GRI-2 - Griffie-jaarverslag 2025

GRIFFIE-JAARVERSLAG 2025 VASTGESTELD DOOR WERKGEVERSCOMMISSIE 4 DECEMBER 2025

1. Inleiding In de ‘instructie op de griffier’ is vastgelegd dat de griffier jaarlijks een jaarplan voor het volgende kalenderjaar voorlegt aan de werkgeverscommissie. In dat plan legt hij vast welke specifieke werkzaamheden de griffie het betreffende jaar wil oppakken. Het plan benoemt de belangrijkste dagelijkse werkzaamheden van de griffie plus de werkzaamheden/doelen die niet tot de dagelijkse griffie-werkzaamheden behoren, zoals bijvoorbeeld specifieke (kwaliteit)ontwikkelingszaken. Ook is vastgelegd dat er aan het einde van het jaar verantwoording wordt afgelegd over de uitvoering van het jaarplan. Voorliggend document bevat de verantwoording over 2025. In de hoofdstukken 2 en 3 gaan we in op actualiteiten en werkzaamheden/projecten die specifiek in 2025 speelden. Vervolgens worden in hoofdstuk 5 de reguliere werkzaamheden behandeld. 2. Belangrijkste ontwikkelingen in 2025 De griffie bestaat uit een griffier (1,0 fte; Erwin van der Neut), een raadsadviseur (0,5 fte; Marina Roelofsen) en een administratief medewerker (0,5 fte; Marieke van den Heuvel). Deze capaciteit is toereikend. Wel heeft Marieke haar contract per 1 januari a.s. opgezegd. We zijn haar dankbaar voor de wijze waarop zij sinds 2023 zich heeft ingezet voor onze gemeente. Naar verwachting kan tijdig in haar opvolging worden voorzien. Het jaar 2025 was wederom een enerverend jaar.

In een aantal grote dossiers zijn politieke keuzes gemaakt, zoals bijvoorbeeld ten aanzien van grote ruimtelijke projecten (denk aan Oranjehof Ochten), asielopvang en gemeentelijke financiën. Op steeds meer gebieden is de uitvoering van plannen uit het coalitieakkoord in volle gang en verschuift de aandacht van de raad van kaderstelling naar controle/evaluatie/herziening. Ondertussen gebeurt er in de gemeenschappelijke regelingen heel veel waarbij ook input, kaderstelling en controle door onze raad wordt verwacht. Bij deze en andere ontwikkelingen was het steeds van groot belang dat de raad in een goede positie wordt gebracht. Ons uitgangspunt is dat raadsleden zich zo min mogelijk zorgen om de inrichting van processen hoeven te maken, zodat zij hun energie op de inhoud kunnen richten. In goede samenwerking met agendacommissie, presidium, raadsvoorzitter, college en ambtelijke organisatie(s) is dit in grote lijnen gelukt en zijn de raadsleden in staat gesteld om over grote maatschappelijke thema’s aan de hand van adequate informatie politiek te kunnen bedrijven. Daarbij is het prettig dat de bestuurscultuur in Neder-Betuwe, ondanks inhoudelijke verschillen, gekenmerkt wordt door respect en verbinding. Activiteiten als het raadsuitje, gespreksavonden en trainingen droegen daaraan bij. 3.

Bijzondere werkzaamheden in 2025 Begin 2025 waren er de nodige ontwikkelingen en activiteiten voorzien die specifieke en uitgebreide inzet van de griffie vragen. De stand van zaken daarvan is als volgt: 1.

Voorbereiden raadsverkiezingen 18 maart 2026. Die dag worden dan 21 raadsleden gekozen, waardoor het ledenaantal van de raad groeit. In 2025 pakt de griffie het volgende op: o in de eerste helft van 2025 stellen we samen met het presidium een plan van aanpak op. Hierin zijn rollen, verantwoordelijkheden en activiteiten opgenomen met betrekking tot de periode vóór, tijdens en na de verkiezingen; o streven is dat direct na het zomerreces

Deze activiteit verloopt volgens plan. Toelichting: Gedurende 2025 zijn we aan de slag gegaan met de voorbereidingen op de gemeenteraadsverkiezingen van 2026. In het voorjaar zijn met het presidium in een draaiboek de kaders geschetst van de rol van de gemeente. We hebben een inspirerende dag gehouden met alle griffies in Rivierenland om van elkaar te leren. Samen met de burgemeester heeft de griffier met alle partijvoorzitters gesproken om samen vooruit

een verkiezingscomité van start gaat, bestaande uit vertegenwoordigers (lijsttrekkers en evt. campagneleiders) van de deelnemende partijen. Deze organiseert met ondersteuning van de griffie verkiezingsactiviteiten en de communicatie hierover; o verkiezingswebsite komt online; o er wordt een inwerkprogramma voorbereid; o bij behoefte kan er voor kandidaatraadsleden een informerende bijeenkomst worden georganiseerd over wat het raadslidmaatschap inhoudt.

te blikken naar de verkiezingen; daarbij stonden aspecten als de procesgang, het inwerkprogramma en integriteit centraal. Het inwerkprogramma voor nieuwe raadsleden staat in de steigers en samen met het verkiezingscomité wordt gewerkt aan (de voorbereiding op) de campagnefase. Op 18 november organiseerden we een informatieavond voor kandidaat-raadsleden. De verkiezingswebsite is nog niet (volledig) online, omdat de landelijke verkiezingen ‘er tussendoor kwamen’. We willen deze medio januari volledig hebben. Ten slotte is dit jaar ook geregeld dat de inrichting van de raadzaal vanwege de uitbreiding van het aantal zetels tijdig wordt aangepast.

2.

Vooruitlopend op het verkiezingsjaar organiseren we samen met de ambtelijke organisatie en maatschappelijke partners in 2025 een open dag, waar vanuit de raad de focus ligt op het interesseren van inwoners voor het raadswerk/raadslidmaatschap.

De open dag is conform afspraak gehouden en nadien heeft een (positieve) evaluatie plaatsgevonden.

3.

Doorontwikkeling nieuwe werkwijze ruimtelijke initiatieven, verbetering informatievoorziening belanghebbenden in ruimtelijke procedures.

Deze doorontwikkeling heeft achter de schermen de nodige tijd gekost. Er zijn inmiddels haalbare ideeën die nog met de fracties besproken moeten worden.

4.

Doorontwikkeling regionaal traject aansturing gemeenschappelijke regelingen, resulterend in een nieuwe nota verbonden partijen waarin o.m. afspraken worden gemaakt over het (hoe / al dan niet) werken met raadsrapporteurs.

Bij dit onderwerp bleken we erg afhankelijk van andere gemeenten. Daardoor ligt er op dit moment nog geen besluitrijp voorstel. Het ligt voor de hand dit na de verkiezingen op te pakken en met de raden in nieuwe samenstelling te bespreken hoe zij hier (zo mogelijk samen) invulling aan willen geven.

4. Reguliere werkzaamheden Naast bovengenoemde ontwikkelingen en projecten moest ook het reguliere werk natuurlijk doorgaan. Hieronder een overzicht van de reguliere taken van de griffie. Alleen waar relevant wordt (cursief) een opmerking gemaakt hoe dit het afgelopen jaar gegaan is. Per vergadercyclus van de gemeenteraad verricht de griffie de volgende activiteiten: - controle op rechtmatigheid van (concept-)raadsbesluiten; - afstemming met de ambtelijke organisatie over de stukkenstroom; - stukkenstroom richting vergaderingen verzorgen; - stukkenstroom na vergaderingen (ondertekening en archivering) verzorgen; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken agendacommissie; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken beeldvormende vergaderingen; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken Het Debat en raadsvergadering; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken Het Gesprek; - ondersteunen van de voorzitters; - gang van zaken rondom raadsvergaderingen coördineren; - recordmanagement (‘bevriezing’ van raadsstukken en overbrenging naar het Regionaal Archief) Bij recordmanagement lopen we tegen twee problemen aan. Ten eerste conflicteert dit met de nieuwe module Themadossiers. Onze leverancier is nog zoekende naar een oplossing. Vooralsnog hebben we daarom alle werkzaamheden met recordmanagement gestaakt.

Ten tweede kunnen we pas ten volle van recordmanagement profiteren als het Regionaal Archief hier ook klaar voor is, hetgeen nog niet het geval is; - ondersteuning van inwoners die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie (w.o. uitnodigen inwoners voor beeldvormende avonden); - stukken college-informatieavond in Notubox publiceren.

Per kalenderjaar verricht de griffie de volgende activiteiten: - maken vergaderplanningen; - administratie presentie van (burger)raadsleden i.v.m. presentiegelden; - administratie fractievergoedingen; - een keer per jaar bij de fracties langs om te horen wat ‘de klant’ vindt. Tevens verricht de griffie de volgende activiteiten: - adviseren over de doorontwikkeling van de vergaderwijze (debatvormen) van de gemeenteraad; - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van moties; - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van initiatiefvoorstellen; - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van amendementen; - raadsleden met een vraag aan het college adviseren op welke wijze zij het best hun vraag kunnen stellen en vervolgens samen met de organisatie het vervolgproces afstemmen en doorlopen; - monitoring beantwoording raadsvragen, afdoening toezeggingen, moties en raadsbesluiten (indachtig de primaire verantwoordelijkheid van het college); - bijhouden en monitoren van de onderwerpenplanning; - adviseren van de raad ten aanzien van zaken aangaande de strategische koers van de gemeente; - adviseren van de raad bij de invulling en uitvoering van zijn wettelijke taken; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken fractievoorzittersoverleg; - afstemming met de werkgeverscommissie; - ondersteuning rekenkamer, auditcomité, commissie bestuurlijke vernieuwing en, indien

ingesteld door de raad, een onderzoekscommissie artikel 155a Gemeentewet en vertrouwenscommissie benoeming burgemeester; - afstemming met de burgemeester vanuit diens rol als raadsvoorzitter over alle onderwerpen die voor burgemeester en griffie relevant zijn; - in aansluiting op het voorgaande punt krijgen bestuurlijke integriteit en ondermijning specifieke aandacht; in dit kader speelde dit jaar de totstandkoming van het Gelders Akkoord, waarbij de Gelderse griffies ook betrokken zijn geweest; - begeleiding en verslaglegging klankbordgesprekken burgemeester; - voorbereiding van bezoeken van de Commissaris van de Koning (begin dit jaar is de CdK op bezoek geweest bij onze raad); - (mede) organiseren van eventuele excursies/werkbezoeken/raadsuitje en ontmoetingen met andere raden; - voorbereiden en waar nodig verzorgen van trainingen voor (burger)raadsleden; - ondersteuning bij gastlessen aan basisscholen en jongerendebat; - historische administratie raadsleden (sinds 2002) bijhouden op de website; - opstellen raadsvoorstellen over o.m. evt.

nieuwe (burger)raadsleden, nieuwe leden van commissies e.d.; - ingekomen post voor de gemeenteraad verwerken en elk document een behandeladvies geven; - correspondentie namens de gemeenteraad met inwoners en derden; - afhandeling bij raad ingediende Woo-verzoeken; - communicatie via (sociale) media en coördinatie columns raadsleden; - advies aan medewerkers gemeente over kwaliteit en procesgang raadsvoorstellen; - in samenwerking met de secretaris verzoeken tot ambtelijke bijstand behandelen; - afstemming met organisatie (via ‘driehoek’, ook periodiek overleg met het managementteam); - beheer raadsinformatiesysteem; - beheer politieke dossiers: dit jaar zijn we gestart met themadossiers. Hier is veel energie in gestoken en het resultaat is naar tevredenheid.

We denken de grote politieke thema’s beter in beeld te brengen voor raadsleden en het publiek; - beheer website (en intranet) over raads- en griffieaangelegenheden; - budgetbeheer raadsgerelateerde budgetten; - raadsleden met administratief-organisatorische, juridische en technische vragen helpen; - zorgen voor publicaties van besluiten over onderwerpen waarbij de griffie is betrokken; - de griffier treedt op als adoptiegriffier van een gemeenschappelijke regeling (momenteel GGD Gelderland-Zuid); - de griffier werkt samen met collega’s in Rivierenland aan een doorontwikkeling van de aansturing van gemeenschappelijke regelingen en mogelijkheden voor raadsleden om elkaar te ontmoeten.