Concept-verslag beeld- en oordeelsvormende vergadering Regionaal Archief Rivierenland 7 juli 2022

Concept Verslag BOV 7 juli 2022 Datum Tijd Locatie Corsanummer Aanwezigen

7-7-2022 15.00 Regionaal Archief Rivierenland 1628-19764 Mevrouw M. Wichgers, gemeente Culemborg (technisch voorzitter) Mevrouw D. Bijvoet, gemeente Culemborg De heer R. van Stappershoef, gemeente West Betuwe Mevrouw J. Rooks, gemeente Culemborg De heer H. van Vierssen, gemeente Buren De heer M. Klein, gemeente Neder-Betuwe De heer W. van Horssen, gemeente Zaltbommel De heer K. Zondag, gemeente Zaltbommel De heer E. Arends, gemeente Neder-Betuwe (plaatsvervangend) Mevrouw E. Baudoin, gemeente Maasdriel (verlaat) De heer K. Maier, gemeente Buren Mevrouw E. Kok-Majewska (RAR) Mevrouw L. Kil (RAR) Mevrouw A. van Tienen (RAR, notulist) Afwezig De heer H. van Kooten, gemeente Maasdriel (vicevoorzitter) De heer R. Dijkstra, gemeente Tiel De heer M. Koning, gemeente Tiel De heer G. Bareman, gemeente West Betuwe Mevrouw Wichgers treed op als technisch voorzitter aangezien de heer Van Kooten verhinderd is.

VERSLAG 1

Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering om 15.00 uur. Alle aanwezigen stellen zich kort voor.

2

Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken.

3

Publieksjaarverslag 2021 Mevrouw Kok-Majewska geeft aan dat het jaarverslag in RAR-tasje zit. De heer Van Stappershoef is blij met de enorme stijging van het leerlingenbereik.

4

Jaarrekening 2021 Mevrouw Wichgers geeft aan dat er twee zienswijzen op de jaarrekening zijn ingediend: door de gemeenten Zaltbommel en Neder-Betuwe. Beiden vragen een bredere uitleg over de uitvoering van de reserve bestemmingen. Mevrouw Wichgers vraagt of men hierover nog wat wil zeggen. De heer Zondag geeft aan dat de gemeente Zaltbommel in principe niet tegen is maar stelt voor de resultaatbestemming anders in te richten. Besteding van € 25.000,- voor de nieuwe website dient door het AB besloten te worden en de € 40.938,- voor de algemene reserve terug te laten vloeien

Concept Verslag BOV 07-07-2022

Pagina 1 van 3

naar de deelnemende gemeenten. De heer Klein sluit zich hierbij aan. Mevrouw Kil geeft aan dat in 2014 al besloten is om de algemene reserve aan te sterken zuiveren omdat deze niet hoog genoeg was voor het benodigde weerstandsvermogen . Er wordt nu gebruik gemaakt van bestemmingsreserves om de algemene reserve aan te zuiveren tot het weerstandsvermogen, in plaats van het jaarlijks doteren aan deze reserve. De heer Zondag vraagt hoe het bij het RAR geregeld is aangaande de maximale reserve van de GR, of deze beperkt is. Dan, vindt hij, zou er een besluit genomen moeten worden. De heer Van Horssen meent dat de risico’s waarvoor je een reserve moet hebben niet benoemd zijn. Mevrouw Kok-Majewska geeft aan dit volgend jaar door middel van een uittreksel van de beftreffende nota aan het paragraaf in de jaarrekening extra toe te voegen. De heer Van Horssen adviseert het besluit uit 2014 opnieuw op papier te zetten met het paragraaf over alle risico’s. De heer Zondag geeft aan dat de eventuele risico’s van het RAR (en alle andere GR’en) afgedekt zijn in de begrotingen van de deelnemende gemeenten. Mevrouw Wichgers vraagt of er instemming kan zijn over de jaarrekening van 2021. De heer Zondag zal instemmen met de jaarrekening en maakt een voorbehoud op de twee genoemde punten van de resultaatsbestemming. De heer Klein zal eveneens instemmen.

De heer Van Horssen vraagt zich af of de diverse dienstverleningen voor derden van het RAR kostendekkend zijn. Mevrouw Kil geeft aan dat er aan de verschillende dienstverleningen voor derden niet verdiend wordt, maar wel kostendekkend zijn. 5

Begroting 2023 Mevrouw Wichgers geeft aan dat dit punt al mee behandeld is in het voorgaande punt.

6

KPI 2021 Mevrouw Wichgers meldt dat dit stuk door het DB is vastgesteld en zal daarna naar de Provincie gestuurd worden en hier alleen ter informatie ligt. Mevrouw Kok-Majewska meldt dat de methodiek veranderd is op aangeven van de VNG. Bij de volgende KPI zullen alleen afwijkende punten (plus/min) gespecifieerd worden. De heer Van Horssen vindt het een mooi, inzichtelijk document en vraagt of het informatiebeleid geprioriteerd kan worden voor wat betreft de informatiebeveiliging. Mevrouw Kok-Majewska geeft aan dat de leveranciers van het RAR voor een gedeelte geborgd zijn en dat het RAR dit zeker meeneemt.

7

Evaluatie beleidsplan 2019-2021 Mevrouw Kok-Majewska geeft aan dat het vorige beleidsplan eveneens in vragende vorm was opgezet. Heel veel zaken zijn gerealiseerd, enkelen niet zoals materiele verzorging en inventarisatie van een aantal archieven. Deze werkzaamheden mogen alleen bij het RAR uitgevoerd worden en door corona zijn er op kantoor een beperkt aantal mensen werkzaam geweest. Er is meer prioriteit gegaan naar de werkzaamheden die wel op kantoor gedaan moesten worden zoals het scannen. Hierdoor konden meer mensen extern bediend worden. Mevrouw Bijvoet wil graag haar compliment overbrengen voor het heldere overzicht van de notitie en de belangrijkste speerpunten.

8

Verslag vorige vergadering Geen opmerkingen.

9

Rondvraag De heer Van Horssen heeft een vraag over de vergaderstructuur: of het plaatsvervangend BOV-lid ook aanwezig dient te zijn bij de vergaderingen. Mevrouw Kok-Majewska geeft aan dat het als vervanging bedoeld is en dat de stukken alleen worden gestuurd naar de BOV-leden. Het is zijn/haar

Concept Verslag BOV 07-07-2022

Pagina 2 van 3

verantwoordelijkheid om deze door te geven aan het plaatsvervangende lid indien men zelf niet aanwezig kan zijn. De heer Klein geeft aan graag meer bekendheid over het archief te willen genereren: daar kunnen de gemeenten ook aan bijdragen. Mevrouw Wichgers vindt dat de AB-leden die actief zijn op sociale media dit zeker kunnen oppakken. Mevrouw Kok-Majewska geeft aan dat het RAR start met het aanbod ontwikkelen binnen het erfgoedpact en regioplan bij de gemeente Neder-Betuwe. Deze zal naar alle waarschijnlijkheid als eerste starten met de mobiele erfgoed tentoonstelling (MET). De heer Van Vierssen heeft geen toegang tot NotuBiz. Mevrouw Kok-Majewska geeft aan dat 2 weken voor de vergadering de stukken sowieso op de website van het RAR te zien zijn, toegang tot NotuBiz wordt geregeld. Mevrouw Rooks sluit zich aan bij de eerder sprekers om het RAR meer te promoten bij o.a. de onderwijsinstellingen en bij de collega’s in de raad. Mevrouw Kok-Majewska laat weten dat er volgend jaar in Tiel en Culemborg gestart wordt met het ‘Oral History’-programma waarin ouderen van een Molukse afkomst in gesprek (interview-vorm) gaan met middelbare scholieren. Dat is dit jaar prachtig weergegeven in een uitgebrachte krant. Tevens wil mevrouw Rooks een pluim geven dat de vrijwilligers altijd zo positief zijn over het RAR.

De heer Van Stappershoef wil graag meewerken aan de PR van het RAR zelf aangaande de toegankelijkheid, bereikbaarheid etc. Mevrouw Bijvoet sluit zich hier graag bij aan. Mevrouw Kil laat weten dat er op 1 oktober a.s. een ‘open dag’ is bij het RAR. Mevrouw Van Tienen meldt dat er een artikel in de Gelderlander is verschenen over het RAR. Mevrouw Kok-Majewska wil graag een groepsfoto van het gewijzigde bestuur voor in het archief. 10 Sluiting Aldus vastgesteld in de vergadering van 24 november 2022, al eerder als concept beschikbaar gesteld op de website d.d. 12 juli 2022.

R. van Stappershoef Voorzitter

Concept Verslag BOV 07-07-2022

E. Kok-Majewska Secretaris

Pagina 3 van 3