Raadsvoorstel 2936 - Eerste wijziging reglement van orde

Raadsvoorstel

Zaaknr.: Z/21/078515/RAAD/21/02936

Raadsvergadering d.d.

:

9 december 2021

Inlichtingen bij : Griffie

Agendapunt

:

9

Telefoonnr.

: 14 0488

Portefeuillehouder

:

Burgemeester Kottelenberg

E-mailadres

: griffie@nederbetuwe.nl

Onderwerp: Eerste wijziging Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Neder-Betuwe 2017

Voorgesteld besluit U wordt voorgesteld de Eerste wijziging van het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Neder-Betuwe vast te stellen.

Samenvatting voorstel: In 2021 heeft de raad geëxperimenteerd met het vergadertype ‘Het Gesprek’. Nu wordt voorgesteld dit in te bedden in het reglement van orde van de raad.

Inleiding: In onze huidige vergadercyclus is een strak onderscheid gemaakt tussen de college-informatieavonden (georganiseerd door het college en bedoeld om informatie te geven) en beeldvormende avonden (georganiseerd door de raad en bedoeld om de raadsvergadering voor te bereiden). In de structuur missen we avonden om een thema oriënterend of opiniërend door te spreken. Dergelijke avonden kunnen het college helpen om te proeven welke richting de raadsleden uit zouden willen, zodat dit bij het opstellen van een raadsvoorstel betrokken kan worden. Bovendien bevorderen deze avonden het inhoudelijk gesprek binnen de raad. Tot begin dit jaar werden dit soort bijeenkomsten weliswaar wel gehouden, maar dan als ‘losse’ avonden. Sinds begin 2021 wordt, op initiatief van de adviescommissie bestuurlijke vernieuwing en het presidium, in het vergaderschema een aparte opiniërende avond ‘Het Gesprek’ ingericht. Deze vervangt de losse sessies. Daarbij is afgesproken om eind 2021 te bepalen of deze vergadering in het reglement van orde moet worden opgenomen. Wij stellen u voor de huidige afspraken op te nemen in het reglement van orde. Beoogd effect: Inbedding van (de afspraken over) de opiniërende avonden in de vergadersystematiek van de raad alsmede een actueel reglement van orde.

Argumenten: 1.1 Oriënterende en opiniërende bijeenkomsten worden formeel mogelijk gemaakt In plaats van allerlei ‘losse’ overleggen, met een uiteenlopende opzet, transparantie en rolverdeling, wordt er, als u instemt met dit voorstel, een vaste maar toch flexibele overlegvorm vastgelegd in het reglement van orde. 1.2 Dit vergadertype geeft duidelijkheid

Pagina 1 van 4

*ZA8F1E2B281*

Door het opnemen van een apart vergadertype voor oriënterende en opiniërende bijeenkomsten, is het duidelijk waar en binnen welke randvoorwaarden een dergelijk gesprek plaatsvindt. Ook de rollen van raad en college zijn daarbij vastgelegd. De wijze waarop een onderwerp kan worden behandeld kan in grote lijnen ‘op maat’ worden bepaald. 1.3 Door het opnemen in het reglement van orde kan aan (burger)raadsleden een vergoeding worden verstrekt Vergoedingen aan burgerraadsleden mogen alleen worden verstrekt voor deelname aan vergaderingen die vallen onder artikel 82 of 84 van de Gemeentewet. Het deelnemen aan een opiniërende avond kan een aanzienlijke voorbereiding en inzet van burgerraadsleden vragen. Een vergoeding kan dan passend zijn. Kanttekeningen: 1.1 Er moet gestuurd worden op het aantal vergaderingen Het presidium benadrukt dat het niet de bedoeling is dat de komst van een nieuw type vergaderingen leidt tot een grotere werkdruk voor raadsleden. De opiniërende avond komt in de plaats van losse sessies. De agendacommissie wordt gevraagd waar mogelijk onderwerpen te combineren. Financiën: De financiële consequenties van dit voorstel zijn beperkt tot een geringe stijging van de presentiegelden voor burgerraadsleden.

Communicatie: Kernboodschap is dat de raad in zijn vergaderschema voor 2022 een aantal avonden heeft opgenomen, waar hij één of meerdere thema’s oriënterend of opiniërend doorspreekt; zowel binnen de raad als met het college. Vervolgstappen: De opiniërende avonden voor 2022 zijn door de agendacommissie reeds opgenomen in het vergaderschema 2022. In maart 2022 vinden de gemeenteraadsverkiezingen plaats. De griffie is voornemens om in de loop van 2022 met de raad in nieuwe samenstelling een proces te starten met het doel het reglement van orde aan te passen aan eventuele nieuwe wensen van de raad c.q. gewenste verbeteringen op diverse onderwerpen voor te leggen aan de raad. Het presidium, de griffier,

de voorzitter,

E. van der Neut

A.J. Kottelenberg

Pagina 2 van 4

Raadsbesluit

Zaaknr.: Z/21/078515/RAAD/21/02936

De raad van de gemeente Neder-Betuwe; gelezen het voorstel van het presidium; gelet op het bepaalde artikel 16 Gemeentewet alsmede artikel 84 Gemeentewet; BESLUIT: vast te stellen: de Eerste wijziging van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Neder-Betuwe 2017. Artikel I Onderstaande artikelen worden in het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Neder-Betuwe 2017 toegevoegd: Artikel 60a. Functie van ‘Het Gesprek’ In ‘Het Gesprek’ wordt op oriënterende of opiniërende wijze van gedachten gewisseld tussen de leden van de raad en met de leden van het college over één of meerdere thema’s, zonder dat er sprake is van een concreet voorstel dat de raad binnen dezelfde vergadercyclus al krijgt voorgelegd. Artikel 60b. Status van en besluitvorming tijdens ‘Het Gesprek’ 1. ‘Het Gesprek’ is formeel-juridisch een commissievergadering in de zin van artikel 84 Gemeentewet. 2. De vorm van elke vergadering wordt door de agendacommissie op maat gekozen. 3. De voorzitter van Het Gesprek is een door de agendacommissie aangewezen voorzitter uit de voorzitterspool. Het voorzitterschap kan in voorkomende gevallen ook door meerdere personen worden ingevuld.

In uitzonderlijke situaties kan de agendacommissie een raadslid die geen onderdeel uitmaakt van de voorzitterspool verzoeken het voorzitterschap op zich te nemen. 4. ‘Het Gesprek’ is altijd en volledig openbaar. 5. Van ‘Het Gesprek’ worden geen verslag/afsprakenlijst en (formele) geluidsopname gemaakt. De agendacommissie kan besluiten hiervan in bijzondere situaties af te wijken. 6. Door of namens het college gedane toezeggingen worden opgenomen in het raadsinformatiesysteem. Artikel 60c. Onderwerpen, agenda en openbare kennisgeving van ‘Het Gesprek’ 1. Raadsleden, college en griffie kunnen bij de agendacommissie onderwerpen aandragen, al dan niet voorzien van een voorstel van de wijze waarop het onderwerp kan worden behandeld. 2. De agendacommissie stelt de agenda vast. 3. De agenda vermeldt in ieder geval: a. de onderwerpen die aan de orde zullen komen; b. begin- en eindtijd van de bijeenkomst; c. de voorzitter(s); d. de locatie. 4. De agenda en bijbehorende stukken worden uiterlijk veertien dagen voor de vergadering in het raadsinformatiesysteem geplaatst.

5. De vergadering wordt op de voor afkondigingen gebruikelijke wijze ter openbare kennis gebracht. Artikel 60d. Deelnemers aan ‘Het Gesprek’ 1. Het Gesprek kent geen vaste, benoemde leden. In beginsel kunnen alle (burger)raadsleden deelnemen aan de bijeenkomst, tenzij de agendacommissie om gemotiveerde redenen een beperking van het aantal deelnemers instelt. 2. Alle (burger)raadsleden die aan Het Gesprek deelnemen, tekenen vóór aanvang van de vergadering de presentielijst. 3. De fungerende voorzitter is geen fractiewoordvoerder over een onderwerp dat tijdens zijn voorzitterschap aan de orde is. 4. Van collegeleden en door het college aangewezen ambtenaren wordt verwacht dat zij deelnemen aan de behandeling van de onderwerpen die onder hun portefeuille/expertise vallen. 5. Er is in principe geen gelegenheid voor insprekers. Wel kan de agendacommissie ervoor kiezen dat externe deskundigen deelnemen aan de bijeenkomst. Artikel 60e. Orde tijdens ‘Het Gesprek’ 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen ‘Het Gesprek’ uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op een andere wijze verstoren van de orde is hen verboden. 2. Degenen die van ‘Het Gesprek’ geluid- en/of beeldregistraties willen maken, melden zich bij de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Artikel II De toelichting bij dit artikel luidt: ‘Het Gesprek’ is bedoeld om een thema oriënterend of opiniërend door te spreken, zonder dat er al besluitvorming door de raad nodig is. Dergelijke avonden kunnen het college helpen om te proeven welke richting de raadsleden uit zouden willen, zodat dit bij het opstellen van een raadsvoorstel betrokken kan worden. Bovendien bevorderen deze avonden het inhoudelijk gesprek binnen de raad. De agendacommissie stelt de agenda’s op, kiest bij elk onderwerp een behandelvorm op maat en houdt het overzicht op de te behandelen onderwerpen. Voor het college kan, afhankelijk van het onderwerp, zowel bij de voorbereidingen als tijdens de vergaderingen een belangrijke rol zijn weggelegd. Van het college wordt verwacht te signaleren welke onderwerpen relevant kunnen zijn voor behandeling. Als het de verwachting of bedoeling is dat het college na de vergadering met een onderwerp verder aan de slag gaat, is het wenselijk dat het college meedenkt bij de concrete opzet van de vergadering. Bij de praktische organisatie werken raad/griffie en college/organisatie aldus samen. Artikel III Citeertitel en inwerkingtreding 1. Deze wijziging treedt in werking per 1 januari 2022. 2. Deze wijziging kan worden aangehaald als ‘Eerste wijziging reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Neder-Betuwe 2017’.

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 9 december 2021 de griffier, de voorzitter,

E. van der Neut

Pagina 4 van 4

A.J. Kottelenberg