GRI-1 - Griffie-jaarverslag 2022

GRIFFIE-JAARVERSLAG 2022 VASTGESTELD WERKGEVERSCOMMISSIE 29 DECEMBER 2022

1. Inleiding In de ‘instructie op de griffier’ is vastgelegd dat de griffier jaarlijks een jaarplan voor het volgende kalenderjaar voorlegt aan de werkgeverscommissie. In dat plan legt hij vast welke specifieke werkzaamheden de griffie het betreffende jaar wil oppakken. Het plan benoemt de belangrijkste dagelijkse werkzaamheden van de griffie plus de werkzaamheden/doelen die niet tot de dagelijkse griffie-werkzaamheden behoren, zoals bijvoorbeeld specifieke (kwaliteit)ontwikkelingszaken. Ook is vastgelegd dat er aan het einde van het jaar verantwoording wordt afgelegd over de uitvoering van het jaarplan. Voorliggend document bevat de verantwoording over 2022. In de hoofdstukken 2 en 3 gaan we in op actualiteiten en werkzaamheden/projecten die specifiek in 2022 speelden. Vervolgens worden in hoofdstuk 4 de reguliere werkzaamheden behandeld. 2. Belangrijkste ontwikkelingen in 2022 Het afgelopen jaar was een bijzonder jaar. In de eerste plaats natuurlijk omdat het een verkiezingsjaar was. De voorbereidingen van de verkiezingen (campagnes, informatieverstrekking), de begeleiding van het informatieproces en het inwerken van vele nieuwe raadsleden en burgerraadsleden waren enerverend. Na de inwerkperiode is een heidag voor de raad georganiseerd om een gezamenlijke start te maken en inmiddels bereiden we het raadsuitje van januari a.s. voor.

Ook was het een bijzonder jaar door personele wisselingen vanwege het zwangerschapsverlof van de raadsadviseur. En we moeten niet vergeten dat de coronacrisis in de eerste maanden van het jaar nog zijn impact had. Op regionaal vlak zijn stappen gezet naar een betere positionering van de raad t.o.v. gemeenschappelijke regelingen. De samenwerking met een nieuwe accountant is opgestart. En ten slotte is in de laatste maanden van het jaar het herbenoemingsproces burgemeester gevoerd en afgerond. 3. Projecten voor 2022 Voor 2022 stonden de volgende projecten/grotere activiteiten gepland: Project:

Stand van zaken:

1.

Ondersteunen van het verkiezingscomité

Afgerond en geëvalueerd.

2.

Ondersteunen van diverse activiteiten voor de verkiezingen zoals het organiseren van debatten en het beheren van de verkiezingswebsite

Afgerond en geëvalueerd.

3.

De formele gang van zaken rondom de verkiezingen zelf. Dit is primair een taak van Burgerzaken, maar de griffie heeft wel een aantal specifieke taken, zoals het begeleiden van het geloofsbrieventraject

Afgerond.

4.

Afscheid vertrekkende en installatie van nieuwe (burger)raadsleden

Afgerond.

5.

Samenstelling en (gedeeltelijke) uitvoering van het inwerkprogramma voor nieuwe

Afgerond.

raadsleden 6.

Het voorbereiden van formele zaken en praktische aangelegenheden voor de nieuwe (burger)raadsleden

Afgerond.

7.

Begeleiden van het informatie- en formatieproces conform daarover in het presidium gemaakte afspraken

Afgerond.

8.

Het samenbrengen van alle activiteiten, inhoudelijke dossiers en lopende zaken in een adequate planning

Afgerond.

9.

Herziening van het reglement van orde

Oppakken in 2023.

10. Aanbesteding van een nieuwe accountant

Afgerond.

11. Doorontwikkeling wijze van terugkoppeling uit gemeenschappelijke regelingen

Deels afgerond, in 2023 bespreken hoe doorontwikkeling gewenst is.

12. Invoeren digitale handtekening in de stukkenstroom en actualiseren formats

In afrondende fase.

4. Reguliere werkzaamheden Naast bovengenoemde ontwikkelingen en projecten moest ook het reguliere werk natuurlijk doorgaan. Hieronder een overzicht van de reguliere taken van de griffie. Alleen waar relevant wordt een opmerking gemaakt hoe dit het afgelopen jaar gegaan is. Per vergadercyclus van de gemeenteraad verricht de griffie de volgende activiteiten: - controle op rechtmatigheid van (concept-)raadsbesluiten; - afstemming met de ambtelijke organisatie over de stukkenstroom; - stukkenstroom richting vergaderingen verzorgen; - stukkenstroom na vergaderingen (ondertekening en archivering) verzorgen; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken agendacommissie; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken beeldvormende vergaderingen; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken Het Debat en raadsvergadering; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken Het Gesprek; - ondersteunen van de voorzitters; - gang van zaken rondom raadsvergaderingen coördineren; - ondersteuning van inwoners die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie (w.o. uitnodigen inwoners voor beeldvormende avonden); - stukken college-informatieavond in Notubox publiceren. Per kalenderjaar verricht de griffie de volgende activiteiten: - maken vergaderplanningen; - administratie presentie van (burger)raadsleden i.v.m. presentiegelden (in 2022 is deze administratie grondig gewijzigd a.g.v.

nieuwe regels voor reiskosten); - administratie fractievergoedingen; - een keer per jaar bij de fracties langs om te horen wat ‘de klant’ vindt (mede door personele wisselingen zijn we nog niet bij alle fracties langs geweest, wellicht begin 2023). Tevens verricht de griffie de volgende activiteiten: - adviseren over de doorontwikkeling van de vergaderwijze (debatvormen) van de gemeenteraad; - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van moties; - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van initiatiefvoorstellen; - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van amendementen; - raadsleden met een vraag aan het college adviseren op welke wijze zij het best hun vraag kunnen stellen en vervolgens samen met de organisatie het vervolgproces afstemmen en doorlopen;

-

monitoring beantwoording raadsvragen, afdoening toezeggingen, moties en raadsbesluiten (indachtig de primaire verantwoordelijkheid van het college); bijhouden en monitoren van de onderwerpenplanning; adviseren van de raad ten aanzien van zaken aangaande de strategische koers van de gemeente; adviseren van de raad bij de invulling en uitvoering van zijn wettelijke taken; voorbereiden, bijwonen en uitwerken fractievoorzittersoverleg; afstemming met de werkgeverscommissie; ondersteuning rekenkamercommissie, auditcomité, commissie precario, commissie bestuurlijke vernieuwing en vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester; afstemming met de burgemeester vanuit diens rol als raadsvoorzitter over alle onderwerpen die voor burgemeester en griffie relevant zijn; in aansluiting op het voorgaande punt krijgen bestuurlijke integriteit en ondermijning specifieke aandacht (dit jaar o.m. in het inwerkprogramma); verslaglegging klankbordgesprekken burgemeester; voorbereiding van bezoeken van de Commissaris van de Koning (dit jaar niet van toepassing, wel is er met hem afgestemd i.h.k.v.

procedure herbenoeming burgemeester); (mede) organiseren van eventuele excursies/werkbezoeken/raadsuitje (dit jaar is het uitje van 23 januari 2023 voorbereid en zijn er diverse werkbezoeken gehouden); historische administratie raadsleden (sinds 2002) bijhouden op de website; opstellen raadsvoorstellen over o.m. evt. nieuwe (burger)raadsleden, nieuwe leden van commissies e.d.; ingekomen post voor de gemeenteraad verzamelen en elk document een behandeladvies geven; correspondentie namens de gemeenteraad met inwoners en derden; afhandeling bij raad ingediende Woo-verzoeken; advies aan medewerkers gemeente over kwaliteit en procesgang raadsvoorstellen; in samenwerking met de secretaris verzoeken tot ambtelijke bijstand behandelen; afstemming met organisatie (via ‘driehoek’, ook periodiek overleg met het managementteam); beheer raadsinformatiesysteem; beheer website (en intranet) over raads- en griffieaangelegenheden; budgetbeheer raadsgerelateerde budgetten; raadsleden met administratief-organisatorische, juridische en technische vragen helpen; zorgen voor publicaties van besluiten over onderwerpen waarbij de griffie is betrokken; de griffier treedt op als de adviseur van de regionale agendacommissie van Regio Rivierenland; de griffier werkt samen met collega’s in Rivierenland aan een doorontwikkeling van de aansturing van gemeenschappelijke regelingen en mogelijkheden voor

raadsleden om elkaar te ontmoeten.