2021-119 Rvs invoering rechtmatigheidsverantwoording Controleprotocol 2021-2025 3 maart 2021.pdf

2021-119

Gemeenteraad

Onderwerp

rechtmatigheidsverantwoording, Controleprotocol 2021-2025

Datum

Raadsvoorstel

3 maart 2021

Afdeling Griffie Portefeuilleh ouder Auditcommissie

Onderwerp Rechtmatigheidsverantwoording, Controleprotocol 2021-2025 Gevraagd besluit 1. Het controleprotocol 2021-2025, geldend voor de duur van de benoemingsperiode van de accountant en een eventuele verlengingsperiode, vast te stellen. 2. De verantwoordingsgrens voor afwijkingen in de rechtmatigheid het eerste verslagjaar 2021 vast te stellen op 2 procent van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves) en het tweede verslagjaar en verder vast te stellen op 1 procent van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). 3. De rapportage over rechtmatigheden in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag op te nemen. Inleiding Vanaf verslagjaar 2021 is de accountant Deloitte niet langer verantwoordelijk voor de toets op de rechtmatigheid. Het college dient vanaf verslagjaar 2021 zelf een rechtmatigheids-verantwoording op te nemen in de jaarrekening. Hiermee wordt expliciet verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor de financiën van de gemeente. In de controleverklaring en in het verslag van bevindingen van de accountant zal geen separaat rechtmatigheidsoordeel meer gegeven worden. Het ziet uitsluitend nog op de getrouwheid van de jaarrekening, waar de rechtmatigheidsverantwoording van het college onderdeel vanuit maakt.

Via een concept notitie rechtmatigheidsverantwoording commissie BBV, een wetsvoorstel over rechtmatigheid en actuele richtlijnen Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) wordt hieraan de komende tijd invulling gegeven.

Bladnummer 2/4 Raadsvoorstel 3 maart 2021

Het college gaat verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. Dit betekent dat, indien er sprake is van rechtmatigheidsfouten boven de verantwoordingsgrens, dit in tegenstelling tot nu, niet leidt tot een niet goedkeurende verklaring van de accountant. In de rechtmatigheidsverantwoording rapporteert het college dus over de geconstateerde afwijkingen (fouten en/onduidelijkheden) met betrekking tot de rechtmatigheid. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en/of posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid (omdat juristen bijvoorbeeld van mening verschillen over een aanbesteding). De grens waarboven afwijkingen in de verantwoording moeten worden opgenomen, wordt door de gemeenteraad bepaald. De commissie BBV heeft hierbij de verantwoordingsgrens bepaald tussen minimaal 0 procent en maximaal 3 procent van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). De rechtmatigheidsverantwoording dient gebaseerd te worden op een duidelijke grondslag c.q. onderbouwing, hetgeen gepaard gaat met het uitvoeren van diverse werkzaamheden. Hoe lager de verantwoordingsgrens, hoe meer werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden om tot een onderbouwing te komen.

Het is dus van belang dat er een gezonde belans gevonden wordt tussen enerzijds het voorzien in de informatiebehoefte van de raad en anderzijds de belasting voor de organisatie. In dit kader is voorgesteld om het eerste verslagjaar 2021 met een ruimere verantwoordingsgrens van 2 procent te starten en het tweede verslagjaar 2022 en verder de huidige verantwoordingsgrens van 1 procent aan te houden. Vooraf heeft hierover meerdere malen afstemming plaatsgevonden met de accountant, organisatie, college en auditcommissie. De accountant heeft een workshop over rechtmatigheidsverantwoording voor de raad verzorgd op 4 februari 2021.

Gewenst effect Met de rechtmatigheidsverantwoording wordt het gesprek tussen raad en college over de naleving van rechtmatig handelen verstevigd.

Argumenten 2.1 We kiezen in het eerste jaar voor 2 %. De auditcommissie acht dat er sprake is van een gezonde balans, indien het eerste verslagjaar 2021 een verantwoordingsgrens van 2 procent van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves) gehanteerd wordt voor het rapporteren van afwijkingen met betrekking tot de rechtmatigheid. Dit doet recht aan de benodigde tijd en opdoen van ervaring waarmee het college

Bladnummer 3/4 Raadsvoorstel 3 maart 2021

zich moet voorbereiden op deze nieuwe taak. Het college kan het jaar 2021 als een pilotjaar te gebruiken en verder gaan met de doorontwikkeling van de rechtmatigheidsverantwoording. 2.2. Vanaf verslagjaar 2022 wordt voorgesteld om een verantwoordingsgrens van 1 procent te hanteren voor het rapporteren van afwijkingen met betrekking tot de rechtmatigheid. Hierbij wordt dan tevens aansluiting gevonden bij de huidige grens zoals deze bij de accountantscontrole wordt gehanteerd en bij de huidige informatiepositie van de raad. 3.1 Op advies van de wetgever is de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening de plek waar het college zich verantwoordt over de rechtmatigheid. Hierbij wordt de huidige rapportagetolerantie aangehouden, waarbij rechtmatigheidsfouten groter dan 100.000 euro worden toegelicht door het college.

Kanttekeningen n.v.t.

Financiële aspecten n.v.t.

Communicatie aspecten N.v.t. Uitvoering Het huidige controleprotocol zal hierop aangepast worden. De controleverordening zal geactualiseerd worden, nadat de wetgever relevante wet- en regelgeving qua rechtmatigheid gewijzigd heeft en een modelverordening vanuit de VNG beschikbaar is.

Bijlagen -Controleprotocol 2021-2025, -Presentatie Deloitte 4 februari 2021

Bladnummer 4/4 Raadsvoorstel 3 maart 2021

Auditcommissie gemeente Nieuwegein

Mariëlle Rölkens

Marco Diekstra

Secretaris

Voorzitter