2021-146 Bijlage 1 initiatiefvoorstel live streaming.pdf

2020-

Aan De raad van de gemeente Nieuwegein Onderwerp: Live streaming raadszaal

Datum 12-11-2020

Afdeling: VVD

Bijlagen: Concept PvE

Onderwerp Live streamen raads- en commissievergaderingen Gevraagd besluit: Wij stellen u voor: 1. over te gaan tot invoering van het live streamen van raadsvergaderingen vanuit raadszaal, en daartoe een meervoudige onderhandse aanbesteding op te starten voor de benodigde hard/software en installatie daarvan met daarbij de volgende uitgangspunten; a. hergebruik van bestaande DCN posten en deze aan te vullen met CCU besturing of a. Vervanging van de huidge DCN posten b. aanschaf van 3 tot 4 camera’s c. vervanging van het hardware en software matige besturingssysteem 2. vooruitlopend op de installatie van hard/software een contract aan te gaan met een bedrijf webcast voor het streamen/embedden van de beelden uit de raadsvergaderingen 3. Ervaring op te doen met live streaming en eind Q2 te evalueren en o.b.v. de uitkomsten een eventuele mobiele live streaming set aan te schaffen of over te gaan tot installatie van een vaste installatie; 4. Daartoe een krediet beschikbaar te stellen van €65.000,-- (afhankelijk keuze bij a) Of 5. Daartoe een krediet beschikbaar te stellen van €95.000,-- (afhankelijk keuze bij a) 6. De kapitaallasten van €13.100,- mee te nemen in de begroting 2022 7. De structurele lasten van het casten te dekken vanuit de griffie.

Gewenst effect: Het live streamen van raadsvergaderingen dient de transparantie, toegankelijkheid en toetsbaarheid van het openbaar bestuur en het inzicht en toezicht op de besluitvorming wordt versterkt als vergaderingen live gevolgd en teruggekeken kunnen worden.

2020-

Inleiding: In de raadsvergadering van 19 december 2016 is een door Stadspartij Nüwegein ingediende motie met betrekking met de strekking: "draagt de griffie op om een onderzoek te doen naar het live streamen van commissie- en raadsvergaderingen", aangenomen. Het onderzoek is gestart met een ronde langs een aantal gemeenten waar al overgegaan is tot het live streamen van raads- en/of commissievergaderingen. Het onderzoek is besproken in de commissie ABZ. De conclusie uit die commissie dat (in overgrote) meerderheid de commissie in principe voorstander is van het live streamen maar vroeg om een verdere uitwerking te doen van de mogelijke extra functionaliteiten die gewenst waren. Immers ging het oorspronkelijke voorstel alleen uit van het streamen van beelden zonder vernoemen van namen, stem mogelijkheden, etc. De toen geuite wensen ziet u onderstaande overzicht en op volgorde van prioriteit. -

Sprekers komen goed in beeld Automatische weergave van naam en eventueel logo moties en amendementen, eventueel spreektijd kunnen worden getoond. Metadatering van het materiaal, zodat zoeken/vinden eenvoudig is. Geen of weinig lastenverzwaring voor de griffie ‘Meekijkruimte’ Digitaal kunnen stemmen Schermen in de raadszaal waar de vergadering zoals die gestreamd wordt in beeld; Agendapunt wordt in beeld zichtbaar. De audiovisuele installatie ook voor andersoortige bijeenkomsten in de Raadszaal.

Duiding bij de tijdlijn: - Principe van livestreaming was eigenlijk nagenoeg iedereen het wel mee eens. Goed dat de raad transparant is en livestreaming kan daarbij helpen. - Met name de oplopende kosten voor onder meer de verbouwing van de raadszaal of inrichten van een nieuwe raadszaal en de alsmaar oplopende advies kosten hebben het draagvlak voor livestreaming gekanteld. - Onderzoek bracht aan het licht dat de raadszaal veel mankementen kent. Dit werd betrokken bij het invoeren van live streaming. Daarvoor waren steeds nieuwe onderzoeken nodig en daardoor liepen de kosten ook op. - Dit resulteerde in een voorstel opgesteld door Goudadvies met een enorme toename van kosten. Dit voorstel is uiteindelijk verworpen. Nu een stap terug: Met dit voorstel doen we een stap terug doen naar de uitgangspunten van 2018. Het live streamen van raadsvergaderingen met daarbij zoveel als mogelijk extra functionaliteiten voor een redelijke prijs. Om tot dit voorstel te komen zijn er enkele partijen benaderd om een prijsindicatie te vragen op basis van de functionaliteiten zoals in 2018 benoemd in de commissie ABZ. (zie hierboven.) Dit geeft het volgende beeld als men de verschillende adviezen naast elkaar legt.

2020-

Functionaliteiten Sprekers goed in beeld Naam spreker realtime online in beeld Agendapunt realtime online in beeld Documentatie en achtergrondinformatie realtime (online) in beeld Digitale stemresultaten online in beeld Spreektijd registratie Beeldweergave in raadzaal Meekijkfunctie Multifunctionele raadzaal Conform besluit digitale toegankelijkheid Organisatorisch Handmatige spreker koppeling Geautomatiseerde metadatekoppeling Bi-directionele koppeling RIS en webpagina Investering Eenmalige kosten AV Additionele kosten mobiel Jaarlijkse kosten

Decemb er 2016

Basis GA

Basis+ Standaar GA d GA

Standaar d + GA

Decemb er 2020

Deels Nee

Ja Nee

Ja Ja

Ja Ja

Ja Ja

Ja Ja

Nee

Nee

Nee

Ja

Ja

Ja

Deels

Nee

Nee

Ja

Ja

Ja

Ja

Nee

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja, online Nee Nee Nee Ja

Nee

Ja

Ja

Ja

Ja

Nee Nee Nee Nee

Ja Nee Nee Nee

Ja Ja Ja Ja

Ja Ja Ja Ja

Ja Ja Ja Ja

Ja Nee

Nee Ja

Nee Ja

Nee Ja

Nee Ja

Nee Ja

Nee

Nee

Nee

Ja

Ja

Ja

75000

6000 0

10000 175000 0

275000

50000

10000

1000 0

12000 20000

30000

25000 10000

Besparingsmogelijkheden griffie taken

5000??

Knippen hard/software en webcasting: Live streaming is te knippen in twee delen. Enerzijds de hardware/software om beelden te generen en anderzijds om deze beelden te tonen en te integreren in Ibabs/Website. Om live te streamen is tenminste nodig dat er camera’s zijn en de besturing van de camera’s. De beelden die gegenereerd worden kunnen dan direct online gestreamd worden in onder andere Youtube en Facebook. Uit onderzoek blijkt dat de huidige (DCN) posten nog te gebruiken zijn. Door het toevoegen van een nieuw besturingssysteem en een 4-tal camera’s kan dit signaal genereert worden.

2020-

Het tweede deel betreft de intergratie in een platform. Dit platform is nodig om de beelden via onze website te streamen en onder andere om het mogelijk te maken om bijvoorbeeld te doorzoeken, ondertitelen en terug te kijken. Er zijn meerdere oplossingen met in meer of mindere mate een intergratie met ons raadsinformatiesysteem Ibabs. Ter indicatie staan hieronder de prijsindicaties van de benodigde zaken. Noodzakelijke zaken hardware/software: Microfoons/discussiesysteem raadszaal Hergebruik van de huidige DCN posten in de zaal. Er zullen alleen nieuwe CCU (voeding/besturing) geleverd worden met bekabeling en interface licentie (eenmalig) Kosten € 4270,Vervanging DCN posten Gezien het feit dat de posten technisch zijn afgeschreven ligt vervanging voor de hand. Echter is er geen voorziening getroffen. Bij vervanging van 40 posten dient men rekening te houden met. Een investering van €32.000,-- Deze posten hebben dan de mogelijkheid om per NCF aan te melden en hebben een stemfunctie en software matige maintenaince. Kosten € 32.000,-Conference systeem. Dit systeem zorgt voor alle aansturing. Dus camera’s in combinatie met microfoons en platform om ook online deel te nemen aan een vergadering. Voorgesteld wordt een MVI systeem.

Er werken in Nederland ruim 90 gemeentes met dit systeem alleen dan onder een ander naam van Arbor https://www.mvi-audiovisual.com/ Kosten € 15.300,Camera’s en overige apparatuur Een 3 tal camera’s voor de gehele raadszaal in beeld te brengen. Voor het mooie zou 5 beter zijn. We kunnen deze camera’s doormiddel van presets koppelen aan het MVI systeem. Daarnaast zijn er een aantal computers nodig voor de aansturing, een encoder en een Cisco switch. Kosten € 17.750,- tot € 22.750,Arbeid: Daarnaast zit er nog een post arbeid, programmeren en een training voor de Griffie in. Kosten € 14.000,Totale kosten: tussen €50.000,- en €57000,Totale kosten: tussen €82.000,- en €89.000,-

2020-

Met bovenstaande systeem kan invulling gegeven worden aan de volgende punten: -

Beelden genereren voor live streaming Naam van de spreker in beeld. (preset vaste stoelen) (andere handmatig) Agendapunt realtime online in beeld Mogelijkheid van stemmen (Als dit nog werkt op de huidige posten, dat zal getest moeten worden) Meekijkfunctie en meedoe functie. Mogelijkheid van het schakelen van externe sprekers (online) Middels app, ios, android,

Webcasting: Een AV signaal dat uit het discussiesysteem of uit een teamsmeeting komt, kan worden gestreamt via het raadsinformatiesysteem Ibabs. Dit signaal kan dan ook kort na de uitzending worden voorzien van ondertiteling en van een zoekfunctie. Met deze mogelijkheden is het niet meer nodig een woordelijk verslag te maken wat zorgt voor een besparing op de notulist. Zoals hierboven genoemd is het ook moglijk vooruitlopend op de installatie van een nieuw camera- en discussiesysteem een contract af te sluiten met de webcasting partij en deze de online teams vergaderingen te laten casten met de bovengenoemde functionaliteiten. Splitsen raadsvergadering en commissievergadering: De wens is om ook commissies vergaderingen te streamen. In dit voorstel wordt dit opgeknipt en deze keuze pas te maken na evaluatie. Reden daartoe is tweeledig. Enerzijds het ervaring opdoen met live streaming en de mogelijkheden van het systeem. Anderzijds simpelweg de kosten. Er is voor gekozen een somber voorstel neer te leggen die nagenoeg geheel voldoet aan de wensen van de raad zoals in 2018 verwoord. In een eerder voorstel is de suggestie gedaan indien er gekozen wordt om alleen de raadszaal een camerasysteem te plaatsen, het vergaderschema aan te passen. Dit is nog steeds een mogelijkheid maar wordt nu niet voorgesteld.

Indien na de evaluatie blijkt dat er niet gekozen wordt om een 2de systeem te installeren in de commissiekamer, dan kan er alsnog voor gekozen worden het schema aan te passen met als ingangsdatum de nieuwe raadsperiode. In het programma van eisen kan een optionele uitvraag gedaan worden voor een mobiele/flexibele set. Deze set zou dan bestaan uit een 20-tal deelnemersposten, 2 a 3 camera’s en een besturingsunit. Uit onderzoek blijkt dat men rekening moet houden met €35.000,-. Financiële aspecten De kosten van live streaming vanuit raadzaal bedragen op basis van de verschillende prijsindicaties tussen de € 50.000,- en €57.000,- voor de hard/software. Daarnaast zijn we

2020-

een eenmalig investeringsbedrag en structurele abonnementskosten verschuldigd voor noodzakelijke diensten van Company Webcast is. Dit is nodig voor de koppeling tussen iBabs en de beeldopnamen. Eenmalig €3950,- en structureel tussen €5.900,- en €12.000,afhankelijk van de verschillende opties die je afneemt. Kostenoverzicht systeem Eenmalig Besturing huidige vergaderposten

€ 4.270,-

Totale vervanging vergaderposten

€32.000,-

Conference systeem mvi-audiovisueel

€ 15.300,-

Camera’s en overige apparatuur

€ 17.750,- tot €22.750,-

Arbeid

€ 14.000,-

Totale kosten (excl vervanging posten)

€ 50.000 tot €57.000

Totale kosten (incl. vervanging posten)

€ 82.000 tot €87.000

Kostenoverzicht Webcast Jaar 1

Jaar 2

Jaar 3

Jaar 4

0

0

1 HD webcast encoder

€ 3.950,- 0

Selfservice abonnementskosten 30 HD video uitzendingen op jaarbasis € 165,- per extra uitzending.

€ 4.950,- € 4.950,- € 4.950,- € 4.950,-

Koppeling discussiesysteem zodat automatisch € 950,en live de juiste sprekersinformatie getoond kan worden.

€ 950,-

€ 950,-

€ 950,-

Ondertitelingssoftware en edit tool waarmee de automatische ondertiteling na afloop kan € 1.500,- € 1.500,- € 1.500,- € 1.500,worden gepubliceerd en 100% nauwkeuring kan worden gemaakt Automatische ondertiteling na afloop op basis € 2.250,- € 2.250,- € 2.250,- € 2.250,van 90 vergaderuren (Optioneel) Totale kosten

€ 13.600,- € 9.650,- € 9.650,- € 9.650,-

2020-

Afschijving: Nu blijkt het huidige discussiesysteem technisch te zijn afgeschreven maar financieel nog niet. Er rest een een termijn van 5 jaar. Dit heeft te maken met een omissie in het vast stellen van de afschrijvingstermijn. Normaliter wordt er in 5 tot 8 jaar afgeschreven op dergelijke apparatuur. Dit is niet gebeurt en er dus niet voorzien in een voorziening ter vervanging. Besparing: Met het systeem is er een besparing mogelijk op het uitwerken van notulen van de raadsvergaderingen. Momenteel wordt er jaarlijks €12.000,-- betaald aan het maken van notulen. Met het webcast systeem wordt ondertitelt en deze kunnen dienen als notulen. Eventueel met een simpele annottie om grote fouten er uit te halen. Overigens volstaat het wettelijk met het opslaan van de videotulen. De archievering daarvan is meegenomen in de kosten van webcasten. De kosten van het maken van de notulen bedragen jaarlijks ongeveer €12.000,- Deze middelen kunnen worden ingezet om de kosten van de jaarlijks terugkerende kosten van de webcast a €9.950,-. Communicatie aspecten: Zodra de live streaming operationeel is, besteden we hier via de Molenkruier en sociale media aandacht aan. Uitvoering: Vooruitlopend aan de installatie van het discussiesysteem wordt voorgesteld om wel het contract met de webcast partij aan te gaan.

Onze huidige digitale vergaderingen kunnen via dat systeem ook gestreamd worden met de voordelen zoals ondertiteling na afloop, notulen, integratie Ibabs en website. Bij akkoord zal de implementatie ongeveer 4 weken duren. Na besluitvorming zal voor het hardware/software deel een meervoudige onderhandse aanbesteding worden gestart. De looptijd daarvan ligt tussen de 2 weken tot 2 maanden. Installatie duurt na verwachting nog 4 weken. Afhankelijk van beschikbaarheid van de juiste camera’s. Streven is om vanaf maart het operationeel te hebben.