GRI-1 - Griffie-jaarverslag 2023

GRIFFIE-JAARVERSLAG 2023 VASTGESTELD DOOR WERKGEVERSCOMMISSIE 21 DECEMBER 2023

1. Inleiding In de ‘instructie op de griffier’ is vastgelegd dat de griffier jaarlijks een jaarplan voor het volgende kalenderjaar voorlegt aan de werkgeverscommissie. In dat plan legt hij vast welke specifieke werkzaamheden de griffie het betreffende jaar wil oppakken. Het plan benoemt de belangrijkste dagelijkse werkzaamheden van de griffie plus de werkzaamheden/doelen die niet tot de dagelijkse griffie-werkzaamheden behoren, zoals bijvoorbeeld specifieke (kwaliteit)ontwikkelingszaken. Ook is vastgelegd dat er aan het einde van het jaar verantwoording wordt afgelegd over de uitvoering van het jaarplan. Voorliggend document bevat de verantwoording over 2023. In de hoofdstukken 2 en 3 gaan we in op actualiteiten en werkzaamheden/projecten die specifiek in 2023 speelden. Vervolgens worden in hoofdstuk 4 de reguliere werkzaamheden behandeld. 2. Belangrijkste ontwikkelingen in 2023 Na de verkiezingen van 2022 en de daaropvolgende inwerkperiode is de raad in 2023 ‘op stoom’ gekomen. In een aantal grote dossiers zijn politieke keuzes gemaakt, zoals bijvoorbeeld ten aanzien van grote ruimtelijke projecten in IJzendoorn en Kesteren en de financiering van verenigingen (oud papier). Vraagstukken op het gebied van veiligheid/ondermijning zijn prominent op de agenda komen staan. En op veel gebieden (bijv.

de uitvoeringsplannen in het sociaal domein) is de uitvoering in volle gang en verschuift de aandacht van de raad van kaderstelling naar controle. En ondertussen gebeurt er in de gemeenschappelijke regelingen veel waarbij de raad aangehaakt moet zijn (regio-arrangement, invoering Wgr, beleidsplan GGD, houtskoolschets Avri, etc. etc.) Bij deze en andere ontwikkelingen was het steeds van groot belang dat de raad goed gepositioneerd is. In goede samenwerking met agendacommissie, presidium, raadsvoorzitter, college en ambtelijke organisatie(s) is dit in grote lijnen gelukt en zijn de raadsleden in staat gesteld om over grote maatschappelijke thema’s aan de hand van adequate informatie politiek te kunnen bedrijven. Daarbij is het prettig dat de bestuurscultuur in Neder-Betuwe, ondanks inhoudelijke verschillen, gekenmerkt wordt door respect en verbinding. Activiteiten als het raadsuitje, heidag en trainingen droegen daaraan bij. Omdat de raadsleden medio 2023 ieder minstens een jaar ervaring hadden opgedaan, is tijdens de heidag stilgestaan bij de vraag in hoeverre de werkwijze en werkafspraken van de raad passen bij de behoeften. Dit heeft geleid tot aanpassingen, met name als het gaat om de behandelwijze van ruimtelijke initiatieven.

Eind vorig jaar constateerden werkgeverscommissie en griffie dat het, met name vanwege een toename van reguliere werkzaamheden, wenselijk was om de griffie uit te breiden met een administratief medewerker. Sinds mei is deze functie ingevuld. Daardoor kent de griffie nu een bezetting die past bij het takenpakket. 3. Bijzondere werkzaamheden in 2023 Voor 2023 stonden de volgende projecten / grotere activiteiten gepland: 1. 2. 3.

Project: Herziening van het reglement van orde (wensen van de raad, ontwikkelingen in wetgeving, wijze van debat, horen van indieners van zienswijzen). Uitvoering regionaal traject aansturing gemeenschappelijke regelingen Doorontwikkeling van de rekenkamercommissie naar een rekenkamer

Stand van zaken: Afgerond Afgerond (krijgt in 2024 een vervolg) Afgerond

4. 5.

invoer van de digitale handtekening in de stukkenstroom en actualiseren formats Herziening griffie-formatie

Afgerond Afgerond

4. Reguliere werkzaamheden Naast bovengenoemde ontwikkelingen en projecten moest ook het reguliere werk natuurlijk doorgaan. Hieronder een overzicht van de reguliere taken van de griffie. Alleen waar relevant wordt (cursief) een opmerking gemaakt hoe dit het afgelopen jaar gegaan is. Per vergadercyclus van de gemeenteraad verricht de griffie de volgende activiteiten: - controle op rechtmatigheid van (concept-)raadsbesluiten; - afstemming met de ambtelijke organisatie over de stukkenstroom: dit vraagt steeds meer aandacht, vooral omdat vanwege de krappe arbeidsmarkt er steeds minder politiek-bestuurlijke affiniteit lijkt te zijn; - stukkenstroom richting vergaderingen verzorgen; - stukkenstroom na vergaderingen (ondertekening en archivering) verzorgen: dit is op een geheel nieuwe wijze ingericht, volledig digitaal; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken agendacommissie; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken beeldvormende vergaderingen; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken Het Debat en raadsvergadering; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken Het Gesprek; - ondersteunen van de voorzitters; - gang van zaken rondom raadsvergaderingen coördineren; - ondersteuning van inwoners die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie (w.o. uitnodigen inwoners voor beeldvormende avonden); - stukken college-informatieavond in Notubox publiceren.

Per kalenderjaar verricht de griffie de volgende activiteiten: - maken vergaderplanningen; - administratie presentie van (burger)raadsleden i.v.m. presentiegelden; - administratie fractievergoedingen; - een keer per jaar bij de fracties langs om te horen wat ‘de klant’ vindt. Tevens verricht de griffie de volgende activiteiten: - adviseren over de doorontwikkeling van de vergaderwijze (debatvormen) van de gemeenteraad; - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van moties; - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van initiatiefvoorstellen; - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van amendementen; - raadsleden met een vraag aan het college adviseren op welke wijze zij het best hun vraag kunnen stellen en vervolgens samen met de organisatie het vervolgproces afstemmen en doorlopen; - monitoring beantwoording raadsvragen, afdoening toezeggingen, moties en raadsbesluiten (indachtig de primaire verantwoordelijkheid van het college); - bijhouden en monitoren van de onderwerpenplanning; - adviseren van de raad ten aanzien van zaken aangaande de strategische koers van de gemeente; - adviseren van de raad bij de invulling en uitvoering van zijn wettelijke taken; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken fractievoorzittersoverleg; - afstemming met de werkgeverscommissie; - ondersteuning rekenkamercommissie, auditcomité, commissie precario (opgeheven per 15

november), commissie bestuurlijke vernieuwing en, indien ingesteld door de raad, een onderzoekscommissie artikel 155a Gemeentewet en vertrouwenscommissie benoeming burgemeester; - afstemming met de burgemeester vanuit diens rol als raadsvoorzitter over alle onderwerpen die voor burgemeester en griffie relevant zijn; - in aansluiting op het voorgaande punt krijgen bestuurlijke integriteit en ondermijning specifieke aandacht (integriteit was een van de centrale onderwerpen tijdens de heidag, ondermijning is volop aan bod geweest en was ook het onderwerp van een onderzoek van de rekenkamercommissie); - verslaglegging klankbordgesprekken burgemeester; - voorbereiding van bezoeken van de Commissaris van de Koning (was dit jaar niet aan de orde);

-

-

(mede) organiseren van eventuele excursies/werkbezoeken/raadsuitje en ontmoetingen met andere raden (dit jaar organiseerden we een raadsuitje naar Brussel, een werkbezoek aan de kerncentrale en een ontmoeting met Tiel); ondersteuning bij gastlessen aan basisscholen en jongerendebat; historische administratie raadsleden (sinds 2002) bijhouden op de website; opstellen raadsvoorstellen over o.m. evt. nieuwe (burger)raadsleden, nieuwe leden van commissies e.d.; ingekomen post voor de gemeenteraad verzamelen en elk document een behandeladvies geven (vanwege de AVG vraagt het anonimiseren van documenten veel aandacht); correspondentie namens de gemeenteraad met inwoners en derden; afhandeling bij raad ingediende Woo-verzoeken; communicatie via (sociale) media (vanaf dit jaar coördineren we ook de columns van raadsleden in Het Gemeentenieuws); advies aan medewerkers gemeente over kwaliteit en procesgang raadsvoorstellen (de kwaliteit blijft wisselend.

Inmiddels is afgesproken dat we samen met een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie alle raadsvoorstellen van de laatste maanden doorlopen en op basis hiervan verbeterpunten aangeven); in samenwerking met de secretaris verzoeken tot ambtelijke bijstand behandelen; afstemming met organisatie (via ‘driehoek’, ook periodiek overleg met het managementteam); beheer raadsinformatiesysteem: dit jaar hebben we de dagmail geïntroduceerd om de informatieverstrekking naar raadsleden overzichtelijker te maken; beheer website (en intranet) over raads- en griffieaangelegenheden (de website is het afgelopen jaar aanzienlijk verbeterd, maar heeft nog verdere doorontwikkeling nodig); budgetbeheer raadsgerelateerde budgetten; raadsleden met administratief-organisatorische, juridische en technische vragen helpen; zorgen voor publicaties van besluiten over onderwerpen waarbij de griffie is betrokken; de griffier treedt op als de adviseur van de regionale agendacommissie van Regio Rivierenland (in overleg binnen de griffierskring is dit beëindigd en is de griffier ‘adoptiegriffier’ van GGD Gelderland-Zuid geworden); de griffier werkt samen met collega’s in Rivierenland aan een doorontwikkeling van de aansturing van gemeenschappelijke regelingen en mogelijkheden voor raadsleden om elkaar te ontmoeten.