RIB-8 - Monitoring ‘Samen vooruit’

Bezoekadres: Burgemeester Lodderstraat 20, Opheusden

Gemeenteraad Neder-Betuwe Postbus 20 4043 ZG Opheusden

Postadres: Postbus 20, 4043 ZG Opheusden

Telefoon: 14 0488 Telefax: (0488) 44 99 99

E-mail:

info@nederbetuwe.nl

Website: www.nederbetuwe.nl

uw brief van: uw kenmerk: ons kenmerk: behandeld door: bijlage(n):

Z/18/056009/UIT/20/145904

NL83 BNGH 0285094955

Actualisatie aanbevelingen rapport ‘Samen is niet alleen’

BTW: NL810162593B01

Onderwerp:

Monitoring 'Samen vooruit'

BNG IBAN:

KvK: 30276311

Opheusden, 11 januari 2021

Geachte raad, In deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de voortgang van het uitvoeren van het plan van aanpak: Samen, Vooruit'. Dit plan van aanpak volgde op het rapport 'Samen is niet alleen'. Hieronder vindt u een korte terugblik op het plan van aanpak en de stand van zaken anno 2020, waarin wij het onderwerp informatievoorziening aan uw raad nader toelichten. In de bijlage is een actualisatie opgenomen van alle 16 aanbevelingen zoals deze in het rapport 'Samen is niet alleen' zijn benoemd. Korte terugblik ‘Plan van aanpak: Samen Vooruit’ Medio 2018 hebben wij een onderzoeksbureau de opdracht verstrekt onderzoek te doen naar de effectiviteit van de financiële functie in onze organisatie. Dit onderzoek heeft geresulteerd in het rapport 'Samen is niet alleen'. De financiële functie is in onze ogen niet beperkt tot het team Financiën, maar behelst ook activiteiten in het management en het primaire en secundaire proces. De uitkomsten van het onderzoek waren van dien aard dat we besloten een ervaren interimmanager aan te trekken om ons te helpen de problemen op te lossen. Medio juni 2019 heeft u een raadsinformatiebrief ontvangen waarin aangegeven is dat de eerste resultaten van de interventies zichtbaar werden en de activiteiten van de interim manager afgebouwd werden. Ook is toen aangegeven dat we er nog niet waren: er was nog veel werk te verzetten.

Daarbij is gemerkt dat management en medewerkers goed op weg zijn en zelf (bleven) werken aan de verbeteringen die nodig zijn in cultuur en structuur. Stand van zaken 2020 En nu ruim een jaar later wordt er nog steeds gewerkt aan de verbeteringen die nodig zijn in cultuur en structuur. De activiteiten van de interim manager zijn in de zomer van 2019 volledig afgebouwd en vanaf september 2019 is een nieuwe vaste manager begonnen. Een nieuw

*ZA8CC3A8C2C*

begin waarin het borgen en uitbouwen van de verbeteringen centraal staan en waar net als bij andere teams altijd verbeteringen mogelijk zijn en waarin elke dag wordt gewerkt aan een organisatie die financieel op orde is en vanuit die hoedanigheid de inwoners en ondernemers in onze gemeente bedient en ambities waarmaakt. Doorontwikkeling informatievoorziening aan uw raad Met het auditcomité zijn afspraken gemaakt over een verbetering van informatievoorziening aan uw raad. Onderdeel van deze verbetering is een overzicht dat de raad bij elke raadsvergadering ontvangt, waarin helder wordt gemaakt wat de financiële positie is en welke effecten de genomen besluiten hebben op de financiële positie. De komende periode kunnen we ervaren of deze nieuwe vorm van informatievoorziening de gewenste resultaten laat zien of dat deze aanpassing behoeft. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de uitkomsten van het rekenkameronderzoek ’Sturen op gemeentelijke uitgaven’ welke in het voorjaar 2021 wordt verwacht. Ook verbetert de informatievoorziening van uw raad doordat we steeds meer digitaliseren. Afgesproken is om de begroting 2021 en daaropvolgende P&C producten in de applicatie Lias te maken. Vooruitlopend daarop zijn wij in 2019 al gestart met het maken van de begroting 2020 en meerjarenraming 2021-2023 in Lias.

Dit omdat ervaring leert dat dergelijke processen vaak met enige kinderziektes gepaard gaan en wij deze er graag tijdig uit willen halen. Inmiddels zijn de begrotingen 2020 en 2021 en de eerste bestuursrapportage 2020 volledig in Lias gemaakt. Ook staan beide producten op een P&C portal op onze website, welke op eenvoudige wijze toegang geeft tot onze P&C producten. Hier zijn inmiddels al diverse verbeteringen in doorgevoerd waardoor de website steeds gebruiksvriendelijker is ingericht. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om door te klikken naar de verschillende beleidsdocumenten. Het volgende P&C product dat voor het eerst in Lias wordt gemaakt is de jaarrekening 2020. Met Lias hebben wij een hulpmiddel in huis dat de informatievoorziening aan uw raad helpt te verbeteren, maar Lias verbetert dit niet vanzelf. Het gebruik van LIAS dwingt ons wel om in gesprek te gaan over de wijze waarop doelen worden geformuleerd en gemonitord in de verschillende producten. Daarover gaan wij graag met het auditcomité in overleg, vooruitlopend op het opstellen van het coalitieakkoord en uit te werken collegeprogramma. Wij werken elke dag aan de verbetering van de financiële managementinformatie, maar merken ook dat deze verbeteringen niet altijd zonder slag of stoot gaan. Verbeteringen zijn door te voeren door nieuwe updates en aanvullingen op de bestaande applicatie.

Ook voor de verdergaande digitalisering zal blijvende extra inzet nodig zijn om het systeem op een goede manier voor ons te kunnen laten werken in plaats van dat er voor het systeem gewerkt moet worden. Tenslotte Wij stellen vast dat er samen met medewerkers en management flinke stappen zijn gezet, maar merken ook dat het aandacht en energie vergt om deze stappen te blijven vasthouden en nieuwe stappen te zetten. Dit gaat met vallen en opstaan. Maar het belangrijkste hierin is, ondanks het thuiswerken, dat men elkaar blijft opzoeken en met forse flexibiliteit en inzet resultaten weet te blijven halen. Deze raadsinformatiebrief is de laatste in een reeks van monitoring van het plan van aanpak Samen Vooruit! Hiermee sluiten wij een periode af en gaan verder op de ingezette weg Uiteraard wordt u waar nodig geïnformeerd, via de reguliere P&C cyclus, of wanneer daar aanleiding toe is. Pagina 2 van 3

Wij gaan er vanuit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Neder-Betuwe, de secretaris, de burgemeester,

Gerrit Stam

Pagina 3 van 3

Jan Kottelenberg

Bijlage: Bijlage: Actualisatie Actualisatie aanbevelingen rapport ‘Samen is niet alleen’ De 16 aanbevelingen uit het rapport ‘Samen, is niet alleen!’ zijn hieronder opgenomen en voorzien van een toelichting van de huidige stand van zaken. 1. Maak tijd en prioriteer. Door consequent met elkaar na te gaan wat moet en wat niet moet en bovendien kijken we vooruit en plannen. Dit is geborgd in ons wekelijkse teamoverleg Financiën . 2. Minimaliseer Minimaliseer het aantal P&CP&C-producten Deze aanbeveling is overgenomen. In overleg met het audit comité is het aantal bestuursrapportages teruggebracht tot twee, aangevuld met een extra informatievoorziening bij elke raadsvergadering. Ook is de besturing van de P&C producten neergelegd bij het management in plaats van bij financiën. Samen staan we voor de realisatie van P&C producten en hebben nadrukkelijk aandacht voor evaluatie en verbeteringen. 3. Trek een stevige manager bedrijfsvoering aan. In de toelichting van deze aanbeveling wordt gesproken over een manager die verbindend en mensgericht werkt. We hebben binnen onze organisatie een manager gevonden die voldoet aan dit profiel. 4. Stel Stel een een applicatiebeheerder aan en zorg voor kennisborging. Een applicatiebeheerder is aangesteld per maart 2019, de kennisborging vindt nog steeds plaats.

Daarnaast hebben we toegang tot kennis van de leverancier die onze applicatiebeheerder kan inroepen en wordt gewerkt aan het verbreden van de kennis in het team om de kwetsbaarheid te verkleinen. 5. Maak van beleid en beheer de financiële functie (één team). Team beheer en beleid is en blijft één team en werkt ook op deze manier samen en handelt via vaste structuren zoals werk -en teamoverleggen. 6. Vul de rol van coördinator in als verbinder tussen administratie en primair proces. Sinds juli 2019 is er een coördinator voor het team financiën. De afgelopen tijd zijn taken herverdeeld, zodat de coördinator ook daadwerkelijk tijd en ruimte heeft om de verbinder te zijn tussen administratie en primair proces. Daarnaast wordt deze verbinding ook veel meer een taak van het hele team in plaats van alleen maar de coördinator. 7. Operationele werkprocessen zijn LEAN gemaakt gemaakt De operationele werkprocessen zijn beschreven en er wordt nu gewerkt aan de invoering en optimalisatie hiervan. 8. Evalueer het financieel systeem. Er is een scan gedaan naar de inrichting. Deze inrichting werd als goed gekwalificeerd. Wel staan we aan de vooravond van een aantal keuzes rond upgrades van ons financiële systeem en Lias. Dit biedt kansen, en vraagt om een zorgvuldige implementatie om ook daadwerkelijk deze kansen te pakken. 9. Werk toe naar het ‘lonkend perspectief’.

Wij hebben en schenken aandacht aan de samenwerking van het lonkend perspectief. Dat het vertrouwen te paard ging en nu te voet terugkomt bleek ook. 10. Richt control in op een proactieve wijze in plaats van reactief. De controller vertrok begin 2019. Een interim controller nam de honneurs waar. We werken nu aan een nieuwe inrichting van control waarin we control aan de voorkant en proactief in de organisatie hebben geborgd en ook de positie van AO/IC wordt ingebed aan de voorkant en daarmee wordt versterkt. 11. Investeer aan de voorkant voorkant bij strategisch organisatorische keuzes. Het management, de strategisch adviseurs en adviseur strategie nemen gezamenlijk het voortouw bij strategisch organisatorische keuzes. Dit gaat met vallen en opstaan, maar belangrijkste hierin is dat deze samen met de teams worden uitgedragen en geborgd. 12. Maak taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid helder. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn helder. Een mooi voorbeeld hierin was de jaarrekening 2019, waarin complimenten werden gegeven door de accountant over de wijze van voorbereidingen en samenwerking ten behoeve van de accountantsverklaring. Wel blijft een aandachtspunt om bij nieuwe uitdagingen de taken en verantwoordelijkheden ook in houding en gedrag te blijven uitdragen.

Belangrijk hierin is om elk proces te evalueren en samen te kijken waar verbeteringen mogelijk zijn. En dit doen we dan ook. 13. Borg structurele evaluatie en kennisborging in de organisatie. Na elk P&C product wordt geëvalueerd. Hierin wordt gekeken naar inhoud, proces en techniek en worden verbeterpunten voor de volgende cyclus benoemd en opgepakt. We werken er naar toe dat elke functie Pagina 2 van 3

gemakkelijk kan worden overgenomen door collega’s en waar wordt ingehuurd is altijd onderdeel van de opdracht dat de kennis wordt overgedragen aan de eigen medewerkers. 14. Focus bij de werving en selectie van formatie op de lange termijn. Sinds september 2019 is het team compleet en stabiel. We weten dat in de loop van 2021 een tweetal collega’s met pensioen gaan, waar we nu op aan het voorsorteren zijn een plan te maken voor een goede overgang en overdracht. 15. Evalueer de financiële functie. We geven hier op dit moment geen prioriteit aan vanwege de verbeteringen die we nog dagelijks doorvoeren. Zoals eerder aangegeven is evaluatie op de verschillende onderdelen wel geborgd. 16. Richt de aandacht op financial, business en project control in plaats van op de P&C producten. producten. Met de vermindering van het aantal P&C producten komt meer tijd en ruimte vrij. Deze tijd en ruimte wordt de komende tijd vooral ingezet voor het verder op orde brengen van de financiële basis en de ondersteuning van het heroverwegingstraject. Ook is de wijze van afstemming anders nu er vooral wordt thuisgewerkt. Dit kost meer tijd en heeft daarmee ook invloed op de ruimte die er is. Hierdoor mag helder zijn dat de aandacht voor financial, business en project control er wel degelijk is, maar dat de ruimte om dit optimaal te kunnen doen pas in de loop van 2021 zal ontstaan.

Pagina 3 van 3