RIB-68 - Managementletter accountant 2022

Gemeenteraad Neder-Betuwe Burgemeester Lodderstraat 20 4043 KM OPHEUSDEN

uw brief van uw kenmerk ons kenmerk behandeld door bijlage(n)

Z/22/089497/191616 Bedrijfsvoering 1

Opheusden

30 november 2022

Onderwerp Managementletter accountant 2022 Geachte raad, Hierbij treft u de managementletter aan die de accountant heeft opgesteld naar aanleiding van de interimcontrole die in de maand oktober jl. is uitgevoerd. Deze rapportage is primair bedoeld voor de organisatie om met de uitkomsten van de controle verbeteringen door te voeren met het oog op de voorbereiding van de jaarrekening. Op basis van de met u gemaakte afspraken krijgt u de managementletter toegestuurd met een reactie op hoofdlijnen. De managementletter en deze brief worden op 8 december a.s. in het auditcomité besproken. De gemeente heeft met ingang van 2022 een nieuwe accountant. Dit leidt tot een andere opzet van de managementletter. Onderstaand vindt u op basis van de managementletter de belangrijkste conclusies en verbeterpunten. Conclusie “administratieve organisatie en interne beheersing” De accountant concludeert dat de administratieve organisatie en interne beheersing voldoet aan de daaraan te stellen eisen.  Ten aanzien van de processen waarbij in het proces zelf nog onvoldoende interne beheersingsmaatregelen zijn ingebouwd zijn op een goede manier aanvullende verbijzonderde interne controlewerkzaamheden ingeregeld of vormgegeven waarvan de accountant gebruik kan maken.

 De medewerkers die zijn gesproken, zijn actief betrokken bij de organisatie en geven blijk van een intrinsieke motivatie om de administratieve organisatie en interne beheersing van de organisatie verder te optimaliseren. Dit blijkt concreet uit het kritisch blijven analyseren van de bestaande processen en procedures, zoals naar voren is gekomen tijdens de diverse besprekingen die gevoerd zijn. De accountant vermeldt “Dit vinden wij een groot compliment voor uw organisatie !! “  De uitkomst van de interim-controle is dat de accountant nog wel enkele verbeterpunten heeft geconstateerd ten aanzien van de kwaliteit van de interne beheersing. Deze verbeterpunten zijn in hoofdstuk 3 en 4 van deze managementletter nader uitgewerkt en doen geen afbreuk aan de conclusie zoals hierboven benoemd. Verbeterpunten De accountant heeft 2 bevindingen benoemd waarvan de accountant aangeeft dat die van groot belang zijn voor de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing. De accountant adviseert deze bevindingen direct op te pakken. Dit betreft de tijdige deactivering van accounts van inhuurcontracten en de actualisatie van het verwerkingenregister.

Postbus 20 | 4043 ZG Opheusden | Burgemeester Lodderstraat 20 | 4043 KM Opheusden | telefoon 14 0488 |www.nederbetuwe.nl | info@nederbetuwe.nl

De accountant heeft 9 bevindingen benoemd die van belang zijn voor de kwaliteit van de administratieve organisatie. Een deel van deze bevindingen zijn aan elkaar verbonden en zijn daarom onderstaand samengevoegd. Er wordt actie geadviseerd op de volgende punten:  Rechtmatigheidsverantwoording: De accountant adviseert actief de rechtmatigheidsverantwoording 2023 op te pakken. Zoals afspraken maken met de raad, de controleaanpak en het toetsingskader uitwerken.  Frauderisicoanalyse en M&O beleid op te stellen, dit periodiek te actualiseren en aandacht te besteden aan fraudebewustzijn  Cybersecurity/ AVG/ Informatiebeveiliging: de gemeente heeft zelf op deze onderwerpen een een uitgebreide analyse gemaakt, waarop verbeterpunten zijn geformuleerd. In lijn hiermee adviseert de accountant aandacht te houden voor deze onderwerpen en benoemt de accountant concrete acties zoals aandacht voor bewustwording informatieveiligheid en omgaan met persoonsgegevens.  Autorisaties, de gemeente is bezig met een verbetertraject omtrent autorisaties. De accountant adviseert om in lijn met het reeds ingezette traject te zorgen dat de verwerking van autorisatiewijzigingen via digitale workflows verloopt, standaard autorisatieprofielen op te stellen en controle uit te voeren op de tijdige verwerking van wijzigingen.

 Personeel: de accountant benoemt het risico dat de organisatie niet in alle gevallen in staat is om kritieke functies binnen de gemeente op te vangen wanneer deze medewerkers wegvallen. Zij adviseren daarvoor passende maatregelen te nemen  Wet op de politiegegevens, in 2022 moet een externe audit zijn uitgevoerd. Dit is nog niet afgerond. Daarom adviseert de accountant dit op korte termijn te doen. Wij werken eraan om bovengenoemde aanbevelingen uit te voeren. Daarbij wordt beoordeeld of de aanbevelingen haalbaar zijn en zo nee of er alternatieven zijn.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Neder-Betuwe,

Gerrit Stam Secretaris

Pagina 2 van 2

Jan Kottelenberg Burgemeester

Z/22/089497/191616

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?><DECOS><TEMPLATE><NAME>Standaard brief 1</NAME><ID>Standaard brief 1.xen</ID></TEMPLATE><MERGEDATA><ITEM PROFILE_KEY="646D0B8BABF84E549388254BD14F32EF|9CE5187EF35C404A9A434E5850C1 EAF4"><ITEM_KEY>72A8CFC1F27C4662B01937430EB8446A</ITEM_KEY><ITEM_TIMESTAMP >20221121113824</ITEM_TIMESTAMP><ITEMTYPE_KEY>DOCUMENT</ITEMTYPE_KEY><ITEM _CREATED>2022-11-15 02:07 PM</ITEM_CREATED><BOOKNAME>Standaard brief 1</BOOKNAME><SEQUENCE>191616</SEQUENCE><SUBJECT1>Management letter accountant 2022</SUBJECT1><DOCUMENT_DATE>2022-11-15 12:00 AM</DOCUMENT_DATE><RECEIVED_DATE>2022-11-15 12:00 AM</RECEIVED_DATE><PROCESSED>N</PROCESSED><TEXT3>Drost - van Tuil, Jeannet</TEXT3><TEXT2>Z/22/089497</TEXT2><COMPANY>Gemeenteraad NederBetuwe</COMPANY><MAILADDRESS>Burgemeester Lodderstraat 20</MAILADDRESS><ZIPCODE>4043 KM</ZIPCODE><CITY>Opheusden</CITY><EMAIL2>Burgemeester en wethouders</EMAIL2><TEXT4>Bedrijfsvoering</TEXT4><TEXT5>geen clausule</TEXT5><TEXT7>n.v.t.</TEXT7><URL>https://www.nederbetuwe.nl/filea dmin/Bestanden_Nederbetuwe/Afbeeldingen/Ondernemen/Wetten_en_regels/Inkoop _en_aanbesteding/Algemene_inkoopvoorwaarden_NederBetuwe.pdf</URL><TEXT15>jdrost@nederbetuwe.nl</TEXT15><TEXT9>(Nog) niet verzonden ter ondertekening</TEXT9><BOL1>0</BOL1><DFUNCTION>Gerrit Stam</DFUNCTION><BOL3>0</BOL3><TEXT14>Jan

Kottelenberg</TEXT14><BOL4>0</BOL4><BOL9>0</BOL9><BOL5>0</BOL5><BOL10>0</B OL10><BOL6>0</BOL6><BOL2>0</BOL2><DATE8>2022-11-15 12:00 AM</DATE8><BOL7>0</BOL7><KIX1>4043KM20</KIX1><BARCODE>ZA97C8B4D5A</BARCODE ><ITEMS TYPE="ADDRESS"><ITEM PROFILE_KEY="A8BA1F23864D447F95CFFBF1C41531D6"><ITEM_KEY>FACA96CE24874FFD9 A6BD937188AE274</ITEM_KEY><ITEM_TIMESTAMP>20221129094904</ITEM_TIMESTAMP>< ITEMTYPE_KEY>ADDRESS</ITEMTYPE_KEY><ITEM_CREATED>2020-01-16 03:33 PM</ITEM_CREATED><BOOKNAME>CMG Bedrijven</BOOKNAME><SEQUENCE>12591</SEQUENCE><COMPANY>Gemeenteraad NederBetuwe</COMPANY><TEXT1>Gemeenteraad NederBetuwe</TEXT1><TEXT9>Gemeenteraad Neder-Betuwe</TEXT9><TEXT6>Gemeenteraad Neder-Betuwe</TEXT6><DATE7>2020-01-01 12:00 AM</DATE7><MAILADDRESS>Burgemeester Lodderstraat 20</MAILADDRESS><ZIPCODE>4043 KM</ZIPCODE><CITY>Opheusden</CITY><COUNTRY>Nederland</COUNTRY><SUBJECT1>Bu rgemeester Lodderstraat</SUBJECT1><NUM3>20</NUM3><TEXT3>Burgemeester Lodderstraat 20</TEXT3><TEXT4>4043 KM</TEXT4><TEXT5>Opheusden</TEXT5><SUBJECT2>Burgemeester Lodderstraat</SUBJECT2><NUM4>20</NUM4><NUM1>0</NUM1><NUM2>0</NUM2><PHONE2> 0</PHONE2><PREFIX>0</PREFIX><MARK>3506354</MARK><DATE2>2022-11-29 09:49 AM</DATE2><KIX1>4043KM20</KIX1><KIX2>4043KM20</KIX2><BARCODE>ZA8AFAEF81C</ BARCODE></ITEM></ITEMS><ITEMS TYPE="BLOB"><ITEM PROFILE_KEY="TIFFDEF"><ITEM_KEY>FBC1F1C1F739484F81E5364FD5D0D774</ITEM_KEY

><ITEM_TIMESTAMP>20221130104515</ITEM_TIMESTAMP><ITEMTYPE_KEY>BLOB</ITEMTY PE_KEY><ITEM_CREATED>2022-11-30 10:45 AM</ITEM_CREATED><SEQUENCE>2</SEQUENCE><TEXT7>Standaard brief 1.xen</TEXT7><SUBJECT1>\STANUIT\</SUBJECT1><SUBJECT2>191616_2.DOC</SUBJECT2><BOL9>1</BOL9><DATE8>202211-30 10:45 AM</DATE8><DATE7>2022-11-30 12:00 AM</DATE7><TEXT5>Drost - van Tuil, Jeannet</TEXT5><TEXT6>Drost - van Tuil, Jeannet</TEXT6></ITEM><ITEM PROFILE_KEY="TIFFDEF"><ITEM_KEY>FB5C5767CD2E469FA71A0F62BCFB7518</ITEM_KEY ><ITEM_TIMESTAMP>20221121113824</ITEM_TIMESTAMP><ITEMTYPE_KEY>BLOB</ITEMTY

PE_KEY><ITEM_CREATED>2022-11-17 04:46 PM</ITEM_CREATED><SEQUENCE>1</SEQUENCE><TEXT1>Management letter accountant 2022</TEXT1><TEXT7>Standaard brief 1.xen</TEXT7><SUBJECT1>\STANUIT\</SUBJECT1><SUBJECT2>document_2985.DOC</SUBJECT2><BOL9>1</BOL9><DATE8> 2022-11-21 11:38 AM</DATE8><DATE7>2022-11-17 12:00 AM</DATE7><TEXT5>Drost - van Tuil, Jeannet</TEXT5><TEXT6>Drost - van Tuil, Jeannet</TEXT6></ITEM></ITEMS><ITEMS TYPE="WORKFLOWINSTANCE"><ITEM PROFILE_KEY="WORKFLOWINSTANCE"><ITEM_KEY>B4C308D87FA9451B97B1508344835286< /ITEM_KEY><ITEM_TIMESTAMP>20221125143734</ITEM_TIMESTAMP><ITEMTYPE_KEY>WOR KFLOWINSTANCE</ITEMTYPE_KEY><ITEM_CREATED>2022-11-15 02:07 PM</ITEM_CREATED><SEQUENCE>13797</SEQUENCE><TEXT9>Standaard brief 1 191616</TEXT9></ITEM></ITEMS><ITEMS TYPE="FOLDER"><ITEM PROFILE_KEY="673FD839316B4FF0A1B99AECA4E8A86F|89F71417AD554EB5A1EECB60B86D EEFF"><ITEM_KEY>6A20B4B7F7C24C0CB576C056BE0A627C</ITEM_KEY><ITEM_TIMESTAMP >20221122192508</ITEM_TIMESTAMP><ITEMTYPE_KEY>FOLDER</ITEMTYPE_KEY><ITEM_C REATED>2022-11-15 01:59 PM</ITEM_CREATED><BOOKNAME>Beleidsevaluaties</BOOKNAME><SEQUENCE>89497</SE QUENCE><MARK>Z/22/089497</MARK><SUBJECT1>2022 Management letter accountant</SUBJECT1><DOCUMENT_DATE>2022-11-15 12:00 AM</DOCUMENT_DATE><PROCESSED>N</PROCESSED><SUBJECT2>AO/IC</SUBJECT2><DEPAR TMENT>Bedrijfsvoering</DEPARTMENT><TITLE>Ontvangen</TITLE><DATE1>2022-1115 12:00

AM</DATE1><DATE2>2023-11-15 12:00 AM</DATE2><BOL5>0</BOL5><COMPANY>n.v.t.</COMPANY><BOL4>0</BOL4><DFUNCTION> Nog niet bekend</DFUNCTION><BARCODE>ZA97D984471</BARCODE></ITEM></ITEMS><ITEMS TYPE="USRINFO"><ITEM PROFILE_KEY="USERDEF"><ITEM_KEY>2AC4CF681C8E42FAA382ED6A9D1C5A75</ITEM_KEY ><ITEM_TIMESTAMP>20221130060313</ITEM_TIMESTAMP><ITEMTYPE_KEY>USRINFO</ITE MTYPE_KEY><ITEM_CREATED>2016-11-21 12:57 PM</ITEM_CREATED><SEQUENCE>437</SEQUENCE><TEXT7>JDROST</TEXT7><TEXT2>JROME IJN;CKIEFTE;JSTUTVOET</TEXT2><INITIALS>J.</INITIALS><SURNAME>Drost - van Tuil</SURNAME><FIRSTNAME>Jeannet</FIRSTNAME><DFUNCTION>financieel medewerker</DFUNCTION><DEPARTMENT>Bedrijfsvoering</DEPARTMENT><EMAIL1>jdro st@nederbetuwe.nl</EMAIL1><SALUTATION>Geachte mevrouw</SALUTATION><BOL6>0</BOL6><DATE2>2018-01-01 12:00 AM</DATE2><TEXT1>Medewerk(st)er in dienst bij NederBetuwe</TEXT1></ITEM></ITEMS><ITEMS TYPE="Handler"><ITEM PROFILE_KEY="USERDEF"><ITEM_KEY>2AC4CF681C8E42FAA382ED6A9D1C5A75</ITEM_KEY ><ITEM_TIMESTAMP>20221130060313</ITEM_TIMESTAMP><ITEMTYPE_KEY>USRINFO</ITE MTYPE_KEY><ITEM_CREATED>2016-11-21 12:57 PM</ITEM_CREATED><SEQUENCE>437</SEQUENCE><TEXT7>JDROST</TEXT7><TEXT2>JROME IJN;CKIEFTE;JSTUTVOET</TEXT2><INITIALS>J.</INITIALS><SURNAME>Drost - van Tuil</SURNAME><FIRSTNAME>Jeannet</FIRSTNAME><DFUNCTION>financieel medewerker</DFUNCTION><DEPARTMENT>Bedrijfsvoering</DEPARTMENT><EMAIL1>jdro

st@nederbetuwe.nl</EMAIL1><SALUTATION>Geachte mevrouw</SALUTATION><BOL6>0</BOL6><DATE2>2018-01-01 12:00 AM</DATE2><TEXT1>Medewerk(st)er in dienst bij NederBetuwe</TEXT1></ITEM></ITEMS></ITEM></MERGEDATA></DECOS>