RAR-4 - Jaarverslag archieftoezicht 2021 gemeente Neder-Betuwe

Jaarverslag archieftoezicht 2021 gemeente Neder-Betuwe

Teun de Reijke, archiefinspecteur Léon Masselink, adviseur digitale ontwikkelingen Marco Aartsen, adviseur digitale ontwikkelingen Ons kenmerk: 1628-18504

Managementsamenvatting Op grond van artikel 30, lid 1 van de Archiefwet 1995 draagt het college van burgemeester en wethouders zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Op grond van artikel 32, lid 2 van diezelfde wet houdt de gemeentearchivaris toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Daarnaast beheert de gemeentearchivaris de archiefbescheiden van de (rechtsvoorgangers van de) gemeente Neder-Betuwe, voor zover zij zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Het voorliggende verslag behelst zowel het in 2021 uitgeoefende toezicht als het beheer. Dit op grond van artikel 1516 van de archiefverordening 2016 van de gemeente Neder-Betuwe. In 2021 heeft de archiefinspecteur drie audits uitgevoerd aangaande de informatiehuishouding van de gemeente Neder-Betuwe. Ten eerste is de vervanging van archiefbescheiden getoetst aan het vervangingsbesluit, zoals dat eerder door uw college is vastgesteld. Ten tweede is/zijn (de archivering van) de elektronische handtekeningen van de gemeente Neder-Betuwe onderzocht. De conclusie is dat deze handtekeningen, inclusief de manier waarop ze worden gearchiveerd, bijdragen aan de betrouwbaarheid van de digitale gemeentelijke archiefbescheiden. Ook worden de metadata betreffende de elektronische handtekeningen duurzaam toegankelijk gearchiveerd.

Ten derde is de duurzame toegankelijkheid van de videotulen van de gemeenteraad van Neder-Betuwe onderzocht. De conclusie van deze audit is dat de duurzame toegankelijkheid op dit moment weliswaar redelijk goed geborgd is, maar dat het wenselijk is dat ze vervroegd worden overgebracht naar het e-depot van het RAR. Daar is de duurzame toegankelijkheid van de videotulen optimaal geborgd. Het jaarverslag is gebaseerd op de generieke archief-KPI’s ontwikkeld door de VNG. In het vorige jaarverslag heb ik alle KPI’s behandeld. In dit jaarverslag beperk ik me tot de KPI’s ten aanzien waarvan in 2021 zich ontwikkelingen hebben voorgedaan in uw organisatie. Met ingang van het verslagjaar 2022 (het volgende jaarverslag) hanteer ik een andere methodiek van verslaglegging dan voorheen: vanaf dat jaar zal ik cyclisch rapporteren: het ene jaar een integraal KPI-verslag, het daaropvolgende jaar een brief waarin de vorderingen op grond van het voorgaande verslag worden besproken, en in het daaropvolgende jaar weer een integraal KPI-verslag. Dit omdat jaarlijks een compleet verslag uitbrengen inefficiënt is. Voor de goede orde merk ik op dat ondanks de gewijzigde vorm van verslaglegging, de reguliere toezichtswerkzaamheden gewoon doorgaan. De Archiefwet 1995 wordt naar verwachting per 1 januari 2024 vervangen door een nieuwe.

Intrekking en vervanging van de Archiefwet zijn noodzakelijk, om de wettelijke ‘spelregels’ meer in overeenstemming te brengen met de digitalisering van de overheidsinformatiehuishouding in algemene zin. Eén van de voornaamste verwachte wetswijzigingen, is de verkorting van de overbrengingstermijn van twintig jaar naar tien jaar. Daarnaast zal nog een aantal andere wijzigingen van invloed zijn op uw organisatie. Na voltooiing van de parlementaire behandeling informeer ik u daar graag verder over. Waar nodig sorteer ik in dit jaarverslag al voor op de verwachte ontwikkelingen.

Tiel, 19 april 2022

Ella Kok-Majewska, MBA Gemeentearchivaris van Neder-Betuwe 2

Inhoud 1.

2.

Lokale regelingen............................................................................................................................. 4 1.3.

Strategisch informatieoverleg ................................................................................................. 4

1.5.

Gemeenschappelijke regelingen ............................................................................................. 4

1.7.

Uitbesteden archiefbeheerstaken........................................................................................... 4

Middelen en mensen....................................................................................................................... 4 2.1.

3.

4.

5.

Middelen ................................................................................................................................. 4

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ....................................................... 4 3.1.

Archiefruimte(n) en applicaties ............................................................................................... 4

3.3.

E-depot .................................................................................................................................... 4

Interne kwaliteitszorg en toezicht ................................................................................................... 5 4.1.

Kwaliteitssysteem archiefbeheer ............................................................................................ 5

4.4.

Verslag toezicht archiefbeheer ............................................................................................... 5

4.5.

Verslag beheer archiefbewaarplaats....................................................................................... 5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ........... 5 Generiek advies voor gemeenten ....................................................................................................... 5

6.

5.1.

Geordend overzicht, analoog en digitaal ................................................................................ 5

5.2.

Authenticiteit en context, analoog en digitaal ........................................................................ 6

5.3.

Systeem voor duurzame toegankelijkheid, analoog en digitaal.............................................. 6

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden . 6 6.1.

Vervanging, besluiten en verklaringen .................................................................................... 6

6.2.

Converteren en migreren ........................................................................................................ 7

6.3.

Archiefselectielijst ................................................................................................................... 7

6.4.

Vernietiging en verklaringen ................................................................................................... 7

Bijlage 1: toezicht archiefbeheer gemeenschappelijke regelingen......................................................... 8 Bijlage 2: aanbevelingen van vorige jaarverslagen ............................................................................... 10 Bijlage 3: verslag beheer archiefbewaarplaats ..................................................................................... 12

3

1. Lokale regelingen 1.3.

Strategisch informatieoverleg

In het vorige jaarverslag ontving u een aanbeveling betreffende het continueren van het SIO. In het verslagjaar werd ambtelijk aan het RAR medegedeeld, dat het moeizaam is om op strategisch niveau aandacht te krijgen voor het SIO. Het is uiteindelijk de verantwoordelijkheid van de gemeente NederBetuwe om in dezen het voortouw te nemen. Ik benadruk hierbij graag dat aandacht op strategisch niveau voor de informatiehuishouding van de gemeente Neder-Betuwe, in het belang van de gemeente zelf is.

1.5.

Gemeenschappelijke regelingen

De gemeente Neder-Betuwe neemt deel aan een aantal gemeenschappelijke regelingen dat overheidstaken uitvoert. Dit betekent dat op die organisaties ook de Archiefwet van toepassing is. In bijlage 1 bij dit verslag breng ik verslag uit op hoofdlijnen per gemeenschappelijke regeling voor wat betreft de Archiefwet. Overigens meld ik graag voor de goede orde dat het RAR tot dusverre feitelijk op informele basis archiefdiensten heeft verleend aan de betreffende regelingen. Op dergelijke dienstverlening is het (Europese) aanbestedingsrecht van toepassing. In de toekomst zal de samenwerking met de gemeenschappelijke regelingen verder geformaliseerd moeten worden. Het RAR bereidt daar momenteel een notitie over voor, die in 2022 zal worden vastgesteld door het bestuur van het RAR.

1.7.

Uitbesteden archiefbeheerstaken

U hebt overheidstaken gemandateerd aan de Omgevingsdienst Rivierenland. Hierover is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten met die gemeenschappelijke regeling. Hierin is tevens een archiveringsparagraaf opgenomen.

2. Middelen en mensen 2.1.

Middelen

Volledigheidshalve adviseer ik u te allen tijde voldoende middelen te reserveren voor informatie- en archiefbeheer. Hierbij kunt u denken aan analoge materialen, maar ook aan (jaarlijkse) licentiekosten voor informatieverwerkende software en dergelijke. Het RAR kan u desgewenst adviseren hierover.

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot 3.1.

Archiefruimte(n) en applicaties

U hebt in een eerder stadium aangegeven dat na de overbrenging van de bouw- en omgevingsvergunningen (die inmiddels heeft plaatsgevonden), de ontruiming van de bouwkluis gepland gaat worden. De archiefinspecteur ontvangt graag een update van u hierover.

3.3.

E-depot

Het RAR heeft in 2021 contact met u gehad over de e-depottoets. Met deze toets wordt de inrichting van het DMS getoetst, waarbij het metadataschema in kaart wordt gebracht. In 2022 wordt deze toets afgerond.

4

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht 4.1.

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

In een eerder stadium hebt u in samenspraak met de gemeente Buren en Doxis Informatiemanagers de contouren van een kwaliteitssysteem voor archiefbeheer uitgewerkt. Dit heeft geresulteerd in een kwaliteitssysteem dat zich richt op het documentmanagementsysteem Decos JOIN. Hierbij dient wel de kanttekening te worden geplaatst, dat die software inherent al voorziet in een behoorlijke archiefkwaliteit. Uiteindelijk zal het kwaliteitssysteem voor archiefbeheer alle informatiestromen van de gemeente Neder-Betuwe moeten omvatten. Hier bent u eerder al op gewezen. Volledigheidshalve herhaal ik deze opmerking. De adviseur digitale ontwikkelingen en de archiefinspecteur kunnen u van dienst zijn in dezen.

4.4.

Verslag toezicht archiefbeheer

Dit verslag dient daartoe. Bijlage 2 bij dit verslag bevat aanbevelingen uit voorgaande jaarverslagen, alsmede of, en zo ja, in hoeverre de aanbevelingen in het verslagjaar 2021 zijn ingevuld.

4.5.

Verslag beheer archiefbewaarplaats

Bijlage 3 bij dit verslag dient daartoe.

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Generiek advies voor gemeenten Van de adviseur digitale ontwikkelingen voor uw organisatie ontving u een adviesnotitie betreffende het archiveren van Whatsapp- en sms-berichten.

5.1.

Geordend overzicht, analoog en digitaal

Archiefbescheiden komen niet alleen in zaak- en documentmanagementsystemen voor. Binnen de gemeente zijn verschillende applicaties in gebruik waarin archiefwaardige informatie wordt ontvangen, gecreëerd en beheerd. Artikel 18 van de Archiefregeling schrijft voor dat een ‘compleet actueel en logisch samenhangend overzicht van de bij de gemeente berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur’ moet worden bijgehouden. Dit betekent dat er een overzicht moet zijn van alle informatie, geordend per werkproces en informatiesysteem. Aan de hand van een dergelijk overzicht is bekend waar archiefbescheiden worden gevormd en bewaard. Dat bestaat (nog) niet voor de gemeente Neder-Betuwe. Onder andere komt dit door het feit dat de DIV niet consequent wordt betrokken bij de aanschaf van informatieverwerkende applicaties. De archiefinspecteur beveelt u aan om in de toekomst het SIO (zie ook aanbeveling 2020-1 in bijlage 2 van dit verslag) van de gemeente Neder-Betuwe een doorslaggevende stem te geven in de aanschaf van dergelijke software. 2021-1

U dient erop toe te zien dat de DIV consequent wordt betrokken bij de (voorgenomen) aanschaf van informatieverwerkende applicaties, ter voorlegging aan de gemeentearchivaris voor bindend advies. Dit kan ook in het SIO.

2021-2

De archiefinspecteur treedt graag met u in gesprek over het opzetten van een eerste aanzet van het overzicht van archiefbescheiden, zoals bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling. Let u in dit verband ook op aanbeveling 2020-1.

5

Voor de goede orde merk ik graag op dat het RAR in 2022 een themaonderzoek gaat uitvoeren naar de archivering van e-mails door overheidsorganisaties in zijn werkgebied. Op het moment van schrijven van deze rapportage is de onderzoeksopzet in voorbereiding. Volledigheidshalve verzoek ik middels een aanbeveling om uw medewerking aan het onderzoek. 2021-3

5.2.

De archiefinspecteur verzoekt om uw medewerking aan het themaonderzoek naar archivering van e-mails door de gemeente Neder-Betuwe.

Authenticiteit en context, analoog en digitaal

De voornaamste manier om aan de authenticiteit en context van uw (digitale) archiefbescheiden invulling te geven, is de ontwikkeling en implementatie van een metagegevensschema. Uw organisatie beschikt over een dergelijk schema voor wat betreft het documentmanagementsysteem Decos JOIN. Omdat DIV niet consequent wordt betrokken bij de aanschaf van nieuwe informatieverwerkende applicaties, is het echter erg onwaarschijnlijk dat het metagegevensschema consequent is doorgevoerd in procesapplicaties. Dit zou eventueel ondervangen kunnen worden door deze applicaties (zo veel mogelijk) aan te sluiten op het DMS. Let u erop dat deze KPI verband houdt met KPI 5.1, omdat het onder aanbeveling 2021-3 gevraagde overzicht op zich al als een reeks metagegevens kan worden gezien, en omdat het daar gevraagde overzicht (mede) kan worden vormgegeven aan de hand van het applicatielandschap.

5.3.

Systeem voor duurzame toegankelijkheid, analoog en digitaal

De raad van de gemeente Neder-Betuwe maakt audiovisuele verslagen (‘videotulen’) op van zijn vergaderingen. Op grond van de Archiefwet dienen die duurzaam toegankelijk (DUTO) te worden gearchiveerd. De mate van DUTO archivering van uw videotulen is ge-audit door de archiefinspecteur. Gebleken is dat de beste manier om de verslagen DUTO te archiveren, vervroegde overbrenging is naar het e-depot van het RAR. U ontvangt in een separaat rapport een aantal aanbevelingen hieromtrent. 2021-4

U dient de aanbevelingen betreffende de duurzame toegankelijkheid van uw videotulen, zoals geformuleerd in de rapportage van de archiefinspecteur, op te volgen.

6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 6.1.

Vervanging, besluiten en verklaringen

In 2021 heeft de archiefinspecteur een audit uitgevoerd van de uitvoering van uw vervangingsbesluit. De samenvattende conclusie van de auditrapportage luidt als volgt: “In de kern verloopt het vervangingsproces adequaat. Dat wil zeggen dat de procesuitvoering en de eindresultaten in overeenstemming zijn met het handboek vervanging. Er is echter een aanmerkelijk aantal aanbevelingen uit 2018 nog niet ingevuld. Het tot dusverre niet invullen van deze aanbevelingen leidt tot een aantal zwaktepunten in uw vervangingsproces, met name ten aanzien van de (duurzame) borging van uw digitale archiefbescheiden. Ik adviseer u dan ook onverkort om de aanbevelingen uit 2018 alsnog over te nemen en te implementeren.”

6

U hebt ambtelijk aangegeven werk te gaan maken van de gedane aanbevelingen. De archiefinspecteur wordt graag op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen.

6.2.

Converteren en migreren

De adviseur digitale ontwikkelingen voor uw organisatie verstrekte u een adviesnotitie betreffende conversie en migratie van digitale archiefbescheiden.

6.3.

Archiefselectielijst

Met ingang van 1 januari 2020 geldt een nieuwe selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen. Het betreft een beperkt aantal wijzigingen ten opzichte van de selectielijst die gold vanaf 1 januari 2017. Een nieuw toegevoegde categorie archiefbescheiden zijn algoritmen met een ingrijpend maatschappelijk effect en/of complexe structuur (proces 2.1.2, beleid en regelgeving opstellen). Dergelijke archiefbescheiden moeten permanent bewaard worden, en worden in algemene zin steeds vaker toegepast door gemeenten bij beleids- en besluitvorming. Reden genoeg voor een themaonderzoek naar de eventuele aanwezigheid en duurzame toegankelijkheid van algoritmen bij uw gemeente. Volledigheidshalve verzoek ik middels een aanbeveling om medewerking hieraan. 2021-5

6.4.

De archiefinspecteur verzoekt om uw medewerking aan het themaonderzoek naar duurzame toegankelijkheid van algoritmen die eventueel worden toegepast door uw gemeente.

Vernietiging en verklaringen

De archiefinspecteur ontving in 2021 diverse vernietigingslijsten van de gemeente Neder-Betuwe. Het betrof de archiefbescheiden die onder het beheer van de DIV staan, die in het verslagjaar voor vernietiging in aanmerking kwamen. Na beoordeling van deze lijsten ontving u een machtiging van de gemeentearchivaris, om tot vernietiging van de betreffende archiefbescheiden over te gaan. Volledigheidshalve wijs ik u in dit verband op aanbeveling 2020-2 (zie bijlage 2). Er is namelijk een reële kans dat er bij de gemeente Neder-Betuwe archiefbescheiden aanwezig zijn, die niet (adequaat) worden beheerd omdat ze ongestructureerd zijn opgeslagen. Dit kan ertoe leiden dat bepaalde bestanden niet (tijdig) vernietigd worden. Dit is een veelvoorkomend euvel bij archiefbescheiden die worden opgeslagen in e-mailboxen, op netwerkschijven en in sommige procesapplicaties.

7

Bijlage 1: toezicht archiefbeheer gemeenschappelijke regelingen Inleiding Het Regionaal Archief Rivierenland heeft tot dusverre op een betrekkelijk informele basis diensten verleend aan diverse andere gemeenschappelijke regelingen in het Rivierenland. Op dienstverlening tussen overheidsorganen onderling is echter het Nederlandse en Europese aanbestedingsrecht van toepassing. Het RAR heeft hierover een extern advies ingewonnen en met een aantal betrokken regionale partijen gesproken. Op basis van dit traject is momenteel een beleidsnotitie in ontwikkeling om de toekomstige samenwerking met de gemeenschappelijke regelingen te formaliseren, zoals in het GR-directeurenoverleg aangekondigd. U ontvang daarover in een later stadium nadere berichtgeving. Hieronder staan de gemeenschappelijke regelingen vermeld waarmee het RAR in 2021 actief contact heeft gehad, en waaraan de gemeente Neder-Betuwe participeert. Er zijn meer gemeenschappelijke regelingen in het werkgebied van het RAR. Verdere samenwerking met deze regeling wordt opgestart zodra de voornoemde notitie is vastgesteld. Belastingsamenwerking Rivierenland Het openbaar lichaam Belastingsamenwerking Rivierenland int belastingen namens een aantal gemeenten alsmede het waterschap Rivierenland. De Belastingsamenwerking Rivierenland is voornemens om haar informatiehuishouding projectmatig structureel te optimaliseren.

Het Regionaal Archief Rivierenland wordt hierbij betrokken. Aanvankelijk was het de bedoeling dat per mei 2021 twee projecten van start zouden gaan: documentenstromen en archivering. Vanwege de coronacrisis hebben die projecten vooralsnog geen doorgang kunnen vinden. Het streven is om in 2022 alsnog te beginnen. De jaarlijks terugkerende vernietiging van daarvoor in aanmerking komende analoge archiefbescheiden heeft plaatsgevonden. Omgevingsdienst Rivierenland Het openbaar lichaam Omgevingsdienst Rivierenland voert op basis van mandaat taken uit voor acht gemeenten en de provincie Gelderland op het gebied van het omgevingsrecht. Gedurende het verslagjaar is ambtelijk contact geweest over de ontwikkeling en implementatie van het vervangingsbesluit ten behoeve van archiefbescheiden. Dit teneinde de informatiehuishouding van de dienst nader te uniformeren en volledig te digitaliseren. Het streven is om het vervangingsbesluit in de nabije toekomst vast te stellen. Regio Rivierenland Het openbaar lichaam Regio Rivierenland is een gemeenschappelijke regeling op het gebied van sociale recherche (bijstandsuitkeringen), sociaal recreatief vervoer in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning, en fungeert tevens als gemeenschappelijk inkoopbureau.

Aanvankelijk was het de bedoeling dat een aantal permanent te bewaren archiefbescheiden in 2020 zou worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Vanwege de coronacrisis heeft dit echter geen doorgang kunnen vinden. Het streven is om dit in 2022 alsnog te realiseren. Dit blijft echter afhankelijk van de landelijke ontwikkelingen ten aanzien van het virus.

8

In 2021 ontving het RAR een lijst van vernietigbare archiefbescheiden. Deze is na controle door de archiefinspecteur goedgekeurd. Een machtiging tot vernietiging van deze archiefbescheiden is verleend door de streekarchivaris. Werkzaak Rivierenland Het openbaar lichaam Werkzaak Rivierenland is een gemeenschappelijke regeling in het sociaal domein, en voert gemeentelijke taken uit op grond van onder meer de Participatiewet. De informatiehuishouding van Werkzaak Rivierenland dient nog verder te worden opgebouwd/ingericht. Zo ontbreekt het aan een kwaliteitssysteem voor archiefbeheer, en zijn er aanmerkelijke archiveringsachterstanden. Werkzaak Rivierenland werkt echter gestaag door aan het verbeteren van zijn informatiehuishouding. De streekarchivaris is gematigd positief over de geboekte vorderingen tot dusverre, alsmede de prognoses voor 2022. De gemeenschappelijke regeling heeft geïnvesteerd in haar personele bezetting ten aanzien van informatie- en archiefbeheer.

9

Bijlage 2: aanbevelingen van vorige jaarverslagen Deze bijlage beschrijft de mate van invulling gedurende het verslagjaar 2021 van openstaande aanbevelingen uit de jaarverslagen over de periode 2017 – 2020. Omwille van de leesbaarheid is hier gekozen voor een kleurcodering: groen is ingevuld (komt niet meer terug in volgende jaarverslagen), oranje is niet ingevuld (blijft aan de orde) en rood betekent dat u nog niet heeft voldaan aan de eerdere oranje aanbevelingen en dat de situatie toch echt urgent is. Zaken die rood kleuren, zullen ook worden gecommuniceerd aan de interbestuurlijk toezichthouder van de provincie Gelderland. Openstaand 2018-2 Actueel

De archiefinspecteur vraagt uw aandacht voor zaken die u tijdig voor positief advies dient voor te leggen aan uw gemeentearchivaris en ook het tijdig melden van zaken aan de gemeentearchivaris.

➔ Graag uw continuele aandacht voor deze kwestie. 2019-1 Actueel

Ontwikkel een modus om DIV te betrekken bij de aanschaf van applicaties, zodat kan worden beoordeeld of er archiefwaardige informatie in een applicatie wordt opgeslagen. Zo kan ook een melding tijdig plaatsvinden.

➔ Graag uw continuele aandacht voor deze kwestie. 2019-3 Actueel

Leg in 2020 de opgevraagde documentatie over Youforce opnieuw voor aan de archiefinspecteur. Regel ook intern dat uw DIV medewerker toegang krijgt tot de juiste documentatie en bewaartermijnen binnen de applicatie.

➔ De archiefinspecteur ontvangt graag uitsluitsel of DIV inmiddels toegang heeft verkregen tot de juiste documentatie alsmede de bewaartermijnen binnen de applicatie. 2020-1 Actueel

De gemeentearchivaris vraagt uw aandacht voor het continueren van het SIO.

➔ U hebt ambtelijk te kennen gegeven dat het moeilijk om op strategisch niveau aandacht te krijgen voor dit onderwerp. Zoals aangegeven onder KPI 1.1, blijft dit onderwerp uiteindelijk de verantwoordelijkheid van de gemeente Neder-Betuwe zelf. Ingevuld/vervallen 2017-5 Vervallen

De archiefinspecteur raadt u aan de aanbevelingen uit het rapport naar aanleiding van de inspectie van de archiefruimte op te volgen en haar hierover nader te informeren. Tevens maakt de archiefinspecteur zich grote zorgen over de situatie in en rond uw archiefruimte. De zorgen richten zich met name op uw zorgtaak ten aanzien van het bewaren van uw papieren archieven. De ruimte lijkt daar al langere tijd niet voor geschikt. Wilt u de archiefinspecteur op de hoogte houden van de stappen die u neemt ten aanzien van het beheer van uw archiefruimte?

➔ Deze aanbeveling is komen te vervallen, omdat uw archiefruimte vrijwel geheel is ontruimd.

10

2020-2 Ingevuld

De archiefinspecteur verzoekt om uw medewerking betreffende het inventariseren van ongestructureerde ‘archiefwaardige’ bestanden.

➔ In uw reactie op het jaarverslag over het archieftoezicht in 2020, erkent u de zeer waarschijnlijke aanwezigheid van dergelijke bestanden. U geeft daarbij aan dat het uiteindelijk de verantwoordelijkheid is van alle medewerkers van de gemeente NederBetuwe, om dergelijke bestanden zelf in het zaaksysteem te registreren dan wel aan te leveren bij team DIV. De archiefinspecteur is het eens met die visie. Prijzenswaardig in dit verband is dat u dit onderwerp continueel onder de aandacht brengt van uw medewerkers. 2020-3 Ingevuld

De archiefinspecteur verzoekt om uw medewerking aan de audit van de elektronische handtekeningen die worden gezet in uw organisatie. Dit vanwege het doorslaggevende belang ervan voor de authenticiteit van uw archiefinformatie.

➔ De gevraagde medewerking is verleend. 2020-4 Ingevuld

U dient in 2021 de niet-opgevolgde dringende en dwingende aanbevelingen uit 2018 betreffende het vervangingsproces, alsnog te implementeren. Dit komt de procesmatige kwaliteit van uw vervangingsproces ten goede.

➔ U hebt ambtelijk aangegeven de aanbevelingen op te zullen volgen. Daarmee is de aanbeveling ingevuld. 2020-5 Ingevuld

De archiefinspecteur verzoekt u bij absentie van een volledig functionerend SIO zoveel mogelijk archiefinformatie over het coronabeleid van uw gemeente te bewaren. In een later stadium kan een schifting worden gemaakt tussen eventueel te vernietigen en permanent te bewaren stukken.

➔ Deze aanbeveling is ingevuld.

11

Bijlage 3: verslag beheer archiefbewaarplaats1 2021 was het eerste volledige jaar van de coronacrisis in Nederland. Voor een groot gedeelte werd er nog steeds noodgedwongen thuis gewerkt door de medewerkers van het RAR. Dit heeft gelukkig niet verhinderd dat de meeste van de beheersmatige werkzaamheden die we uitvoeren, nog steeds konden plaatsvinden. Gedurende het verslagjaar is onverminderd hard gewerkt aan het ontsluiten, materieel verzorgen en digitaliseren van onze archieven en collecties. Hierbij hebben we zoals altijd dankbaar gebruik gemaakt van onze vrijwilligers, die veel indexeringswerkzaamheden hebben verricht. Steeds meer archieven en collecties van het RAR worden toegankelijk voor recht- en bewijszoekende burgers, historisch onderzoekers en overige belangstellenden voor onze unieke stukken. Voor nadere informatie wordt u verwezen naar het publieksjaarverslag en het financieel jaarverslag van het RAR. De betreffende stukken verschijnen binnenkort op onze website.

1

Voor nadere informatie wordt u tevens verwezen naar het publieksjaarverslag en het financieel jaarverslag van het RAR. De betreffende stukken worden binnenkort geplaatst op de website van het RAR.

12

De volgende werkzaamheden zijn voor de gemeente Neder-Betuwe uitgevoerd op het gebied van inventarisatie, materiële verzorging en digitalisering (scanning on demand).

1. Inventarisatie

Toegang Archief

Datering

Werkzaamheden

1659 Bouwvergunningen Echteld

1945-2001

complexen op adres

1661 Bouwvergunningen Neder-Betuwe

2002-2010

verbetering onderdelen

Meters Gemeente 2,5 Neder-Betuwe 0,625 Neder-Betuwe

Nadere ontsluiting van bronnen Ook in 2021 werkten onze vrijwilligers weer hard om belangrijke bronnen voor familieonderzoek te indexeren. Van de DTB’s zijn inmiddels vooral de moeilijkere lidmatenboeken nog over, het is dus een steeds grotere uitdaging! De indexering van de Bevolkingsregisters van Lingewaal is op een haar na gereed en ook Burgerlijke Stand schiet hard op. Bronnen Doop-, trouw- en begraafregisters

Werkzaamheden Indexering trouw- en doopregisters

Omvang nadere ontsluiting 44.678 namen geïndexeerd

gemeente Buren, Culemborg, , Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, WestBetuwe, Zaltbommel

Bouwvergunningen en straatnamen Bouwvergunningen Er wordt hard gewerkt aan het verbeteren van de toegankelijkheid van bouwvergunningen, ook in 2021 werd hierin door het vele thuiswerken door de coronapandemie een extra slag gemaakt. De vergunningen worden zodanig bewerkt dat deze goed doorzoekbaar zijn in de database ‘bouw- en milieuvergunningen’ op de site en indien mogelijk wordt het huidige adres vermeld. Een deel van de vergunningen werd fysiek toegankelijk gemaakt. Van een groter deel werden de beschrijvingen thuis verbeterd, zodat deze beter toegankelijk en vindbaar zijn.

Straatnaamgeschiedenis De straatnaambesluiten van de plaatsen Echteld, Ochten, en IJzendoorn zijn in de zoektoegang 5000 (straatnaamgeschiedenis) verwerkt.

Toegang Archief 1658 Bouwvergunningen Dodewaard 1658 Bouwvergunningen Dodewaard 1659 Bouwvergunningen Echteld

Datering 1941-2000 1941-2000 1941-2000

Werkzaamheden aanpassen oude wijkadressen verbeteringen adressen van complexen, daarna rest

Aantal Gemeente 200 Neder Betuwe 2009 Neder Betuwe 1926 Neder Betuwe

WERKZAAMHEDEN IN HET KADER VAN HET VERBETERPLAN MAIS FLEXIS In het kader van de verbetering van Mais Flexis werden veel toegangen op de volgende onderdelen verbeterd: - er werden ISAD-inleidingen toegevoegd - de structuur van de inventaris werd verbeterd - inconsequenties in naamgeving werd geüniformeerd Dit ging in dit jaar om de volgende toegangen: Algemeen - alle toegangen voor ‘Kleine aanwinsten’ werden geüniformeerd. - naamgeving van alle rechterlijke archieven werd geüniformeerd. - inleiding ISAD voor collecties werd ontwikkeld, inleiding ISAD werd voor archieven van drie varianten gewijzigd naar één variant. Verbeteringen op toegangsnummer Toegang 0679: archief van burgemeester van Echteld J.A. Houtkoper, 1947-1960 (1964).

14

2. Materiële verzorging - 1514 Rechterlijk archief Nederbetuwe, 1476 - 1811: 18cm externe restauratie en 3cm eerstelijnsconservering ten behoeve van digitalisering. 3. Scanning on demand - Scanning on demand ten behoeve van de gemeente; -

Scanning on demand ten behoeve van particulieren;

-

Gemeenteraadsnotulen 1980-1997;

-

Archief 1502: Kerkregisters Opheusden, inventarisnummers 1-8;

-

Offerte militieregisters geaccepteerd; uitvoering begin 2022.

15