GRI-2 - Griffie-jaarplan 2024

GRIFFIE-JAARPLAN 2024 1. Inleiding In de ‘instructie op de griffier’ is vastgelegd dat de griffier jaarlijks een jaarplan voor het volgende kalenderjaar voorlegt aan de werkgeverscommissie. In dat plan legt hij vast welke specifieke werkzaamheden de griffie het betreffende jaar wil oppakken. Voorliggend plan richt zich op het jaar 2024 en is op 21 december 2023 met de werkgeverscommissie afgestemd. Het plan benoemt zowel de bijzondere als de dagelijkse werkzaamheden van de griffie plus de werkzaamheden/doelen die niet tot de dagelijkse griffie-werkzaamheden behoren, zoals bijvoorbeeld specifieke (kwaliteit)ontwikkelingszaken. Dit jaarplan is voor de raad (werkgeverscommissie) een sturingsmiddel en geeft een beeld van de prestaties die in 2024 van de raadsgriffie verwacht mogen worden. 2. Het werk en de kernkwaliteiten van de raadsgriffie Om de raad en de door de raad ingestelde commissies goed te kunnen ondersteunen, is het beleid van de raadsgriffie net als in voorgaande jaren gericht op de inzet van onderstaande kernkwaliteiten. De raadsgriffie: → is open en toegankelijk: de raadsgriffie werkt voor de hele raad zonder onderscheid naar politieke groepering. De raadsgriffie is snel en makkelijk bereikbaar voor raadsleden, burgerraadsleden, ambtenaren, burgemeester, wethouders, andere overheden, inwoners en maatschappelijke organisaties.

→ is professioneel: de medewerkers van de raadsgriffie hebben zicht op het bestuurlijk-ambtelijk krachtenveld en kunnen daarin goed functioneren. Daarbij past een positief-kritische, signalerende en probleemoplossende houding. De raadsgriffie kenmerkt zich door een snelle en efficiënte bedrijfsvoering, met gestandaardiseerde werkprocessen waar het kan en werken ‘op maat’ waar het moet. → heeft politieke affiniteit: de medewerkers van de raadsgriffie kunnen zich goed verplaatsen in de positie en rol van de raad en de (burger)raadsleden. De aandacht in het werk is vooral gericht op het dienen van de belangen van de raad. → is gericht op samenwerking: de medewerkers van de raadsgriffie zijn gericht op samenwerking met de ambtelijke organisatie. De raadsgriffie deelt haar kennis over procedures en regelgeving met belanghebbenden en belangstellenden en investeert daartoe in de ontwikkeling en het behoud van relevante netwerken. Samengevat richt de raadsgriffie zich vooral adviserend, faciliterend en ondersteunend op de raad en de commissies. De raadsgriffie ondersteunt daarmee de raad in zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rollen.

Concreet betekent het voorgaande dat de raadsgriffie onder meer: - een regiefunctie heeft en functioneert in goede samenwerking met de ambtelijke organisatie; - het secretariaat voert van raad, raadscommissies, presidium, agendacommissie, auditcomité, werkgeverscommissie, rekenkamercommissie en ad hoc door de raad ingestelde commissies; - samen met de raadsvoorzitter de raadsvergaderingen voorbereidt; - de raadsvoorzitter ondersteunt en adviseert rondom het thema integriteit;

-

onderzoek begeleidt; informatie, advies en bijstand aan de raad regisseert; dienstverlening verzorgt aan raadsleden en als vraagbaak fungeert; de besluitvorming in de raad en zijn commissies voorbereidt, toetst en bewaakt; de informatievoorziening aan de raad in goede banen leidt; trainingen/opleidingen aan raads-/commissieleden voorbereidt/coördineert; de invulling van vacatures van de raadscommissies en de raad begeleidt; de communicatie voor de raad verzorgt.

De griffie bestaat uit een griffie (1,0 fte), een raadsadviseur (0,5 fte) en een administratief medewerker (0,5 fte). Naar verwachting is deze capaciteit vooralsnog toereikend. Wel zijn er naar verwachting incidentele oplossingen nodig voor tijdelijke inzet. Hierover zullen begin 2024 met de werkgeverscommissie nadere afspraken moeten worden gemaakt. 3. Bijzondere werkzaamheden in 2024 Halverwege een bestuursperiode is het aantal bijzondere werkzaamheden/projecten doorgaans kleiner dan aan het begin of eind. Desalniettemin zijn er de nodige ontwikkelingen en activiteiten die specifieke inzet van de griffie vragen. In 2024 pakken we de volgende projecten / grotere activiteiten op: 1. herinrichting van de raadzaal, in twee stappen: o uitvoering van de ‘quick wins’ op het gebied van audiovisuele middelen zoals in het presidium is afgesproken; o in aansluiting op het traject ‘hybride werken’ moet richting de kadernota 2025 in beeld worden gebracht hoe de raadzaal er de komende jaren (decennium) uit moet zien, enerzijds als avondzaal voor een (groeiende) raad en anderzijds overdag als ruimte voor de ambtelijke organisatie; daarbij moeten ook de betrokkenheid van de raad en de financiële kaders worden afgestemd; 2. doorontwikkeling nieuwe werkwijze ruimtelijke initiatieven; 3.

doorontwikkeling regionaal traject aansturing gemeenschappelijke regelingen, met name als het gaat om: o werkwijze raadsrapporteurs, zowel richting eigen raad als in samenwerking met raadsrapporteurs uit andere gemeenten; o invoering Wgr voor onze gemeenschappelijke regelingen; o nota verbonden partijen; 4. invoering digitale archivering (recordmanagement) en het digitaal overbrengen van alle informatie sinds 2002 naar het Regionaal Archief Rivierenland (hiervoor volgen we binnenkort een training). 4. Reguliere werkzaamheden Naast de hiervoor genoemde ontwikkelingen, moet ook het reguliere werk natuurlijk doorgaan. Hieronder een overzicht van de reguliere taken van de griffie.

Per vergadercyclus van de gemeenteraad verricht de griffie de volgende activiteiten: - controle op rechtmatigheid van (concept-)raadsbesluiten; - afstemming met de ambtelijke organisatie over de stukkenstroom; - stukkenstroom richting vergaderingen verzorgen; - stukkenstroom na vergaderingen (ondertekening en archivering) verzorgen; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken agendacommissie; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken beeldvormende vergaderingen; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken Het Debat en raadsvergadering; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken Het Gesprek; - ondersteunen van de voorzitters; - gang van zaken rondom raadsvergaderingen coördineren; - ondersteuning van inwoners die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie (w.o. uitnodigen inwoners voor beeldvormende avonden); - stukken college-informatieavond in Notubox publiceren. Per kalenderjaar verricht de griffie de volgende activiteiten: - maken vergaderplanningen; - administratie presentie van (burger)raadsleden i.v.m. presentiegelden; - administratie fractievergoedingen;

-

een keer per jaar bij de fracties langs om te horen wat ‘de klant’ vindt. Dit initiatief wordt voortgezet, mede i.s.m. de nieuwe gemeentesecretaris.

Tevens verricht de griffie de volgende activiteiten: - adviseren over de doorontwikkeling van de vergaderwijze (debatvormen) van de gemeenteraad; - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van moties; - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van initiatiefvoorstellen; - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van amendementen; - raadsleden met een vraag aan het college adviseren op welke wijze zij het best hun vraag kunnen stellen en vervolgens samen met de organisatie het vervolgproces afstemmen en doorlopen; - monitoring beantwoording raadsvragen, afdoening toezeggingen, moties en raadsbesluiten (indachtig de primaire verantwoordelijkheid van het college); - bijhouden en monitoren van de onderwerpenplanning; - adviseren van de raad ten aanzien van zaken aangaande de strategische koers van de gemeente; - adviseren van de raad bij de invulling en uitvoering van zijn wettelijke taken; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken fractievoorzittersoverleg; - afstemming met de werkgeverscommissie; - ondersteuning rekenkamer, auditcomité, commissie bestuurlijke vernieuwing en, indien ingesteld door de raad, een onderzoekscommissie artikel 155a Gemeentewet en vertrouwenscommissie benoeming burgemeester; - afstemming met de burgemeester vanuit diens rol als raadsvoorzitter over alle onderwerpen die voor burgemeester en griffie relevant zijn; - in aansluiting

op het voorgaande punt krijgen bestuurlijke integriteit en ondermijning specifieke aandacht; - verslaglegging klankbordgesprekken burgemeester; - voorbereiding van bezoeken van de Commissaris van de Koning; - (mede) organiseren van eventuele excursies/werkbezoeken/raadsuitje en ontmoetingen met andere raden; - voorbereiden en waar nodig verzorgen van trainingen voor (burger)raadsleden; - ondersteuning bij gastlessen aan basisscholen en jongerendebat; - historische administratie raadsleden (sinds 2002) bijhouden op de website; - opstellen raadsvoorstellen over o.m. evt. nieuwe (burger)raadsleden, nieuwe leden van commissies e.d.; - ingekomen post voor de gemeenteraad verwerken en elk document een behandeladvies geven; - correspondentie namens de gemeenteraad met inwoners en derden; - afhandeling bij raad ingediende Woo-verzoeken; - communicatie via (sociale) media en coördinatie columns raadsleden; - advies aan medewerkers gemeente over kwaliteit en procesgang raadsvoorstellen; - in samenwerking met de secretaris verzoeken tot ambtelijke bijstand behandelen; - afstemming met organisatie (via ‘driehoek’, ook periodiek overleg met het managementteam); - beheer raadsinformatiesysteem; - beheer website (en intranet) over raads- en griffieaangelegenheden; - budgetbeheer raadsgerelateerde budgetten; - raadsleden met administratief-organisatorische, juridische en technische vragen

helpen; - zorgen voor publicaties van besluiten over onderwerpen waarbij de griffie is betrokken; - de griffier treedt op als adoptiegriffier van een gemeenschappelijke regeling (momenteel GGD Gelderland-Zuid); - de griffier werkt samen met collega’s in Rivierenland aan een doorontwikkeling van de aansturing van gemeenschappelijke regelingen en mogelijkheden voor raadsleden om elkaar te ontmoeten.