Raadsvoorstel 2920 - Visie op Communicatie & Participatie 2021

Raadsvoorstel

Zaaknr.: Z/21/077901/RAAD/21/02920

Raadsvergadering d.d.

:

23 september 2021

Inlichtingen bij : Griffie

Agendapunt

:

21

Telefoonnr.

: 14 0488

Portefeuillehouder

:

Burgemeester Kottelenberg

E-mailadres

: griffie@nederbetuwe.nl

Onderwerp: Geactualiseerde Visie op Communicatie & Participatie 2021 Gemeente Neder-Betuwe

Voorgesteld besluit: U wordt voorgesteld: 1. De ‘Visie op Communicatie & Participatie 2021 Gemeente Neder-Betuwe’ (met als thema’s doelgroepgericht communiceren, vanzelfsprekende participatie, communicatief en participatief vaardige organisatie) vast te stellen. 2. Een tijdelijke formatie-uitbreiding van team communicatie ten behoeve van de inhuur van een junior adviseur voor 36 uur per week gedurende een jaar vast te stellen. 3. Een begrotingswijzing vast te stellen (incidenteel € 31.211,- voor 2021 en € 93.635,- voor 2022) ten behoeve van inhuur junior communicatieadviseur.

Samenvatting voorstel: Op 16 april 2015 stelde de gemeenteraad het ‘Communicatiebeleidsplan 2015’ vast. Deze geactualiseerde ‘Visie op Communicatie & Participatie 2021 Gemeente Neder-Betuwe’ is hiervan de opvolger. De aanleiding voor deze geactualiseerde Visie ligt in de Begroting 2018 en de Kadernota 2019. Daarin is het actualiseren van het ‘Communicatiebeleidsplan Neder-Betuwe 2015’ opgenomen. Met flink wat oponthoud (als gevolg van het vele werk en onderbezetting van team communicatie, gevolgd door de extra werkzaamheden voor het bestrijden van Covid-19) ligt deze Visie nu voor u.

Inleiding: Deze Visie op Communicatie & Participatie 2021 kwam tot stand met inbreng van inwoners, ondernemers en organisaties uit onze gemeente. Ook zijn actuele trends en ontwikkelingen bekeken, experts bevraagd, literatuur bestudeerd en is met andere gemeenten gesproken. Raadsleden, het college van B&W en medewerkers van onze gemeente hebben tijdens het proces deze Visie ook met waardevolle aanvullingen verrijkt. Deze Visie bestaat uit twee onderdelen:  De Visie op hoofdlijnen met daarin drie thema’s (doelgroepgericht communiceren, vanzelfsprekende participatie, communicatief en participatief vaardige organisatie).  Een actieprogramma 2021/2022 per thema, met daarin een concrete doorvertaling van de Visie naar wát we gaan doen en hóe we dat gaan doen (met bijbehorende lopende en nieuwe acties).

Pagina 1 van 5

*ZA8CE4B5465*

Deze Visie heeft geen vooraf benoemde ‘looptijd’ en blijft van toepassing zolang deze passend is voor gemeente Neder-Betuwe. Jaarlijks evalueren we het actieprogramma en benoemen we de acties voor het opvolgende jaar. Op die manier kan de Visie altijd meebewegen met de actuele ontwikkelingen. Beoogd effect: Deze geactualiseerde Visie helpt om de communicatie en participatie van gemeente Neder-Betuwe met inwoners, ondernemers en organisaties zo goed mogelijk vorm te blijven geven, verder door te ontwikkelen en de organisatie van de communicatie en participatie te optimaliseren. Argumenten: 1.1 Visie Communicatie & Participatie Onze ambitie als gemeente Neder-Betuwe is om tijdig en proactief te communiceren met onze inwoners, ondernemers en (maatschappelijke) organisaties. Goede communicatie en participatie zorgen voor transparantie, vertrouwen en een goede onderlinge relatie met elkaar. Maar maatschappelijke vraagstukken ontwikkelen zich continu en dat heeft gevolgen voor hoe we communicatie en participatie vormgeven. Daar sluit deze geactualiseerde Visie goed op aan. 1.2 Doelgroepgericht communiceren: Dé inwoner of dé ondernemer bestaat niet. Iedere doelgroep heeft haar specifieke kenmerken en vraagt om een specifieke benadering.

Met behulp van deze Visie zetten gericht we díe communicatiekanalen en -boodschappen in die bijdragen aan de (communicatie)doelen en aansluiten bij de doelgroepen 1.3 Vanzelfsprekende participatie Door de omgeving goed te betrekken zorgen we voor betere plannen en besluitvorming. Daarom schatten we bij projecten, beleidsontwikkeling en initiatieven waarbij veel belangen zijn gemoeid, in een zo vroeg mogelijk stadium in of, en zo ja hoe het onderwerp zich leent voor participatie. Als dit zo is, dan hanteren we een aantal uitgangspunten. 1.4 Communicatief en participatief vaardige organisatie Deze Visie helpt onze medewerkers optimaal toe te rusten om communicatie en participatie nog meer te integreren in ons werk. Dat komt de relatie met de samenleving en de onderlinge samenwerking ten goede. 1.5 Gezamenlijk proces Deze Visie op Communicatie & Participatie 2021 kwam tot stand middels een zorgvuldig proces met inwoners, ondernemers, organisaties, raad, college en medewerkers. Deze Visie verbindt de gemeente met de samenleving. 1.6 Motie Regionale Energiestrategie FruitDelta Rivierenland (RES) 1.0 Conform motie 21/02883 wordt middels deze Visie ook invulling gegeven aan de toezegging van het college om de communicatie- en participatiekaders m.b.t. de klimaatnota en de RES zo veel mogelijk mee te nemen in de Visie op Communicatie & Participatie 2021.

2.1 Formatie team communicatie Om aan de ambities uit deze Visie te voldoen, goed aan te sluiten bij de hedendaagse eisen (Omgevingswet, meer interactie met bewoners en ondernemers) en de voorgestelde werkwijze en acties uit deze Visie vorm te geven, is tijdelijk uitbreiding van team communicatie urgent. Met deze Visie blijven de ambities en de vraag naar ondersteuning en advisering op communicatie- en participatiegebied bestaan en wordt naar verwachting alleen maar groter. Om aan deze vraag de kunnen voldoen is ons voorstel om komend jaar de formatie op te plussen. Pagina 2 van 5

Dit geeft de ruimte om komend jaar de benodigde capaciteit te hebben om te bouwen aan de uitvoering van de Visie. Daarnaast geeft dit de tijd om te monitoren of de veranderingen in de werkwijze voldoende zijn om aan de vraag naar communicatie en participatie te voldoen. Na een jaar kunnen we de balans opmaken en een definitief voorstel voorleggen voor de formatie Kanttekeningen: 1.1 Participatie- en inspraakverordening Het is de bedoeling om de uitgangspunten van deze Visie mee te nemen in deze verordening zodat participatie daarin is verankerd en dit ook doorklinkt in de uitwerking en implementatie van de Omgevingswet. Deze planning loopt echter niet parallel aan deze Visie. Op dit moment al een participatie- en inspraakverordening vaststellen, zou het zorgvuldige proces over participatie rondom de implementatie van de Omgevingswet onvoldoende recht doen. Daarom adviseren we om de actualisatie van de participatie- en inspraakverordening een paar maanden ‘te parkeren’ en vast te stellen op het moment dat de nieuwe Omgevingswet en onze gemeentelijke instrumenten (omgevingsvisie, -plan en -vergunning) in werking treden. Naar verwachting is dat 1 juli 2022 1.2 Positionering Deze Visie richt zich op een goede communicatie tussen onze gemeente en de samenleving over projecten, beleid en initiatieven.

En waar mogelijk dit in samenspraak vorm te geven voor betere plannen en een zorgvuldige besluitvorming. Het onderwerp ‘positionering’ vraagt een heel eigen aanpak (marketing) is daarom geen centraal thema voor deze Visie. Wel lichten we in een hoofdstuk 4 kort toe en geven aan hoe de organisatie positionering kan borgen buiten deze Visie. Vanuit de organisatie en in regionaal verband. 2.1 Om een goede uitvoering te kunnen geven aan het actieprogramma behorende bij de Visie is een communicatieteam op sterkte nodig. Er is nog vacatureruimte en afhankelijk van (het tempo van) die invulling en het besluit van de raad over de aanvraag voor extra formatieruimte kunnen we een duidelijke planning hangen aan de acties. We verwachten sowieso de gehele looptijd van het actieprogramma (tot eind 2022) nodig te hebben om de Visie goed vorm te geven en te laten doorleven door betrokkenen. Financiën: 1.1 Tijdelijk inhuur team communicatie Met de beoogde tijdelijke formatie-uitbreiding van team communicatie is een begrotingswijziging van incidenteel € 31.211,- voor 2021 en € 93.635,- voor 2022 gemoeid ( inhuur junior communicatieadviseur, 36 uur per week, tarief € 75 per uur, periode van 1 jaar (m.i.v. oktober 2021,). Er is geen sprake van alternatieve dekking. De budgetaanvraag komt direct ten laste van de financiële positie.

(Opgesteld in samenwerking met Marco Seuntjes) 2.1 Financiering van acties zoals benoemd in de bijlagen, zijn geborgd vanuit reguliere budgetten en investeringsaanvragen. Communicatie: Bij positief besluit van de raad op 23 september 2021 publiceren we de Visie wel op onze website, maar zetten vooral in om onze inwoners en ondernemers onze werkwijze te laten ervaren (don’t tell them, show them). Waar doelmatig informeren we actief: dus intern en bij partners waar mogelijk. Ook koppelen we terug naar de bewoners die de vragenlijst hebben ingevuld destijds (en hun mail adres hebben achtergelaten) en aan de deelnemers aan de verschillende expertmeetings.

Pagina 3 van 5

Burgemeester en wethouders van Neder-Betuwe, de secretaris, de burgemeester,

mr. G.S. Stam

A.J. Kottelenberg

Bijlage: - Visie op Communicatie & Participatie Neder-Betuwe, september 2021 - Begrotingswijziging

Pagina 4 van 5

Raadsbesluit

Zaaknr.: Z/21/077901/RAAD/21/02920

De raad van de gemeente Neder-Betuwe; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders; gelet op het bepaalde in de Begroting 2018, de Kadernota 2019 en motie 21/02883; BESLUIT: 1. de ‘Visie op Communicatie & Participatie 2021 Gemeente Neder-Betuwe’ (met als thema’s doelgroepgericht communiceren, vanzelfsprekende participatie, communicatief en participatief vaardige organisatie) vast te stellen; 2. een tijdelijke formatie-uitbreiding van team communicatie ten behoeve van de inhuur van een junior adviseur voor 36 uur per week gedurende een jaar vast te stellen; 3. een begrotingswijzing vast te stellen (incidenteel € 31.211,- voor 2021 en € 93.635,- voor 2022) ten behoeve van inhuur junior communicatieadviseur.

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 23 september 2021, de griffier, de voorzitter,

E. van der Neut

A.J. Kottelenberg