Raadsvoorstel 2991 - Extra inhuur personeel
Tekst van het document
Raadsvoorstel
Zaaknr.: Z/21/079293/RAAD/21/02991
Raadsvergadering d.d.
:
27 januari 2022
Inlichtingen bij : Griffie
Agendapunt
:
24
Telefoonnr.
: 14 0488
Portefeuillehouder
:
Burgemeester Kottelenberg
E-mailadres
: griffie@nederbetuwe.nl
Onderwerp: Extra tijdelijke inhuur van personeel voor de ambtelijke organisatie
Voorgesteld besluit U wordt voorgesteld: 1. Voor tijdelijk extra in te huren ambtelijk personeel in 2022 eenmalig een budget van € 544.305 beschikbaar te stellen; 2. Voor de dekking hiervan eenmalig dit bedrag te onttrekken uit de Algemene Reserve; 3. De begrotingswijziging vast te stellen waarmee dit wordt verwerkt in de Begroting 2022
Samenvatting voorstel: Het college signaleert dat er teveel werkzaamheden op het bord liggen van de ambtelijke organisatie. De werkdruk loopt op en er dreigen achterstanden en ziekteverzuim. Het college heeft vanuit zijn werkgeversverantwoordelijkheid met het management van de organisatie afgesproken welke werkzaamheden doorgang moeten vinden en welke kunnen worden uitgesteld. Ondanks deze prioriteitstelling is het nodig om tijdelijk extra personeel in te huren. Het reguliere loonkostenbudget is daarvoor niet toereikend.
Inleiding: In de Bestuursrapportage najaar 2021 gaven wij al aan dat de ambtelijke organisatie volop bezig is om allerlei ambities uit te voeren, uitgestelde voornemens te realiseren en in te spelen op een toename van (complexe zorg)vragen. Er ligt op dit moment veel werk op het bord van de organisatie en de afgelopen weken is steeds duidelijker geworden dat het te veel aan het worden is. Ons college heeft daarom overlegd met het management van de organisatie om prioriteiten te stellen en waar nodig de capaciteit tijdelijk te verhogen om de belangrijkste werkzaamheden door te kunnen laten gaan. Beoogd effect: Een ambtelijke organisatie die voldoende toegerust is om alle noodzakelijk en bestuurlijk gewenste werkzaamheden en ontwikkelingen op te kunnen pakken.
Pagina 1 van 6
*ZA8FB2AF3BC*
Argumenten: 1.1 De werkdruk in de ambtelijke organisatie loopt op en als werkgever hebben wij hier een verantwoordelijkheid in. Als werkgever is het de verantwoordelijkheid van ons college om de voorwaarden te scheppen waaronder de medewerkers hun werk goed kunnen uitvoeren voor u en voor onze samenleving. De afgelopen weken blijkt dat de werkdruk op sommige plekken in de organisatie oploopt naar een niveau dat voor ons niet aanvaardbaar is. Daardoor dreigen achterstanden in het werk te ontstaan en dreigt onnodig ziekteverzuim. Deze ontwikkelingen zijn voor ons college reden om op korte termijn actie te ondernemen, om deze achterstanden en dit ziekteverzuim voor te zijn. 1.2 Om ervoor te zorgen dat belangrijke taken niet in de knel komen, hebben we keuzes gemaakt over wat voorrang heeft en wat doorgang moet vinden. Het college heeft het huidige werkpakket van de ambtelijke organisatie kritisch bezien en geconcludeerd dat dit bestaat uit logische en wenselijke werkzaamheden. Maar door de oplopende werkdruk dreigt de realisatie van belangrijke zaken in de knel te komen. Daarom hebben we samen met het management keuzes gemaakt over wat voorrang heeft en doorgang moet vinden. Dat zijn werkzaamheden die te maken hebben met:
de dagelijkse dienstverlening en realisatie van beleid; alles wat nodig is voor een goede invoering van de Omgevingswet; het opstellen van uitvoeringsplannen van de Nota Sociaal domein en het uitwerken van de regionale inkoopstrategie voor Wmo en Jeugd; de uitvoering van het Integraal Huisvestingsprogramma (IHP) en de voorbereiding van MFA Dodewaard; de realisatie van heroverwegingen; een goede overdracht van dossiers voor de nieuwe raadsperiode; een aantal ontwikkel- en verbetertrajecten in de ambtelijke organisatie rond zaken als financiële informatievoorziening, hybride werken en informatisering.
1.3 Door een aantal voornemens uit te stellen, wordt ruimte gemaakt voor deze prioriteiten. Ons college heeft met het management van de organisatie afgesproken dat werkzaamheden voor een aantal andere voornemens pas na de raadsverkiezingen worden opgepakt. Dat zijn voor een beperkt deel inhoudelijke voornemens: we contracteren voorlopig geen subsidioloog, stellen de toekomstverkenning rondom sportaccommodaties uit en wachten met het opstellen van een actuele visie op de gemeentelijke dienstverlening. Daarnaast gaat een aantal ontwikkeltrajecten binnen de organisatie op ‘pauze’. Zo wordt de komende tijd geen energie gestoken in trajecten om de efficiëntie in niet-essentiële processen te vergroten, stellen we de doorontwikkeling van strategische personeelsplanning uit en organiseren we geen separate activiteiten voor het doorontwikkelingstraject van de organisatie naar meer wendbaarheid en verbinding. 1.4 Ondanks de prioriteitstelling en het uitstel, is het nodig om tijdelijk extra capaciteit in te huren. We merken dat op een aantal terreinen het werk zodanig is toegenomen dat de vaste capaciteit knelt. Dat is bijvoorbeeld het geval bij het toezicht (en de afhandeling daarvan) in de openbare ruimte, voor groen en wegen in het bijzonder.
Ook bij de financiële adviesfunctie knelt het, onder andere door een grote hoeveelheid (ruimtelijke) projecten en toenemende verantwoordingseisen vanuit het Rijk en andere geldschieters. En om een aantal ontwikkelslagen in de (financiële) bedrijfsvoering te kunnen maken, is het belangrijk om bij de betrokken collega’s tijdelijk tijd vrij te spelen.
Pagina 2 van 6
Daarnaast is voor een aantal grotere ambities specifieke expertise nodig, die we niet vanzelfsprekend in huis hebben. Het is daarom bijvoorbeeld nodig om extra capaciteit in te huren voor de projectleiding van de uitvoeringsplannen Sociaal Domein, maar ook om uit te werken hoe we de coördinatie van een aantal taken goed kunnen organiseren. In bijlage 1 is op een rij gezet voor welke werkzaamheden tijdelijk extra capaciteit nodig is. 2.1 In het loonkostenbudget is niet voldoende vrijval beschikbaar voor de dekking van de tijdelijk extra benodigde inhuur. In de regel wenden we ons niet tot uw raad wanneer er personeel wordt ingehuurd. Dergelijke inhuur is namelijk niet ongebruikelijk en wordt normaliter gedekt uit de vrijval van vacaturegelden (geld dat vanwege vacatures tijdelijk niet aan loonkosten wordt besteed, maar wel nodig is voor de uitvoering van werkzaamheden). Dat was ook nu het plan. Maar in de Bestuursrapportage najaar 2021 is al aangegeven dat die vrijval wellicht niet toereikend zal zijn voor een dergelijke extra inzet. Inmiddels is duidelijk dat de tijdelijk benodigde inzet omvangrijker is dan gedacht én tot halverwege 2022 nodig zal zijn. Dat maakt het nodig om hiervoor eenmalig extra budget in te zetten, maximaal tot het bedrag van de benodigde inhuur. Vanwege de omvang van het bedrag en de eenmalige noodzaak, ligt de algemene reserve voor de hand.
2.2 Het Rijk heeft ons compensatiemiddelen voor corona toegezegd, maar deze nog niet aan de gemeente overgemaakt. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Rijksoverheid hebben afgesproken dat gemeenten reëel gecompenseerd worden voor inkomsten die zij vanwege corona in 2020 niet hebben ontvangen. In augustus hebben wij bericht gekregen van het Ministerie van BZK, dat Neder-Betuwe in aanmerking komt voor een dergelijke compensatie, die in ons geval eenmalig is vastgesteld op € 633.000. Omdat de achterstanden mede door de coronapandemie zijn ontstaan en we de Algemene Reserve niet onnodig willen belasten, hadden we u willen voorstellen om deze compensatiemiddelen in te zetten voor de extra inhuur. Maar de situatie die we in de bestuursrapportage beschreven, geldt nog steeds: we hebben de middelen nog niet ontvangen, het laatste bericht is dat deze naar verwachting worden verwerkt in de Decembercirculaire 2021. Het is een goede gewoonte om geld niet uit te geven als dat nog niet is ontvangen. Daarom stellen we voor om de eenmalige kosten te dekken uit de Algemene Reserve. Zodra het mogelijk is, zouden we willen voorstellen die Algemene Reserve weer aan te vullen met de coronacompensatiemiddelen. 3.1 Met de begrotingswijziging wordt de uitname uit de Algemene Reserve verwerkt in de financiële positie.
Voor een uitname uit de Algemene Reserve is een wijziging van de Begroting 2022 nodig. De raad is bevoegd om dergelijke wijzigingen vast te stellen. Kanttekeningen: 1.1 Het is niet de eerste keer in de coronaperiode dat we ons tot uw raad wenden met de boodschap dat we maatregelen hebben genomen om de hoeveelheid werk beter te matchen met de beschikbare capaciteit. Vanwege de coronapandemie bleven al eerder zaken liggen en moeten er al lange tijd extra werkzaamheden worden verricht. Die coronadrukte heeft wellicht ietwat verbloemd dat er ook structurele ontwikkelingen zijn die de hoeveelheid werk vergroten. Naar die structurele ontwikkelingen is nog geen diepgravend onderzoek gedaan. Maar we signaleren in het dagelijks werk bijvoorbeeld dat met de groei van de gemeente een toenemend aantal ruimtelijke ontwikkelingen en projecten samenhangt, maar ook een toenemende vraag naar voorzieningen en een groei van het te onderhouden areaal in de openbare ruimte. We merken ook dat het werk complexer wordt, deels omdat inwoners van ons verwachten dat we hun vragen integraal aanpakken, maar ook omdat we op steeds Pagina 3 van 6
meer terreinen samenwerken met andere overheden. Op zich is dat goed: een goede regionale samenwerking versterkt de gemeente én de positie van de regio. Maar het gezamenlijk aanpakken van vraagstukken gaat niet altijd sneller, gemakkelijker of efficiënter – zeker niet in de gevallen dat de samenwerking vanuit het Rijk wordt afgedwongen. In onze organisatie signaleren we dat het steeds lastiger wordt om die groei en die complexiteit op te vangen. Dat heeft onder andere te maken met de schaal van onze gemeente, die met zich meebrengt dat er veel ‘eenpitters’ zijn: medewerkers met een brede functie die in de organisatie de enige zijn op hun vakgebied. Dat maakt de organisatie kwetsbaar. De ondersteunende formatie in de bedrijfsvoering is de afgelopen jaren niet echt meegegroeid met het takenpakket. En totdat de ontwikkeltrajecten in de bedrijfsvoering zijn afgerond, is nog niet op alle plekken de basis goed op orde. Deze structurele ontwikkelingen zijn nog niet zodanig uitgekristalliseerd dat het effect daarvan op de ambtelijke formatie duidelijk is. We hebben daarom nu geen besluiten genomen met een structureel effect op de organisatie. Mocht dat alsnog nodig blijken, krijgt u de afweging daarvan uiteraard in een kadernota ter besluitvorming voorgelegd. 1.2 Dit voorstel raakt het eerder voorgestelde onderzoek naar de toekomstbestendigheid van de gemeente.
In de Begroting 2022 gaven we al aan dat het belangrijk is dat raad en college met elkaar in gesprek gaan over de toekomstbestendigheid van onze gemeente. Tot nu toe blijken we in staat om te leveren wat nodig is voor onze inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties, verbonden partijen en hogere overheden. Maar het is zaak dat ook in de toekomst te kunnen blijven doen tegen acceptabele kosten. We vinden nog steeds dat de start van de nieuwe raadsperiode een logisch moment zou zijn om onderzoek te doen naar wat er nodig is om toekomstbestendig te blijven. Dan gaat het over vragen als wat onze sterke punten zijn, waar we kwetsbaar zijn en of we voldoende financiële middelen hebben om te doen wat nodig is voor onze dorpen en het buitengebied. Vooruitlopend daarop gaan ons college en het management van de organisatie nu al aan de slag met de vraag of de organisatie kwalitatief en kwantitatief goed toegerust is om de taken uit te blijven voeren en regie te houden op gemeenschappelijke regelingen. Hiernaar gaan we de komende maanden al nader onderzoek uitvoeren. Financiën: Incidentele lasten mogen gedekt worden met incidentele baten. Door een onttrekking uit de Algemene Reserve wordt aan deze regel voldaan. De Algemene Reserve heeft per heden een stand van € 10.062.527.
De Bestuursrapportage Najaar 2021 laat een geprognosticeerde begrotingsoverschot zien van € 2.324.546 Daarnaast ontvangen wij nog een compensatiebedrag van het Rijk van € 633.000 Rekening houdend met de geprognosticeerde begrotingsoverschot en de eenmalige inzet van middelen voor inhuur ambtelijke capaciteit zou de stand van de Algemene Reserve uitkomen op een stand van € 11.842.073. Communicatie: Kernboodschap is dat het college de raad voorstelt eenmalig geld in te zetten, zodat tijdelijke inhuur van capaciteit mogelijk is om achterstanden te voorkomen en de werkdruk in de ambtelijke organisatie te verlagen
Pagina 4 van 6
Vervolgstappen: Het management zet de inhuurprocessen in gang en overlegt regelmatig met het college over de stand van zaken. Wanneer daar aanleiding toe is, informeren we de raad hierover. Burgemeester en wethouders van Neder-Betuwe, de secretaris, de burgemeester,
mr. G.S. Stam
A.J. Kottelenberg
Bijlagen: 1. Bijlage 1 - Op korte termijn benodigde tijdelijke formatie 2021-2022 2. Begrotingswijziging
Pagina 5 van 6
Raadsbesluit
Zaaknr.: Z/21/079293/RAAD/21/02991
De raad van de gemeente Neder-Betuwe; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders; gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV); BESLUIT: 1. voor tijdelijk extra in te huren ambtelijk personeel in 2022 eenmalig een budget van € 544.305 beschikbaar te stellen; 2. voor de dekking hiervan eenmalig dit bedrag te onttrekken uit de Algemene Reserve; 3. de begrotingswijziging vast te stellen waarmee dit wordt verwerkt in de begroting 2022.
Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 27 januari 2022 de griffier, de voorzitter,
E. van der Neut
A.J. Kottelenberg