RIB-66 - Voortgang implementatie Visie Communicatie en Participatie 2021

Gemeenteraad Neder-Betuwe Burgemeester Lodderstraat 20 4043 KM OPHEUSDEN

uw brief van uw kenmerk ons kenmerk behandeld door bijlage(n)

Z/22/089309/191073 Bedrijfsvoering -

Opheusden

8 november 2022

Onderwerp Raadsinformatiebrief over voortgang implementatie Visie Communicatie en Participatie 2021 Geachte raad, De manier waarop de gemeente en inwoners met elkaar omgaan verandert met de tijd. Burgers willen door de overheid geïnformeerd, gehoord en betrokken worden en kiezen steeds meer hun eigen kanalen om informatie te halen en hun mening te delen. De meest recente visie op het gebied van communicatie stelde u vast op 23 september 2021: de Visie Communicatie en Participatie. Deze sluit aan op de ambities van de gemeente en vraagt veel op het gebied van informatie naar en interactie met de inwoners. Op de informatieavond voor nieuwe raadsleden (19 mei 2022) zijn de aanwezigen hierover bijgepraat. Visie op Communicatie en Participatie De visie kunt u nalezen op onze website, onder het kopje Bestuur en Organisatie. De gemeente wil informatie toegankelijk en goed vindbaar aanbieden en burgers tijdig en actief informeren over wat we doen en waarom we dat doen. We willen dat doen via de juiste communicatiekanalen, in passende vorm en met de juiste taal en toon: maatwerk per doelgroep. Daarnaast willen we in gesprek gaan met inwoners, hen actief betrekken of vragen te participeren bij gemeentelijke initiatieven én we willen benaderbaar zijn. De visie is uitgewerkt in vier concrete actieprogramma’s met meer dan twintig actiepunten.

Afspraken met de raad Communicatie en participatie is van de hele organisatie en moet vanzelfsprekend zijn in het dagelijkse werk. In de visie is de rol beschreven van team Communicatie, de expert op dit gebied. Het team geeft gevraagd en ongevraagd advies, initieert, faciliteert en neemt de lead in de implementatie van de visie. Met het vaststellen van de visie stemde uw raad in met een tijdelijke uitbreiding van het team – voor een jaar – met een junior adviseur om zodoende de actiepunten uit de visie te kunnen implementeren. U is toegezegd over de voortgang van de visie en de inzet van de junior adviseur vóór de bespreking van de begroting in november 2022 geïnformeerd te worden. Deze raadsinformatiebrief voorziet in deze afspraak. De dagelijkse communicatieactiviteiten In het eerste half jaar van 2022 heeft de junior adviseur samen met de overige teamleden ervoor gezorgd dat de dagelijkse communicatieactiviteiten professioneel gefaciliteerd werd: de hoofdactiviteit van het team. De communicatie rondom de gemeenteraadsverkiezingen en de komst van de Oekraïense vluchtelingen legde extra beslag op hun expertise en capaciteit.

Postbus 20 | 4043 ZG Opheusden | Burgemeester Lodderstraat 20 | 4043 KM Opheusden | telefoon 14 0488 |www.nederbetuwe.nl | info@nederbetuwe.nl

Grote thema’s als duurzaamheid, energietransitie, jeugdzorg, arbeidsmigranten, woningbouwopgaven en veiligheid vroegen – en vragen ook de komende jaren - om veel en goed afgestemde communicatieacties. De gemeentepagina, de publicatie van besluiten op de websites, de inzet van de social media kanalen en themanieuwsbrieven, perswoordvoering, informatieavonden/-markten en de inzet van het N-B Magazine: een greep uit de dagelijkse communicatieactiviteiten van de organisatie. Implementatie visie Ondanks de krapte op de arbeidsmarkt is het gelukt vanaf juni 2022 één adviseur (fulltime) en één medewerker (parttime) in vaste dienst aan te nemen. Hiermee is de vacature ruimte in het team ingevuld. Dit heeft ertoe geleid dat naast de bovengenoemde communicatieactiviteiten een aantal actiepunten uit de visie is opgepakt. In de bijlage ziet u een overzicht van alle opgepakte en nog op te pakken acties. De acties die nog open staan vragen om structurele capaciteit. Ontwikkelingen Burgers kiezen hun eigen kanalen waarlangs ze geïnformeerd willen worden. Ieder kanaal vraagt zijn specifieke vorm van informatie. De burgers draaien zélf steeds meer aan de knoppen van ‘informatie delen’. Het tempo van veranderingen in de samenleving is hoog; mensen zijn mondig en worden kritischer. Dit uiten ze ook. Het vertrouwen in de lokale overheid staat onder druk.

De communicatie gaat steeds sneller en is ook minder ‘maakbaar’. Aansluiten bij de beleving van de doelgroep wordt nóg belangrijker. Meten is weten: data & monitoren zijn de basis om communicatie bij te sturen. Betrekken van burgers en het stimuleren van ander gedrag vraagt specifieke communicatie-expertise. Daarnaast is in ons digitale tijdperk weer meer behoefte aan offline ‘contact’: gesprekken van mens tot mens in de echte wereld. Een hoge ambitie Een hoge ambitie vraagt veel capaciteit, een bescheiden ambitie kan met minder formatie toe. De visie op Communicatie en Participatie kent een hoog ambitieniveau, voor alle medewerkers. Aan dat hoge ambitieniveau wil de organisatie de komende periode graag invulling geven. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Neder-Betuwe,

Gerrit Stam Secretaris

Pagina 2 van 3

Jan Kottelenberg Burgemeester

Z/22/089309/191073

Bijlage Overzicht opgepakte en nog op te pakken acties uit de visie Actieprogramma 1 : Doelgroepgericht communiceren  Inzetten monitoringtool OBI4wan (kijken of de informatie die de gemeente aanbiedt aankomt bij de doelgroep voor wie de informatie bedoeld is).  Online strategie opstellen en aan de hand daarvan werken voor vergroten bereik.  Vernieuwen en door ontwikkelen website met de wens het keurmerk Drempelvrij te verkrijgen (een waarborg dat de website goed toegankelijk is voor de visueel/auditief beperkte bezoeker). Tevens is de verbinding tussen de gemeentelijke website en de Kernpuntenwebsite verbeterd. Nog niet opgepakt  Webcare (OBI4wan) in samenwerking met Klantcontactcentrum en projectleiders (start begin 2023)  Standaardiseren van de in- externe communicatiemix: welk middel voor welke doelgroep.  Gedrukte media nader wegen/evalueren, wel/geen dorpsbericht.  Factor C introduceren voor vergroten van kennis (methodiek via workshops laten landen).  Doelgroepgerichter schrijven faciliteren (training B1, teksten. collegevoorstellen, brieven). Actieprogramma 2 : Vanzelfsprekende participatie  Ontwikkelen participatiegids en handleiding (voor in- en extern gebruik).  Faciliteren en trainen van de organisatie: in company training is uitgewerkt (van belang voor het borgen van kennis en ervaringen). Start trainingen: begin 2023.

Nog niet opgepakt  Stimuleren initiatiefnemers om zelf participatie toe te passen.  Vormgeven en inrichten centraal online participatieplatform (nodig vanaf juli 2023).  Opzetten verplichte communicatie- en participatieparagraaf voor college- en raadsvoorstel (loopt nu). Actieprogramma 3: Communicatief en participatief vaardige organisatie  Oprichten redactieraad en benutten communicatiekracht in de organisatie.  Overzicht creëren: opzetten organisatie brede contentkalender.  Adviseurs hebben ieder een eigen aandachtsgebied (pijler).  Communicatiemenu inrichten met tools, afwegingskader, formats en informatie (loopt nu/dec gereed). Nog niet opgepakt  Actualiseren kwaliteitshandvest.  Aandacht voor competenties: wervingsonderdeel competentie communicatief/participatief vaardig  Introductieprogramma nieuwe medewerkers.  Regelen regierol Communicatie met aandachtsgebieden bestuur, beleid en uitvoering.  Interne communicatie: door ontwikkelen intranet en adviseren lijnmanagement. Actieprogramma 4 : Positionering Neder-Betuwe  Profilering: laten zien wat gemeenten te bieden heeft op gebied van toerisme, economie enz.  Regionale profilering (Tree Centre Opheusden, Regionaal Investeringsfonds Fruit Delta Rivierenland). Nog niet opgepakt  Positioneren bij regionale initiatieven: aanschuiven bij relevante werkgroepen en overleggen.

 Positioneringsinitiatieven promoten: Regio Rivierenland.

Pagina 3 van 3

Z/22/089309/191073