Raadsvoorstel 2870 - Jaarstukken 2020 Regionaal Archief Rivierenland

Raadsvoorstel

Zaaknr.: Z/21/075771/RAAD/21/02870

Raadsvergadering d.d.

:

10 juni 2021

Inlichtingen bij : Griffie

Agendapunt

:

12

Telefoonnr.

: 14 0488

Portefeuillehouder

:

Wethouder Klein

E-mailadres

: griffie@nederbetuwe.nl

Onderwerp: Zienswijze jaarstukken 2020 van het Regionaal Archief Rivierenland (RAR)

Voorgesteld besluit U wordt voorgesteld: 1. De zienswijze over de jaarstukken 2020 van het RAR vast te stellen, waarin de raad instemt met de jaarstukken 2020 en aangeeft dat Neder-Betuwe akkoord is met de voorgestelde toevoegingen van bestemmingen aan de genoemde reserves 2. De bijgaande begrotingswijziging vast te stellen, waarmee na uitkering van het resultaat het eenmalige voordeel van € 4.291 verwerkt wordt in de gemeentelijke financiële positie voor 2021.

Samenvatting voorstel: De raad wordt door het dagelijks bestuur van het RAR in de gelegenheid gesteld een zienswijze in te dienen op de jaarstukken 2020 van het RAR. Het algemeen bestuur van deze Gemeenschappelijke Regeling (GR) weegt die zienswijze mee bij de vaststelling van de jaarstukken. De jaarstukken hebben een positief resultaat van € 116.877 en het dagelijks bestuur stelt voor om enkele bedragen toe te voegen aan enkele reserves en het resterende bedrag uit te keren aan de deelnemende gemeenten. Voor Neder-Betuwe komt dit neer op een bedrag van € 4.291. Wij stellen u voor een zienswijze in te dienen waarin u instemt met de jaarstukken 2020 inclusief de toevoegingen van genoemde bedragen aan de genoemde reserves.

Inleiding: Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: a) de zorg voor en het beheren van de in de archiefwerkplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers; b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; Op 30 maart 2021 heeft het dagelijks bestuur van het RAR de jaarstukken 2020 gestuurd aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, met het verzoek hun zienswijzen daarop kenbaar te maken. Het algemeen bestuur, waarvan wethouder Klein lid is, vergadert op 7 juli 2021 over deze jaarrekening en de ingediende zienswijzen. Beoogd effect: Een adequate, doelmatige en financieel stabiele samenwerking op het gebied van archiefbeheer waarin de raad zijn controlerende rol kan invullen door het uitbrengen van een zienswijze op de jaarstukken van het RAR. Pagina 1 van 5

*ZA8DE905F8C*

Argumenten: 1.1 De jaarrekening van het RAR toont over 2020 een resultaat van € 116.877. De jaarstukken laten in zijn geheel een positief resultaat zien. Dat komt voornamelijk door de volgende ontwikkelingen Personeels- en archiefbeheerkosten voordeel € 90.025 Overige posten; voordeel € 23.831 Het eerste batig saldo is veroorzaakt door inzet uit hiervoor bestemde reserves en het niet/later invullen van vacatures. Het tweede bedrag komt onder andere voort uit niet inzetten van opleidingsmiddelen. 1.2 Kort samengevat stelt het DB van het RAR voor: Een bedrag van € 51.718 toe te voegen aan de algemene reserve bedrijfsvoering. Een bedrag van € 10.000 toe te voegen aan de reserve bedrijfsvoering/digitalisering. Een bedrag van € 15.000 toe te voegen aan de algemene reserve. Het overige bedrag € 40.159 uit te keren aan de deelnemende gemeenten. Gemeente Neder-Betuwe ontvangt een bedrag van € 4.291. 1.3 Toelichting Voorgesteld wordt om een bedrag van € 51.718 toe te voegen aan de reserve bedrijfsvoering voor inzet inlopen achterstand inventarisatie en behoud door Covid-19. Voor het RAR is er geen mogelijkheid om gebruik te maken van de Covid-19 vergoedingen. -

Tevens wordt voorgesteld om een bedrag van € 10.000 euro toe te voegen aan de reserve bedrijfsvoering/digitalisering voor het op peil houden van deze reserve door toenemende digitalisering. Door de toenemende digitalisering mee versterkt door Covid-19 is het tempo van onttrekkingen aan de reserve toegenomen. Dit dient opgevuld te worden om verhaal bij de deelnemers te voorkomen.

-

Een bedrag van 15.000 euro toe te voegen aan de algemene reserve om de weerstandsratio op het gewenste peil te brengen. In het verleden is besloten om de algemene reserve jaarlijks te doteren zodat deze uiteindelijk op het benodigde normbedrag (stand 2021) van de weerstandscapaciteit ad 211.000 euro komt en de bestemmingsreserves ook afgebouwd kunnen worden uiteraard in lijn met de bestemming waarvoor ze gevormd zijn zonder dat dit negatieve consequenties heeft voor de weerstandscapaciteit. Door de extra dotatie ad 15.000 euro wordt de algemene reserve in feite eerder op het gewenste niveau gebracht en zal deze eind 2025 op basis van de huidige prognoses op niveau zijn.

-

Het overige bedrag € 40.159 uit te keren aan de deelnemende gemeenten. Gemeente Neder-Betuwe ontvangt een bedrag van € 4.291.

Het daadwerkelijk bestemmen is een beslissing van het algemeen bestuur, die bij diens besluit de gemeentelijke zienswijzen betrekt. Daarom wordt voorgesteld om in de zienswijze aan te geven dat dit wat uw raad betreft een goed voorstel is. 2.1

De uitkering van het resultaat moet via een begrotingswijziging worden verwerkt in onze gemeentefinanciën.

Pagina 2 van 5

Bij dit raadsbesluit is een begrotingswijziging gevoegd. Wanneer de raad instemt met dit voorstel en het algemeen bestuur besluit tot uitkering van een gedeelte van het resultaat, wordt dit bedrag toegevoegd aan de algemene reserve van gemeente Neder-Betuwe. Kanttekeningen: 1.1 Bedrag van € 51.718 toevoegen aan reserve bedrijfsvoering Door dit bedrag niet toe voegen aan de reserve bedrijfsvoering wordt de achterstand niet in gelopen maar is het uit te keren bedrag aan de deelnemers hoger. 2.1

Bedrag van 10.000 euro toevoegen aan reserve Bedrijfsvoering/digitalisering om deze reserve op peil te houden. Indien het bedrag niet toegevoegd wordt ontstaat het risico dat projecten geen doorgang kunnen vinden en deelnemers gevraagd zal worden extra bij te dragen.

3.1

Bedrag van € 15.000 euro toevoegen aan de algemene reserve om het weerstandsratio op het gewenste peil te brengen. Door het bedrag niet toe te voegen aan de algemene reserve wordt niet voldaan aan afspraken uit het verleden en niet voldaan aan het gewenste niveau in 2025.

Financiën: Bij dit raadsvoorstel is een begrotingswijziging gevoegd. Daarin is opgenomen dat dit voorstel – wanneer het algemeen bestuur inderdaad besluit een gedeelte van het resultaat uit te keren - een positief effect van € 4.291 heeft op de gemeentelijke financiële positie voor 2021. Communicatie: Het RAR ontvangt een brief van de gemeente Neder-Betuwe waarin de zienswijze van de raad is opgenomen.

Pagina 3 van 5

Vervolgstappen: Op 7 juli 2021 vergadert het algemeen bestuur van het RAR over deze jaarstukken en de zienswijzen daarop en neemt een beslissing over deze jaarstukken gelezen de zienswijzen. Burgemeester en wethouders van Neder-Betuwe, de secretaris, de burgemeester,

mr. G.S. Stam

A.J. Kottelenberg

Bijlagen: 1. Aanbiedingsbrief Jaarstukken 2020 2. Jaarstukken 2020 Regionaal Archief Rivierenland 3. Voorgestelde zienswijze 4. Begrotingswijziging

Pagina 4 van 5

Raadsbesluit

Zaaknr.: Z/21/xxxxx

De raad van de gemeente Neder-Betuwe; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders; gelet op het bepaalde in de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland en artikel 34 en 35 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen; overwegende dat het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling, mede aan de hand van de zienswijzen van de deelnemende gemeenteraden, uiteindelijk de jaarstukken vaststelt; BESLUIT: 1. de zienswijze over de jaarstukken 2020 van het RAR vast te stellen, waarin de raad: instemt met de jaarstukken 2020; en aangeeft dat Neder-Betuwe goedkeuring geeft met het bestemmen van bedragen aan genoemde reserves; en akkoord gaat met het uitkeren van het restant bedrag aan de deelnemende gemeenten; 2. de bijgaande begrotingswijziging vast te stellen, waarmee na uitkering van het jaarstukken resultaat het eenmalige voordeel van € 4.291 verwerkt wordt in de gemeentelijke financiële positie voor 2021.

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 10 juni 2021 de griffier, de voorzitter,

E. van der Neut

A.J. Kottelenberg