1-5 Bijlage 1 Brief GS aan BenW Nieuwegein beoordeling informatiebeheer over 2022-2023

1-5 Bijlage 1

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuwegein Postbus 1 3431 LZ NIEUWEGEIN

ONDERWERP

DATUM DOCUMENTNUMMER REFERENTIENUMMER REFERENTIEDATUM

Beoordeling Interbestuurlijk Toezicht, informatiebeheer over 2022-2023 15-01‑2024 UTSP-1913279266-4491 1076390 06-07-2023

VAN TELEFOONNUMMER E-MAILADRES

DOMEIN/OPGAVE TEAM

Marielle Jansen-ten Berge +31652769749 marielle.ten.berge@provincieutrecht.nl BDO BEI

Geacht college,

U heeft ons in het kader van interbestuurlijk toezicht (IBT) informatie toegezonden over de uitvoering van de Archiefwet. Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als ‘voldoet’, ‘voldoet deels’ of ‘voldoet niet’. Het oordeel voor uw organisatie over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2022 luidt ‘voldoet’. Dit betekent dat de gemeente grotendeels voldoet aan de vereisten van de Archiefwet. In onze vorige toetsingsronde kwamen wij ook tot dit oordeel. Naast toetsing van de aangeleverde toezichtinformatie heeft onze toezichthouder op 11 november jl. een gesprek gevoerd met uw afdelingshoofd Support, uw adviseur Informatiebeheer en uw gemeentearchivaris. Wij zien dat de positieve lijn uit onze vorige beoordelingsronde is doorgezet, met de kanttekening dat een aantal verbeterpunten niet is afgerond volgens planning in 2022. In het gesprek is duidelijk geworden dat dit door de reorganisatie en door een uitgelopen migratietraject komt. De organisatie heeft in 2023 wel meer verbeteringen in het (digitale) informatiebeheer doorgevoerd. Als de voorgenomen acties komende periode uitgevoerd worden kan het positieve oordeel gehandhaafd blijven. Hieronder lichten wij verder toe wat onze bevindingen zijn en welke acties wij nog van u verwachten.

Toetsingscriteria Bij de beoordeling van uw informatie- en archiefbeheer toetsen wij, net als voorgaande jaren, of u voldoet aan de eisen die de Archiefwet- en regelgeving voorschrijven. In ons ‘Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht’ staan de risicogebieden waar wij specifiek naar kijken. Dit zijn: de omslag naar digitaal werken; het duurzaam beheren van analoge en digitale informatie; en de informatiehuishouding bij reorganisaties, herindelingen en samenwerkingsverbanden. Bij het uitvoeren van ons toezicht hanteren wij de interventieladder, die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG is afgesproken. Deze interventieladder is te vinden op onze website: IBT interventieladder.

1 van 3

Bevindingen en beoordeling De positieve beoordeling heeft te maken met het feit dat wij zien dat afgelopen jaren de voorgenomen plannen zijn opgepakt en grotendeels zijn uitgevoerd. Er zijn meerdere migraties afgerond. Het register aanbevelingen informatiebeheer is vastgesteld en er wordt projectmatig gewerkt aan de aanbevelingen van uw archivaris en van ons. Er is een thema-inspectie gedaan door het HUA bij de afdeling Geynwijs en de aanbevelingen uit deze themainspectie worden opgepakt. Maar zoals ook aangegeven door uw archivaris is nog wel een aantal verbeterpunten te noemen. Met een (*) wordt aangegeven als het verbeterpunt ook in een eerdere brief is gedaan.

Omslag naar digitaal werken Sinds 1 januari 2020 is papieren informatie niet langer leidend binnen uw organisatie en is er een nieuwe geheel digitale werkpraktijk ontstaan. U heeft echter nog een deel hybride archief dat toegankelijk gemaakt moet worden t.b.v. overbrenging op termijn naar HUA. Deze aanbeveling staat nog open van eerdere jaren en we dringen erop aan dat u komende periode met dit verbeterpunt aan de slag gaat.

Verbeterpunt: 1.

(*) Zorg voor een plan van aanpak om de hybride archieven uit de periode 2011-2019 te bewerken en voer dit plan ook uit.

Kwaliteitssysteem U bent bezig om de verantwoordelijkheden voor het informatiebeheer te beleggen bij de afdelingen, er is aandacht van het management hiervoor. Maar wij sluiten aan bij de constatering van uw archivaris dat het kwaliteitssysteem nog niet voldoende wordt uitgevoerd in de organisatie. Er zijn geen nieuwe leidraden toegevoegd sinds 2020 (behalve het vernietigingsprotocol).

Verbeterpunt: 2.

Stel een plan van aanpak op voor de verdere uitvoering en borging van het kwaliteitssysteem in de organisatie en voer dit uit. Zoals aangegeven door uw archivaris is er aandacht nodig voor de leidraden en het instellen van de interne monitoring op het kwaliteitssysteem.

Duurzaam beheren van informatie Sinds onze vorige beoordeling bent u gestart met een pilot om informatie van de netwerkschijven over te zetten zodat deze duurzaam toegankelijk is. U heeft een protocol opgesteld voor de analoge en digitale vernietiging. U bent verder gegaan met het inlopen van de achterstanden in het vernietigen van informatie. Voor het sociaal domein bent u met de vernietiging bij tot 2021 (digitaal) en 2019 (analoog) en voor de overige archieven heeft u de achterstanden deels ingelopen (tot 2016).

Verbeterpunten: 3.

Ga verder met het duurzaam toegankelijk maken van alle informatie binnen de organisatie en zorg zo dat het overzicht van informatie binnen uw organisatie actueel blijft.

4.

* Ga verder met het vernietigen van analoge en digitale archieven volgens het vastgestelde protocol.

2 van 3

Tot slot

Hiermee is voor ons deze toetsingsronde afgerond. In 2024 beoordelen wij de uitvoering van de Archiefwet opnieuw. De volledige toezichtinformatie over de periode 2023 ontvangen wij graag zo snel mogelijk, maar uiterlijk 15 april 2024 van u, zodat u onze beoordeling mee kunt nemen in uw jaarrekeningstukken van 2024. Wij verzoeken u om in deze informatie ook aan te geven welke acties u heeft ondernomen naar aanleiding van de hierboven genoemde aandachtspunten.

Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven.

Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad.

Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de IBT-kaart. Voor deze kaart en meer informatie over de IBTwerkwijze kunt u terecht op www.provincie-utrecht.nl/interbestuurlijktoezicht.. Deze brief wordt via de IBT-kaart ook toegankelijk.

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen,

H.J.J.M. Bakker Gedeputeerde Klimaat & Circulaire samenleving, Water & Bodem, Financiën, Grondzaken, Organisatie en Participatie

cc. gemeentearchivaris Nieuwegein

3 van 3