1-4 De brief van de provincie Utrecht d.d. 13-05-24 over beoordeling Interbestuurlijk Toezicht, informatiebeheer over 2023

1-4

Gemeente Nieuwegein t.a.v. college van burgemeester en wethouders Postbus 1 3431 LZ NIEUWEGEIN Onderwerp Datum Documentnummer Referentiedatum Telefoonnummer E-mailadres Domein/opgave Team

Beoordeling Interbestuurlijk Toezicht, informatiebeheer over 2023 13‑05‑2024 UTSP-1913279266-5091 12‑04‑2024 +31652769749 marielle.ten.berge@provincie-utrecht.nl Strategie en Bestuur BEI

Geacht college, U heeft ons in het kader van interbestuurlijk toezicht (IBT) informatie toegezonden over de uitvoering van de Archiefwet. Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als ‘voldoet’, ‘voldoet deels’ of ‘voldoet niet’. Het oordeel voor uw organisatie over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2023 luidt ‘voldoet’. Dit betekent dat de gemeente grotendeels voldoet aan de vereisten van de Archiefwet. In onze vorige toetsingsronde kwamen wij ook tot dit oordeel. Naast toetsing van de aangeleverde toezichtinformatie heeft onze toezichthouder op 2 mei jl. een gesprek gevoerd met uw afdelingshoofd Support, uw adviseur informatiebeheer en de archiefinspecteur van Het Utrechts Archief (HUA). Wij zien dat de positieve lijn uit de vorige beoordelingsronde is doorgezet met de kanttekening dat niet alle plannen zijn gerealiseerd. Zoals u aangegeven heeft, komt dit grotendeels door de reorganisatie en de beperkte bezetting. Hieronder lichten wij verder toe wat onze bevindingen zijn en welke acties wij nog van u verwachten. Toetsingscriteria Bij de beoordeling van uw informatie- en archiefbeheer toetsen wij, net als voorgaande jaren, of u voldoet aan de eisen die de Archiefwet- en regelgeving voorschrijven. In ons ‘Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht’ staan de risicogebieden waar wij specifiek naar kijken.

Dit zijn: de omslag naar digitaal werken; het duurzaam beheren van analoge en digitale informatie; en de informatiehuishouding bij reorganisaties, herindelingen en samenwerkingsverbanden. Bij het uitvoeren van ons toezicht hanteren wij de interventieladder, die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG is afgesproken. Deze interventieladder is te vinden op onze website: IBT interventieladder. Bevindingen en beoordeling Afgelopen periode bent u aan de slag gegaan met de leidraden die onderdeel uitmaken van het kwaliteitssysteem. De kwaliteitscontroles zijn goed vastgelegd en worden uitgevoerd. Komende periode gaat team I-advies met de verdere uitvoering en borging van het kwaliteitssysteem binnen de organisatie. Positief is dat het register aanbevelingen informatiebeheer is aangevuld met de aanbevelingen uit de afgeronde thema-inspectie die door het HUA vorig jaar is gedaan bij de afdeling Geynwijs. Door het actief beheren van uw

1 van 3

register aanbevelingen informatiebeheer, uw leidraden en het kwaliteitssysteem enerzijds en het inhuren van een extern bureau anderzijds zien we dat er gewerkt wordt aan de aanbevelingen van uw archivaris en van ons. U bent gestart met de impactanalyse voor aansluiting bij de e-depotvoorziening van het HUA. Deze analyse wordt in 2024 afgerond en zal inzicht geven in de benodigde acties en kosten om uw digitale archief mettertijd over te brengen naar de e-depotvoorziening. Zorgpunt was de achterstand in het bewerken van het hybride archief en het vernietigen van digitale informatie. Wij vinden het positief dat u heeft geïnvesteerd in een projectmatige aanpak van de achterstanden in het informatiebeheer en het verandertraject van centraal naar decentraal bij het team Informatiebeheer. Het bureau dat u hiervoor ingehuurd heeft is begin 2024 gestart met deze werkzaamheden. In 2024 zijn er al verbeteringen in het (digitale) informatiebeheer doorgevoerd samen met het ingehuurde bureau. Zoals ook aangegeven door uw archivaris zijn wel nog verbeterpunten te noemen. Met een (*) wordt aangegeven als het verbeterpunt ook in een eerdere brief is opgenomen. Omslag naar digitaal werken Sinds 1 januari 2020 is papieren informatie niet langer leidend binnen uw organisatie en is er een nieuwe geheel digitale werkpraktijk ontstaan.

U heeft een plan van aanpak gemaakt voor het deel hybride archief dat toegankelijk gemaakt moet worden en laat dit uitvoeren door een extern bureau. Verbeterpunt: 1. Voer de werkzaamheden om de hybride archieven uit de periode 2011-2019 te bewerken uit. Evalueer de werkzaamheden met het Utrechts Archief ten behoeve van de overbrenging. Duurzaam beheren van informatie Afgelopen periode bent u verder gegaan met het inlopen van de achterstanden in het vernietigen van informatie. Maar door andere prioriteiten en door uitval van medewerkers is dit niet volgens planning verlopen. De komende periode wordt dit met prioriteit opgepakt, mede door het externe bureau. Voor het sociaal domein zijn in 2023 de (digitale) cliëntendossiers, die voor vernietiging in 2022 en 2023 in aanmerking kwamen, vernietigd en voor de overige archieven heeft u de achterstanden deels ingelopen (tot 2016). Verbeterpunt: 2. (*) Ga verder met het vernietigen van analoge en digitale archieven volgens het vastgestelde protocol, zodat alle achterstanden worden weggewerkt. Informatiehuishouding bij reorganisaties, herindeling en samenwerkingsvormen Naast dat u taken uitvoert voor andere gemeenten, besteedt uw gemeente zelf ook taken uit.

Praktische beheer afspraken voor het informatiebeheer (zoals hoe worden digitale dossiers opgebouwd en overgedragen als de samenwerking verandert of ophoudt, afspraken over tijdige vernietiging) moeten met de gemeenschappelijke regelingen gemaakt worden. Vaak is er wel een archiefparagraaf opgenomen, die echter nog geen concrete praktische beheerafspraken bevat. Verbeterpunt: 3. Maak met alle gemeenschappelijke regelingen (maar in ieder geval dit jaar met de RUD, gezien de aankomende fusie met de ODRU) praktische beheerafspraken voor het informatie- en archiefbeheer (o.a. voor selectie en vernietiging van digitale informatie). Tot slot Hiermee is voor ons deze toetsingsronde afgerond. In 2025 beoordelen wij de uitvoering van de Archiefwet opnieuw. De volledige toezichtinformatie over de periode 2024 ontvangen wij graag zo snel mogelijk in 2025 van u, maar uiterlijk 15 april 2025. Wij verzoeken u om in deze informatie ook aan te geven welke acties u heeft ondernomen naar aanleiding van de hierboven genoemde aandachtspunten.

2 van 3

Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad. Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de IBT-kaart. Voor deze kaart en meer informatie over de IBTwerkwijze kunt u terecht op www.provincie-utrecht.nl/interbestuurlijktoezicht. Deze brief wordt via de IBTkaart ook toegankelijk. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen,

H.J.J.M. Bakker Gedeputeerde Klimaat & Circulaire samenleving, Water & Bodem, Financiën, Grondzaken, Organisatie en Participatie

cc: gemeentearchivaris Nieuwegein

3 van 3