Raadsvoorstel 2972 - Beheerplan duurzaam meerjarig onderhoud gemeentelijke gebouwen 2022-2025

Raadsvoorstel

Zaaknr.: Z/21/079109/RAAD/21/02972

Raadsvergadering d.d.

:

9 december 2021

Inlichtingen bij : Griffie

Agendapunt

:

23

Telefoonnr.

: 14 0488

Portefeuillehouder

:

Wethouder Klein

E-mailadres

: griffie@nederbetuwe.nl

Onderwerp: Beheerplan duurzaam meerjarig onderhoud gemeentelijke gebouwen 2022-2025

Voorgesteld besluit U wordt voorgesteld: 1. Het beheerplan duurzaam meerjarig onderhoud gemeentelijke gebouwen 2022-2025 vast te stellen. 2. In te stemmen met het beschikbaar stellen van investeringskredieten (volgens het investeringsoverzicht in bijlage 2 van het beheerplan en punt 2.1 van dit raadsvoorstel). 3. Voor de bijstelling van de exploitatiebudgetten in te stemmen met bijgevoegde begrotingswijziging (2022 € 81.413, 2023 € 32.767, 2024 € 63.166 en 2025 € 55.294).

Samenvatting voorstel: Iedere vier jaar moet voor het beheer, onderhoud en exploitatie een nieuw beheerplan gebouwen worden opgesteld. Voor 2022 tot en met 2025 is dit gebeurd op basis van onafhankelijke uitgevoerde inspecties, ervaringscijfers en contracten/overeenkomsten. Dit beheerplan bevat de meerjarige ambities voor de gemeentelijke gebouwen en bijbehorende terreinen en installaties, inclusief de bijbehorende begrotingen.

Inleiding: Wij moeten ons beheerplan actualiseren om voor de periode 2022-2025 de beschikking te krijgen over de bijbehorende budgetten. De actualisatie van het beheerplan is overwegend tot stand gekomen aan de hand van onafhankelijk uitgevoerde NEN 2767 inspecties als objectieve conditiemeting voor de kwaliteit van de gebouwen. Verder zijn de volgende inventarisaties uitgevoerd op onderwerpen die geen onderdeel uitmaken van de NEN 2767 inspecties maar wel tot het werkveld van gebouwenbeheer behoren:    

Vervanging van en onderhoud aan meubilair in het gemeentehuis. Vervanging van en onderhoud aan sportinventaris, -vloeren en scheidingswanden in binnensportgebouwen. Eerste aanschaf van en onderhoud aan valbeveiligingsvoorzieningen. Veilig beheer en onderhoud aan elektrische installaties en zonnepanelen volgens de Nederlandse richtlijn NEN 3140 (richtlijn voor veilig gebruik van en onderhoud aan elektrische installaties).

De begrotingen bij het beheerplan bestaan uit de volgende onderdelen: ‒ ‒ ‒

Exploitatiebegroting met verhuuropbrengsten en kosten voor het dagelijks onderhoud, zoals het opheffen van schades, calamiteiten, storingen en klachten. Voorzieningen voor grootschalig en geclusterd onderhoud en/of vervanging van bestaande elementen in of aan de gemeentelijke gebouwen (groot onderhoud, verbouw en renovaties), waarmee we voor meerdere jaren de kwaliteit van een gemeentelijk gebouw borgen; Investeringen die betrekking hebben op nieuwbouw of aanpassingen aan bestaande elementen in gemeentelijke gebouwen, boven de € 25.000, waarbij sprake is van een significante kwaliteitsverbetering,

Pagina 1 van 6

*ZA8F71B8DEC*

levensduurverlenging of aanpassingen op grond van wetgeving (zoals het plaatsen van PV panelen of aanbrengen van valbeveiligingsvoorzieningen). De resultaten uit de conditiemetingen zijn vertaald in kostenramingen. Alle inspecties en inventarisaties vormen de basis voor het meerjarig onderhoudsprogramma (MJOP). Ze voorzien in aanbevelingen en kostenramingen over de noodzakelijke werken, leveringen en diensten voor de meerjarige instandhouding van de gebouwen. Het MJOP is vertaald naar een meerjarige begroting, aangevuld met exploitatiebegrotingen voor het dagelijks onderhoud. De exploitatiebegrotingen zijn tot stand gekomen aan de hand van ervaringscijfers en contracten en overeenkomsten. Uitgangspunt is sober, doelmatig, veilig en effectief beheer en onderhoud. In het beheerplan gaan wij uit van sober en doelmatig beheer en onderhoud, zonder afbreuk te doen aan de kwalitatieve en veilige instandhouding van de gebouwen. Daarbij zijn de aard en omvang van gebruik en toekomstverwachtingen voor de gebouwen in beschouwing genomen. Beoogd effect: Dit beheerplan en bijbehorende begrotingen verschaffen duidelijkheid over hoe we de gebouwen sober, doelmatig, veilig en effectief tussen 2022-2025 willen beheren en onderhouden. Dit doen we voor de huurders en gebruikers. Argumenten: 1.1 Zonder vastgesteld beheerplan kunnen we noodzakelijk beheer en onderhoud lastig uitvoeren.

Niet of niet volledig instemmen met dit beheerplan en bijbehorende begrotingen maakt adequaat en kwalitatief beheer en exploitatie van en (meerjarig) onderhoud aan gebouwen lastig. Daardoor voldoen we niet aan onze wettelijke verplichting. 1.2 Op grond van het Besluit Begrotingsvoorschriften (BBV) moet er voor gebouwenbeheer een beheerplan zijn. Het huidige beheerplan loopt ten einde. Volgens artikel 12 van het BBV moet er voor te onderhouden kapitaalgoederen (waaronder gebouwen) een beheerplan worden opgesteld. Met dit raadsvoorstel voldoen we aan deze wettelijke verplichting. Het beheerplan wordt hiermee geactualiseerd voor 2022-2025. 1.3 Het beheer en onderhoud draagt bij aan de kwalitatieve en veilige instandhouding van de gebouwen. Dit beheerplan draagt eraan bij dat de gebouwen kwalitatief en veilig in stand worden gehouden met inachtneming van de aard en omvang van gebruik en toekomstverwachtingen voor de gebouwen. Daarbij bestaat altijd oog voor een navenant conditieniveau om kapitaalvernietiging af te wenden. Zo krijgt een af te stoten gebouw minder aandacht dan een gebouw dat omvangrijk en langdurig in gebruik wordt genomen. 1.4 Het beheerplan heeft oog voor de huurders en gebruikers. Dit beheerplan draagt eraan bij dat huurders en gebruikers op een acceptabele en veilige wijze gebruik kunnen maken van onze gebouwen.

Dit varieert van scholen en sportverenigingen die gebruik maken van onze binnensportgebouwen, sociale of maatschappelijke instanties die gebruik maken van onze welzijnsgebouwen, tot gebouwen zoals het gemeentehuis en de gemeentewerven die de ambtelijke bedrijfsvoering ondersteunen. 1.5 Het beheerplan draagt bij aan betere sturing en grip op het beheer en onderhoud aan gebouwen. De meerjarige ambities in dit beheerplan zijn een op een verbonden met de onderliggende begrotingen. Daardoor kan effectief worden gestuurd wanneer toekomstige ontwikkelingen vragen om andere keuzes te maken qua ambities en aanwending van de onderliggende begrotingen. Daardoor kunnen we spreekwoordelijk beter aan de (financiële) knoppen draaien wanneer veranderingen daarom vragen. 1.6 Voordelen van doeltreffend en doelmatig beheer en onderhoud in relatie tot het oude beheerplan. In hoofdstuk 14 van het beheerplan wordt toegelicht dat inspecties hebben aangetoond dat door waargemaakte ambities uit het beheerplan 2018-2021 de gebouwen aan het vastgestelde conditieniveau voldoen. Dit conditieniveau kan worden geborgd door doeltreffende en doelmatige inzet van financiën zonder concessies te doen aan de toekomstige ambities. Daardoor zijn de financiële middelen voor dit beheerplan ruim € 825.000 lager dan de financiële middelen die nodig waren voor de uitvoering van het vorig beheerplan.

Daaruit blijkt dat wij verantwoord omgegaan met publieke gelden.

Pagina 2 van 6

2.1 Voor een aantal ontwikkelingen uit het beheerplan zijn investeringen nodig. Op grond van het BBV moeten alle benodigde kredieten door de raad worden geautoriseerd. Conform de regelgeving in de financiële verordening worden investeringsbedragen > € 25.000 gekapitaliseerd. De extra kapitaallasten voor rente en afschrijving zijn berekend op basis van 1% rente en de afschrijvingstermijnen conform de financiële verordening. In de begroting 2022 is met deze extra kapitaallasten geen rekening gehouden en komen daarmee ten laste van de financiële positie. De volgende investeringskredieten zijn noodzakelijk: a. b. c. d. e.

Valbeveiliging van € 58.129 in 2022. Deze investering is nodig voor het treffen van valveiligheidsmaatregelen bij meerdere (hoge) gebouwen op grond van de Arbowet. In sporthal De Eng moet in 2023 voor € 39.225 een scheidingwand worden vervangen. In sporthallen De Leede, De Eng en De Biezenwei moeten in 2022 voor € 88.415 de sportvloeren worden vervangen. In 2023 moet voor € 34.642 een sportvloer in sporthal De Linie worden vervangen. In 2022 is een investering nodig voor aanschaf van een grotere servicebus ter waarde van € 30.000. Het huidige servicevoertuig is te klein, waardoor onze gereedschappen en materialen lastig zijn te vervoeren. Bij vervanging wordt ingezet op een duurzaam aangedreven vervoersmiddel. Voor meubilair in het gemeentehuis is geen vervangingsbudget gereserveerd. Als goed werkgever is voor vervanging nodig: € 55.000 in 2022, € 26.000 in 2023, € 29.250 in 2024 en € 31.500 in 2025.

3.1 Exploitatiebudgetten moeten worden bijgesteld als gevolg van de actualisatie van het beheerplan. De gemeenteraad heeft de bevoegdheid om financiële middelen beschikbaar te stellen (budgetrecht). Door de begrotingswijziging vast te stellen, wordt de bijstelling van de budgetten, mutaties in de reserves en het beschikbaar stellen van de investeringskredieten bekrachtigd en geautoriseerd. De exploitatiebudgetten moeten worden verhoogd als beschreven in de tabellen onder hoofdstuk Financiën. 3.2 Meerjarig onderhoud kerktorens niet ten laste van de voorziening. Onderhoudskosten voor de kerktorens moeten ten laste van de exploitatiebegroting worden betaald, omdat (gedeeltelijke) dekking door subsidies niet aan de voorziening mogen worden toegevoegd, volgens voorschrift van onze accountant. In 2021 is een voorschot van € 83.000 ontvangen aan subsidie. Het merendeel van deze subsidie zal naar verwachting in 2022 worden uitgegeven. Het restant van de subsidie uit 2021, naar verwachting € 73.000, zal beschikbaar blijven in het volgende jaar via de systematiek van derdengelden op de balans. Tevens is in de huidige voorziening gespaard voor toekomstige uitgaven van de kerkgebouwen/torens. Omdat de lasten vanaf 2022 vanuit de exploitatie worden bekostigd dient het spaargedeelte vrij te vallen.

De vrijval dient in 2021 plaats te vinden voorafgaande aan de jaarrekeningcontrole 2021 (saldo voorziening VS benodigd cf beheerplan). Om in 2022 de vrijval als dekking te kunnen gebruiken voor de verhoogde exploitatielasten i.v.m. budgetten voor kerkgebouwen/torens wordt het bedrag van € 72.000 in 2021 toegevoegd aan de Algemene Reserve en in 2022 weer onttrokken aan de Algemene Reserve. In tabel 2 onder het hoofdstuk Financiën wordt in de berekening voor aanvullend exploitatiebudget daarmee rekening gehouden. 3.3 De benodigde toevoeging aan de voorziening onderhoud gebouwen blijft gelijk aan 2021. Uit het beheerplan blijkt dat we jaarlijkse minder hoeven toe te voegen aan de voorziening onderhoud gebouwen ter dekking voor ons meerjarig onderhoud. Echter in de jaren 2028 en 2030 zou de stand van de voorziening negatief lopen en dat is niet toegestaan. Op basis daarvan wordt de toevoeging gelijk gesteld op de huidige toevoeging aan de voorziening (€ 241.027 per jaar). De jaarlijkse toevoeging gedurende 10 jaar wordt in bijlage 2 van het beheerplan toegelicht (en in tabel 2 onder het hoofdstuk Financiën). 3.4 Budgetbijstellingen op bestaand beleid. In het beheerplan is kritisch gekeken naar veranderende omstandigheden wat in de tabel 2 onder het hoofdstuk Financiën als bijstelling op bestaand beleid wordt aangehaald. Dit heeft onder meer betrekking op: 

Geen exploitatiebudgetten claimen waar de afgelopen jaren sprake was van een structurele onderschrijding.

Pagina 3 van 6

  

Opvolging geven aan de heroverwegingsoperatie, zoals het terugdringen van exploitatietekorten door marktconforme huren door te berekenen. Gebouwen met een beperkte of toekomst onzekere gebruiksfunctie op een lagere niveau te onderhouden. Genereren van meer huuropbrengsten door beleidskeuzes uit 2021 die in de vorige begroting nog niet te voorzien waren (zoals versneld en uitgebreider gebruik van het schoolgebouw aan De Tollenhof in Kesteren).

Kanttekeningen: 1.1 Zonder vastgesteld beheerplan kunnen we noodzakelijk beheer en onderhoud lastig uitvoeren. Niet of niet volledig instemmen met dit beheerplan en bijbehorende begrotingen maakt adequaat en kwalitatief beheer en exploitatie van en (meerjarig) onderhoud aan gebouwen lastig. Daardoor voldoen we niet aan onze wettelijke verplichting. 1.2 Onvoorziene wijzigingen zijn nog niet meegenomen in dit beheerplan. Dit beheerplan bevat onderwerpen waarvan de effecten nu nog niet zijn te overzien. Daarbij kunt u denken aan:   

Het tijdstip waarop het MFA Dodewaard vorm krijgt en wat de effecten zijn op de exploitatie van de bijbehorende sporthal De Eng. De mate waarin het tijdelijk schoolgebouw aan de Tollenhof in Kesteren voldoende gelegenheid blijft bieden om een tekort aan onderwijsruimte te kunnen opvangen. Werken na corona vormt een project in het gemeentehuis waarbij in lijn met het hybride werken het nog onduidelijk is of bouwkundige en/of installatietechnische maatregelen en investeringen noodzakelijk zijn en wat de effecten zijn op de omvang van het meubilair in relatie tot de toekomstige werkplekken.

U wordt over eventuele gevolgen van onvoorziene omstandigheden tijdig op vastgestelde P&C momenten geïnformeerd. 1.3 Geprognotiseerde uitvoeringsperiodes en geschatte kosten kunnen tegen- of meevallen. Het beheerplan is gebaseerd op verwachtte uitvoeringsperiodes en geschatte kosten op peildatum 2021. Het moment van uitvoering kan afwijken van de planning, evenals de werkelijke kosten kunnen afwijken van de kostenraming. Dit kan het geval zijn wanneer de onderhoudsprognose door een goede technische staat kan worden uitgesteld of door prijsindexaties de geraamde kosten kunnen afwijken. Op voorhand wordt de kanttekening geplaatst dat aanzienlijke prijsstijgingen op werken, diensten, leveringen en de exploitatie van gebouwen (in bijzonder de kosten van nutsvoorzieningen) worden verwacht. Indien noodzakelijk houden wij u op vastgestelde P&C momenten daarvan op de hoogte. Financiën: In de huidige begroting zijn exploitatiebudgetten opgenomen voor onze gebouwen. De onafhankelijke inspecties en inventarisaties wezen uit dat deze exploitatiebudgetten ontoereikend zijn. Bijstelling is als volgt gewenst: Tabel 1

omschrijving

2022

2023

2024

2025

Huidige budgetten begroting 2022 en MJR 2023-2025

736.137

725.080

737.068

734.429

Exploitatiebudgetten 2022-2025 incl. kerkgebouwen/torens Meer benodigd budget t.l.v. de financiële positie

817.550 81.413

757.847 32.767

800.234 63.166

789.723 55.294

In het onderstaande overzicht worden de oorzaken weergegeven van de stijging van de exploitatiebudgetten ten opzichte van de huidige budgetten in de begroting 2022.

Pagina 4 van 6

Tabel 2 Omschrijving Exploitatiebudget kerkgebouwen/torens Ontrekking Algemene Reserve (Vrijval voorziening 2021)kerkgebouwen/torens Bijdrage derdengelden kerktorens Subtotaal kerkgebouwen/torens

2022 236.794 -72.000 -73.000 91.794

2023 25.311

2024 48.031

2025 2.791

25.311

48.031

2.791

Verhogen budget kapitaallasten o.b.v. nieuwe investeringen Marginale budget bijstelling op bestaand beleid Subtotaal

-10.381 -10.381

18.924 -11.468 7.456

25.472 -10.337 15.135

28.466 24.037 52.503

Meer benodigd budget t.l.v. de financiële positie

81.413

32.767

63.166

55.294

Middels de bijgevoegde begrotingswijziging worden de benodigde budgetten bijgesteld in de begroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025. De mutatie ten aanzien van de Algemene Reserve 2021 en 2022 is eveneens verwerkt in deze begrotingswijziging. Communicatie: De uitvoering van het beheerplan is een gemeentelijke verantwoordelijkheid. Wij treden in overleg met de gebruikers en huurders van de gebouwen om hen te informeren over uit te voeren werkzaamheden volgens ons beheerplan. Vervolgstappen:  Na uw beluit kunnen we aan de slag met de uitvoering van ons beheerplan. Daarbij ligt de nadruk op het plannen, uitvoeren, regisseren en verantwoorden van werken, leveringen en diensten.  Communiceren met gebruikers en huurders over het plannen en uitvoeren van toekomstige werkzaamheden. Bijlagen: 1. Beheerplan duurzaam meerjarig onderhoud gemeentelijke gebouwen 2022-2025. 2. Begrotingswijziging.

Pagina 5 van 6

Raadsbesluit

Zaaknr.: Z/21/079109/RAAD/21/02972

De raad van de gemeente Neder-Betuwe; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders; gelet op het bepaalde in artikel 12 van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV); BESLUIT: 1. het beheerplan duurzaam meerjarig onderhoud gemeentelijke gebouwen 2022-2025 vast te stellen; 2. in te stemmen met het beschikbaar stellen van investeringskredieten (volgens het investeringsoverzicht in bijlage 2 van het beheerplan en punt 2.1 van dit raadsvoorstel); 3. voor de bijstelling van de exploitatiebudgetten in te stemmen met bijgevoegde begrotingswijziging (2022 € 81.413, 2023 € 32.767, 2024 € 63.166 en 2025 € 55.294).

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 9 december 2021 de griffier, de voorzitter,

E. van der Neut

A.J. Kottelenberg