2021-041 Rvs. Doorontwikkeling werkwijze gemeenteraad Nieuwegein.pdf

2021-041

Gemeenteraad

Onderwerp

Doorontwikkeling werkwijze gemeenteraad Nieuwegein

Datum

26 januari 2021

Raadsvoorstel

Afdeling : griffie Portefeuilleh ouder: presidium Bijlage:

blokkenschema Avond van de raad

Onderwerp Doorontwikkeling werkwijze gemeenteraad Nieuwegein Gevraagd besluit 1.

In te stemmen met de volgende uitgangspunten: a.

Het BOB-model (beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming) de basis te laten zijn voor de werkwijze van de gemeenteraad;

b.

In principe parallel te vergaderen op de Avonden van de Raad, met uitzondering van de behandeling van de kadernota, de bestuursrapportage en de begroting;

c.

Het onderscheid tussen de informatieve bijeenkomsten en dialoogbijeenkomsten te versterken;

d.

Specifieke bijeenkomsten in te richten voor de interactie met inwoners en organisaties (dialoog met de stad);

e.

De agendering van de inspraakronde en rondvraag standaard aan begin en de regionale ontwikkelingen aan het einde van de avonden van de raad te regelen;

f.

De naamgeving van commissieleden, door het afschaffen van de commissies, te vervangen door steunfractieleden;

2.

De werkwijze van de gemeenteraad te vervatten in een nieuw Reglement van orde en die in het tweede kwartaal van 2021 samen met een handreiking bij het vergaderproces aan de raad voor te leggen.

3.

De voorzitter van de raad en de fractievoorzitters te verzoeken om de doorontwikkeling van de werkwijze van de raad samen met raads- en commissieleden verder op te pakken.

Inleiding Onze huidige vergaderwijze strookt niet meer met de regelingen die we daarvoor hebben vastgesteld. Zo dateert het reglement informatieve bijeenkomsten Nieuwegein van 30 mei 2012 en de verordening op de raadscommissies en reglement van orde van de gemeenteraad van 5 maart 2018. Deze zijn niet meer up-to-date en de werkwijze in de praktijk wijkt daarvan soms ver af. Er is noodzaak om na een periode van experimenteren buiten de vergaderafspraken om, de werkwijze van de raad te vervatten in heldere afspraken waarbinnen de vergaderwijze verder doorontwikkeld kan worden.

Bladnummer 2/5 Raadsvoorstel 26 januari 2021

Sinds 1 september 2019 zijn we bij wijze van experiment de informatieve en raadsvoorbereidende vergaderingen anders gaan agenderen en hebben we de Avonden van de Raad geïntroduceerd. De oude commissies ROM, SAM en ABZ zijn vanaf dat moment niet meer bij elkaar gekomen. Na dit experiment is er in januari 2020 een evaluatie uitgevoerd door Jasper Loots ter voorbereiding op een raadsconferentie. De raadsconferentie van 1 februari 2020 stond in het teken van bespreken van de uitkomsten die uit de evaluatie van de nieuwe werken vergaderwijze zijn gekomen. Het presidium heeft die dag de verbetervoorstellen van de raad gehoord en het presidium en de griffier is verzocht deze uit te werken en te komen met een voorstel voor de doorontwikkeling van deze andere manier van vergaderen. In deze conferentie bleek bij peiling dat de overgrote meerderheid van de raad voor het door ontwikkelen binnen het concept Avond van de raad was in plaats van terug gaan naar de commissies. Door Corona hebben de uitgewerkte voorstellen van het presidium even op zich laten wachten. Met dit raadsvoorstel wil het presidium van uw raad een besluit op een aantal uitgangspunten zodat deze in nieuwe verordeningen kunnen worden verwerkt.

De verordeningen zelf zullen vergezeld van een handreiking bij het vergaderproces eveneens aan de raad voor besluitvorming worden voorgelegd, voorzien in het tweede kwartaal van 2021. Gewenst effect De huidige werkwijze en wijze van agenderen professionaliseren, doorontwikkelen actualiseren en vaststellen. Argumenten 1.1 Het BOB-model kan de raad helpen zijn werkwijze verder te professionaliseren en draagt bij aan een herkenbaar vergaderproces voor de inwoners. De Avond van de raad is een mengvorm van informatief en meningsvormend, ofwel om in de taal van het BOB-model te spreken, beeldvorming en oordeelsvorming. Ondanks het feit dat de bijeenkomsten op een levendige wijze door elkaar heen worden geprojecteerd zal het de raad helpen als duidelijker wordt welk karakter een bepaalde bijeenkomst heeft. Welke bijeenkomst technisch van aard is en welke politiek en wat daarbij van de raadsleden wordt verwacht. Een avond met inwoners om hun mening te horen (beeldvorming) heeft een heel ander karakter dan een bijeenkomst ter voorbereiding op de behandeling van een raadsvoorstel (oordeelsvorming). In de eerste bijeenkomst stelt de raad zich luisterend op en stelt (door)vragen. In de tweede bijeenkomst geven raadsleden aan wat er aan het voorstel zou moeten veranderen en gaan ze daarover in debat.

Het BOB-model werkt structurerend voor de bijeenkomsten die er zijn en geeft voorzitters handvatten om te duiden waar we staan in het proces, juist ook voor inwoners. Zie hiervoor ook bijlage 1 waarin de verschillende bijeenkomsten zijn weergegeven. Om het BOB-model goed te vertalen naar de Nieuwegeinse situatie wordt er een handreiking opgesteld bij het vergaderproces. 1.2 Het BOB-model versterkt de beeldvorming en/of informatiefase aan de voorkant van de besluitvorming Met een goede toepassing van het BOB-model wordt de beeldvormende of informatiefase aan de voorkant van een besluitvormingsproces versterkt. Alvorens de raad overgaat tot het oordeelsvormend bespreken van voorstellen in de

Bladnummer 3/5 Raadsvoorstel 26 januari 2021

raadsvoorbereidende ronde, wordt er tijd en ruimte ingebouwd om de goede informatie op tafel te krijgen. Afhankelijk van het onderwerp zal dit per dossier moeten worden ingevuld waarbij informatie vanuit college en organisatie naast informatie van derden (experts, inwoners) meegewogen kan worden in de oordeelsvorming en besluitvorming. Met het nieuwe blokkenschema worden deze mogelijkheden versterkt. 1.3 Het parallel plannen van diverse onderwerpen draagt bij aan de levendigheid van de Avond van de raad op de donderdag Sinds 1 september 2019 is het parallel plannen van bijeenkomsten ingevoerd. In de raadsconferentie van 1 februari 2020 zijn daarbij positieve en negatieve punten genoemd. Er zijn avonden geweest waarop er onderwerpen uit één oude commissie parallel zijn gepland wat over het algemeen niet gewaardeerd wordt. Om die reden hanteert het presidium nu de spelregel dat er in principe niet twee onderwerpen uit hetzelfde domein parallel worden gepland. Daarnaast worden er naast de behandeling van de kadernota, de bestuursrapportage en de begroting geen andere onderwerpen gepland. Om voor met name de kleinere fractie het parallel vergaderen mogelijk te maken kunnen alle fracties maximaal twee commissieleden benoemen die namens de fractie kunnen aansluiten als woordvoerder.

Een parallel programma draagt bij aan ‘reuring’ op een Avond van de raad en meer mensen in de wandelgangen. Met name deze ontmoetingen worden zo gestimuleerd. Bovendien was dit ook één van de belangrijke doelstellingen om met het concept Avond van de raad te experimenteren. Eén avond in de week geeft ook herkenbaarheid in de communicatie naar de inwoners. De Avonden van de raad zijn op de donderdagavond waarbij de woensdagavond de uitwijkmogelijkheid blijft bij behoefte aan extra capaciteit of bij het uitval van de donderdagavond zoals op Hemelvaartsdag. 1.4 De informatieve en dialoog bijeenkomsten zijn anders van karakter en vragen een andere voorbereiding van raadsleden en het college. Het college initieert de meeste dialoog en informatieve bijeenkomsten. De wijze waarop deze bijeenkomsten worden gepland met de kleur geel doet vermoeden dat het om vergelijkbare bijeenkomsten gaat. Bij een informatieve bijeenkomst echter wordt de raad geïnformeerd en is er ruimte om daar vragen over te stellen (Beeldvorming). De vragen dan zijn technisch/inhoudelijk van aard en niet politiek. Bij een dialoog is de afspraak dat het college voor de besluitvorming opinies en ideeën bij de raad ophaalt als input voor een raadsvoorstel of om te toetsen of het college op de goede weg zit. Vanuit dit perspectief is het eveneens een beeldvormende bijeenkomst.

Hier wordt van de raad verwacht dat hij zich uitspreekt. De dialoogsessies zijn én informeel maar er passeren politieke standpunten de revue. Omdat dit een andere bijeenkomst is vraagt deze bijeenkomst ook een andere voorbereiding. Zo is het bij de dialoog van belang dat de raad vooraf inbreng ontvangt om op te kunnen reageren. 1.5 De Avond van de raad is mede ingezet om meer ruimte te hebben voor interactie met en inbreng van inwoners. Eén van de redenen waarom de raad gestart is met het experiment Avond van de raad is om inwoners meer ruimte te geven in het vergaderproces van de raad. Op verschillende manieren is daarmee geëxperimenteerd. Uit de raadsconferentie op 1

Bladnummer 4/5 Raadsvoorstel 26 januari 2021

februari kwam naar voren dat veel raadsleden vinden dat de bijdrage van en ruimte voor inwoners nog mag groeien. Ook zijn er ervaringen met bijeenkomsten waar wel veel ruimte was voor inwoners maar de ruimte voor raadsleden onvoldoende was om hun politieke punt te maken. Om de inbreng van inwoners en organisaties in de Avond van de raad te versterken wordt er een apart blok ingericht voor de dialoog met de stad die kan plaatsvinden over stukken die ter besluitvorming voorliggen of onderwerpen die vanuit de raad worden aangereikt om een dialoog over te voeren (zie bijlage 1). 1.6 Publieksgerichte onderdelen zoals de inspraakronde en de rondvraag komen als eerste aan de orde gelet op de interesse daarvoor vanuit de stad. In het presidium van 21 juli is afgesproken om het blok regionale ontwikkelingen standaard aan het einde van de avond te plannen. Voor de rondvraag en de inspraakronde is afgesproken dat deze standaard van 20.00 tot 20.30 uur aan de orde komen. Voor de rondvraag is dat nu nog niet het gebruik. Het idee hierachter is om insprekers niet te laten wachten tot later op de avond. Bij de rondvraag geldt dat de actualiteit maakt dat het publieksgericht is om deze aan de voorkant van de avond te houden.

De reden om deze blokken strak aan het begin of einde te plannen is dat we af willen van de ‘gatenkaas’ die tijdens de raadsconferentie van 1 februari is geconstateerd en waarbij om een oplossing is gevraagd. 1.7 Met dit raadsvoorstel werken we toe naar een nieuw Reglement van orde waarin op hoofdlijnen de werkwijze van de raad is geregeld. U heeft sinds 1 september 2019 geëxperimenteerd met diverse wijzigingen in de vergaderpraktijk. Daarvoor zijn werkafspraken gemaakt die niet of slechts gedeeltelijk zijn terug te voeren op een vastgesteld reglement of verordening. Met het vaststellen van een nieuw reglement is de huidige vergaderwijze gelegitimeerd en de relevante vergaderafspraken goed afgedekt. Dit raadsvoorstel is een eerste stap in die richting. De reden dat we eerst uitgangspunten aan u voorleggen is om het Reglement toe te kunnen snijden op de werkwijze van uw raad. Ook wordt bij het nieuwe reglement van orde een handreiking geschreven die voorzitters en deelnemers helpt bij het optimaal gebruiken van het vergaderproces. 1.8 Met dit raadsvoorstel wordt niet alleen de werkwijze goed geregeld maar gaat de raad ook aan de slag met het optimaliseren van de werkwijze in de praktijk. In de raadsconferentie van 6 januari is uitdrukkelijk aandacht gevraagd voor de zachte kant van de werkwijze, de cultuur en de mores.

Het presidium en de fractievoorzitters hebben hier over gesproken. Omdat de werkwijze en het geven van invulling daaraan een samenspel is van alle raads-, commissieleden en het college zullen de fractievoorzitters het voortouw nemen om samen met de voorzitter van de raad daarvoor een voorstel te doen. 1.9 Met dit voorstel handelt u in lijn met de eerder gemaakte afspraken. Het experiment van anders agenderen en de parallelle sessies op de avonden van de raad bent u aangegaan voor een bepaalde periode, te weten eerste kwartaal 2020. Het besluit hierover is genomen op 27 mei 2019. Afgesproken is op de raadsconferentie van 1 februari 2020 dat de aldaar geformuleerde verbetervoorstellen in een voorstel uitgewerkt worden en u ter vaststelling voorgelegd. De vertraging als gevolg van Corona ten spijt is deze afspraak onverminderd van kracht.

Bladnummer 5/5 Raadsvoorstel 26 januari 2021

Kanttekeningen 1.1 Parallel vergaderen is niet prettig omdat je als raadslid maar op één plek tegelijk kunt zijn. Ook tijdens de raadsconferentie op 1 februari is deze kanttekening geplaatst. Met de aanscherping van de regels voor het parallel plannen (enkel sociaal/bestuurlijk naast fysiek en geen dubbele onderwerpen) en de mogelijkheid voor fracties om maximaal twee steunfractieleden (commissieleden) te benoemen wordt deze hinder zoveel mogelijk weggenomen. 1.2 Niet overgaan tot een nieuw reglement en vasthouden aan de oude regelingen. Wanneer u hiervoor kiest blijft het huidige reglement van orde en verordening op de raadscommissies van kracht. Deze sluiten op onderdelen niet meer goed aan op uw huidige manier van werken. Zo bestaat er geen onderscheid meer in raadscommissies en worden de onderwerpen naar inhoud verdeeld over de avonden van de raad. De verordening regelt echter nog de systematiek van werken met raadscommissies. Het parallel agenderen, hoe om te gaan met meesprekers, het intermezzo en de inspraakronde zijn allemaal voorbeelden die als zodanig niet geregeld zijn in de verordening. Er gaan geen grote dingen mis, maar in toenemende mate leidt deze manier van werken tot eigen interpretaties, door zowel raadsleden als de griffie, wat niet wenselijk is vanuit de gedachte dat de raad zich focust op de inhoud en niet op de procedure.

De procedure moet zo min mogelijk ter discussie staan. Financiële aspecten Er zijn geen extra kosten gemoeid met het vaststellen van een nieuw reglement en/of het vastleggen van de vergaderwijze. Communicatie aspecten Bekendmaking en publicatie van het reglement zal te zijner tijd vindt plaatsvinden op de wettelijk voorgeschreven wijze. Tevens wordt deze vermeld op de gemeentepagina. Uitvoering Na vaststelling zal in het tweede kwartaal van 2021 een nieuwe reglement van orde aan de raad worden voorgelegd, samen met een handreiking bij het vergaderproces. Dit vervangt het reglement van orde van de gemeenteraad Nieuwegein van 5 maart 2018, de verordening op de raadscommissies van 5 maart 2018 en het reglement informatieve bijeenkomsten Nieuwegein van 30 mei 2012. Het presidium van de gemeente Nieuwegein,

Jan Karens

Martin Monrooij

griffier

voorzitter