RIB-85 - Jaarverslag archieftoezicht 2024

Gemeente Neder-Betuwe t.a.v. de raad Postbus 20 4043ZG OPHEUSDEN

uw brief van uw kenmerk ons kenmerk behandeld door bijlage(n)

Z/25/109988/248567 Pijler Bedrijfsvoering 3

Opheusden

Onderwerp Jaarverslag archieftoezicht 2024 en Checklist aanlevering toezichtinformatie Interbestuurlijk toezicht Archief Informatiebeheer

Geachte raad, Met deze brief stellen wij u op de hoogte van het door de gemeentearchivaris uitgebrachte jaarverslag archieftoezicht over het jaar 2024, dat wij op 20 juni 2025 ontvingen. Dit overeenkomstig het gestelde in de Archiefverordening Neder-Betuwe 2016. Hierna staan de aanbevelingen van de gemeentearchivaris. De meeste daarvan zijn inmiddels opgevolgd en aan een aantal werken wij. Aanbevelingen: 1. ‘U dient de archiefinspecteur te informeren over de stand van zaken rondom e-mailbewaring, zijnde de implementatie van de selectielijst e-mailbewaring 2024 dan wel het verbeteren van e-mailbewaring in het zaaksysteem.’ Voortgang: De archiefinspecteur is voorzien van de stand van zaken over e-mailbewaring en de implementatie van de selectielijst e-mailbewaring 2024. Aanscherping van het beleid rondom e-mailbewaring hangt nauw samen met de aanbesteding en implementatie van het nieuwe zaaksysteem dat naar verwachting eind 2026 zal gaan plaatsvinden. 2. ‘Voor het laatst in 2021 is een verklaring van vervanging opgesteld en toegestuurd aan de archiefinspecteur. U dient alsnog – met terugwerkende kracht – deze verklaringen op te stellen, om te voldoen aan artikel 8 van het Archiefbesluit.’ Voortgang: Wij zijn voornemens deze verklaringen spoedig te realiseren en streven ernaar deze voor het tweede kwartaal van 2026 af te ronden.

Postbus 20 | 4043 ZG Opheusden | Burgemeester Lodderstraat 20 | 4043 KM Opheusden | telefoon 14 0488 |www.nederbetuwe.nl | info@nederbetuwe.nl

3. ‘U dient er zorg voor te dragen dat alle blijvend te bewaren archiefbescheiden, die tot het moment van overbrengen staan opgeslagen in de archiefruimte, zijn verpakt in verpakkingsmaterialen die voldoen aan de voorschriften zoals opgenomen in hoofdstuk 2 van de Archiefregeling. U dient in 2024 verdere voorbereidingen te treffen op de overbrenging van de blijvend te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats van het RAR.’ Voortgang: In september 2025 is door Doxis, zoals voorgenomen, een schouw uitgevoerd op het fysieke archief. Dit gaf ons helder inzicht in de kwaliteit en kwantiteit van de nog aanwezige papieren archieven. Volgens een plan gaan we schonen, administreren, vervangen, vernietigen en de papieren archieven overbrengen. 4. ‘U dient de archiefinspecteur te informeren over de uitkomsten van het verkennende onderzoek dat heeft plaatsgevonden over de module Record-management van Notubiz, om de duurzame toegankelijkheid van de videotulen te borgen met overbrenging naar het eDepot.’ Voortgang: Uit onderzoek, in het verslagjaar 2024, naar de module Record-management van Notubiz is gebleken dat er vooralsnog geen functionaliteiten beschikbaar zijn in de applicatie om invulling te geven aan de vervroegde overbrenging van de videotulen naar het e-Depot van het RAR. Wij onderzoeken of dit binnen korte termijn wel mogelijk is. 5.

‘Actualiseer het Calamiteitenplan archieven en breng het periodiek onder de aandacht bij over medewerkers zodat bij calamiteiten adequaat kan worden gehandeld. De archiefinspecteur ontvangt graag het geactualiseerde calamiteitenplan.’ Voortgang: Het calamiteitenplan actualiseren wij in 2025 en sturen dit daarna toe aan de archiefinspecteur. 6. ‘U dient de concept-vernietigingslijst 2023 voor inhoudelijke beoordeling toe te sturen aan de archiefinspecteur. Daarnaast dient u de verklaring van vernietiging over het jaar 2022 nog toe te sturen. De archiefinspecteur heeft geen concept-vernietigingslijst(en) 2023 ontvangen voor inhoudelijke beoordeling.’ Voortgang: Wij streven ernaar deze bescheiden voor het derde kwartaal van 2026 toe te kunnen sturen. 7. ‘U dient de Format en checklist aanlevering toezichtinformatie IBT Archief Informatiebeheer in te zien en te voorzien van reactie.’ Voortgang: De Format- en checklist aanlevering toezichtinformatie IBT Archief Informatiebeheer 2024 gaat ter inzage naar het college en de raad. Graag verzoeken wij u de checklist na inzage te ondertekenen.

Pagina 2 van 3

Bijlagen Naam bijlage Checklist aanlevering toezichtinformatie IBT Archief Informatiebeheer Brief aan gemeentearchivaris en een afschrift aan interbestuurlijk toezicht van provincie Gelderland Aanbiedingsbrief en jaarverslag 2024

Zaaknummer Z/25/109988

Documentnummer 248565

Z/25/109988

248566

Z/25/109988

248308

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Neder-Betuwe, {{esl:signer1:Capture:size(150,40)}}

{{esl:signer2:Capture:size(150,40)}}

Nicolien de Geus Secretaris

Jan Kottelenberg Burgemeester

Pagina 3 van 3