1-3 De brief van de provincie Utrecht d.d. 28-05-25 over beoordeling Interbestuurlijk Toezicht, informatiebeheer over 2024

1-3 Gemeente Nieuwegein t.a.v. het college van burgemeester en wethouders Postbus 1 3431 LZ NIEUWEGEIN Onderwerp Datum Documentnummer Referentiedatum Telefoonnummer E-mailadres Domein/opgave Team

Beoordeling Interbestuurlijk Toezicht, informatiebeheer over 2024 28‑05‑2025 UTSP-1913279266-6167 17‑04‑2025 +31652769749 marielle.ten.berge@provincie-utrecht.nl STB BEI

Geacht college, U heeft ons in het kader van interbestuurlijk toezicht (IBT) informatie toegezonden over de uitvoering van de Archiefwet. Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als ‘voldoet’, ‘voldoet deels’ of ‘voldoet niet’. Het oordeel voor uw organisatie over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2024 luidt ‘voldoet deels’. Dit betekent dat uw informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar deels ook nog niet. In onze vorige toetsingsronde kwamen wij tot het oordeel ‘voldoet’. Naast toetsing van de aangeleverde toezichtinformatie heeft onze toezichthouder op 12 mei jl. een gesprek gevoerd met het afdelingshoofd Support en de adviseur informatiebeheer. Uw archivaris en de archiefinspecteur van Het Utrechts Archief (HUA) waren ook bij het gesprek aanwezig. De reden voor het negatievere oordeel dit jaar is dat er niet voldoende vooruitgang is geboekt op de verbeterpunten die de afgelopen jaren zijn genoemd in onze toezichtsbrieven. Dit neemt niet weg dat wij constateren dat er wel stapsgewijs gewerkt wordt aan de aanbevelingen van zowel uw gemeentearchivaris als die uit onze vorige toezichtbrief van 13-05-2024. Hieronder lichten wij verder toe wat onze bevindingen zijn en welke acties wij nog van u verwachten.

Toetsingscriteria Bij de beoordeling van uw informatie- en archiefbeheer toetsen wij, net als voorgaande jaren, of u voldoet aan de eisen die de Archiefwet- en regelgeving voorschrijven. In ons ‘Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht’ staan de risicogebieden waar wij specifiek naar kijken. Dit zijn: de omslag naar digitaal werken; het duurzaam beheren van analoge en digitale informatie; en de informatiehuishouding bij reorganisaties, herindelingen en samenwerkingsverbanden. Bij het uitvoeren van ons toezicht hanteren wij de interventieladder, die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG is afgesproken. Deze interventieladder is te vinden op onze website: IBT interventieladder.

1 van 3

Bevindingen en beoordeling De gemeente heeft de afgelopen jaren goede stappen gezet. Er is een register opgesteld van alle aanbevelingen die uw archivaris en wij de afgelopen jaren hebben gedaan en er zijn een aantal aanbevelingen opgevolgd met goede resultaten. Maar wij hebben ook onze zorg over twee specifieke verbeterpunten die nu al een aantal jaren genoemd worden zowel door uw archivaris als door ons. Dit gaat ten eerste over de achterstand in dossiervorming uit de periode 2011-2019, een periode waarin zowel op papier als digitaal werd gewerkt. Het tweede punt is het niet voldoen aan de wettelijk plicht om informatie tijdig te vernietigen. U heeft de knelpunten afgelopen jaren in kaart gebracht. Het is nu zaak om enerzijds de besluitvorming rondom het hybride archief af te ronden en de werkzaamheden uit te voeren en anderzijds de dossiers die voor vernietiging in aanmerking komen daadwerkelijk te vernietigen. U geeft aan dat een deel van de werkzaamheden niet uitgevoerd kon worden door de beperkte bezetting. Dit betekent wel dat ons oordeel over het informatiebeheer van de gemeente Nieuwegein dit jaar lager uitvalt omdat er niet voldoende voortgang is geboekt.

Echter, door gebruik te maken van het door u opgestelde register en met voldoende capaciteit hebben wij er wel vertrouwen in dat de noodzakelijke verbeteringen de komende periode kunnen worden opgepakt en grotendeels worden afgerond. Omslag naar digitaal werken Wij zien dat er het afgelopen jaar is ingezet op het verandertraject van centraal beheer van informatie naar decentraal beheer van informatie bij de gemeente Nieuwegein. Het bureau dat u hiervoor ingehuurd heeft is begin 2024 gestart met deze werkzaamheden. In 2024 zijn er al verbeteringen in het (digitale) informatiebeheer doorgevoerd Door prioriteit te geven aan deze werkzaamheden en omdat het niet mogelijk is gebleken om extra mensen aan te trekken door de krapte op de arbeidsmarkt is de projectmatige aanpak van de achterstanden in dossiervorming uit de periode 2011-2029 gestagneerd. Verbeterpunt: 1. (*) Voer de werkzaamheden om de hybride archieven uit de periode 2011-2019 te bewerken uit. Blijf dit afstemmen met Het Utrechts Archief ten behoeve van de overbrenging. Selectie en vernietigen Afgelopen periode bent u verdergegaan met het inlopen van de achterstanden in het vernietigen van informatie. Maar door andere prioriteiten en door uitval van medewerkers is dit niet volgens planning verlopen.

Voor het sociaal domein zijn in 2024 de (digitale) cliëntendossiers, die voor vernietiging in 2024 in aanmerking kwamen, vernietigd en voor de overige archieven heeft u nog een achterstand vanaf 2014. Verbeterpunt: 2. (*) Ga verder met het vernietigen van analoge en digitale archieven volgens het vastgestelde protocol, zodat alle achterstanden worden weggewerkt. Informatiehuishouding bij reorganisaties, herindeling en samenwerkingsvormen Naast dat u taken uitvoert voor andere gemeenten, besteedt uw gemeente zelf ook taken uit. Praktische beheer afspraken voor het informatiebeheer (zoals hoe worden digitale dossiers opgebouwd en overgedragen als de samenwerking verandert of ophoudt, afspraken over tijdige vernietiging) moeten met de gemeenschappelijke regelingen gemaakt worden. Vaak is er wel een archiefparagraaf opgenomen, die echter nog geen concrete praktische beheerafspraken bevat. U heeft hier afgelopen periode de samenwerking gezocht met andere gemeenten om met andere organisaties, zoals de Veiligheidsregio Utrecht, deze afspraken wel te maken. Verbeterpunt: 3. Ga verder met het maken van praktische beheerafspraken voor het informatie- en archiefbeheer met de gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente Nieuwegein deelneemt (o.a. voor selectie en vernietiging van digitale informatie).

2 van 3

Tot slot Hiermee is voor ons deze toetsingsronde afgerond. In 2026 beoordelen wij de uitvoering van de Archiefwet opnieuw. De volledige toezichtinformatie over de periode 2025 ontvangen wij graag zo snel mogelijk in 2026 van u, maar uiterlijk 15 april 2026. Wij verzoeken u om in deze informatie ook aan te geven welke acties u heeft ondernomen naar aanleiding van de hierboven genoemde aandachtspunten. Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad. Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de IBT-kaart. Voor deze kaart en meer informatie over de IBTwerkwijze kunt u terecht op www.provincie-utrecht.nl/interbestuurlijktoezicht. Deze brief wordt via de IBTkaart ook toegankelijk. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen,

H.J.J.M. Bakker Gedeputeerde Klimaat & Circulaire samenleving, Water & Bodem, Financiën, Grondzaken, Organisatie en Participatie

cc: gemeentearchivaris Nieuwegein

3 van 3