GRI-1 - Griffie-jaarverslag 2020

GRIFFIE-JAARVERSLAG 2020 VASTGESTELD DOOR DE WERKGEVERSCOMMISSIE OP 17 DECEMBER 2020

1. Inleiding In de ‘instructie op de griffier’ is vastgelegd dat de griffier jaarlijks een jaarplan voor het volgende kalenderjaar voorlegt aan de werkgeverscommissie. In dat plan legt hij vast welke specifieke werkzaamheden de griffie het betreffende jaar wil oppakken. Het plan benoemt de belangrijkste dagelijkse werkzaamheden van de griffie plus de werkzaamheden/doelen die niet tot de dagelijkse griffie-werkzaamheden behoren, zoals bijvoorbeeld specifieke (kwaliteit)ontwikkelingszaken. Ook is vastgelegd dat er aan het einde van het jaar verantwoording wordt afgelegd over de uitvoering van het jaarplan. Voorliggend document bevat de verantwoording over 2020. Eerst wordt specifiek ingegaan op de gevolgen van de coronacrisis voor het werk van de griffie. Vervolgens komen de specifieke projecten voor 2020 aan bod. Ten slotte worden de reguliere werkzaamheden behandeld. 2. Coronacrisis en de griffie De coronacrisis heeft aanzienlijke gevolgen gehad voor het werk van de griffie: de contacten met raadsleden, burgerraadsleden, collegeleden en ambtenaren werden veel minder fysiek en veel meer digitaal. In het begin was dit wennen; na verloop van tijd wordt het steeds ‘normaler’ maar persoonlijk contact is in ons werk niet alleen prettig maar ook belangrijk. Het aantal contactmomenten met het publiek is sinds maart jl. aanzienlijk minder.

Doordat er veel bijeenkomsten zijn geannuleerd of uitgesteld was de totale werklast van de griffie in 2020 iets kleiner dan in vorige jaren. Wel is er veel tijd gestoken in het adviseren en ondersteunen van de raad om tijdens de coronacrisis adequaat te blijven functioneren. Daarbij springt de ‘omslag’ van fysiek naar digitaal vergaderen in het oog. Ook de vergaderingen die wel op fysieke wijze plaatsvonden kostten meer voorbereidingstijd dan voorheen. Bovendien konden de meeste projecten die voor dit jaar gepland stonden (vaak aangepast) toch doorgaan. 3. Projecten Projecten voor 2020 Voor 2020 stonden de volgende projecten gepland: 1. organiseren van ontmoetingen met andere raden, w.o. Tiel, Buren en Overbetuwe (naar behoefte); 2. doorontwikkeling P&C-documenten n.a.v. de wens van het presidium naar meer (en beknoptere) bestuursrapportages; 3. lokaal implementeren van regionaal project sturing op gemeenschappelijke regelingen; 4. doorontwikkeling van de pijler ‘communicatie’ als onderdeel van bestuurlijke vernieuwing (i.s.m. de commissie bestuurlijke vernieuwing) waaronder uitvoering van het plan van aanpak om kinderen en jongeren beter bij gemeentepolitiek te betrekken maar denk ook aan de inzet van sociale media.

De aanstelling van een raadsadviseur op basis van een profiel waarin het thema communicatie centraal staat biedt de basis om hier als griffie en raad stappen in te zetten; 5. heimiddag over de infrastructuur in de gemeente. Vanwege de coronacrisis kon alleen het eerste project niet doorgaan. Met name voor de ontmoeting met Overbetuwe bestonden concrete plannen, die overigens niet zozeer om ontmoeting draaien maar om het thema ‘integriteit’. Deze bijeenkomst is enkele malen verschoven. We hopen deze bijeenkomst alsnog voor de zomer van 2021 te organiseren. De overige projecten zijn allemaal op enigerlei wijze toch uitgevoerd. Wat betreft de P&C-documenten is in maart een brainstormsessie georganiseerd die leidde tot een notitie van het college die in het auditcomité positief is ontvangen. Daarbij is tevens door het college toegezegd elke raadsvergadering de financiële stand van zaken in beeld te brengen. Ten aanzien van de sturing op gemeenschappelijke regelingen was het de bedoeling de regionale afstemming van zienswijzen te verbeteren. Vanwege de

coronacrisis kon dit niet plaatsvinden op de wijze zoals was beoogd, maar is gekozen voor een digitaal alternatief waarop we positieve reacties ontvingen. Bij de kaderbrieven 2022 zetten we deze lijn voort, samen met de andere griffies in Gelderland-Zuid. Ook het behandelen van de zienswijzen op de jaarstukken en begrotingen van gemeenschappelijke regelingen volgens de Duisenberg-methode gebeurde dit jaar digitaal. Op het thema communicatie zijn aanzienlijke stappen gezet (Facebook, Instagram, beelduitzendingen raadsvergadering) en samen met de commissie bestuurlijke vernieuwing voorbereidingen getroffen voor aanvullende acties. Over de infrastructuur, Omgevingswet en Omgevingsvisie zijn meerdere bijeenkomsten opgezet. Daarbij lag de organisatie met name bij het college, waarbij de griffie adviseerde. Dit jaar heeft ons het inzicht gebracht dat in ons huidige vergadersysteem geen geschikte ‘plek’ is om onderwerpen op een opiniërende wijze te behandelen. We hebben het initiatief genomen dit bespreekbaar te maken en denken graag mee aan concrete oplossingen.

Een greep uit andere zaken die dit jaar op het pad van de griffie kwamen: ondersteuning van de tijdelijke commissie precario, implementatie van de nieuwe Notubox-module ‘Dossiers’, diverse gesprekken met de accountant, bijdragen aan regionale advisering door de griffiers over een onderzoek naar de gang van zaken omtrent de overdracht van de Avri-stortplaats en ondersteunen van diverse ad hoc-werkgroepen (bijv. grafmonumenten, reclamebeleid etc.). 4. Reguliere werkzaamheden Naast de eerder genoemde ontwikkelingen en projecten moest ook het reguliere werk natuurlijk doorgaan. Hieronder een overzicht van de reguliere taken van de griffie. Alleen waar relevant wordt een opmerking gemaakt hoe dit het afgelopen jaar gegaan is.

Per vergadercyclus van de gemeenteraad verricht de griffie de volgende activiteiten: - controle op rechtmatigheid van (concept-)raadsbesluiten; - afstemming met de ambtelijke organisatie over de stukkenstroom; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken agendacommissie; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken beeldvormende vergaderingen; - voorbereiden, bijwonen en uitwerken Het Debat en raadsvergadering; - ondersteunen van de voorzitters; - stukkenstroom richting vergaderingen verzorgen; - stukkenstroom na vergaderingen (ondertekening en archivering) verzorgen; - goede ondersteuning van inwoners die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie (w.o. uitnodigen inwoners voor beeldvormende avonden); - stukken college-informatieavond in Notubox publiceren. Per kalenderjaar verricht de griffie de volgende activiteiten: - maken vergaderplanningen; - administratie presentie van o.m. burgerraadsleden i.v.m. presentiegelden; - administratie fractievergoedingen; - een keer per jaar bij de fracties langs om te horen wat ‘de klant’ vindt. We hebben dit jaar bijna alle fracties minstens één keer bezocht. Met de overige fracties zijn we in gesprek om dit op korte termijn in te halen.

Tevens verricht de griffie de volgende activiteiten: - adviseren over de doorontwikkeling van de vergaderwijze (debatvormen) van de gemeenteraad; - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van moties; - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van initiatiefvoorstellen (was dit jaar niet van toepassing); - het ondersteunen van raadsleden bij het opstellen van amendementen; - raadsleden met een vraag aan het college adviseren op welke wijze zij het beste hun vraag kunnen stellen en vervolgens samen met de organisatie het vervolgproces afstemmen en doorlopen; - monitoring beantwoording raadsvragen, afdoening toezeggingen, moties en raadsbesluiten (indachtig de primaire verantwoordelijkheid van het college); - bijhouden en monitoren van de onderwerpenplanning; - adviseren van de raad ten aanzien van zaken aangaande de strategische koers van de gemeente; - adviseren van de raad bij de invulling en uitvoering van zijn wettelijke taken;

-

voorbereiden, bijwonen en uitwerken fractievoorzittersoverleg; afstemming met de werkgeverscommissie; ondersteuning rekenkamercommissie, auditcomité, commissie bestuurlijke vernieuwing en bijzondere commissies; afstemming met de burgemeester vanuit diens rol als raadsvoorzitter over alle onderwerpen die voor burgemeester en griffie relevant zijn; in aansluiting op het voorgaande punt krijgen bestuurlijke integriteit en ondermijning specifieke aandacht (dit jaar heeft dit wel aandacht gehad, maar als gevolg van de coronacrisis was dit weinig); verslaglegging klankbordgesprekken burgemeester; voorbereiding van bezoeken van de Commissaris van de Koning (niet van toepassing dit jaar); (mede) organiseren van eventuele excursies/werkbezoeken/raadsuitje; historische administratie raadsleden (sinds 2002) bijhouden op de website; opstellen raadsvoorstellen over o.m. evt.

nieuwe (burger)raadsleden, nieuwe leden van commissies e.d.; ingekomen post voor de gemeenteraad verzamelen en elk document een behandeladvies geven; correspondentie namens de gemeenteraad met inwoners en derden; afhandeling bij raad ingediende Wob-verzoeken (dit jaar waren er geen verzoeken); advies aan medewerkers gemeente over kwaliteit en procesgang raadsvoorstellen; in samenwerking met de secretaris verzoeken tot ambtelijke bijstand behandelen; afstemming met organisatie (via ‘driehoek’); beheer raadsinformatiesysteem; beheer website (en intranet) over raads- en griffieaangelegenheden; budgetbeheer raadsgerelateerde budgetten; raadsleden met administratief-organisatorische, juridische en technische vragen helpen; zorgen voor publicaties van besluiten over onderwerpen waarbij de griffie is betrokken; samen met een collega uit een andere gemeente treedt de griffier op als de adviseur van de regionale agendacommissie van Regio Rivierenland.