GRI-2 - Griffie-jaarplan 2021

GRIFFIE-JAARPLAN 2021 1. Inleiding In de ‘instructie op de griffier’ is vastgelegd dat de griffier jaarlijks een jaarplan voor het volgende kalenderjaar voorlegt aan de werkgeverscommissie. In dat plan legt hij vast welke specifieke werkzaamheden de griffie het betreffende jaar wil oppakken. Voorliggend plan richt zich op het jaar 2021 en is op 17 december 2020 met de werkgeverscommissie afgestemd. Het plan benoemt zowel de bijzondere als de dagelijkse werkzaamheden van de griffie plus de werkzaamheden/doelen die niet tot de dagelijkse griffie-werkzaamheden behoren, zoals bijvoorbeeld specifieke (kwaliteit)ontwikkelingszaken. Dit jaarplan is voor de raad (werkgeverscommissie) een sturingsmiddel en geeft een beeld van de prestaties die in 2021 van de raadsgriffie verwacht mogen worden. Naar verwachting zal de coronacrisis ook in 2021 gevolgen hebben voor het werk van de raad. Het politieke werk zal echter zijn doorgang moeten vinden; juist in crisistijd is het essentieel dat de democratie goed functioneert. Als eerste adviseur en ondersteuner van de raad wil de griffie dit mogelijk helpen maken. 2. Het werk en de kernkwaliteiten van de raadsgriffie Om de raad en de door de raad ingestelde commissies goed te kunnen ondersteunen, is het beleid van de raadsgriffie net als in voorgaande jaren gericht op de inzet van onderstaande kernkwaliteiten.

De raadsgriffie: → is open en toegankelijk: de raadsgriffie werkt voor de hele raad zonder onderscheid naar politieke groepering. De raadsgriffie is snel en makkelijk bereikbaar voor raadsleden, burgerraadsleden, ambtenaren, burgemeester, wethouders, andere overheden, inwoners en maatschappelijke organisaties. → is professioneel: de medewerkers van de raadsgriffie hebben zicht op het bestuurlijk-ambtelijk krachtenveld en kunnen daarin goed functioneren. Daarbij past een positief-kritische, signalerende en probleemoplossende houding. De raadsgriffie kenmerkt zich door een snelle en efficiënte bedrijfsvoering, met gestandaardiseerde werkprocessen waar het kan en werken ‘op maat’ waar het moet. → heeft politieke affiniteit: de medewerkers van de raadsgriffie kunnen zich goed verplaatsen in de positie en rol van de raad en de (burger)raadsleden. De aandacht in het werk is vooral gericht op het dienen van de belangen van de raad. → is gericht op samenwerking: de medewerkers van de raadsgriffie zijn gericht op samenwerking met de ambtelijke organisatie. De raadsgriffie deelt haar kennis over procedures en regelgeving met belanghebbenden en belangstellenden en investeert daartoe in de ontwikkeling en het behoud van relevante netwerken. Samengevat richt de raadsgriffie zich vooral adviserend, faciliterend en ondersteunend op de raad en de commissies.

De raadsgriffie ondersteunt daarmee de raad in zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rollen. Concreet betekent het voorgaande dat de raadsgriffie onder meer: - een regiefunctie heeft en functioneert in goede samenwerking met de ambtelijke organisatie;

-

het secretariaat voert van raad, raadscommissies, presidium, agendacommissie, auditcomité, werkgeverscommissie, rekenkamercommissie en ad hoc door de raad ingestelde commissies; samen met de raadsvoorzitter de raadsvergaderingen voorbereidt; de raadsvoorzitter ondersteunt en adviseert rondom het thema integriteit; onderzoek begeleidt; informatie, advies en bijstand aan de raad regisseert; dienstverlening verzorgt aan raadsleden en als vraagbaak fungeert; de besluitvorming in de raad en zijn commissies voorbereidt, toetst en bewaakt; de informatievoorziening aan de raad in goede banen leidt; trainingen/opleidingen aan raads-/commissieleden voorbereidt/coördineert; de invulling van vacatures van de raadscommissies en de raad begeleidt; de communicatie voor de raad verzorgt.

Met dit jaarplan stelt de raadsgriffie de doelen voor 2021. 3. Projecten Projecten voor 2021 In 2021 pakken we de volgende projecten / grotere activiteiten op: 1. het organiseren van diverse bijeenkomsten (afhankelijk van de mogelijkheden tijdens de coronacrisis), zoals ontmoetingen met andere raden en een reünie/symposium met oudraadsleden. Ook organiseren we (naar behoefte) diverse trainingen, waaronder een diepgaande training financiën en een opfriscursus levensreddend handelen; 2. met de raad in gesprek over het zodanig aanpassen van de vergadersystematiek dat opiniërende bijeenkomsten een plek krijgen; 3. lokaal implementeren van regionaal project sturing op gemeenschappelijke regelingen; 4. doorontwikkeling van de pijler ‘communicatie’ als onderdeel van bestuurlijke vernieuwing; 5. voorbereiding van de gemeenteraadsverkiezingen van 2022, waarbij het streven is in het voorjaar een plan van aanpak aan het presidium voor te leggen en kort na het zomerreces van start te gaan met een verkiezingscomité met vertegenwoordigers uit alle partijen die aan de verkiezingen deelnemen; 6. na het zomerreces van 2021 starten met de voorbereidingen op een inwerkprogramma voor nieuwe raadsleden na de gemeenteraadsverkiezingen van 2022; 7.

het voorbereiden van de overdracht van de diverse activiteiten die we met raadsleden organiseren voor kinderen en jongeren naar de nieuwe raadsperiode, zodat deze ook na de verkiezingen kunnen doorgaan; 8. herijken wijze waarop algemene beschouwingen en debat over kadernota/begroting worden gehouden. 4. Reguliere werkzaamheden Naast de hiervoor genoemde ontwikkelingen, moet ook het reguliere werk natuurlijk doorgaan. Hieronder een overzicht van de reguliere taken van de griffie. Per vergadercyclus van de gemeenteraad verricht de griffie de volgende activiteiten: - controle op rechtmatigheid van (concept-)raadsbesluiten; - afstemming met de ambtelijke organisatie over de stukkenstroom; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken agendacommissie; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken beeldvormende vergaderingen; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken Het Debat en raadsvergadering; - ondersteunen van de voorzitters; - stukkenstroom richting vergaderingen verzorgen; - stukkenstroom na vergaderingen (ondertekening en archivering) verzorgen; - goede ondersteuning van inwoners die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie (w.o. uitnodigen inwoners voor beeldvormende avonden); - stukken college-informatieavond in Notubox publiceren. Per kalenderjaar verricht de griffie de volgende activiteiten: - maken vergaderplanningen; - administratie presentie van o.m.

burgerraadsleden i.v.m. presentiegelden; - administratie fractievergoedingen;

-

een keer per jaar bij de fracties langs om te horen wat ‘de klant’ vindt. Dit initiatief wordt voorgezet.

Tevens verricht de griffie de volgende activiteiten: - adviseren over de doorontwikkeling van de vergaderwijze (debatvormen) van de gemeenteraad; - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van moties (waar van toepassing volgens regionale afspraken); - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van initiatiefvoorstellen (waar van toepassing volgens regionale afspraken); - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van amendementen (waar van toepassing volgens regionale afspraken); - raadsleden met een vraag aan het college adviseren op welke wijze zij het best hun vraag kunnen stellen en vervolgens samen met de organisatie het vervolgproces afstemmen en doorlopen; - monitoring beantwoording raadsvragen, afdoening toezeggingen, moties en raadsbesluiten (indachtig de primaire verantwoordelijkheid van het college); - bijhouden en monitoren van de onderwerpenplanning; - adviseren van de raad ten aanzien van zaken aangaande de strategische koers van de gemeente; - adviseren van de raad bij de invulling en uitvoering van zijn wettelijke taken; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken fractievoorzittersoverleg; - afstemming met de werkgeverscommissie; - ondersteuning rekenkamercommissie, auditcomité, commissie bestuurlijke vernieuwing en, indien ingesteld door de raad, een onderzoekscommissie artikel 155a Gemeentewet en vertrouwenscommissie benoeming burgemeester;

- afstemming met de burgemeester vanuit diens rol als raadsvoorzitter over alle onderwerpen die voor burgemeester en griffie relevant zijn; - in aansluiting op het voorgaande punt krijgen bestuurlijke integriteit en ondermijning specifieke aandacht; - verslaglegging klankbordgesprekken burgemeester; - voorbereiding van bezoeken van de Commissaris van de Koning; - (mede) organiseren van eventuele excursies/werkbezoeken/raadsuitje; - historische administratie raadsleden (sinds 2002) bijhouden op de website; - opstellen raadsvoorstellen over o.m. evt. nieuwe (burger)raadsleden, nieuwe leden van commissies e.d.; - ingekomen post voor de gemeenteraad verzamelen en elk document een behandeladvies geven; - correspondentie namens de gemeenteraad met inwoners en derden; - afhandeling bij raad ingediende Wob-verzoeken; - advies aan medewerkers gemeente over kwaliteit en procesgang raadsvoorstellen; - in samenwerking met de secretaris verzoeken tot ambtelijke bijstand behandelen; - afstemming met organisatie (via ‘driehoek’, ook periodiek overleg met het managementteam); - beheer raadsinformatiesysteem; - beheer website (en intranet) over raads- en griffieaangelegenheden; - budgetbeheer raadsgerelateerde budgetten; - raadsleden met administratief-organisatorische, juridische en technische vragen helpen; - zorgen voor publicaties van besluiten over onderwerpen waarbij de griffie is

betrokken; - samen met een collega uit een andere gemeente treedt de griffier op als de adviseur van de regionale agendacommissie van Regio Rivierenland.