1-4 Bijlage 1 Jaarverslag-2023 Stichting Fort Vreeswijk

1-4 Bijlage 1

Jaarverslag 2023

Jaarverslag 2023

Inhoudsopgave Voorwoord ..................................................................................................................................... 3 1. Over ons ..................................................................................................................................... 4 2. Ons jaar ...................................................................................................................................... 5 3. Onze activiteiten ........................................................................................................................ 6 4. Onze organisatie...................................................................................................................... 11 5. Onze partners .......................................................................................................................... 13 6. Onze toekomst......................................................................................................................... 14

2

Jaarverslag 2023

Voorwoord In dit verslag legt het bestuur van de Stichting Fort Vreeswijk verantwoording af over het jaar 2023. In de jaarrekening wordt dit op financieel gebied gedaan, in dit jaarverslag laten we in woord en beeld zien hoe het jaar 2023 voor ons is geweest, en hoe wij naar de toekomst kijken. 2023 was het eerste jaar na de coronapandemie waarin we weer volledig open waren. Iets wat eerder een vanzelfsprekendheid leek maar dat sinds de uitbraak van covid niet meer was. We zijn dankbaar dat we er weer volledig konden zijn voor de inwoners van onze wijk en de overige bezoekers. Als bestuur zetten we ons samen met alle andere vrijwilligers in voor de maatschappelijke betekenis van Fort Vreeswijk. Het Dorpshuis is de centrale plek op het Fortterrein waar zorg en welzijn worden geboden aan wijkbewoners. Ook streven we na om de cultuurhistorische betekenis van Fort Vreeswijk te versterken. Van beide doelstellingen beschrijven we in dit jaarverslag wat 2023 ons bracht. Ook kijken we kort vooruit naar de toekomst. Namens de Stichting Fort Vreeswijk, Monique de Beer Voorzitter Stichting Fort Vreeswijk (Juni 2024)

3

Jaarverslag 2023

1. Over ons Stichting Fort Vreeswijk De verantwoordelijkheid voor Fort Vreeswijk ligt bij de Stichting Dorpshuis Fort Vreeswijk. De stichting streeft vier doelen na: • Het beheren, behouden en verantwoord exploiteren van het Dorpshuis Fort Vreeswijk als multifunctionele voorziening; • Het behouden en versterken van de maatschappelijke betekenis, daaronder inbegrepen de zorg- en welzijnsfunctie, van Fort Vreeswijk; • Het versterken van de cultuurhistorische betekenis van Fort Vreeswijk; • Waardecreatie van het Fort Vreeswijk als maatschappelijk vastgoed. In 2023 bestond het stichtingsbestuur uit de volgende personen: John Geurts (voorzitter), Karin Louisse (secretaris), Koos Hofs (penningmeester), Carin van Meegen (lid) en Leni Mook (lid). Fort Vreeswijk en ‘t Laantje Fort Vreeswijk ligt in de Nieuwegeinse wijk Vreeswijk en is onderdeel van de Nieuwe Hollandse Waterlinie. Het Dorpshuis is gevestigd in het hoofdgebouw. Naast het Fortterrein is ook ’t Laantje, een pand gelegen aan de Lekdijk in Vreeswijk, in beheer van de stichting. Wijkbewoners voeren sinds 1 januari 2014 het dagelijks beheer over het Dorpshuis. Zij zorgen dat er een centraal ontmoetingspunt in de wijk is met een gevarieerd aanbod van activiteiten voor wijkbewoners. Vanuit deze basis worden initiatieven ontwikkeld. Middelen De stichting heeft een huurovereenkomst met de gemeente Nieuwegein.

Jaarlijks dragen wij huur af aan de gemeente. De huur wordt opgebracht vanuit inkomsten van verhuur via vaste huurders, via huurders die voor eenmalige activiteiten een van onze ruimtes gebruiken en door de bijdragen die deelnemers aan activiteiten betalen. De stichting is verantwoordelijk voor de exploitatie van het Dorpshuis. De stichting betaalt een vaste, jaarlijks geïndexeerde huur. Kunnen wij niet voldoen aan de betaling van het gehele huurbedrag en hebben wij daar goede argumenten voor, dan mag de stichting met een lager huurbedrag volstaan. Stichting Fort Vreeswijk is een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Donateurs mogen giften aan een ANBI aftrekken bij hun aangifte inkomsten- of vennootschapsbelasting. Om in aanmerking te komen voldoet de Stichting aan een reeks voorwaarden. Op de website 4

Jaarverslag 2023

van het Dorpshuis zijn – om aan de publicatieplicht te voldoen – het beleidsplan, jaarverslag en jaarrekening en huishoudelijk reglement opgenomen.

2. Ons jaar Onze bezoekers Alles wat we doen draait om onze bezoekers. Het zijn onze wijkbewoners waar we ons op richten met onze activiteiten en diensten. Het Dorpshuis vormt een centrale plek in de wijk en we streven ernaar er voor iedereen te zijn ongeacht leeftijd, achtergrond of opvattingen. We willen iedereen een fijne, veilige plek bieden. In 2023 hebben bijna 28.000 personen het Dorpshuis bezocht. Bezoeken aan de huisarts tellen hierbij niet mee. De bezoekers kwamen om deel te nemen aan onze activiteiten, maar ook aan activiteiten en bijeenkomsten die worden georganiseerd door onze huurders. Onze huurders Naast de bezoekers die deelnemen aan activiteiten, hebben we ook huurders. Zij huren een ruimte voor bijv. een eigen feest of vergadering. Er zijn meerdere ruimtes die kunnen worden gehuurd voor eenmalige bijeenkomsten. Ook wordt een aantal ruimtes voor langere tijd verhuurd: de huurders runnen hun onderneming in die ruimtes. In 2023 heeft een deel van deze ruimtes leeggestaan. Aan het eind van het jaar waren alle ruimtes weer verhuurd. We hechten er waarde aan dat de dienstverlening van de huurders een maatschappelijke waarde heeft, zodat ook zij bijdragen aan de doelen die we nastreven.

In 2023 werden onze ruimtes gehuurd door Huisartsenpraktijk Vreeswijk, Kind & Co (kinderdagverblijf), Miradora (massagepraktijk), All Round Balance (praktijk voor holistische natuurgeneeskunde) en Toekomstnu (dienstverlener voor financieel bewust leven).

5

Jaarverslag 2023

Bezoekersaantallen 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0

2019

2020

2021

2022

2023

eigen activiteiten

13068

4437

4644

13862

16292

verhuur

17953

6645

7618

8204

11450

totaal

31021

11082

12262

22066

27742

eigen activiteiten

verhuur

totaal

Overzicht bezoekersaantallen 2023 en eerder

In bovenstaand overzicht zien we duidelijk de invloed van corona terug. Ook zien we dat vanaf 2022 het aantal bezoekers weer steeg. 2019 was het pre-corona jaar. Vergelijken we de cijfers van 2023 met dat jaar, dan zien we dat het aantal personen dat onze eigen activiteiten bezocht met bijna 25% is gestegen en het aantal bezoekers dat via verhuuractiviteiten binnenkwam ruim 36% is gedaald. Dit kunnen we verklaren doordat er meer eigen activiteiten zijn georganiseerd, waardoor er minder ruimte was voor verhuur.

3. Onze activiteiten Naast een vast weekprogramma worden er incidentele activiteiten georganiseerd. Het faciliteren van ontmoeten staat centraal bij alles wat we organiseren. Vaste activiteiten Op vaste momenten vindt een groot aantal activiteiten plaats. Deze activiteiten dragen in belangrijke mate bij aan het aantal bezoekers dat we ontvangen. Een deel van de vaste activiteiten (zoals de bingo en pub quiz) worden door onze vrijwilligers georganiseerd, een aantal andere door samenwerkingspartners, zoals Santé.

6

Jaarverslag 2023

Onze vaste, terugkerende activiteiten

Incidentele activiteiten De incidentele activiteiten worden door onze vrijwilligers georganiseerd. We organiseren activiteiten voor jong en oud, waarbij er aandacht is voor bewegen, sociale interactie, cultuur en creativiteit. Onze KidsClub, dansgroep en Wereldkeuken bieden terugkerende activiteiten voor kinderen, er zijn speciale activiteiten voor senioren en vele activiteiten richten zich op alle volwassenen. De werkgroep KomFort houdt overzicht over het totale aanbod aan activiteiten en zoekt daarbij naar een goede balans, zodat er voor elk wat wils is.

7

Jaarverslag 2023

Er is altijd ruimte om nieuwe activiteiten te initiëren. In 2023 heeft dat er o.a. toe geleid dat we, samen met de Museumwerf Vreeswijk, een Tattoo Catwalk hebben georganiseerd. Ook is er een Disco Night opgezet voor kinderen uit groep 6 t/m 8 van de basisschool. Kinderen konden komen dansen, knutselen, koken, spelen en nog meer.

KidsClub knutselen

Dansen met Nikki

KidsClub Circus Tadaa

Voorstelling Sint is het zat

Wereldkeuken voor kinderen

Disco Night

8

Jaarverslag 2023

Een greep uit de activiteiten voor volwassenen

Bingo-avond

Workshop bloemschikken

Wereldkeuken voor volwassenen

Koersbal spelen

Optreden blokfluitensemble (Soep & Cultuur)

Workshop kinder-ehbo voor jonge ouders (mama-café)

9

Jaarverslag 2023

Tijdens de Tattoo Catwalk toonden 20 tattoo eigenaren hun tatoeages en vertelden het verhaal achter de afbeelding.

Historisch Fort Vreeswijk Naast de activiteiten op het gebied van zorg en welzijn die op het Fortterrein worden aangeboden, zetten we ons in voor de cultuurhistorische betekenis van het terrein. In 2023 heeft Copijn Landschapsarchitecten in opdracht van de gemeente Nieuwegein nieuwe schetsen opgeleverd voor de herinrichting van de buitenruimte van Fort Vreeswijk. Het uiteindelijke doel van de gemeente Nieuwegein (eigenaar van het Fort) is het toekomstbestendig maken van het Fort met in het bijzonder: • Het versterken en waarborgen van de ruimtelijke, landschappelijke en cultuurhistorische kwaliteiten van Fort Vreeswijk, behorend tot het Unesco Werelderfgoed. • Het militaire karakter van het Fort beter herkenbaar maken. • Het beter herkenbaar en toegankelijk maken van het fort als onderdeel van de Nieuwe Hollandse Waterlinie. Op basis van deze schetsen is gestart met het schrijven van een plan van aanpak waarin de ambitie en scope worden vastgelegd. Dat plan wordt richtinggevend voor de planning en uitvoering, inclusief de financiering. Ondertussen is gewerkt aan het vergroten van gebruikswaarde en de levendigheid.

In samenwerking met de provincie Utrecht en de gemeente Nieuwegein wordt de voormalige museale ruimte, het Access, verbouwd tot een gezellige ruimte voor toeristische bezoekers die onder het genot van een kopje koffie informatie kunnen bekijken over Vreeswijk en over de waterlinies.

10

Jaarverslag 2023

4. Onze organisatie Uitgangspunten Het Dorpshuis kent een platte organisatiestructuur. Taken zijn geclusterd en eromheen zijn werkgroepen gevormd. Iedereen die betrokken is bij het Dorpshuis doet dat op vrijwillige basis: er zijn geen medewerkers die betaald worden voor hun bijdrage. Het bestuur heeft een faciliterende rol richting de overige vrijwilligers. De uitvoerende vrijwilligers hebben veel automonie en hebben de bevoegdheid om operationele besluiten te nemen. Dat betekent dat zij zelf verantwoordelijk zijn voor de bezetting, het nakomen van de financiële afspraken, het programma en de omgang met hun deelnemers. Deze manier van werken verhoogt ieders gevoel van eigenaarschap en daarmee ieders gevoel van verantwoordelijkheid. Onze vrijwilligers Tijdens de coronapandemie nam het aantal vrijwilligers wat af, maar in de jaren daarvoor en daarna lag het aantal stabiel rond de 100. Jaarlijks is er een uitstroom van rond de 10% en daar staat een instroom van ook rond de 10% tegenover. Onze vrijwilligerscoördinator is het eerste aanspreekpunt voor vrijwilligers en overlegt wat een passende bijdrage is, zowel qua tijd als inhoud van het vrijwilligerswerk. Omdat het hebben van vrijwilligers essentieel is voor het voortbestaan van het Dorpshuis, is er in 2022 gestart met het nadenken over de randvoorwaarden voor de toekomstbestendigheid.

Dit wordt verder toegelicht in hoofdstuk 6 (Onze toekomst). Naast het bestuur kennen we de volgende (groepen) vrijwilligers: • Beheerteam: dit team zorgt voor het operationele beheer van het Dorpshuis. Werkzaamheden die hierbij horen zijn o.a. eerste aanspreekpunt zijn voor bezoekers, openen en sluiten van het gebouw, contactpersoon zijn voor de activiteitengroepen, planning van de verhuur, toezicht op het onderhoud aan het gebouw, Iedere beheerder heeft één of meerdere vaste dagdelen dienst en is daarnaast verantwoordelijk voor een extra taak, zoals financieel beheer, inkoop en coördinatieklussen. Weekenden worden per toerbeurt verdeeld. Het beheerteam wordt ondersteund door de planner van de verhuur en de barcoördinator. • Werkgroep KomFort: deze groep is verantwoordelijk voor de programmering van de activiteiten die in eigen beheer van het Dorpshuis aangeboden worden. • Historisch Fort: houdt zich bezig met het projectplan Buitenruimte Fort Vreeswijk. •

Vitaal Vreeswijk: wil bijdragen aan een fit en vitaal Vreeswijk.

•

Barteam: deze groep verzorgt bij toerbeurt de bardiensten tijdens grotere activiteiten. 11

Jaarverslag 2023

• • • • • •

Technisch beheer: dit team voert, in afstemming met gemeente, reparaties uit en brengt verbeteringen aan het gebouw en de buitenruimte aan. Vrijwilligerscoördinator: eerste aanspreekpunt voor vrijwilligers, is verantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid Communicatie- en PR-coördinator: coördinerende en uitvoerende PR-activiteiten Coördinator: overkoepelende coördinatie, externe contacten, adviseren en ondersteunen vrijwilligersgroepen. Financieel beheer: meerdere personen dragen in diverse rollen zorg voor het financiële beheer. Activiteitengroepen: eigen activiteiten worden georganiseerd door groepjes vrijwilligers. Zij programmeren, verdelen de taken onderling, voeren de activiteit uit, leveren materiaal aan voor PR en beheren de financiën van hun activiteit.

Zorg voor onze vrijwilligers Onze vrijwilligers zijn de spil van onze organisatie. We vinden het belangrijk om alle betrokkenen goed te informeren en onze waardering voor ze uit te spreken. Ook in 2023 brachten we een aantal keren onze vrijwilligersnieuwsbrief Go For’t uit. Daarnaast hielden we aan het begin van het jaar een Nieuwjaarsreceptie (samen met het Wijkplatform, de Activiteitengroep, De Beugelaer en de Gidsengroep), hadden we een informeel uitje en organiseerden we een bijeenkomst om te brainstormen wat onze vrijwilligers nodig vinden om ook in de toekomst succesvol te blijven bestaan. Het Dorpshuis heeft sinds haar bestaan een vertrouwenspersoon voor de vrijwilligers. In 2023 werd die rol vervuld door de vrijwilligerscoördinator van het Dorpshuis. Er zijn gesprekken gaande om een (externe) vertrouwenspersoon voor alle vrijwilligersorganisaties in Nieuwegein in te stellen. Onze vrijwilligers zijn goed verzekerd voor bijv. zaken als aansprakelijkheid, ongevallen en rechtsbijstand. Deze verzekering wordt gefinancierd door de gemeente Nieuwegein. Ook hebben wij voorzieningen ingericht en regels opgesteld om de sociale veiligheid van onze vrijwilligers te borgen. Vrijwilligers krijgen de mogelijkheid om zich bij te scholen op verschillende terreinen.

Verschillende samenwerkingspartners en organisaties bieden cursussen aan die vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties helpen bij de uitvoering van hun werk. Wij stimuleren onze vrijwilligers om hieraan deel te nemen.

12

Jaarverslag 2023

5. Onze partners De Stichting Fort Vreeswijk werkt samen met vele organisaties aan de doelstellingen om maatschappelijk van betekenis te zijn én de cultuurhistorie zichtbaar te maken. Landelijke/regionale partners • Lidmaatschap van de Stichting Liniebreed Ondernemen (Nieuwe Hollandse Waterlinie), het Landelijk Steunpunt Actieve bewoners (LSA) en van de Stichting Omzien Naar Elkaar. • De Sesamacademie heeft ons geholpen om in kaart te brengen wat nodig is voor een toekomstbestendig Dorpshuis. • Het Dorpshuis was een van de vijf pilotprojecten van het Ministerie van Binnenlandse Zaken voor het ontwikkelen van specifieke modellen in de relatie tussen burgerinitiatieven en (lokale) overheden. In 2023 hebben wij de gemeente uitgenodigd voor een afspraak om dit project een stap verder te brengen. Die afspraak heeft niet plaatsgevonden. Lokale partners • De Gemeente Nieuwegein is gesprekspartner voor vele formele zaken. • Het Wijkplatform Vreeswijk (WPV) is nauw betrokken bij het Dorpshuis; het Dorpshuis is vertegenwoordigd in het WPV en een lid van het WPV zit in het bestuur van de Stichting Dorpshuis Fort Vreeswijk. • Het Dorpshuis werkt samen met overige betrokkenen aan het wijkmagazine De Beugelaer dat vijf keer per jaar verschijnt. • Met de Museumwerf is in 2023 een zomerprogramma activiteiten verzorgd.

• De Rotary heeft in 2023 samen met ons tijdens Nldoet geholpen met de realisatie van een moestuin op ons Fortterrein. • Eén keer per jaar organiseert het Dorpshuis samen met het Wijkplatform, De Gidsengroep, de Activiteitengroep Vreeswijk en De Beugelaer een nieuwjaarsbijeenkomst voor alle vrijwilligers die bijdragen aan deze initiatieven. • Het Dorpshuis ontvangt jaarlijks een financiële bijdrage van het Veerhuis t.b.v. het organiseren van culturele activiteiten. • Vanuit de werkgroep Vitaal Vreeswijk wordt deelgenomen aan het Lokaal Sportakkoord en het lokale preventieakkoord Samen Gezond. • Bij gelegenheid werkt het Dorpshuis samen met Nieuwegeinse organisaties om activiteiten uit te voeren; dit zijn onder meer Kind&Co, Santé Partners, Repair Café, bibliotheek De Tweede Verdieping, SportID, IVN, ROC Midden Nederland, Rotary, Museumwerf Vreeswijk, Willem Alexanderschool, Gluren bij de Buren, Oranjefonds en Samen-voor-Nieuwegein. 13

Jaarverslag 2023

•

Het Dorpshuis heeft ook in 2023 deelgenomen aan de Beursvloer, waar organisaties samenwerkingen aangaan.

6. Onze toekomst In 2024 bestaat het Dorpshuis 10 jaar: een mijlpaal die we zeker gaan vieren. In dat lustrumjaar gaan we vooruitkijken naar de toekomst: iets waar we in 2022 al mee zijn gestart. Toen hebben twee hbo-studenten hun afstudeeronderzoek bij ons gedaan. Hun opdracht was om in kaart te brengen wat er nodig is voor een toekomstbestendig Dorpshuis. In 2023 zijn we verdergegaan met het beantwoorden van deze vraag. We hebben een brainstormbijeenkomst met onze vrijwilligers gehouden, en de Sesamacademie heeft geholpen door in kaart te brengen hoe onze vrijwilligers tegen de huidige situatie en de toekomst aankijken. Veel vrijwilligers hebben vanuit diverse rollen meegeholpen en meegedacht en waardevolle input gegeven. Het bestuur heeft alle verzamelde informatie geanalyseerd en op hoofdlijnen drie aandachtspunten geformuleerd. Ons vrijwilligersbestand De groep vrijwilligers bestaat voor 80% uit 50-plussers en een groot deel daarvan is boven de 65. Die laatste groep is zeer waardevol voor het Dorpshuis: ze hebben relatief veel tijd, en voelen zich vaak meer verbonden met een buurt. We realiseren ons dat die groep op een gegeven moment niet meer beschikbaar is en dat er een nieuwe generatie nodig is. Ook zijn we ons bewust dat door de grote vertegenwoordiging van oudere vrijwilligers het onjuiste beeld kan ontstaan dat het Dorpshuis er alleen voor die groep is.

De veranderende tijdgeest In de hele maatschappij is de trend merkbaar dat mensen zich minder binden aan langlopende projecten/initiatieven – vooral onder jongeren speelt dit. Over het algemeen is de verbondenheid van kortere duur en minder intensief dan voorheen. Ook zien we dat de maatschappij steeds meer verlangt dat iedereen ergens welkom is en zich welkom voelt. Je wilt niemand buitensluiten en openstaan voor iedereen. Als Dorpshuis willen we met deze ontwikkelingen rekening houden. De wijze van samenwerken We hechten er waarde aan dat de vrijwilligers autonomie ervaren bij wat ze doen: door eigen keuzes te maken voelen mensen zich meer betrokken bij wat ze doen. Tegelijkertijd zien we dat die autonomie ervoor kan zorgen dat er beperkt verbinding wordt gevoeld. Ook zien we dat het belangrijk is om aandacht te hebben voor hoe mensen met elkaar 14

Jaarverslag 2023

omgaan en dat het helder is wie waar verantwoordelijk voor is. Het streven is om in 2024 acties te formuleren voor de verschillende categorieën inzichten en er daarna concreet mee aan de slag te gaan. Dit alles om de toekomst van het Dorpshuis te waarborgen. Ook wordt tijdens de lustrumviering eind 2024 aandacht besteed aan de veranderende tijdsgeest en hoe we daar goed mee om kunnen gaan.

15