1-14 Bijlage 2021 jaarverslag Stichting Fort Vreeswijk.pdf

1-14 Bijlage

JAARVERSLAG 2021

Inhoud 1.

Algemeen Dorpshuis Fort Vreeswijk ............................................................................................... 2

2.

De mensen; vrijwilligers en deelnemers ......................................................................................... 3

3.

Activiteiten 2021 ............................................................................................................................. 4

4.

Organisatie Dorpshuis Fort Vreeswijk ............................................................................................. 8

5.

Partners ........................................................................................................................................... 9

6.

De middelen: verhuur en andere inkomsten ................................................................................ 10

Inleiding In dit verslag legt het bestuur van de Stichting Fort Vreeswijk verantwoording af over het boekjaar 2021. In de jaarrekening wordt dit op financieel gebied gedaan. In dit jaarverslag geven wij allereerst een kort overzicht van de doelstellingen van de stichting. Dan volgt een overzicht van de beperkte activiteiten die in 2021 georganiseerd konden worden en vervolgens worden meer algemene zaken betreffende de organisatie toegelicht. Wederom bepalend voor 2021 is de corona-epidemie. Desastreus voor bezoekers, deelnemers en vrijwilligers. Wat dat betreft staat 2021 te boek als het jaar waarin meer niet doorging dan wel.

1. Algemeen Dorpshuis Fort Vreeswijk De Stichting Fort Vreeswijk ondersteunt het bewonersinitiatief om Fort Vreeswijk op de kaart te houden en het Dorpshuis Fort Vreeswijk als multifunctionele voorziening verantwoord te exploiteren. De bewoners zetten zich in om de maatschappelijke betekenis, waaronder begrepen de zorg- en welzijnsfunctie, van Fort Vreeswijk voor nu en de toekomst te behouden en te versterken. Een tweede doelstelling is de cultuurhistorische betekenis van Fort Vreeswijk onder de aandacht te brengen en bij te dragen aan de waardevermeerdering van het Fort Vreeswijk als maatschappelijk vastgoed. Wijkbewoners van Vreeswijk voeren vanaf 1 januari 2014 het dagelijks beheer over Dorpshuis Fort Vreeswijk. Zij zorgen dat er een centraal ontmoetingspunt in de wijk is met een gevarieerd aanbod van activiteiten voor wijkbewoners. Vanuit deze basis worden (wijk-)initiatieven ontwikkeld. De vrijwilligers werken samen met de (zorg-)professionals die gebruikmaken van Fort Vreeswijk om hun activiteiten en diensten aan te bieden. De hele week zijn er activiteiten in het dorpshuis waarbij iedereen welkom is. Het Dorpshuis Fort Vreeswijk is er ook voor mensen die zelf iets organiseren en daar een geschikte locatie bij zoeken. De verschillende ruimtes op ‘t Fort worden verhuurd voor activiteiten en bijeenkomsten.

Fort Vreeswijk ligt in de Nieuwegeinse wijk Vreeswijk en is een onderdeel van de Nieuwe Hollandse Waterlinie. Het Dorpshuis Fort Vreeswijk is gevestigd in het hoofdgebouw. ’t Laantje: De laatste jaren werd ’t Laantje formeel bestuurd door UVV en gesubsidieerd door Movactor®. Bij het ophouden te bestaan van UVV hebben de gebruikers gevraagd of zij ondergebracht konden worden bij de Stichting Fort Vreeswijk. Dit verzoek is gehonoreerd en kreeg in 2021 zijn beslag. In de praktijk betekent dit dat ’t Laantje doorgaat zoals men gewend was, de stichting de formele verantwoordelijkheid draagt en het Dorpshuis ook gebruik kan maken van ’t Laantje. 2

Jaarverslag 2021 Stichting Fort Vreeswijk

2. De mensen; vrijwilligers en deelnemers Het dorpshuis vormt het centrale deel in de wijk dat een basis is voor uitbouw en onderhoud van de sociale gemeenschap in de wijk (en daarbuiten). Iedereen moet het dorpshuis als een fijne, veilige plek kunnen ervaren. Bezoekers In 2021 is het bezoekersaantal dramatisch laag. Een logisch gevolg van alle maatregelen die landelijk genomen zijn om de pandemie te beheersen. Het aantal bezoekers is sterk beïnvloed door de verkiezingen. In maart 2021 zijn bij de verkiezingen 1.648 kiezers in het dorpshuis geweest. In de tabel een uitsplitsing naar deelnemers/bezoekers eigen activiteiten en deelnemers/bezoekers via verhuur. Niet inbegrepen zijn bezoekers aan huisarts en Saltro. Deze laatste groepen vormen wel een substantieel deel uit van de gebruikers van het Fort.

Vrijwilligers In 2021 is het aantal vrijwilligers stabiel gebleven en ligt rond de 100. Iedere vrijwilliger bepaalt zelf zijn of haar aandachtsgebied en de tijdsbesteding. De vrijwilligerscoördinator bespreekt met nieuwe vrijwilligers wat zij willen en in welke functie zij het beste tot hun recht komen. De taken die vrijwilligers tot hun verantwoording nemen zijn zeer divers, onder meer: planning, dagelijks beheer, technisch onderhoud, kinderactiviteiten, schilderwerkzaamheden, aanbieden workshop, maaltijden bereiden, bestuur, bardiensten. Deelnemers kunnen vrijwilliger worden en vrijwilligers zijn soms ook weer deelnemer aan een activiteit. In 2021 zijn vrijwilligers middels de vrijwilligersnieuwsbrief Go For’t maandelijks geïnformeerd. De jaarlijkse algemene, inhoudelijke vrijwilligersbijeenkomst met bestuur is komen te vervallen. Datzelfde geldt voor de afsluiting van het seizoen. De traditionele nieuwjaarsbijeenkomst voor alle vrijwilligers van Activiteitengroep Vreeswijk, Wijkplatform, ‘t Laantje en het Dorpshuis is vervangen door een, zeer gewaardeerde, attentie voor alle vrijwilligers.

3

Jaarverslag 2021 Stichting Fort Vreeswijk

3. Activiteiten 2021 Het seizoen loopt voor het Dorpshuis van september tot en met augustus. In dit verslag geven wij een overzicht van de activiteiten over het kalenderjaar 2021. Naast wekelijks terugkerende activiteiten worden er incidentele activiteiten georganiseerd. Zie hiervoor de afbeelding van het weekprogramma vaste activiteiten. Door corona konden gedurende meerdere maanden in 2021 de activiteiten geen doorgang vinden. Veel bezoekers en veel vrijwilligers behoren tot de doelgroep kwetsbaren. Buurtbewoners ervaren het als een groot gemis als er geen activiteiten zijn. Vanwege de coronamaatregelen is het dorpshuis tot 6 juni 2021 grotendeels gesloten geweest. Vervolgens zijn in juli en augustus weer een aantal activiteiten gestopt vanwege vakanties. Begin september zijn alle activiteiten weer van start gegaan. Maar helaas moesten medio november de activiteiten weer gestaakt worden. Alleen het WijkOntmoetingsCentrum van Santé (voorheen Vitras) en de peuterspeelzaal maakten het hele jaar gebruik van het dorpshuis, waarbij de dagopvang permanent gebruik maakte van het Arsenaal.

Vitaal Vreeswijk Op initiatief van een wijkbewoonster is een enthousiaste start gemaakt met Vitaal Vreeswijk. Doel is om, samen met andere organisaties, jong en oud in Vreeswijk met plezier in beweging te krijgen en samen bezig te zijn met een vitale leefstijl (gezonde voeding, gezond bewegen, ontspanning). Tijdens de Nationale Sportweek was er voor alle leeftijdscategorieën een beweegactiviteit. Hoogtepunten uit de week waren: het peuterbeweegparcours, het dansen op de stoel voor ouderen, dansen op muziek van de live salsaband, de 40 km lange fietstocht langs objecten van de Waterlinie en de survival clinic voor jongeren.

4

Jaarverslag 2021 Stichting Fort Vreeswijk

Zomerperiode goed benut De mogelijkheden die de zomerperiode bood, zijn goed benut door zoveel mogelijk buitenactiviteiten te organiseren. Waaronder koffieconcert, kinderspelen, schilderles in de natuur, de jaarlijkse Rollator-APK, Gluren-bij-de-Buren en Burendag.

NL-DOET Ieder jaar grijpt het Dorpshuis NL-DOET aan om wat extra ‘klussen’ uit te voeren. Met veel extra hulp van de Rotary en Mien Poets is de binnen- en buitenboel weer piekfijn in orde.

5

Jaarverslag 2021 Stichting Fort Vreeswijk

GoedeBuur Als alternatief voor de lunchcafés en het eetcafé is er tijdens de 1ste en 2de verplichte sluiting door de koks gekookt voor mensen in de wijk. Iedere dinsdag en vrijdag bezorgen vrijwilligers verse maaltijden aan huis voor €3 per maaltijd. Voor de ontvangers een lichtpuntje in de week. GoedeBuur is de verzamelnaam voor inwoners die iets extra’s willen doen voor iemand bij hen in de straat: boodschappen, een kaartje, een bloemetje. Meer dan 25 mensen hebben zich gemeld, daarbij is bekend dat er ook veel mensen op eigen initiatief al van alles deden. Kinderactiviteiten In het coronajaar 2021 zijn er in en rond Fort Vreeswijk toch maandelijks kinderactiviteiten aangeboden op de woensdagmiddag. Voor zover dat mogelijk was waren deze activiteiten buiten, gezond en ook conform de geldende coronaregels. Er werd aangehaakt bij de nationale Buitenspeeldag en de Nationale Sportweek. Heerlijk buiten spelen en sporten. Maar ook was er een leuke speurtocht door de wijk. Feestjes waren er ook, carnaval en Halloween, met veel knutselwerk vooraf. Grote knutselmiddag was er in het kader van Nieuwegein 50 jaar. De kinderen gingen volop aan de slag met het maken van bootjes. Met klompjes of naar eigen idee. Er werd volop getimmerd en geschilderd.

De afsluiting van het seizoen in juni werd mede door sponsoring van het Veerhuis een mooie en feestelijke middag met theatervoorstelling “Alle dagen Feest” en afsluitend pannenkoeken. Kortom we kijken terug op een mooi jaar waarbij gemiddeld zo’n 20 kinderen in de leeftijd van 4 tot 10 jaar aanhaakten bij de activiteiten.

Eindejaarsdiner alternatief Als alternatief voor het jaarlijkse eindejaarsdiner zijn er dit jaar appeltaartjes gebakken en bij een 60-tal adressen aan huis bezorgd. Deze 60 mensen waren blij verrast met deze zoete ‘pleister op de wonde’. Bloemschikken aan de eigen keukentafel Als alternatief voor de gezellige workshops bloemschikken, konden mensen een compleet pakket afhalen en kregen een digitaal instructiefilmpje, om thuis aan het werk te gaan. Belangstelling genoeg, maar het samenzijn werd node gemist.

6

Jaarverslag 2021 Stichting Fort Vreeswijk

Nieuw: inloopspreekuur voor hulp bij gebruik smartphone, tablet of laptop. Er wordt ook hulp geboden bij het installeren van QR-code.

Kern met Pit De WERELDKEUKEN was 1 van de 12 kanshebbers voor de landelijke Kern-met-Pitwedstrijd. In 2020 won de WERELDKEUKEN de provincieprijs. Hiermee heeft zij het predicaat van ‘beste buurtinitiatief’ van de provincie Utrecht in de wacht gesleept. De landelijke prijs ging aan ons voorbij. Lezen en puzzelen De ruilboekenkasten en de puzzelruilkast zijn tijdens de lockdowns goed gebruikt. De boekenkasten vullen regelmatig de verschillende mini-biebs in de wijk aan.

7

Jaarverslag 2021 Stichting Fort Vreeswijk

Historisch Fort Vreeswijk herstel buitenruimte, gebouwen en brug De jarenlange samenwerking in de werkgroep heeft geresulteerd in een Masterplan en vervolgens nieuwe schetsen. Er is vervolgens (ook door externe partijen) veel aanvullend onderzoek gedaan; er is onderbouwing geleverd voor de noodzaak voor nieuwbouw van een loods voor de hengelsportvereniging; er zijn aanzetten gemaakt voor “bevorderen levendigheid / vergroten gebruikswaarde”. Helaas ook: er is geen overeenstemming bereikt over de plaats van de nieuw te bouwen loods. In 2021 zijn de plannen gepresenteerd aan de Monumentencommissie en in aanvulling daarop zijn inmiddels nieuwe schetsen opgeleverd, met twee opties voor de loods.

De gemeente Nieuwegein heeft ondertussen ingestemd met het verlenen van een krediet ten behoeve van vooronderzoek herbouw loods F, de loods van scouting. In een motie is vastgelegd dat voordat een definitief voorstel over de huisvesting van Scouting Vreeswijk aan de raad wordt voorgelegd afstemming met de huidige gebruikers van Fort Vreeswijk, o.a. HSV de Vaart/Poscar bewerkstelligd moet worden om te komen tot een efficiënt, flexibel en gedeeld gebruik van de gebouwen en buitenruimte van Fort Vreeswijk. Daarbij moet zo veel mogelijk rekening gehouden worden met mogelijk toekomstige (maatschappelijke) gebruikers.

4. Organisatie Dorpshuis Fort Vreeswijk Het dorpshuis kent een platte organisatiestructuur die al werkende vorm gekregen heeft en zich voortdurend ontwikkeld. Taken zijn geclusterd en daar omheen zijn werkgroepen gevormd. Beheerteam: Het beheerteam vormt de spil van het Dorpshuis. Het team van 8 personen zorgt voor het operationele beheer van het Dorpshuis; zoals: opening en sluiting, contactpersoon voor de activiteitengroepen, planning voor de verhuur, toezicht op onderhoud van het gebouw en veiligheid van de bezoekers, is 1ste aanspreekpunt voor bezoekers. Iedere beheerder heeft een vaste dag dienst en is daarnaast verantwoordelijk voor een extra taak, zoals financieel beheer, inkoop en coördinatieklussen. Weekenden worden per toerbeurt verdeeld. Het beheerteam wordt ondersteund door de planner en de barcoördinator. 8

Jaarverslag 2021 Stichting Fort Vreeswijk

Het beheerteam heeft zorggedragen voor de uitvoering van de corona-maatregelen in het Dorpshuis. Omdat het Dorpshuis dagelijks in gebruik is door de huisarts en Santé, is er dagelijks actie van het beheerteam gevraagd. Het Bestuur bestaat uit 5 bewoners en is formeel eindverantwoordelijk voor de exploitatie van het dorpshuis. Het bestuur faciliteert de bewonersorganisatie waar gevraagd. De besluitvorming over het operationele beheer ligt a priori bij de uitvoerende vrijwilligers. De meeste werkgroepen en activiteitengroepen werken binnen de algemene doelstelling autonoom. Deze manier van werken verhoogt ieders gevoel van eigenaarschap en daarmee ieders gevoel van verantwoordelijkheid. KomFort 5 personen: programmering welzijnsactiviteiten die in eigen beheer van het dorpshuis aangeboden worden. GoedeBuur is een initiatief dat bedacht en georganiseerd wordt vanuit de werkgroep KomFort. Historisch Fort 5 personen: ontwikkelen projectplan Buitenruimte Fort Vreeswijk Activiteitengroepen alle eigen wijkactiviteiten kennen een eigen vrijwilligersgroep. Zij programmeren, verdelen de taken onderling, voeren de activiteit uit, leveren materiaal aan voor PR en beheren de financiën van hun activiteit. Barteam 15 personen verzorgen, per toerbeurt, de consumpties en zijn gastheer/-vrouw tijdens verhuur of grotere activiteiten.

Klussenteam Voeren, in afstemming met gemeente, reparaties uit en brengen verbeteringen aan. Vrijwilligerscoördinatie intake nieuwe vrijwilligers, vrijwilligersbeleid PR-coördinator coördinerende en overkoepelende PR-activiteiten Coördinatie overkoepelende coördinatie, externe contacten, adviseren en ondersteunen vrijwilligersgroepen Financiën 4 mensen vervullen een verschillende financiële taak. Organisatieontwikkeling Het Bestuur is samen met alle vrijwilligers continu op zoek naar verbetermogelijkheden. Gezien de grootte van het gehele project en de er bij horende (financiële) belangen is de coördinatiefunctie een functie die de vrijwilligersinzet overstijgt. Op basis van die omvang en de bijbehorende functie-eisen is in 2018 het gesprek gestart over de wenselijkheid om met een professionele coördinator te gaan werken. In 2019 is besloten om een dagelijks bestuur in te richten. De leden die het dagelijks bestuur (= DB) vormen, functioneren tussen het niveau van het bestuur en dat van de vrijwilligers en gebruikers van het dorpshuis Fort Vreeswijk. Eén van hen maakt deel uit van het bestuur van de Stichting Fort Vreeswijk (= SFV). Beiden functioneren eveneens in het dagelijks beheer van het dorpshuis. In 2019 zijn taakomschrijvingen opgesteld. Deze omschrijvingen dienen als basis voor de interne communicatie binnen de organisatie.

2021 was niet het geschikte jaar om deze werkwijze te evalueren. De evaluatie vindt plaats op het moment dat de organisatie weer op volle toeren draait. PR Onze organisatie, onze vrijwilligers zetten zich in voor een betere samenleving, maar we kunnen het niet alleen. We hebben de steun van de bevolking nodig. Teneinde dit nog beter dan voorheen voor elkaar te krijgen zijn we begonnen met nog meer aandacht te geven aan PR. Vrijwilligers van het dorpshuis besteden veel tijd aan het bekendmaken van het dorpshuis met haar activiteiten en missie. Er wordt goed gebruik gemaakt van de gezamenlijke wijkkrant De Beugelaer, Facebookpagina, de Molenkruier/Kontakt, flyers, posters en de mogelijkheden van verschillende lichtkranten.

5. Partners In 2021 zijn ondanks de pandemie alle mogelijkheden benut om het netwerk te onderhouden en uit te breiden. De vrijwilligers hebben een open oog en oor voor samenwerkingsmogelijkheden op allerlei gebied. • • •

De Stichting Dorpshuis Fort Vreeswijk is lid van de Stichting Liniebreed Ondernemen (Nieuwe Hollandse Waterlinie), van het Landelijk Steunpunt Actieve bewoners (LSA) en van de Stichting Omzien Naar Elkaar. Dorpshuis Fort Vreeswijk is een van de vijf pilotprojecten van het Ministerie van Binnenlandse Zaken voor het ontwikkelen van specifieke modellen in de relatie tussen burgerinitiatieven en (lokale) overheden. Het dorpshuis ontvangt een financiële bijdrage van het Veerhuis t.b.v. het organiseren van culturele activiteiten. 9

Jaarverslag 2021 Stichting Fort Vreeswijk

• •

•

•

•

Het Wijkplatform Vreeswijk (WPV) is nauw betrokken bij het dorpshuis; het dorpshuis is vertegenwoordigd in het WPV en een lid van het WPV zit in het bestuur van de Stichting Dorpshuis Fort Vreeswijk. Vanuit de werkgroep Vitaal Vreeswijk wordt deelgenomen aan het Lokaal Sportakkoord en het lokale preventieakkoord Samen Gezond. Via de gemeentelijke subsidieregeling Geins Geluk is er een bijdrage van de gemeente ontvangen voor activiteiten van Vitaal Vreeswijk. Met de Gemeente Nieuwegein is in 2021 regelmatig contact geweest om allerlei formele zaken overgedragen te krijgen. Bovendien lopen er nog gesprekken over het invoeren van een Bijzonder Statuut waarbij voor de gemeente een rol als sociaal aandeelhouder wenselijk is om daarmee de publiekrechtelijke randvoorwaarden waarmee de uitvoering van publieke taken zijn omkleed te waarborgen. De stichting Fort Vreeswijk verhuurde een gedeelte van het Dorpshuis aan het Vreeswijks Museum. In 2021 is het besluit gevallen om te stoppen met Museum Vreeswijk. De museale stukken worden verdeeld over de andere 2 musea in Nieuwegein: Warschenhoek en Museumwerf.

Per gelegenheid werkt het dorpshuis samen met Nieuwegeinse organisaties om activiteiten uit te voeren; dit zijn onder meer: Buurtzorg, Kind&Co, Vitras, Repair Café, bibliotheek De Tweede Verdieping, IVN, ROC Midden Nederland, AHN, Rotary, Museumwerf Vreeswijk, bloemisterij De Stijl, Willem Alexanderschool, Rotary, Gluren bij de Buren, Oranjefonds en het 4 en 5 mei comité.

Het dorpshuis heeft het certificaat ‘erkend leerbedrijf’. Scholieren van ROC/MBO kunnen hun praktijkstages in het dorpshuis verrichten. In 2021 is hier geen uitvoering aan gegeven. Wel is er tussendoor gelegenheid geweest om de aanvragen van een 2-tal MAS-stages te honoreren.

6. De middelen: verhuur en andere inkomsten Het dorpshuis kent vaste huurders uit de zorgsector en incidentele huurders die voor een eenmalige activiteit een ruimte nodig hebben. Met name de losse verhuur vergt veel inzet van het beheerteam: het maken van goede afspraken, de schoonmaak, klaarzetten van benodigdheden, de zorg voor voldoende barbezetting en de aanwezigheid van een beheerder. Het beheerteam draagt de zorg voor het kunnen verhuren van de verschillende ruimtes. De planner maakt afspraken met huurders. De verhuur van ruimtes is de belangrijkste inkomstenpost die nodig is voor de afdracht van de jaarlijkse huur aan de gemeente Nieuwegein. Een andere belangrijke bron van inkomsten zijn de door de vrijwilligers georganiseerde activiteiten. Elke activiteitengroep streeft naar het leveren van een financiële bijdrage voor de organisatie van het geheel. Alle externe financiële hulpbronnen, zoals de collecte van het Oranjefonds, Burendag en NL-Doet voor de aanschaf van benodigd materiaal/meubilair, zijn in 2021 komen te vervallen. De impact op de verhuuropbrengsten is rond euro 16.000 (2020 rond euro 15.000). In 2021 is een bedrag van € 42.090 huur aan de gemeente Nieuwegein betaald. Per 2017 is de Stichting Dorpshuis Fort Vreeswijk verantwoordelijk voor de exploitatie van het dorpshuis.

De Stichting betaalt de lening, ten behoeve van de renovatie van het Gebouw G, middels een jaarlijkse aflossing terug aan de gemeente. Daarnaast rekent het dorpshuis met een bedrag van jaarlijks € 50.000,= aan servicekosten; waaronder nutsvoorzieningen, schoonmaak en vergunningen.

10

Jaarverslag 2021 Stichting Fort Vreeswijk