RIB-29 - Jaarverslag archieftoezicht 2023

Gemeente Neder-Betuwe t.a.v. de raad Postbus 20 4043ZG OPHEUSDEN

uw brief van uw kenmerk ons kenmerk behandeld door bijlage(n)

Z/24/100674/239142

Opheusden

12 maart 2025

A.M. Speelberg 2

Onderwerp Jaarverslag archieftoezicht 2023 en Checklist aanlevering toezichtinformatie IBT Archief Informatiebeheer

Geachte raad, Met deze brief stellen wij u op de hoogte van het uitgebrachte jaarverslag archieftoezicht over het jaar 2023. Dit conform het gestelde in de Archiefverordening Neder-Betuwe 2016. Op 23 april 2024 ontvingen wij dit jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2023. In verband met kwalitatieve onderbezetting en personele wisselingen hebben wij het jaarverslag archieftoezicht niet eerder doen toekomen. Het jaarverslag archieftoezicht 2024 zal u in het tweede kwartaal 2025 toekomen. Voor de aanbevelingen en opmerkingen van de gemeentearchivaris verwijzen wij u naar onderstaande. De aanbevelingen hebben onze aandacht en zijn inmiddels waar mogelijk opgevolgd of wordt aan gewerkt. Aanbevelingen; 1. U dient in 2024 verdere voorbereidingen te treffen op de overbrenging van de blijvend te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats van het RAR. Gelet op de herhaaldelijk gebleken kwetsbaarheid van de archiefruimte, is de intentie uitgesproken om de blijvend te bewaren archiefbescheiden in de archiefruimte van de gemeente Neder-Betuwe vervroegd over te brengen naar de archiefbewaarplaats van het RAR. In het verslagjaar zijn daarover voorbereidende gesprekken gevoerd met de archiefinspecteur, namens de gemeentearchivaris.

De betreffende archiefbescheiden zijn beoordeeld op de goede, geordende en toegankelijke staat en daarop zijn aanbevelingen voor overbrenging geformuleerd. Deze hebben met name betrekking op de dossiervorming en materiële verzorging van de archiefbescheiden, hetgeen moet worden verbeterd in opdracht van de gemeente Neder-Betuwe als zorgdrager. Voortgang; Om verdere voorbereidingen te treffen op de overbrenging zullen werkzaamheden in kaart gebracht worden. Deze werkzaamheden zullen gericht zijn op de verbetering van dossiervorming en materiële verzorging van archiefbescheiden om deze (vervroegd) over te brengen naar het RAR.

Postbus 20 | 4043 ZG Opheusden | Burgemeester Lodderstraat 20 | 4043 KM Opheusden | telefoon 14 0488 |www.nederbetuwe.nl | info@nederbetuwe.nl

2. U dient de concept-vernietigingslijst 2023 voor inhoudelijke beoordeling toe te sturen aan de archiefinspecteur. Daarnaast dient u de verklaring van vernietiging over het jaar 2022 nog toe te sturen. De archiefinspecteur heeft geen concept-vernietigingslijst(en) 2023 ontvangen voor inhoudelijke beoordeling. Voortgang; Wij zijn actief bezig met de werkzaamheden rondom de vernietigingslijsten van 2022 en 2023, en streven ernaar deze voor het vierde kwartaal van 2025 af te ronden. 3. Voor het laatst in 2021 is een verklaring van vervanging opgesteld en toegestuurd aan de archiefinspecteur. U dient alsnog – met terugwerkende kracht – deze verklaringen op te stellen, teneinde te voldoen aan artikel 8 van het Archiefbesluit. Voortgang; Wij zijn actief bezig met de werkzaamheden rondom de vernietigingslijst van 2021, en streven ernaar deze voor het derde kwartaal van 2025 af te ronden. 4. U dient de archiefinspecteur te informeren over de stand van zaken rondom e-mailbewaring, zijnde de implementatie van de selectielijst e-mailbewaring 2024 dan wel het verbeteren van e-mailbewaring in het zaaksysteem. Voortgang; De archiefinspecteur is voorzien van een stand van zaken met betrekking tot e-mailbewaring en de implementatie van de selectielijst e-mailbewaring 2024.

Het feit dat zaakgericht werken nog niet volledig is geïmplementeerd in de organisatie, heeft ertoe geleid dat er nog geen vastgesteld beleid voor e-mailbewaring is. We erkennen echter dat dit een wenselijke situatie is en dat het beleid rondom e-mailbewaring nauw samenhangt met de aanbesteding en implementatie van het nieuwe zaaksysteem. 5. Actualiseer het Calamiteitenplan archieven en breng het periodiek onder de aandacht bij betreffende medewerkers zodat bij calamiteiten adequaat kan worden gehandeld. De archiefinspecteur ontvangt graag het geactualiseerde calamiteitenplan. Voortgang; Het calamiteitenplan wordt in 2025 geactualiseerd. 6. U dient de archiefinspecteur te informeren over de uitkomsten van het verkennende onderzoek dat heeft plaatsgevonden omtrent de module Record-management van Notubiz, teneinde de duurzame toegankelijkheid van de videotulen te borgen middels overbrenging naar het e-Depot. Voortgang; De uitkomsten van het verkennende onderzoek naar de Record-Management module van Notubiz zijn nog niet gedeeld met de archiefinspecteur. Er worden echter momenteel gesprekken gevoerd over het E-depot en zijn er afspraken gemaakt met het Regionaal Archief om dit project verder te realiseren. Aan de het overbrengen van bestanden naar het Regionaal Archief zijn kosten verbonden.

Echter zijn de kosten voor het overbrengen van archiefbescheiden opgenomen in de jaarlijkse begroting van het Regionaal Archief. 7. U dient de Format checklist aanlevering toezichtinformatie IBT Archief Informatiebeheer in te zien en te voorzien van reactie. Voortgang; Format checklist aanlevering toezichtinformatie IBT Archief Informatiebeheer 2023 gaat ter inzage naar het college en de Raad. Hiervan zal in het tweede kwartaal van 2025 een opvolging komen op het jaar 2024 in combinatie met het Jaarverslag Archieftoezicht 2024.

Pagina 2 van 3

Bijlagen Naam bijlage Checklist aanlevering toezichtinformatie IBT Archief Informatiebeheer Brief aan gemeentearchivaris en een afschrift aan interbestuurlijk toezicht van provincie Gelderland Jaarverslag Archieftoezicht 2023

Zaaknummer

Documentnummer

Z/24/100674

238954

Z/24/100674

239488

Z/24/100674

220665

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Neder-Betuwe, {{esl:signer1:Capture:size(150,40)}}

{{esl:signer2:Capture:size(150,40)}}

Nicolien de Geus Secretaris

Jan Kottelenberg Burgemeester

Pagina 3 van 3