng ze in contact met de griffie om te komen inspreken. Er zijn een aantal bepalingen wat voor inspraak in aanmerking komt en daar kan de griffie bij helpen. Wil je meer weten over een onderwerp? Bel of mail de insprekers na de inspraakronde om nog meer te weten te komen. De griffie heeft eventueel contactgegevens. In de inspraakronde zelf is weinig tijd voor verdieping.

7

Beeldvorming – Intermezzo

Wie initieert?

Wie bereid voor?

Raad, griffie, inwoners,

Griffie

Gespreksleiding

N.v.t.

Meesprekers

Ja

college, organisatie

Wat is hier de bedoeling? • Laagdrempelige ruimte voor een presentatie of pitch vanuit de stad, de organisatie of vanuit de raad • Uitnodigend luisteren • Waar mogelijk kun je vragen stellen Tips Heb je leuke ideeën voor de invulling van een intermezzo of wil je zelf een keer iets delen met je collega’s? Laat het weten aan de griffie. Het intermezzo is een pauzeprogramma. Liever even een aantal collega’s spreken bij de koffie of nog iets afstemmen over een gezamenlijke motie? Ook dat kan.

8

Beeldvorming – Dialoog met de stad

Wie initieert?

Wie bereid voor?

Raad/

Raad en griffie, zo nodig met college en

presidium

ambtelijke organisatie

Gespreksleiding

Presidium

Meesprekers

Ja

Wat is hier de bedoeling? • Meningen of ideeën horen vanuit de stad over onderwerpen die nog niet ter besluitvorming voorliggen, en daarover de dialoog voeren met deelname van ambtenaren en het college. • Luisteren en doorvragen om scherp te krijgen waar voorstellen nog beter kunnen. • Onderzoekende en uitnodigende houding bij gespreksleider en deelnemers.

Tips Laat politieke stellingname nog even achterwege, zoek het gesprek op om scherpte te krijgen. Laat meesprekers ook op elkaar reageren en elkaar aanvullen zodat de dialoog wordt bevorderd. Heb je behoefte aan een dialoog met de stad over een bepaald onderwerp? Kijk of er ook bij andere fracties animo is en doe een gemotiveerd verzoek aan het presidium.

9

Beeldvorming – Dialoog met de stad

Wie initieert?

Wie bereid voor?

Raad/

Raad en griffie samen met college en

presidium

ambtelijke organisatie

Gespreksleiding

Presidium

Meesprekers

Ja

Wat is hier de bedoeling? • Meningen of ideeën horen vanuit de stad over concrete raadsvoorstellen die ter besluitvorming voorliggen en daarover de dialoog voeren met deelname van ambtenaren en het college. • Luisteren en doorvragen om scherp te krijgen waar voorstellen nog beter kunnen. • Onderzoekende en uitnodigende houding bij gespreksleider en deelnemers. • Scherp krijgen hoe raadsvoorstel en geluiden uit de stad zich tot elkaar verhouden. Tips Laat politieke stellingname nog even achterwege, zoek het gesprek op om scherpte te krijgen. Laat meesprekers ook op elkaar reageren en elkaar aanvullen zodat de dialoog wordt bevorderd. Leg onderdelen uit het voorstel actief voor en stel meesprekers de vraag wat zij daarvan vinden of hoe het nog beter zou kunnen.

10

Beeldvorming – Dialoog met het college

Wie initieert?

Wie bereid voor?

Gespreksleiding

Meesprekers

College

College en organisatie

Poule organisatie

Nee

Raad/

Raad en griffie samen met college en ambtelijke

Presidium

Nee

presidium

organisatie

Wat is hier de bedoeling? • Het college kan bij de raad een richting aftasten of andersom, de raad kan bij het college aftasten. • Raads- en steunfractieleden laten weten wat zij vinden van datgene wat het college voorlegt • Niet alleen het college komt te weten hoe de raad erin zit, het is ook een bijeenkomst om meer beeld te krijgen hoe de andere fracties t.a.v. een vraagstuk of voorstel staan. Tips De dialoog met het college beweegt zich tussen beeldvorming en oordeelsvorming. Neem het stuk of de presentatie goed door waarop het college graag de eerste beelden wil ophalen en stel technische vragen bij voorkeur voorafgaande aan de dialoog zodat er voldoende tijd over blijft om de dialoog te voeren. Je kunt ook zelf om een dialoog met het college vragen, als er een onderwerp of thema is waar je van gedachten over wilt wisselen met het college.

11

Beeldvorming en Oordeelsvorming– Regionale ontwikkelingen

Wie initieert?

Wie bereid voor?

College en raad

College en organisatie, samen met griffie en

Gespreksleiding

Presidium

Meesprekers

Nee

raad

Wat is hier de bedoeling? • Geïnformeerd worden door het college over regiozaken of zelf je vragen daarover stellen. Tips Kijk eens op de U10 website, waar actuele informatie te vinden is.

12

Beeldvorming en Oordeelsvorming– Rondvraag

Wie initieert?

Wie bereid voor?

Gespreksleiding

Raad

Griffie en voorzitters

Presidium

Meesprekers

Nee

Wat is hier de bedoeling? • Door mondelinge politieke vragen aan het college duidelijkheid krijgen over de actuele kwesties die het dagelijks bestuur van de stad aangaan. Tips Deel je vragen voorafgaande aan de rondvraag via de griffie met het college en de raads- en steunfractieleden. Zo kunnen anderen beter inspelen op je vragen (N.B. je bent nooit verplicht om je vragen vooraf te delen, je hoeft alleen het onderwerp aan te geven. Je kunt ook mede namens andere fracties mondelinge vragen stellen. Bedenk wie je vragen zou kunnen steunen voorafgaande. Voorkom lange inleidingen, kom snel tot je politieke vragen. Minder is beter, kies alleen de vragen waarop je het antwoord echt wilt weten. Voorkom ‘mondelinge Art. 42 vragen’.

13

Beeldvorming en Oordeelsvorming– Raadsvoorbereidend

Wie initieert?

Wie bereid voor?

Gespreksleiding

Meesprekers

College, Raad/

Griffie en voorzitters

Presidium

Nee

presidium

Wat is hier de bedoeling? • Inhoudelijke en politieke behandeling van een raads- of initiatiefvoorstel ter voorbereiding op de raadsvergadering • Stel niet alleen vragen maar leg je mening of visie neer en vraag collega’s en het college daarop te reageren • Stel vragen om te horen hoe de andere fracties t.a.v. het voorstel staan. • Probeer steun te verwerven voor de aandachtspunten en zorgpunten om gezamenlijk met moties en amendementen een voorstel nog beter te maken of om te buigen • Aan het einde van de bespreking is duidelijk waarover de behandeling in de raad nog zal gaan (moties en amendementen) Tips Deel alvast een concept motie of amendement om af te tasten wat andere fracties daarvan vinden.

14