GRI-1 - Griffie-jaarverslag 2021

GRIFFIE-JAARVERSLAG 2021 VASTGESTELD WERKGEVERSCOMMISSIE 20 DECEMBER 2021

1. Inleiding In de ‘instructie op de griffier’ is vastgelegd dat de griffier jaarlijks een jaarplan voor het volgende kalenderjaar voorlegt aan de werkgeverscommissie. In dat plan legt hij vast welke specifieke werkzaamheden de griffie het betreffende jaar wil oppakken. Het plan benoemt de belangrijkste dagelijkse werkzaamheden van de griffie plus de werkzaamheden/doelen die niet tot de dagelijkse griffie-werkzaamheden behoren, zoals bijvoorbeeld specifieke (kwaliteit)ontwikkelingszaken. Ook is vastgelegd dat er aan het einde van het jaar verantwoording wordt afgelegd over de uitvoering van het jaarplan. Voorliggend document bevat de verantwoording over 2021. Eerst wordt specifiek ingegaan op de gevolgen van de coronacrisis voor het werk van de griffie. Vervolgens komen de specifieke projecten voor 2021 aan bod. Ten slotte worden de reguliere werkzaamheden behandeld. 2. Coronacrisis en de griffie De coronacrisis heeft ook dit jaar weer gevolgen gehad voor het werk van de griffie: de contacten met raadsleden, burgerraadsleden, collegeleden en ambtenaren waren minder fysiek en veel meer digitaal. Nu was dit voor dit jaar niet nieuw, maar nog steeds moest er constant geschakeld worden en moest de situatie scherp in de gaten gehouden worden. Er is gedurende het jaar regelmatig gewisseld tussen fysiek en digitaal vergaderen.

Echter konden de meeste projecten die voor dit jaar gepland stonden (vaak aangepast) toch doorgaan. 3. Projecten voor 2021 Voor 2021 stonden de volgende projecten gepland: Project: 1. Het organiseren van diverse bijeenkomsten (afhankelijk van de mogelijkheden tijdens de coronacrisis), zoals ontmoetingen met andere raden en een reünie/symposium met oudraadsleden. Ook organiseren we (naar behoefte) diverse trainingen, waaronder een diepgaande training financiën en een opfriscursus levensreddend handelen.

Stand van zaken: Vanwege de coronacrisis heeft dit in beperkte mate kunnen plaatsvinden. Gelukkig konden er enkele grote bijeenkomsten wel doorgaan, zoals de integriteitstraining en bijeenkomsten over de Omgevingswet/-visie.

2. Met de raad in gesprek over het zodanig aanpassen van de vergadersystematiek dat opiniërende bijeenkomsten een plek krijgen.

Is gebeurd en afgerond.

3. Lokaal implementeren van regionaal project sturing op gemeenschappelijke regelingen.

Conform planning opgepakt.

4. Doorontwikkeling van de pijler ‘communicatie’ als onderdeel van bestuurlijke vernieuwing.

In samenwerking met de commissie bestuurlijke vernieuwing zijn hier stappen in gezet. In nieuwe bestuursperiode is verdere doorontwikkeling wenselijk. Aandachtspunt is de respons van partijen, in die zin dat het actiever delen van gemeentelijke berichten door partijen kan helpen om onze berichten meer onder de aandacht van inwoners te krijgen.

5. Voorbereiding van de gemeenteraadsverkiezingen van 2022, waarbij het streven is in het voorjaar een plan van aanpak aan het presidium voor te leggen en kort na het zomerreces van start te gaan met een verkiezingscomité met vertegenwoordigers uit alle partijen die aan de verkiezingen deelnemen.

Conform planning opgepakt.

6. Na het zomerreces van 2021 starten met de voorbereidingen op een inwerkprogramma voor nieuwe raadsleden na de gemeenteraadsverkiezingen van 2022.

Conform planning opgepakt.

7. Voorbereiden van de overdracht van de diverse activiteiten die we met raadsleden organiseren voor kinderen en jongeren naar de nieuwe raadsperiode, zodat deze ook na de verkiezingen kunnen doorgaan.

Helaas kon er vanwege corona veel minder op dit terrein gebeuren dan we zouden willen. Gelukkig konden er wel enkele activiteiten plaatsvinden, waarbij ook inbreng van raadsleden was. Denk aan de inzet bij gastlessen. In het inwerkprogramma 2022 gaan we nadrukkelijk wijzen op het belang hiervan, zodat ook nieuwe raadsleden zich hiervoor gaan inzetten.

8. Herijken wijze waarop algemene beschouwingen en debat over kadernota/begroting worden gehouden.

In afstemming met partijen en agendacommissie is dit ingevuld. Voor 2022 is dit opnieuw een aandachtspunt.

4. Reguliere werkzaamheden Naast de eerder genoemde ontwikkelingen en projecten moest ook het reguliere werk natuurlijk doorgaan. Hieronder een overzicht van de reguliere taken van de griffie. Alleen waar relevant wordt een opmerking gemaakt hoe dit het afgelopen jaar gegaan is. griffie. Per vergadercyclus van de gemeenteraad verricht de griffie de volgende activiteiten: - controle op rechtmatigheid van (concept-)raadsbesluiten; - afstemming met de ambtelijke organisatie over de stukkenstroom; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken agendacommissie; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken beeldvormende vergaderingen; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken Het Debat en raadsvergadering; - ondersteunen van de voorzitters; - stukkenstroom richting vergaderingen verzorgen; - stukkenstroom na vergaderingen (ondertekening en archivering) verzorgen; - goede ondersteuning van inwoners die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie (w.o. uitnodigen inwoners voor beeldvormende avonden); - stukken college-informatieavond in Notubox publiceren. Per kalenderjaar verricht de griffie de volgende activiteiten: - maken vergaderplanningen; - administratie presentie van o.m. burgerraadsleden i.v.m. presentiegelden; - administratie fractievergoedingen; - een keer per jaar bij de fracties langs om te horen wat ‘de klant’ vindt. Dit initiatief wordt voorgezet.

Tevens verricht de griffie de volgende activiteiten: - adviseren over de doorontwikkeling van de vergaderwijze (debatvormen) van de gemeenteraad; - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van moties (waar van toepassing volgens regionale afspraken); - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van initiatiefvoorstellen (waar van toepassing volgens regionale afspraken);

-

het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van amendementen (waar van toepassing volgens regionale afspraken); raadsleden met een vraag aan het college adviseren op welke wijze zij het best hun vraag kunnen stellen en vervolgens samen met de organisatie het vervolgproces afstemmen en doorlopen; monitoring beantwoording raadsvragen, afdoening toezeggingen, moties en raadsbesluiten (indachtig de primaire verantwoordelijkheid van het college); bijhouden en monitoren van de onderwerpenplanning; adviseren van de raad ten aanzien van zaken aangaande de strategische koers van de gemeente; adviseren van de raad bij de invulling en uitvoering van zijn wettelijke taken; voorbereiden, bijwonen en uitwerken fractievoorzittersoverleg; afstemming met de werkgeverscommissie; ondersteuning rekenkamercommissie, auditcomité, commissie bestuurlijke vernieuwing en, indien ingesteld door de raad, een onderzoekscommissie artikel 155a Gemeentewet en vertrouwenscommissie benoeming burgemeester; afstemming met de burgemeester vanuit diens rol als raadsvoorzitter over alle onderwerpen die voor burgemeester en griffie relevant zijn; in aansluiting op het voorgaande punt krijgen bestuurlijke integriteit en ondermijning specifieke aandacht; verslaglegging klankbordgesprekken burgemeester; voorbereiding van bezoeken van de Commissaris van de Koning (was niet aan de orde); (mede) organiseren van

eventuele excursies/werkbezoeken/raadsuitje; historische administratie raadsleden (sinds 2002) bijhouden op de website; opstellen raadsvoorstellen over o.m. evt. nieuwe (burger)raadsleden, nieuwe leden van commissies e.d.; ingekomen post voor de gemeenteraad verzamelen en elk document een behandeladvies geven; correspondentie namens de gemeenteraad met inwoners en derden; afhandeling bij raad ingediende Wob-verzoeken; advies aan medewerkers gemeente over kwaliteit en procesgang raadsvoorstellen; in samenwerking met de secretaris verzoeken tot ambtelijke bijstand behandelen; afstemming met organisatie (via ‘driehoek’, ook periodiek overleg met het managementteam); beheer raadsinformatiesysteem; beheer website (en intranet) over raads- en griffieaangelegenheden; budgetbeheer raadsgerelateerde budgetten; raadsleden met administratief-organisatorische, juridische en technische vragen helpen; zorgen voor publicaties van besluiten over onderwerpen waarbij de griffie is betrokken; samen met een collega uit een andere gemeente treedt de griffier op als de adviseur van de regionale agendacommissie van Regio Rivierenland.