ING-15 - Vereniging van Rekenkamers inzake Opvolging van de aanbevelingen rekenkamer

[Typ hier]

Veel volksvertegenwoordigingen worden niet geïnformeerd over opvolging rekenkameraanbevelingen Arjan Kok1, maart 2025 Uit de enquête onder rekenkamers blijkt dat veel gemeenteraden, provinciale staten en algemene besturen van waterschappen (‘de volksvertegenwoordiging’) nog niet het jaarlijkse wettelijke verplichte overzicht ontvangen over de opvolging van rekenkameraanbevelingen. Circa 42% van de respondenten geeft aan dat het college van burgemeester en wethouders, Gedeputeerde Staten of het dagelijks bestuur van het waterschap (de ‘dagelijkse besturen’) het verplichte overzicht opstelt. De helft van de respondenten stelt dat dit (nog) niet gebeurt. Twee derde van overzichten bieden de volksvertegenwoordigers naar het oordeel van de respondenten voldoende informatie over de opvolging van aanbevelingen. Uit de enquête blijkt dat regelmatig informatie ontbreekt over het standpunt van het dagelijks bestuur over het opvolgen van de aanbevelingen. Ook komt het voor dat het overzicht geen of geen concrete informatie bevat over de opvolging van de aanbevelingen. In deze gevallen is niet voldaan aan het doel van de wet. Veel rekenkamers vervullen geen of een beperkte rol wanneer het dagelijkse bestuur het overzicht met de opvolging van aanbevelingen openbaar maakt.

Een aantal rekenkamers bespreekt de rapportage met volksvertegenwoordigers, leden van de klankbordgroep of met de auditcommissie of besteedt in het eigen jaarverslag aandacht aan het overzicht. Een klein aantal rekenkamers door dagelijks bestuur of de volksvertegenwoordiging uitdrukkelijk gevraagd op het overzicht te reflecteren. Aanleiding enquête Het ‘dagelijks’ bestuur van de gemeente (het college van B en W) en provincie (gedeputeerde staten) zijn sinds 2023 verplicht jaarlijks te rapporteren over de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamer, met als doel de volksvertegenwoordiging te informeren. Voor het bestuur van het waterschap (het dagelijks bestuur) geldt deze plicht vanaf 2024.2 Namens de Vereniging van Rekenkamers (VvR) is Arjan Kok met een enquête onder rekenkamers nagegaan in hoeverre deze dagelijkse besturen van de decentrale overheden aan deze verplichting voldoen en hoe ze rapporteren.

De auteur dankt Linze Schaap en Lies van Aelst voor hun reactie op een eerdere versie. De inhoud van dit document komt voor rekening van de auteur. 2 Artikel 185a van de Gemeentewet luidt: Het college zendt de raad jaarlijks een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven. De Artikelen 186a van de Provinciewet en 97e van de Waterschapswet bevatten dezelfde plicht voor gedeputeerde staten respectievelijk het dagelijks bestuur. 1

1

[Typ hier]

Rekenkamers kunnen de uitkomsten van de enquête gebruiken bij het bespreken van de rapportageplicht met raden, staten, algemene besturen, de griffier, de klankbordgroep van de rekenkamer en/of de auditcommissie. Dagelijkse besturen en ambtenaren van gemeenten, provincies en waterschappen kunnen de informatie gebruiken om hun eigen rapportage op te stellen of te verbeteren. Verantwoording enquête De Vereniging van Rekenkamers (VvR) heeft de enquête bij de leden van de VvR onder de aandacht gebracht door deze te vermelden in de nieuwsbrieven van de VvR en door de leden van de VvR te mailen. De enquête kon anoniem worden ingevuld van 20 januari tot en met 14 februari 2025. In totaal is de enquête 206 keer (gedeeltelijk) ingevuld. In het geval dat de enquête volledig was ingevuld kwam het voor dat deze voor meerdere gemeenten of provincies gelijktijdig was ingevuld (waarschijnlijk ingeval van gemeenschappelijke rekenkamers dan wel personele unies). Deze respons is gesplitst, zodat voor elke decentrale overheid de respons afzonderlijk is vastgelegd. Ook kwam het voor (n=11) dat de enquête voor dezelfde overheid meermaals (gedeeltelijk) was ingevuld. De respons voor elke van deze overheden is slechts éénmaal in de verdere analyse verwerkt. De antwoorden op de open vragen zijn samengevoegd. Daar waar de enquête gedeeltelijk was ingevuld is die respons geanalyseerd.

Daar waar de enquête onvolledig was ingevuld (n=85) ontbrak bijvoorbeeld de naam van de decentrale overheid, of waren geen van de andere vragen beantwoord. Deze respons is buiten de verdere analyse gehouden. De enquête is ook beantwoord voor andere organisaties dan gemeenten, provincies en waterschappen (n=4). Ook deze respons is niet in de verdere analyse meegenomen.

In totaal heeft de verdere analyse betrekking op 121 decentrale overheden bestaande uit: 105 gemeenten3, 11 provincies en 5 waterschappen. Twee op de vijf volksvertegenwoordigingen ontvangt aanbevelingenoverzicht In reactie op de vraag of het dagelijks bestuur van de decentrale overheid vanaf 1 januari 2023 tot en met 31 december 2024 de volksvertegenwoordiging van de gemeente, provincie of het waterschap minimaal één overzicht heeft verstrekt van de aanbevelingen van de rekenkamer, geeft circa 42% van de respondenten aan (n=50) dat dat het geval is, en bijna de helft (n= 60) geeft aan dat dit niet het geval is (zie onderstaand kader). Circa 9% van de respondenten geeft aan niet te weten of het dagelijkse bestuur van de decentrale overheid de volksvertegenwoordiging een overzicht van de aanbevelingen van de rekenkamer heeft versterkt (n=11).

Tussen de 105 gemeenten is een aanzienlijke variëteit. De respons heeft betrekking op kleinere gemeenten, middelgrote gemeenten en G40- en G4-gemeenten. 3

2

[Typ hier]

Waarom wordt er nog geen overzicht van rekenkameraanbeveling aan de volksvertegenwoordiging verstrekt? Rekenkamers hadden de mogelijkheid om het antwoord toe te lichten dat het dagelijks bestuur van de gemeente, provincie of waterschap (nog) geen overzicht met aanbevelingen heeft verstrekt aan de volksvertegenwoordiging. Een deel van de rekenkamers geeft aan pas recent gestart te zijn of dat er nog geen aanbevelingen waren waarover gerapporteerd kon worden. Daarnaast is aangegeven dat de rekenkamer met (de secretaris van) het dagelijks bestuur of de volksvertegenwoordiging heeft gesproken over het (ontbreken van het) overzicht. Dit heeft in een aantal gevallen de toezegging opgeleverd dat in 2025 het overzicht met aanbevelingen zal worden verstrekt. Bijvoorbeeld als onderdeel van de jaarrekening 2024 of als afzonderlijke raadsinformatiebrief. Soms is toegezegd daarbij het format uit de handreiking rapportage van de opvolging van de rekenkameraanbevelingen (VvR, 2023) zal worden gebruikt. Enkele rekenkamers geven aan dat bestuur van de decentrale overheid de volksvertegenwoordiging per rekenkamerrapport informeert over de opvolging van de aanbevelingen. Maar dit geeft niet het overzicht zoals de wetgever voor ogen heeft.

Ruim de helft van die volksvertegenwoordigingen (28 van de 50) wordt geïnformeerd over de vraag in hoeverre het dagelijkse bestuur de aanbevelingen overneemt. Ruim een derde van de respondenten meldt dat dit niet het geval is (n=20) en de twee overige respondenten weten het niet. In de praktijk komt het voor dat de volksvertegenwoordiging besluit de aanbevelingen die gericht zijn aan het dagelijks bestuur over te nemen. Omwille van de transparantie en begrijpelijkheid is het van belang dat het dagelijks bestuur ook in dat geval het eigen standpunt kenbaar maakt over het overnemen van de aanbevelingen. Negen van de tien overzichten (n= 45) bevatten informatie over hoe het ‘dagelijks’ bestuur opvolging geeft of zal geven aan de rekenkameraanbevelingen (“de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven”). Drie respondenten geven aan dat het overzicht deze informatie niet bevat, en de andere twee respondenten weten niet . Tabel 1. Aanwezigheid overzicht (N=121) en type informatie (N=50) Onderwerp Dagelijks bestuur heeft vanaf 1 januari 2023 tot en met 31 december 2024 de volksvertegenwoordiging minimaal één overzicht heeft verstrekt van de rekenkameraanbevelingen. Het laatste overzicht bevat informatie over het standpunt van het dagelijks bestuur over het overnemen van de aanbevelingen.

Het overzicht bevat informatie over hoe het dagelijks bestuur opvolging geeft of zal geven aan de rekenkameraanbevelingen.

Ja

Nee

50 (42%)

60 (50%)

Weet niet 11 (9%)

28 (van de 50) 45 (van de 50)

20 (van de 50) 3 (van de 50)

2 (van de 50) 2 (van de 50)

Twee derde rapportages bevat voldoende informatie over opvolging aanbevelingen Het doel van de rapportageplicht is dat het dagelijks bestuur duidelijkheid verschaft aan de volksvertegenwoordiging over hoe het is omgegaan met het uitvoeren van 3

[Typ hier]

aanbevelingen van de rekenkamer. Deze vraag is door 48 respondenten beantwoord.  Twee derde van hen (32 van 48) geeft aan dat ‘volledig’ of ‘grotendeels’ aan dit doel is voldaan (n=13 respectievelijk n=19), dertien respondenten stellen dat ‘redelijk’ aan dit doel is voldaan, twee respondenten zijn van mening dat niet aan het doel is voldaan en de laatste respondent heeft hier geen mening over. Tabel 2. Informatie over mate van opvolging (N=48) Onderwerp Volledig voldaan Dagelijks bestuur verschaft 13 duidelijkheid over hoe het is omgegaan met het uitvoeren van rekenkameraanbevelingen. In hoeverre is aan dit doel naar uw mening voldaan?

Grotendeels voldaan 19

Gedeeltelijk voldaan 13

Niet voldaan 2

Geen mening 1

Kenmerken van rapportages met het oordeel ‘volledig voldaan’ Van de rapportages met het oordeel ‘volledig voldaan’ is negen keer de vindplaats van de rapportage aangegeven. Dit is gedaan voor de gemeenten: Den Haag, Gennep, Leidschendam - Voorburg, Lisse, Oegstgeest, Rotterdam, Venlo, Voorschoten en Wassenaar (zie de bijlage met daarin de links naar de rapportages). Eén respondent geeft aan dat de gemeente de rapportage nog niet actief openbaar heeft gemaakt. Zes gemeenten verstrekken de rapportage als onderdeel van een raadsinformatiebrief. De rapportage maakt bij drie gemeenten onderdeel uit van de P&C-documenten (programmarekening, trimesterrapportage of tussenrapportage). Zes gemeenten gebruiken de tabelvorm voor hun rapportages, drie gebruiken de beschrijvende vorm (zie onderstaand kader). Hoofdvormen van de rapportages Tabelvorm. Het overzicht bevat kolommen met de aanbevelingen, de stand van zaken (al dan niet gecombineerd met een planning) en een statusveld. Sommige overzichten bevatten een kolom waarin het dagelijks bestuur aangeeft of de aanbeveling volledig is opgevolgd of is afgedaan. Beschrijvende vorm. Hierin vermeldt het dagelijks bestuur (het raadsbesluit over) de rekenkameraanbevelingen en vervolgens beschrijft het de stand van zaken.

Uit de reactie van de respondenten blijkt dat raad afspraken met het college heeft gemaakt (of een motie heeft aangenomen) om te bewerkstelligen dat het college rapporteert over de opvolging van de aanbevelingen.

Kenmerken van rapportages met het oordeel ‘grotendeels voldaan’ Van de rapportages met het oordeel ‘grotendeels voldaan’ is elf keer de vindplaats van het overzicht aangegeven. Dit is gedaan voor negen gemeenten: Appeldoorn, Capelle aan de IJsel, Deventer, Eindhoven, Haarlemmermeer, Utrecht, Westerkwartier, 4

[Typ hier]

Zaanstad en Zoetermeer. En tweemaal voor provincies: Groningen en Zeeland (zie ook de bijlage). Twee respondent geven aan dat de gemeente de rapportage nog niet actief openbaar heeft gemaakt, maar dat de auditcommissie het overzicht wel heeft besproken. Vijf keer maakt de rapportage onderdeel uit van de P&C-cyclus (2X het digitaal jaarverslag, bijlage bij de jaarstukken, onderdeel van de begroting of een tussenrapportage). Viermaal is de rapportage onderdeel van een raadsinformatiebrief, éénmaal maakt het onderdeel uit van een raadsvoordracht en tot slot heeft de Provincie Groningen een digitale monitor ingericht. De tabel-vorm (n=7) is net iets vaker gebruikt dan de beschrijvende vorm (n= 4). Enkele respondenten hebben het oordeel ‘grotendeels voldaan’ toegelicht. Een respondent geeft aan dat wanneer het college aanbevelingen niet overneemt het dit in het overzicht weergeeft. Daar waar de raad de aanbevelingen wel overneemt, geeft de raad (soms) opdracht aan het college om de aanbeveling uit te voeren. Uit de reactie blijkt niet of dit ook onderdeel uitmaakt van het overzicht. Ook komt het voor dat het college in de rapportage verwijst naar de stand van zaken bij opgestelde plannen van aanpak naar aanleiding van de rekenkamerrapporten. De respondent geeft aan dat de inhoud van de plannen van aanpak zelf daarmee niet direct inzichtelijk is.

Twee respondenten geven aan dat de volksvertegenwoordigers te weinig aandacht schenken aan de rapportage. In het ene geval zit de rapportage ‘verstopt’ in de jaarstukken en ligt bij de behandeling van de jaarstukken de focus op andere onderdelen van de jaarstukken. In het tweede geval is de toelichting op de opvolging van de aanbevelingen nog weinig inhoudelijk, maar beschouwt de volksvertegenwoordiging de uitvoering te snel als afgerond. Tot slot hebben twee respondenten bedenkingen bij de juistheid van de rapportage. Een respondent wil nagaan of de aanbevelingen écht zijn opgevolgd, omdat de status bij de aanbeveling niet altijd klopt. Een ander respondent meldt dat elke aanbeveling is voorzien van een toelichting met betrekking tot de uitvoering, maar dat deze toelichting ‘echter ook nog regelmatig open eindjes’ bevat. Kenmerken van overzichten met de oordelen ‘gedeeltelijk voldaan’ en ‘niet voldaan’ Dertien respondenten hebben de oordelen ‘deels voldaan’ en ‘niet voldaan’ toegelicht. Het merendeel van deze respondenten (n=11) is van mening dat de inhoudelijke kwaliteit van de rapportage tekortschiet: • De informatie over de opvolging van de aanbevelingen wordt als niet concreet genoeg beschouwd (n=5). • De rapportage bevat geen informatie over opvolging van aanbeveling, maar bevat een verwijzing bevat naar andere (niet openbare) documenten (n=2). 5

[Typ hier]

• • •

De rapportage bevat geen informatie over opvolging van aanbeveling of de stand van zaken over de opvolging ontbreekt (n=2). De toelichting op de opvolging van de aanbevelingen wisselt per onderzoek van aard (n=1). Deels wordt over de opvolging van de aanbeveling volgens de 'letter' van de aanbevelingen gerapporteerd, terwijl de daadwerkelijke uitvoering volgens 'de geest' van de aanbevelingen te wensen over laat of onduidelijk blijft (n=1).

Twee andere respondenten geven aan dat het voor volksvertegenwoordigers zoeken is om informatie te verkrijgen over de opvolging van de opvolging van de aanbevelingen. Zo is informatie over de opvolging van de aanbevelingen verstopt in de jaarrekening (n=1) of maakt deze informatie op dit moment onderdeel uit van de toezeggingenlijst van het college van B&W aan de gemeenteraad (n=1). Welke rollen vervullen rekenkamers bij het overzicht met aanbevelingen? Op de vraag ‘welke rol heeft uw rekenkamer bij dat overzicht’ is als volgt geantwoord, zie tabel 3 (NB. Het was mogelijk deze vraag niet te beantwoorden of open antwoorden te geven). Tabel 3. Rollen van rekenkamers bij rapportages (N=xxx) Rollen Rekenkamer heeft geen rol. Rekenkamer ontvangt rapportage van dagelijks bestuur. Dagelijks bestuur vraagt rekenkamer de rapportage te beoordelen. Anders.

Aantallen 18 24 1 9

Negen respondenten melden dat zij een andere rol vervullen.4 Drie respondenten geven aan de rapportage met de leden van de klankbordgroep van de rekenkamer te bespreken. Twee rekenkamers gaan in het eigen jaarverslag inhoudelijk in op het overzicht. Ook wordt het overzicht door de rekenkamer besproken met de auditcommissie (n=1) of met de ambtelijke organisatie en de griffier (n=1). De laatste respondent geeft aan dat de rekenkamer naar eigen bevinding kiest om al dan geen reactie te geven op de rapportage.

4

Eén van de respondenten heeft aangegeven dat de rol van de rekenkamer momenteel onduidelijk is.

6

[Typ hier]

Bijlagen – Overzichten met het oordeel ‘volledig voldaan’ en ‘grotendeels voldaan’ Het doel van de rapportageplicht is dat het dagelijks bestuur duidelijkheid verschaft aan de volksvertegenwoordiging over hoe het is omgegaan met aanbevelingen van de rekenkamer. In totaal hebben 20 respondenten die het oordeel ‘volledig voldaan’ of ‘grotendeels voldaan’ hebben gegeven de URL van de rapportage met aanbevelingen doorgegeven. Deze rapportages zijn in onderstaand overzicht weergegeven. Gemeenten • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Apeldoorn - aanbevelingen uit onderzoeken Rekenkamer en college-onderzoeken Capelle aan de IJsel - Actuele plannen van aanpak in het kader van de opvolging van aanbevelingen in Rekenkamerrapporten Den Haag - Overzicht opvolging aanbevelingen rekenkamer als onderdeel van de programmarekening 2023 (vanaf pagina 279) Deventer - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Deventer 2024 Eindhoven - jaarrekening, bijlage Rekenkameronderzoeken Gennep - Trimesterrapportage Haarlemmermeer- Eerste rapportage opvolging aanbevelingen Rekenkamer (artikel 185a Gemeentewet) Leidschendam - Voorburg - Overzicht Afwikkeling aanbevelingen rekenkamercommissie Lisse - Overzicht voortgang in de afhandeling van de aanbevelingen van de Rekenkamer Oegstgeest - Bijlage bij de raadsinformatiebrief (interne controleplan) Rotterdam - Collegebrief over Rapportage opvolging aanbevelingen Rekenkamer Rotterdam Utrecht – Bijlage bij de jaarrekening - Voortgang uitvoering raadsbesluiten, Voortgang uitvoering Rekenkameronderzoeken Venlo - Stoplichtenrapportage opvolging aanbevelingen rekenkameronderzoeken Voorschoten - Informatiebrief Stand van zaken opvolging raadsbesluiten op adviezen van de rekenkamercommissie Wassenaar - Bijlage bij de Raadsinformatiebrief met daarin nadere toelichting stand van zaken aanbevelingen rekenkamerrapporten Westerkwartier - Bijlage bij het raadsvoorstel ‘Monitoring aanbevelingen

rekenkameronderzoeken’ van 15 mei 2024 Zaanstad - Raadsinformatiebrief Aanbevelingen Rekenkamer Metropoolregio Amsterdam stand van zaken Zoetermeer - Bijlage bij RIB - Voortgang opvolging aanbevelingen aan het college uit rekenkameronderzoeken

Provincies • Groningen - Monitor Groningen - Rekenkameronderzoeken • Zeeland - Jaarstukken onderdeel bedrijfsvoering, paragraaf 186a rapportage 7