RIB-95 - Vervanging van analoge archiefbescheiden van aan de ODR gemandateerde taken

Gemeente Neder-Betuwe t.a.v. de raad Postbus 20 4043ZG OPHEUSDEN

uw brief van uw kenmerk ons kenmerk behandeld door bijlage(n)

Z/25/113184/260899

Opheusden

2 december 2025

4

Onderwerp Raadsinformatiebrief besluit tot vervanging van analoge archiefbescheiden van de gemandateerde taken aan Omgevingsdienst Rivierenland. Geachte raad, Met deze brief informeren wij u over het verzoek van de Omgevingsdienst Rivierenland (ODR) om een vervangingsbesluit te nemen voor het analoge archief. Bij een vervangingsbesluit worden analoge archiefdocumenten vervangen voor digital kopieën, waarbij de kopieën dezelfde juridische- en bewijskracht krijgen. In 2024 is reeds een vervangingsbesluit genomen voor archiefstukken vanaf 1 januari 2025, maar documenten van vóór deze datum zijn nog niet vervangen. Sinds 2013 voert de ODR diverse taken uit namens de gemeente, waaronder de archivering. De ODR streeft naar volledige digitale archivering en wil daarom met terugwerkende kracht de analoge archiefbescheiden vervangen die betrekking hebben op de gemandateerde taken over de periode 1 april 2013 tot en met 31 december 2024. Om te kunnen vaststellen of deze archiefbescheiden volledig en correct digitaal beschikbaar zijn, heeft BecisDior in opdracht van de ODR een steekproef uitgevoerd. Het doel van deze steekproef is vast te stellen of de documenten uit het fysieke archief over de periode van 2013 – 2024 digitaal aanwezig zijn. Uitkomsten van de steekproef door BecisDior; 1. BecisDior heeft 249 van de 352 archiefdozen gecontroleerd.

De steekproef toont aan dat de overgrote meerderheid van de documenten digitaal aanwezig is. De documenten die ontbraken (vijf archiefdozen) zijn inmiddels alsnog gescand. Hiermee is ongeveer 98% van de gecontroleerde archiefbescheiden digitaal beschikbaar. 2. De vervanging van de papieren archiefbescheiden past binnen de ambitie van de ODR om volledig digitaal te werken. Dit draagt bij aan efficiënt informatiebeheer en sluit aan bij de doelstellingen van de organisatie. 3. BecisDior adviseert om over te gaan tot vervanging, met in achtneming van het risico dat er 103 niet gecontroleerd zijn.

Postbus 20 | 4043 ZG Opheusden | Burgemeester Lodderstraat 20 | 4043 KM Opheusden | telefoon 14 0488 |www.nederbetuwe.nl | info@nederbetuwe.nl

Kanttekeningen 1. Er bestaat een risico dat niet alle papieren archiefbescheiden digitaal beschikbaar zijn. 103 archiefdozen zijn niet in de steekproef meegenomen. Mogelijk bevatten deze dozen unieke documenten die niet digitaal zijn opgeslagen. Het DT van de ODR heeft het besluit genomen om de consequenties te aanvaarden. Als we uitgaan van de steekproef van BecisDior lopen we hiermee een risico van ongeveer 2 dozen met archief stukken die niet digitaal beschikbaar zullen zijn. Daarnaast wordt het archief vrijwel nooit geraadpleegd, waardoor het risico op problemen in de praktijk gering is. De archiefdozen van 2013 t/m 2022 niet voorzien van een datum, daardoor is op dit moment de kans op succesvolle raadplegen van de papierenarchiefbescheiden klein. 2. Als het risico van de 103 niet-gecontroleerde archiefdozen wordt geaccepteerd, zijn hieraan geen extra kosten verbonden. Wanneer dit risico niet wordt aanvaard, is een aanvullende controle noodzakelijk, met een geschatte kostenpost van ongeveer €15.000. Het directieteam van de ODR stemt in met het aanvaarden van het risico en zal het dagelijks bestuur hierover informeren. Vervolgstappen Na akkoord van de deelnemende gemeenten zal de ODR aangeven dat de besluiten kunnen worden gepubliceerd. Na publicatie treden de besluiten in werking. Na instemming van alle deelnemende gemeenten kan het papieren archief worden vernietigd.

Hiermee vervalt de noodzaak voor fysieke opslag van deze oudere archiefbescheiden, en wordt voldaan aan de eisen van het Handboek Vervanging. Het digitale archief zal het papieren equivalent officieel vervangen. In overleg met het Regionaal Archief Rivierenland wordt vastgesteld of het opstellen van een vernietigingslijst noodzakelijk is.

Bijlagen Naam bijlage Besluit tot vervanging van analoge archiefbescheiden van de taken gemandateerd aan Omgevingsdienst Rivierenland 2013-2024

Zaaknummer Z/25/113184

Documentnummer 260789

Advies n.a.v. steekproef BecisDior

Z/25/113184

260798

Handboek vervanging ODR 2022

Z/25/113184

260794

Besluit ODR-vervanging

Z/25/113184

260797

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Neder-Betuwe, {{esl:signer1:Capture:size(150,40)}}

{{esl:signer2:Capture:size(150,40)}}

Nicolien de Geus Secretaris

Jan Kottelenberg Burgemeester

Pagina 2 van 2