1-4 Bijlage Jaarverslag Stichting Fort Vreeswijk 2022.pdf

1-4 Bijlage

JAARVERSLAG 2022 Mei 2023

Zíj zorgen voor een bruisend en goed gebruikt Fort Vreeswijk (en de 64 vrijwilligers die niet op deze foto staan)

Jaarverslag 2022 Fort Vreeswijk Dorpshuis

mb

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Algemeen Dorpshuis Fort Vreeswijk De mensen; vrijwilligers en deelnemers De activiteiten De organisatie De partners De middelen

Inleiding In dit verslag legt het bestuur van de Stichting Fort Vreeswijk verantwoording af over het boekjaar 2022. In de jaarrekening wordt dit op financieel gebied gedaan. In dit jaarverslag geven wij allereerst een kort overzicht van de doelstellingen van de stichting. Dan volgt een overzicht van de activiteiten die gerealiseerd zijn en vervolgens worden meer algemene zaken betreffende de organisatie toegelicht. 2022 startte met een staartje van de corona-maatregelen. Maatregelen die er flink in gehakt hebben. Sociaal en emotioneel maar ook in materiële zin. De gemeente heeft de gederfde huurinkomsten grotendeels gecompenseerd. Tot grote vreugde van deelnemers en vrijwilligers konden de meeste activiteiten weer aangeboden worden vanaf 31 januari. 1. Algemeen Dorpshuis Fort Vreeswijk De Stichting Fort Vreeswijk ondersteunt het bewonersinitiatief om Fort Vreeswijk op de kaart te houden en het Dorpshuis Fort Vreeswijk als multifunctionele voorziening verantwoord te exploiteren. De bewoners zetten zich in om de maatschappelijke betekenis, waaronder begrepen de zorg- en welzijnsfunctie, van Fort Vreeswijk voor nu en de toekomst te behouden en te versterken. Een tweede doelstelling is de cultuurhistorische betekenis van Fort Vreeswijk onder de aandacht te brengen en bij te dragen aan de waardevermeerdering van het Fort Vreeswijk als maatschappelijk vastgoed.

Wijkbewoners van Vreeswijk voeren vanaf 1 januari 2014 het dagelijks beheer over Dorpshuis Fort Vreeswijk. Zij zorgen dat er een centraal ontmoetingspunt in de wijk is met een gevarieerd aanbod van activiteiten voor wijkbewoners. Vanuit deze basis worden (wijk-)initiatieven ontwikkeld. De vrijwilligers werken samen met de (zorg-)professionals die gebruikmaken van Fort Vreeswijk om hun activiteiten en diensten aan te bieden. De hele week zijn er activiteiten in het dorpshuis waarbij iedereen welkom is. Het Dorpshuis Fort Vreeswijk is er ook voor mensen die zelf iets organiseren en daar een geschikte locatie bij zoeken. De verschillende ruimtes op ‘t Fort worden verhuurd voor activiteiten en bijeenkomsten. Fort Vreeswijk ligt in de Nieuwegeinse wijk Vreeswijk en is een onderdeel van de Nieuwe Hollandse Waterlinie. Het Dorpshuis Fort Vreeswijk is gevestigd in het hoofdgebouw. ’t Laantje: De laatste jaren werd ’t Laantje formeel bestuurd door UVV en gesubsidieerd door Movactor®. Bij het ophouden te bestaan van UVV hebben de gebruikers gevraagd of zij ondergebracht konden worden bij de Stichting Fort Vreeswijk. Dit verzoek is gehonoreerd en kreeg in 2021 zijn beslag. In de praktijk betekent dit dat ’t Laantje doorgaat zoals men gewend was, de Stichting de formele verantwoordelijkheid draagt en het Dorpshuis ook gebruik kan maken van ’t Laantje.

2

2. De mensen; vrijwilligers en deelnemers Het dorpshuis vormt het centrale deel in de wijk dat een basis is voor uitbouw en onderhoud van de sociale gemeenschap in de wijk (en daarbuiten). Iedereen moet het dorpshuis als een fijne, veilige plek kunnen ervaren. Bezoekers In 2022 is het aantal deelnemers aan de door het Dorpshuis (= vrijwilligers) aangeboden activiteiten t.o.v. de voorgaande jaren flink gestegen. In totaal telden we 13.862 deelnemers. Het aantal bezoekers dat via huurders gebruikmaakte van de ruimten is daarentegen gedaald. In onderstaande tabel een uitsplitsing naar deelnemers/bezoekers eigen activiteiten en deelnemers/bezoekers via verhuur. Niet inbegrepen zijn bezoekers aan huisarts.. Deze laatste groep maakt wel een substantieel deel uit van de gebruikers van het Fort.

Vrijwilligers Vrijwilligers nemen de verantwoordelijkheid voor hun aandeel in de organisatie uitermate serieus. Het is een wisselwerking tussen verantwoordelijkheid geven en verantwoordelijkheid nemen. Iedere activiteitengroep draait autonoom, binnen de beperkte kaders die de organisatie geeft. Dat betekent dat zij zelf verantwoordelijk zijn voor de bezetting, het nakomen van de financiële afspraken, het programma en de omgang met hun deelnemers. Overkoepelend wordt ondersteuning geboden bij pr en werving van nieuwe vrijwilligers. Het Dorpshuis heeft sinds haar bestaan een Vertrouwenspersoon voor de vrijwilligers. Omdat deze als bewoner van Vreeswijk dichtbij de mensen staat zijn we in 2022 de mogelijkheden onderzocht voor het instellen van een vertrouwenspersoon voor alle vrijwilligersorganisaties in Nieuwegein. Dit heeft nog niet tot een resultaat geleid.

3

In 2022 is het aantal vrijwilligers iets gedaald als gevolg van de coronaperiode, maar ligt stabiel rond de 100. Iedere vrijwilliger bepaalt zelf zijn of haar aandachtsgebied en de tijdsbesteding. De vrijwilligerscoördinator bespreekt met nieuwe vrijwilligers wat zij willen en in welke functie zij het beste tot hun recht komen. De taken die vrijwilligers tot hun verantwoording nemen zijn zeer divers, onder meer: planning, dagelijks beheer, technisch onderhoud, kinderactiviteiten, schilderwerkzaamheden, aanbieden workshop, maaltijden bereiden, bestuur, bardiensten. Een punt van aandacht blijft, met het oog op de continuïteit, het aantrekken van vrijwilligers onder de 60 jaar. Deelnemers kunnen vrijwilliger worden en vrijwilligers zijn soms ook weer deelnemer aan een activiteit. In 2022 zijn vrijwilligers middels de vrijwilligersnieuwsbrief Go For’t maandelijks geïnformeerd. De jaarlijkse algemene, inhoudelijke vrijwilligersbijeenkomst met bestuur is komen te vervallen. Wel konden we het seizoen weer feestelijk afsluiten. Als dank voor hun tomeloze inzet werden de vrijwilligers getrakteerd op een uitgebreide Indische rijsttafel. Onze jonge vrijwilligster Noortje kreeg het eervolle jongerenlintje voor haar inzet tijdens de coronaepidemie. Zij was één van de buurtbewoners die bewoners een maaltijd bezorgde in het kader van de GoedeBuur.

2. Activiteiten 2022 Het seizoen loopt voor het Dorpshuis van september tot en met augustus. In dit verslag geven wij een beeld van de activiteiten over het kalenderjaar 2022. Naast wekelijks terugkerende activiteiten worden er incidentele activiteiten georganiseerd. Zie hiervoor de afbeelding van het weekprogramma vaste activiteiten.

4

Kinderen tussen 4 en 10 jaar genieten iedere maand van een gevarieerd programma. Favoriete bezigheid is knutselen: zoals een bijenhotel maken, cupcakes versieren, lampionnen en kerstversiering maken.

Voorjaarsdiner voor 50+, Rotary-evenement voor gezinnen met een kind met een beperking, bloemschikken, feestelijke maaltijd voor chauffeurs van de Vrijwilligersbus Vreeswijk-Cityplaza en NL-DOET met draaiorgel en door de Rotary gebakken wafels de wijk in.

Met de inzet van 40 vrijwilligers organiseerden de Museumwerf en het Dorpshuis een feestelijke middag voor de mensen uit Oekraïne die tijdelijk in Nieuwegein wonen. Er werd hun een middag gegund om even ‘de zinnen te verzetten’. Hun dankwoord leidde tot veel ontroering bij de vrijwilligers.

5

NIEUW Inloopmiddag met creatief en spel, Ukelelies, Happy Hour, afhaalloket voor Odin groente-en fruitpakketten + overige bestellingen en yoga.

Feest voor prinsessen, prinsen en ridders.

6

Historisch Fort Vreeswijk herstel buitenruimte, gebouwen en brug

loop van 2022 zijn nieuwe schetsen gemaakt van de buitenruimte. Deze schetsen zijn ook toegelicht in de Commissie Omgevingskwaliteit Nieuwegein (de combineerde monumentencommissie en welstandscommissie).

Het uitgangspunt voor het Masterplan Fort

Vreeswijk is de situatie van 1850 De commissie heeft op hoofdlijnen positief gereageerd, een aantal aanbevelingen gedaan voor de aanpak en tevens geoordeeld dat de gemeente zelf duidelijk meer regie moet nemen. Bij de renovatie van loods F, de loods van scouting, zal rekening gehouden worden met de wensen van de hengelsportvereniging. Daardoor vervalt de noodzaak om een nieuwe loods te bouwen.

7

4. Organisatie Dorpshuis Fort Vreeswijk Organisatie Het Dorpshuis kent een platte organisatiestructuur die al werkende vorm gekregen heeft en zich voortdurend ontwikkeld. Taken zijn geclusterd en daar omheen zijn werkgroepen gevormd. Beheerteam: Het beheerteam vormt de spil van het Dorpshuis. Het team van 12 personen zorgt voor het operationele beheer van het Dorpshuis; zoals: opening en sluiting, contactpersoon voor de activiteitengroepen, planning voor de verhuur, toezicht op onderhoud van het gebouw en veiligheid van de bezoekers, is 1ste aanspreekpunt voor bezoekers. Iedere beheerder heeft één of meerdere vaste dagdelen dienst en is daarnaast verantwoordelijk voor een extra taak, zoals financieel beheer, inkoop en coördinatieklussen. Weekenden worden per toerbeurt verdeeld. Het beheerteam wordt ondersteund door de planner en de barcoördinator. Het Bestuur bestaat uit 5 bewoners en is formeel eindverantwoordelijk voor de exploitatie van het dorpshuis. Het bestuur faciliteert de bewonersorganisatie waar gevraagd. De besluitvorming over het operationele beheer ligt a priori bij de uitvoerende vrijwilligers. De meeste werkgroepen en activiteitengroepen werken binnen de algemene doelstelling autonoom. Deze manier van werken verhoogt ieders gevoel van eigenaarschap en daarmee ieders gevoel van verantwoordelijkheid.

KomFort: 5 personen: programmering welzijnsactiviteiten die in eigen beheer van het dorpshuis aangeboden worden. GoedeBuur is een initiatief dat bedacht en georganiseerd wordt vanuit de werkgroep KomFort. Historisch Fort: 5 personen: ontwikkelen projectplan Buitenruimte Fort Vreeswijk Activiteitengroepen: alle eigen wijkactiviteiten kennen een eigen vrijwilligersgroep. Zij programmeren, verdelen de taken onderling, voeren de activiteit uit, leveren materiaal aan voor PR en beheren de financiën van hun activiteit. Barteam: 15 personen verzorgen, per toerbeurt, de consumpties en zijn gastheer/-vrouw tijdens verhuur of grotere activiteiten. Klussenteam: Voeren, in afstemming met gemeente, reparaties uit en brengen verbeteringen aan. Vrijwilligerscoördinatie: intake nieuwe vrijwilligers, vrijwilligersbeleid PR-coördinator: coördinerende en overkoepelende pr-activiteiten Coördinatie: overkoepelende coördinatie, externe contacten, adviseren en ondersteunen vrijwilligersgroepen Financiën: 4 mensen dragen in diverse rollen zorg voor het financiële beheer. Organisatieontwikkeling Het Bestuur is samen met alle vrijwilligers continu op zoek naar verbetermogelijkheden. Gezien de grootte van het gehele project en de er bij horende (financiële) belangen is de coördinatiefunctie een functie die de vrijwilligersinzet overstijgt.

Op basis van die omvang en de bijbehorende functie-eisen is in 2018 het gesprek gestart over de wenselijkheid om met een professionele coördinator te gaan werken. In 2019 is besloten om een dagelijks bestuur in te richten. De leden die het dagelijks bestuur (= DB) vormen, functioneren tussen het niveau van het bestuur en dat van de vrijwilligers en gebruikers van het dorpshuis Fort Vreeswijk. Eén van hen maakt deel uit van het bestuur van de Stichting Fort Vreeswijk (= SFV). Beiden functioneren eveneens in het dagelijks beheer van het dorpshuis. PR Het dorpshuis besteedt veel tijd aan het bekendmaken van het dorpshuis met haar activiteiten en missie. Er wordt goed gebruik gemaakt van de gezamenlijke wijkkrant De Beugelaer, Facebookpagina, de Molenkruier/Kontakt, flyers, posters en de mogelijkheden van verschillende lichtkranten. In 2022 is de website FortVreeswijk vernieuwd.

8

5. Partners Alle mogelijkheden om samen te werken met andere organisaties worden benut. De vrijwilligers hebben een open oog en oor voor samenwerkingsmogelijkheden op allerlei gebied. • • • • • •

• •

De Stichting Dorpshuis Fort Vreeswijk is lid van de Stichting Liniebreed Ondernemen (Nieuwe Hollandse Waterlinie), van het Landelijk Steunpunt Actieve bewoners (LSA) en van de Stichting Omzien Naar Elkaar. Dorpshuis Fort Vreeswijk was een van de vijf pilotprojecten van het Ministerie van Binnenlandse Zaken voor het ontwikkelen van specifieke modellen in de relatie tussen burgerinitiatieven en (lokale) overheden. Het Dorpshuis ontvangt jaarlijks een financiële bijdrage van het Veerhuis t.b.v. het organiseren van culturele activiteiten. Het Wijkplatform Vreeswijk (WPV) is nauw betrokken bij het Dorpshuis; het Dorpshuis is vertegenwoordigd in het WPV en een lid van het WPV zit in het bestuur van de Stichting Dorpshuis Fort Vreeswijk. Vanuit de werkgroep Vitaal Vreeswijk wordt deelgenomen aan het Lokaal Sportakkoord en het lokale preventieakkoord Samen Gezond. Met de Gemeente Nieuwegein is in 2022 regelmatig contact geweest om allerlei formele zaken overgedragen te krijgen. Bovendien lopen er nog gesprekken over het invoeren van een Bijzonder Statuut waarbij voor de gemeente een rol als sociaal aandeelhouder wenselijk is om daarmee de publiekrechtelijke randvoorwaarden waarmee de uitvoering van publieke taken zijn omkleed te waarborgen. Met de Museumwerf is in de zomer een aantal gezamenlijke activiteiten georganiseerd.

Gezamenlijk warm welkom voor Oekraïners die sinds kort in Nieuwegein wonen en vaartocht voor andere bewoners. Per gelegenheid werkt het dorpshuis samen met Nieuwegeinse organisaties om activiteiten uit te voeren; dit zijn onder meer:, Kind&Co, Santé Partners, Repair Café, bibliotheek De Tweede Verdieping, IVN, ROC Midden Nederland, Rotary, Museumwerf Vreeswijk, Willem Alexanderschool, Gluren bij de Buren, Oranjefonds en Samen-voor-Nieuwegein. Het Dorpshuis is er in 2022 weer in geslaagd om mooie matches in de wacht te slepen op de beursvloer. Het Dorpshuis gaat 5 á 6 keer per jaar in op verzoeken van MAS-in-de-klas voor stageplekken.

6. De middelen: verhuur en andere inkomsten Het dorpshuis kent vaste huurders uit de zorgsector en incidentele huurders die voor een eenmalige activiteit een ruimte nodig hebben. Met name de losse verhuur vergt veel inzet van het beheerteam: het maken van goede afspraken, de schoonmaak, klaarzetten van benodigdheden, de zorg voor voldoende barbezetting en de aanwezigheid van een beheerder. Het beheerteam draagt de zorg voor het kunnen verhuren van de verschillende ruimtes. De planner maakt afspraken met huurders. De verhuur van ruimtes is de belangrijkste inkomstenpost die nodig is voor de afdracht van de jaarlijkse huur aan de gemeente Nieuwegein. Een andere belangrijke bron van inkomsten zijn de door de vrijwilligers georganiseerde activiteiten. Elke activiteitengroep streeft naar het leveren van een financiële bijdrage voor de organisatie van het geheel. Per 2017 is de Stichting Dorpshuis Fort Vreeswijk verantwoordelijk voor de exploitatie van het dorpshuis. De Stichting betaalt jaarlijks volgens de huurovereenkomst die de Stichting heeft met de gemeente een vaste, jaarlijks geïndiceerde huur. Als de Stichting niet kan voldoen aan de betaling van het gehele huurbedrag en daarvoor goede argumenten kan aangeven (zoals bijvoorbeeld Corona), kan de Stichting met een lager huurbedrag volstaan. Dit is ook in de huurovereenkomst vastgelegd.

Daarnaast rekent het dorpshuis met een bedrag van jaarlijks € 65.000,= aan servicekosten; waaronder nutsvoorzieningen, schoonmaak en vergunningen. De impact van Corona op de financiële positie van het Dorpshuis is redelijk beperkt gebleven. De netto-omzet was rond euro 11.000 lager dan begroot. Omdat een meerjarig contract was afgesloten voor gas en electra zijn deze kosten niet gestegen en ook de overige uitgaven zijn keurig binnen de begroting gebleven. Het saldo van de rekening van baten en lasten kwam uit op negatief euro 10.754 en dat bedrag is vervolgens in mindering gebracht op de te betalen huur. De Stichting Fort Vreeswijk is een “algemeen nut beogende instelling” (ANBI). Donateurs mogen giften aan een ANBI aftrekken bij hun aangifte inkomsten- of vennootschapsbelasting.

9

Om in aanmerking te komen voldoet de Stichting aan een reeks voorwaarden. Op de website van het Dorpshuis zijn – teneinde aan de publicatieplicht te voldoen – beleidsplan, jaarverslag en jaarrekening, huishoudelijk reglement opgenomen.

10