RIB-2 - Managementletter accountant 2020

Gemeenteraad Neder-Betuwe Burgemeester Lodderstraat 20 4043 KM OPHEUSDEN

uw brief van uw kenmerk ons kenmerk behandeld door bijlage(n)

Z/20/073283/144285 Afdeling Bedrijfsvoering 1

Opheusden

2 december 2020

Onderwerp Managementletter accountant 2020

Geachte raad, Hierbij treft u de managementletter aan die de accountant heeft opgesteld naar aanleiding van de interimcontrole die in de maand oktober jl. is uitgevoerd. Deze rapportage is primair bedoeld voor de organisatie om met de uitkomsten van de controle verbeteringen door te voeren met het oog op de voorbereiding van de jaarrekening. Op basis van de met u gemaakte afspraken krijgt u de managementletter toegestuurd met een reactie op hoofdlijnen. De managementletter en deze brief worden op 15 december a.s. in het auditcomité besproken. Op basis van de managementletter vindt u onderstaand de belangrijkste punten. Verbeteringen interne beheersing De accountant signaleert dat de organisatie actief aan de slag is gegaan met de eerder door de accountant gerapporteerde bevindingen. Dit heeft geleid tot een afname van het aantal openstaande bevindingen. Gelijkertijd adviseert de accountant nadrukkelijk om een aantal verbeterslagen te maken op het gebied van automatisering, want de automatiseringsomgeving binnen onze gemeente voldoet nog niet aan de daaraan te stellen eisen. Zodat ten behoeve van de jaarrekeningcontrole niet gesteund kan worden op alle uitgevoerde controles in het systeem. Dit heeft impact op de accountantscontrole omdat controlewerkzaamheden hierdoor gegevensgericht moeten worden uitgevoerd.

Daarom vraagt de accountant aandacht voor de belangrijke items op het gebied van IT. Covid -19 De accountant waarschuwt dat Covid-19 invloed heeft op het jaarrekeningproces en adviseert de benodigde zaken uit te voeren. Dat betekent onder andere: • Een inventarisatie van de gevolgen op het interne planningsproces voor de jaarrekening. • De financiële impact van Covid-19 in beeld brengen. • De benodigde controlewerkzaamheden ten behoeve van TOZO uit te voeren en af te stemmen. • Anticiperen op de gevolgen van het feit dat de prestatielevering niet altijd conform de initiële afspraak kon worden uitgevoerd. Frauderisicoanalyse: De gemeente heeft wel aandacht voor frauderisico’s en de preventie daarvan, maar beschikt niet over een geformaliseerde frauderisicoanalyse. De accountant adviseert om deze op te stellen. Postbus 20 | 4043 ZG Opheusden | Burgermeester Lodderstraat 20 | 4043 KM Opheusden | telefoon 14 0488 |www.nederbetuwe.nl | info@nederbetuwe.nl

Prestatieleveringen en Fraude De accountant geeft aan dat ook rondom frauderisico’s de vastlegging en documentatie rondom prestatieleveringen facturen aandachtspunten zijn. De accountant adviseert de benodigde functiescheiding in te richten en de prestatielevering vast te leggen. Rechtmatigheid Inkopen en aanbestedingen De accountant constateert dat er onvoldoende waarborgen in het systeem zijn om de naleving van de aanbestedingsregelgeving te borgen. Daardoor voeren de gemeente en de accountant achteraf diverse checks uit. De accountant geeft daarvoor aan dat er financiële applicaties beschikbaar zijn in de gemeentesector die de mogelijkheid bieden om de inkoopstroom volledig te digitaliseren en hierbij waarborgen in te bouwen in het proces waardoor de controle achteraf op basis van risico benadering kan worden uitgevoerd en het risico op onjuiste aanbestedingen vooraf wordt geborgd waar wij nu afhankelijk zijn van de betreffende medewerker die de inkoop uitvoert.

Rechtmatigheidsverklaring De accountant wijst erop dat met ingang van het boekjaar 2021 het College een rechtmatigheidsverantwoording opneemt in de jaarrekening en geeft aan wat de belangrijkste aandachtspunten ter voorbereiding zijn: o Afstemming reikwijdte met de raad; o Juiste opzet normenkader en toetsingskader; o Adequaat vastleggen van procesbeschrijvingen; o Opzetten controle-plan inclusief uitwerking risicoanalyse; o Adequaat werkprogramma ter uitvoering VlC. De accountant benadrukt dat ten aanzien hiervan nog belangrijke stappen moeten worden gezet. Verder is in de managementletter een overzicht opgenomen van actuele ontwikkelingen. Waar relevant zullen deze bij de taakuitvoering worden betrokken. Wij werken eraan om bovengenoemde aanbevelingen uit te voeren. Daarbij wordt beoordeeld of de aanbevelingen haalbaar zijn en zo nee of er alternatieven zijn. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Neder-Betuwe, {{esl:signer1:Capture:size(150,40)}}

{{esl:signer2:Capture:size(150,40)}}

Gerrit Stam Secretaris

Jan Kottelenberg Burgemeester

Pagina 2 van 2