RIB-2 - Managementletter accountant 2023

Gemeente Neder-Betuwe t.a.v. de raad Postbus 20 4043ZG OPHEUSDEN

uw brief van uw kenmerk ons kenmerk behandeld door bijlage(n)

1

Opheusden

5 december 2023

Z/23/096061/209794

Bedrijfsvoering

Onderwerp Managementletter accountant 2023 Geachte raad, Hierbij treft u de managementletter aan die de accountant heeft opgesteld naar aanleiding van de interimcontrole die in de maand oktober jl. is uitgevoerd. Deze rapportage is primair bedoeld voor de organisatie om met de uitkomsten van de controle verbeteringen door te voeren met het oog op de voorbereiding van de jaarstukken. Op basis van de met u gemaakte afspraken krijgt u de managementletter toegestuurd met een reactie op hoofdlijnen. De managementletter en deze brief worden op 14 december a.s. in het auditcomité besproken. Onderstaand vindt u op basis van de managementletter de belangrijkste conclusies en verbeterpunten. Conclusie “administratieve organisatie en interne beheersing” De accountant concludeert dat de administratieve organisatie en interne beheersing voldoet aan de daaraan te stellen eisen.  Aangegeven wordt dat de gemeente mooie stappen heeft gezet omtrent de interne beheersing bij de verschillende processen. Bij alle processen ziet de accountant verbeteringen ten opzichte van voorgaand jaar. Als gevolg van de bevindingen in de IT-omgeving kan de accountant voor zijn controle, net als in voorgaande jaren, nog niet volledig op de beheersmaatregelen steunen. Wij merken op dat vrijwel alle aanbevelingen met betrekking tot de IT-omgeving inmiddels bijna of volledig zijn opgevolgd.

De structurele inbedding van de opvolging van deze maatregelen is onderhanden.  De accountant geeft aan dat de gemeente Neder-Betuwe de nodige stappen heeft gezet om de kaderstelling voor de rechtmatigheidsverantwoording te actualiseren. Wij merken hierbij op dat met het vaststellen van de Financiële verordening Neder-Betuwe 2023 en de Controleverordening 2023 in uw raadsvergadering van 9 november jl. de benodigde kaderstelling door uw raad daadwerkelijk is afgerond.  Evenals voorgaand jaar constateert de accountant dat de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) op een goede wijze is georganiseerd, waarbij voor de processen die in scope vallen wordt gewerkt met steekproeven en heldere werkprogramma’s. De uitvoering van de interne controles over het boekjaar 2023 verloopt volgens planning. De invulling van de rechtmatigheidsverantwoording door de gemeente Neder-Betuwe wordt door de accountant dan ook met vertrouwen tegemoet gezien.

Postbus 20 | 4043 ZG Opheusden | Burgemeester Lodderstraat 20 | 4043 KM Opheusden | telefoon 14 0488 |www.nederbetuwe.nl | info@nederbetuwe.nl

Bevindingen interim-controle 2023 De accountant heeft 1 bevinding benoemd waarvan de accountant aangeeft dat die van groot belang is voor de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing. De accountant adviseert deze bevindingen direct op te pakken. Dit betreft de zelfstandige betalingsbevoegdheid die bestond bij een viertal medewerkers met toegang tot de Rabobank omgeving. Ondank dat het hier ging om een ingeperkte zelfstandige betalingsbevoegdheid hebben wij deze aanbeveling opgepakt en onze betaalorganisatie geëvalueerd. Na deze acties wordt een 4-ogen principe afgedwongen voor alle betalingen. De accountant heeft 2 bevindingen benoemd die van belang zijn voor de kwaliteit van de administratieve organisatie.  Uitvoering participatiewet gemeente Buren: De accountant geeft aan dat de gemeente NederBetuwe met betrekking tot de Participatiewet nog nadere invulling dient te geven aan de controle aanpak. Evenals in voorgaande jaren zal onze accountant op basis van de hierover bij de aanbesteding gemaakte afspraken de verbijzonderde interne controle op de Participatiewet voor ons uitvoeren in de gemeente Buren. De nadere invulling van onze controle aanpak, zoals benoemd in de managementletter, betrekken wij bij de kaders die wij aan de accountant meegeven voor het uitvoeren van deze controles.

 Actualisatie nota grondbeleid: De accountant adviseert de nota grondbeleid uit 2016 te actualiseren om aan te sluiten bij de nieuwe Omgevingswet. Gelet op het moment van inwerkingtreding van de Omgevingswet staat actualisatie van de nota Grondbeleid op onze uitvoeringsagenda voor 2024. Follow-up bevindingen voorgaande controle Op pagina 14 en 15 van de managementletter wordt u geïnformeerd over de voortgang met betrekking tot de bevindingen van de interim-controle van vorig jaar. De eerdere bevindingen met betrekking tot het ontbreken van een vangnet bij kritieke functies, de periodieke afstemming met de ODR en het uitvoeren van een externe audit op de Wet Politiegegevens (WPG) zijn inmiddels opgevolgd. De overige aanbevelingen zijn onderhanden en worden op korte termijn afgerond. Verder benoemt de accountant in zijn managementletter een aantal aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole en wordt aandacht gevraagd voor een aantal actuele ontwikkelingen. Waar relevant zullen deze bij de taakuitvoering worden betrokken. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Neder-Betuwe, {{esl:signer1:Capture:size(150,40)}} Gerrit Stam secretaris

Pagina 2 van 2

{{esl:signer2:Capture:size(150,40)}} Jan Kottelenberg burgemeester