RKC-1 - RKB 36 + jaarverslag 2021

REKENKAMERBRIEF Neder-Betuwe, nr. 36 Januari 2022 Aan: CC:

De leden van de gemeenteraad Neder-Betuwe Het college van B&W Het management Overige belangstellenden (via de website)

Geachte raadsleden,

Hierbij ontvangt u de RekenkamerBrief van de Rekenkamercommissie Neder-Betuwe. In deze brief geven wij u informatie over de volgende onderwerpen: 1. Afronding onderzoek ‘Laaggeletterdheid in Neder-Betuwe 2. Jaarverslag 2021 3. Opvolging rekenkameronderzoeken 4. Einde raadsperiode 2018-2022 5. Start raadsperiode 2022-2026

Mocht deze brief aanleiding geven tot vragen en/of opmerkingen, dan horen wij dat graag via griffie@nederbetuwe.nl. Met vriendelijke groet,

Rekenkamercommissie Neder-Betuwe, Marijke van de Plasse Iroy Konings Rick Hubers

1. Afronding onderzoek “Laaggeletterdheid in Neder-Betuwe". Sinds de zomer van 2021 voerde onderzoeksbureau Lost Lemon in opdracht van de rekenkamercommissie het onderzoek naar laaggeletterdheid in Neder-Betuwe uit. Na het gebruikelijke ambtelijke en vervolgens bestuurlijke wederhoor is het definitieve onderzoeksrapport aan de gemeenteraad aangeboden. De rekenkamercommissie kijkt uit naar de behandeling van het onderzoeksrapport door de gemeenteraad. Tijdens de beeldvormende avond zijn namens de rekenkamercommissie Marijke, Iroy en Rick aanwezig. Iroy (contactpersoon voor dit onderzoek) geeft een toelichting op het rapport. Het heeft onze voorkeur dat technische vragen voorafgaand aan de beeldvormende avond worden gesteld.

2. Jaarverslag 2021 Zoals gebruikelijk brengt de rekenkamercommissie een jaarverslag uit over haar werkzaamheden in het voorgaande kalenderjaar. Het jaarverslag over 2021 is onlangs vastgesteld en treft u als bijlage bij deze Rekenkamerbrief aan. Reacties hierop zijn van harte welkom. 3. Opvolging rekenkameronderzoeken In de afgelopen jaren heeft de rekenkamercommissie de volgende onderzoeken uitgevoerd: 2017: informatiebeveiligingsbeleid 2018: contacten van burgers met AVRI en ODR 2020: schuldhulpverlening 2021: gemeentelijke uitgaven Aan het einde van deze raadsperiode c.q. aan het begin van de nieuwe raadsperiode wil de rekenkamercommissie de raad informeren in hoeverre de raadsbesluiten over de hiervoor genoemde onderzoeken zijn uitgevoerd. Hiermee ondersteunt de rekenkamercommissie de controlerende taak van de gemeenteraad. De uitvraag naar de stand van zaken wordt binnenkort bij het college uitgezet. 4. Einde raadsperiode 2018-2022 Dit is de laatste rekenkamerbrief in deze raadsperiode. Vier rekenkameronderzoeken zijn er uitgevoerd, waarmee de rekenkamercommissie hoopt een goede bijdrage te hebben geleverd. Wij bedanken alle raadsleden voor de plezierige contacten en samenwerking. 5. Start raadsperiode 2022-2026 In maart start de nieuwe raadsperiode met ongetwijfeld een aantal nieuwe raadsleden.

De rekenkamercommissie hoopt in het kader van het inwerkprogramma met de nieuwe raad kennis te maken om op die manier te kunnen vertellen over het werk van de rekenkamercommissie en daarmee een goede basis te leggen voor een constructieve samenwerking.

Jaarverslag 2021 4 januari 2022

Marijke van de Plasse Iroy Konings Rick Hubers

1.

Inleiding

Conform de verordening voor de rekenkamercommissie biedt de rekenkamercommissie van de gemeente Neder-Betuwe bij deze het jaarverslag over 2021 aan.

2.

Rekenkamercommissie Neder-Betuwe

De samenstelling van de rekenkamercommissie zag er in 2021 als volgt uit: • •

•

Voorzitter: o M.C. (Marijke) van de Plasse Leden: o I.L.J.C. (Iroy) Konings o R. (Rick ) Hubers Ambtelijk secretaris: o M.E. (Marina) Roelofsen

vanaf 1 juni 2019 vanaf 1 juli 2018 vanaf 24 september 2020 vanaf 20 mei 2019

De voorzitter en de leden hebben momenteel de volgende nevenfuncties: • • •

Marijke van de Plasse: manager Necker van Naem (bezoldigd), interim griffier bij gemeente Vijfheerenlanden, vanuit Necker van Naem (bezoldigd). Iroy Konings: senior raadsadviseur / plaatsvervangend griffier gemeente Vlaardingen (bezoldigd) Rick Hubers: senior financial auditor Auditdienst Rijk, Ministerie van Financiën (bezoldigd), scriptiebegeleider Nyenrode Business Universiteit (bezoldigd)

3.

De activiteiten van de rekenkamercommissie

3.1

Onderzoek “Structureel in control?”

Op 8 april 2021 kwam het rekenkamerrapport “Structureel in control?” tijdens een beeldvormende avond aan de orde. Dit onderzoek was gericht op de sturing op de gemeentelijke uitgaven binnen de gemeente Neder-Betuwe. De centrale vraag van het onderzoek was:

Op welke momenten wordt de gemeenteraad van Neder-Betuwe geïnformeerd om inzichtelijk te hebben of zij, met het oog op hun kaderstellende en controlerende rol, bij vaststelling van structureel beleid beslist over incidentele of structurele middelen en in hoeverre is deze informatievoorziening adequaat en rechtmatig? De volgende conclusies zijn uit het onderzoek getrokken: Hoofdconclusie • Dit onderzoek leidt tot een positief beeld over de sturing op gemeentelijke financiën in de gemeente Neder-Betuwe. Enkele aanpassingen kunnen zorgen voor een verdere verbetering. Het college informeert de raad van Neder-Betuwe via de P&Cdocumenten over structurele en incidentele baten en lasten. Deze documenten maken inzichtelijk welke baten en lasten structureel dan wel incidenteel zijn. Er zijn nog enkele verbeteringen mogelijk in de weergave van incidentele baten en lasten op

basis van de stellige uitspraken en aanbevelingen van de Commissie BBV. Daarnaast zijn er enkele aandachtspunten om de informatievoorziening te verbeteren zoals de tijdigheid van P&C-documenten en van mee- en tegenvallers, beleidsinhoudelijke verantwoording en het gebruik van P&C-documenten om investeringskredieten aan te vragen. Deelconclusies: • De gemeente Neder-Betuwe heeft aandacht voor incidentele en structurele baten en lasten, maar er is in de gemeente Neder-Betuwe geen definitie van incidentele en structurele baten en lasten. Er is verbeterruimte in de weergave van incidentele baten en lasten op basis van de stellige uitspraken en aanbevelingen van de Commissie BBV • De raad wordt in toenemende mate adequaat geïnformeerd over incidentele en structurele baten en lasten. De documenten in de P&C-cyclus, waaronder de documenten jaarstukken en (meerjaren)begroting, maken in toenemende mate inzichtelijk welke baten en lasten structureel dan wel incidenteel zijn. De bestuursrapportages zijn in ontwikkeling. De raad c.q. het auditcomité, ambtelijke organisatie en college werken daarin op een constructieve manier samen, maar het verbetertraject is niet geborgd (beheersing voortgang en eindresultaat).

• Er is ten aanzien van de kaderstelling een aantal aandachtspunten zoals de tijdigheid van P&C-documenten en het gebruik van P&C-documenten om investeringskredieten aan te vragen. De raad heeft controlegereedschap: de ontwikkeling van de bestuursrapportages, het auditcomité, wisseling van accountant, raadsbrieven en de Duisenberg-methode. • Het college is in toenemende mate in staat om analyses in te vertalen naar P&Cdocumenten. Dit is echter nog in ontwikkeling. Tijdigheid is een aandachtspunt: De raad wordt niet altijd tijdig geïnformeerd over deze (verwachte) financiële meeof tegenvallers. De gemeente handelt bij (structurele en incidentele) mee- en tegenvallers conform de financiële verordening en verwerkt de mee- en tegenvallers in de gemeentelijke administratie. • Er zijn in de praktijk geen voorbeelden van dubbele besluitvorming aangetroffen. De scheiding tussen investerings- en dekkingsbesluit en de gedetailleerdheid en de systematiek van de kadernota kunnen oorzaken zijn van de beleving dat er dubbele besluitvorming plaatsvindt. • Beheer- en instandhoudingskosten vormen een integraal onderdeel van raadsvoorstellen over investeringen. Daarnaast komt expliciet aan bod hoe de dekking is geregeld. Het integraal ramen blijft echter aandacht vragen. • Haalbaarheid van de investeringsbegroting is een aandachtspunt.

In de afgelopen jaren is er elk jaar sprake van een verschil tussen begroting en rekening waardoor overheveling plaatsvindt. Bij de raad speelt vervolgens de vraag of de beleidsdoelen wel gerealiseerd kunnen worden. De raad, het college en de ambtelijke organisatie zijn positief over de Duisenberg-methode. De gemeente heeft een lijst van investeringen. Er zijn nog enkele aanvullingen mogelijk: - vervanging of uitbreiding; - dekkingsbron(nen); - vrijgegeven investeringen direct na autorisatie begroting; - investeringen waarvoor nog een afzonderlijk raadsvoorstel moet komen Er is een functionerend toezicht- en controlestelsel in de gemeente Neder-Betuwe. De gemeente Neder-Betuwe valt in de minst belastende vorm van financieel toezicht door de provincie.

Op basis van de conclusies worden in het onderzoek de volgende aanbevelingen geformuleerd: Aanbevelingen aan het college 1. Ontwikkel definities voor incidentele en structurele baten en lasten, leg deze vast en pas deze toe. Op deze manier worden trends in het meerjarenbeeld zichtbaar. 2. Voer mogelijke verbeteringen van de Commissie BBV door (nadere toelichting van incidentele baten en lasten, grensbedrag in de financiële verordening, presentatie begrotingssaldo). 3. Zorg voor borging van het verbetertraject, bijvoorbeeld door gebruik van een tijdpad of mijlpalen en het aanduiden van een verantwoordelijke of trekker voor dit verbetertraject. 4. Voeg meer beleidsinhoudelijke verantwoording toe aan de P&C-documenten richting de raad. Vermijd grote stukken tekst, maar zorg daarbij voor duidelijke en toegespitste informatie bijvoorbeeld door middel van Key Performance Indicators (kpi’s). 5. Maak aparte raadsvoorstellen om investeringskredieten aan te vragen. 6. Verbeter de monitoring op mee- en tegenvallers bijvoorbeeld door de ontwikkeling van een monitor per domein (voorbeeld monitor sociaal domein). Door trends te analyseren kan de gemeente erachter komen of meerkosten in bijvoorbeeld Jeugdzorg structureel of incidenteel zijn. 7.

Geef bij investeringsprojecten het besluitvormingstraject aan, met daarin de opeenvolgende kaderstellende, uitwerkings-, en dekkingsbesluiten zodat het traject duidelijk en navolgbaar is. Aanbevelingen aan de raad en het college 8. Maak duidelijke afspraken over de tijdigheid van P&C documenten. In de raadsvergadering van 22 april 2021 heeft de raad besloten: • • • •

kennis te nemen van de resultaten van het rekenkamercommissieonderzoek ‘Structureel in control?’; de conclusies uit het onderzoeksrapport over te nemen; uitvoering te geven aan de in het onderzoeksrapport geformuleerde aanbevelingen voor de raad; het college opdracht te geven de aanbevelingen voor het college uit te voeren.

De rekenkamercommissie is niet op de hoogte (gesteld) van de opvolging van het raadsbesluit van 22 april 2021.

3.2

Onderzoek “Laaggeletterdheid”

Op 10 mei 2021 is door de rekenkamercommissie de opzet vastgesteld voor het doen van een onderzoek naar de beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering van laaggeletterdheid 2016-2020. Het doel van dit onderzoek is om inzicht te krijgen in de beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering van laaggeletterdheid in Neder-Betuwe sinds 2016 en aangrijpingspunten voor de toekomst te formuleren. De centrale vraag van het onderzoek:

Wat zijn de resultaten van het Neder-Betuwse beleid en de inspanningen om basisvaardigheden (taal, rekenen en digitale vaardigheid) van inwoners te vergroten om op die manier laaggeletterdheid te voorkomen en te verminderen en welke aanbevelingen kunnen er voor de toekomst worden gedaan? Voor de zomer van 2021 is het onderzoek opgestart. Het onderzoek zal naar verwachting door de gemeenteraad worden behandeld in februari 2022.

3.3

Communicatie door de rekenkamercommissie

In 2021 verschenen meerdere rekenkamerbrieven: • • • •

Nummer 32 op 3 februari 2021 Nummer 33 op 29 maart 2021 Nummer 34 op 11 mei 2021 Nummer 35 op 28 juni 2021

Doel van de rekenkamerbrieven is om de raad, het college, de ambtelijke organisatie en andere belangstellenden op de hoogte te houden van de bezigheden van de rekenkamercommissie.

3.4

Vergaderingen van de rekenkamercommissie

In 2021 is de rekenkamercommissie meerdere keren bij elkaar geweest; te weten op: • • • • • • • • • • • • •

26 januari 2021 17 februari 2021 19 maart 2021 13 april 2021 28 april 2021 6 mei 2021 31 mei 2021 9 juni 2021 16 juni 2021 20 juli 2021 7 september 2021 12 oktober 2021 3 november 2021

4.

Financiën van de rekenkamercommissie

4.1

Uitgaven 2021

Kosten

Begroot

Uitgaven

Vergoedingen rekenkamercommissie

€ 10.625

€ 10.590

Onderzoeken en overige uitgaven

€ 13.642

€ 12.785

Totaal

€ 24.267

€ 23.375

4.2

Begroting 2022

Kosten

Begroot

Vergoedingen rekenkamercommissie

€ 10.625

Onderzoeken en overige uitgaven

€ 13.642

Totaal

€ 24.267

5.

Tot slot

Dit verslagjaar heeft de rekenkamercommissie zich met twee onderzoeken in uitvoering bezig gehouden. Met dit jaarverslag hopen wij daarvan een goede weergave te hebben gegeven. Vanzelfsprekend is de rekenkamercommissie bereid om over de inhoud van dit verslag van gedachten te wisselen.