Concept-besluitenlijst auditcomité 20 mei 2021

Besluitenlijst vergadering auditcomité d.d. 20 mei 2021 (18.30 uur) Aanwezig: de leden: dhr. C.M. Hommersom (voorzitter), dhr. C. van Hattum griffier: dhr. E. van der Neut adviseurs: dhr. M. Klein (wethouder), dhr. G.S. Stam (secretaris) gast: dhr. A. Jansen (agendapunt 4a) Afwezig m.k.: mevr. G.R.F. Berends-Jansen Agendapunt

Besluit

Toelichting

1.

Opening

2.

Vaststelling van de agenda

Conform vastgesteld.

3.

Vaststelling besluitenlijst van de vergadering van 15 december 2020

Conform vastgesteld.

4.

Rapport ‘Structureel in control?’

In de raadsvergadering van 22 april jl. behandelde de raad het rekenkamerrapport ‘Structureel in control?’. Dit leidde tot twee vervolgacties voor het auditcomité.

a. Indicatoren

Dhr. Jansen stuurde voorafgaand aan de bijeenkomst een mail met de vraag of de raad voldoende stilstaat bij de mogelijkheden om eigen indicatoren te willen naast de verplichte indicatoren. Hierbij voegde hij een voorbeeld van de gemeente Smallingerland. Geconstateerd wordt dat dit aansluit op de aanbevelingen van de rekenkamercommissie, met name nrs. 3, 4 en 6. Het auditcomité wil graag zo beknopt mogelijke teksten met waar mogelijk zinvolle indicatoren waarmee kan worden gezien of het beleid effectief is. Deze gedachten is in het onderzoekstraject ook aan de rekenkamercommissie meegegeven. Het auditcomité wisselt hierover verder van gedachten.

b. Borging aanbevelingen

In de raadsvergadering is tevens afgesproken dat met weth. Klein de borging van de aanbevelingen wordt besproken. Weth. Klein geeft een nadere toelichting. Hij constateert dat de aanbevelingen 1, 2, 5, 7 en 8 vallen onder het standaard werken aan verbeteringen. In zijn optiek is het evenwel lastig om vaste definities voor structurele en incidentele uitgaven te hanteren, want er zijn veel situaties waarbij dit niet goed af te bakenen is. Ten aanzien van de aanbevelingen 3, 4 en 6 is volgens dhr. Klein zinvoller om het over te hebben en de verwachtingen van de raad te weten, aansluitend bij het 1

voorgaande punt. Het auditcomité kan zich hierin vinden en voelt zich vanuit de raad verantwoordelijk om de voortgang van deze aanbevelingen te monitoren. In dat kader wil het auditcomité in augustus nadere afspraken maken om het behandelen van de begroting via de methode-Duisenberg voor te bereiden. In de komende raadsvergadering zal dhr. Hommersom terugkoppelen over voorgaande punten. Daarbij zal hij ook vragen om input over de vraag welke onderdelen van de begroting men relevant vindt om via de Duisenberg-methode te behandelen. Voorts meldt weth. Klein dat het college grote projecten projectmatiger wil gaan benaderen, zodat de financiële informatie helderder inzichtelijk wordt. 5.

Brief college over bestuursrapportages

6.

Nadere afspraken voorbereiding groepen-Duisenberg

Het auditcomité neemt kennis van de brief van 12 april 2021. Het auditcomité maakt nadere afspraken over de voorbereidingen van de behandeling van de jaarstukken en begrotingen van vier gemeenschappelijke regelingen.

Het gaat om de volgende afspraken over de voorbereidingsavond van 27 mei: o Er worden vier groepen gevormd: Avri, Werkzaak, GGD en VRGZ. o De groepen komen in principe digitaal bijeen; mocht een groep graag fysiek bijeen willen komen dan kan dit als hiervoor een geschikte ruimte beschikbaar is. o De drie leden van het auditcomité en de griffier zijn elk bij één groep aanwezig voor ondersteuning op het proces:  dhr. Hommersom: VRGZ;  dhr. Van Hattum: GGD;  mevr. Berends en dhr. Van der Neut stemmen onderling af wie Werkzaak resp. Avri begeleidt. o Per fractie wordt vóór de voorbereidingsavond doorgegeven welke raadsleden en burgerraadsleden bij welk groepje aanwezig zijn. Uitgangspunt is dat alle raadsleden deelnemen, behalve de voorzitter van de beeldvormende avond. o Kandidaat-burgerraadsleden die zijn voorgedragen voor benoeming in de raadsvergadering van 10 juni zijn ook welkom om deel te nemen. o Voorafgaand aan de voorbereidingsavond bestuderen alle deelnemers de jaarstukken en begroting van de betreffende gemeenschappelijke regeling. o Tijdens de voorbereidingsavond bespreekt elk groepje de inhoud van elke presentatie. De presentatie wordt opgezet aan de hand van een standaardsjabloon. o Elke groep wijst iemand aan die namens het groepje contactpersoon is voor de griffie en iemand die de presentatie op 2 juni verzorgt (dit mag dezelfde persoon zijn).

2

7.

Rondvraag

Weth. Klein meldt dat in het stoplichtmodel in de jaarrekening nu ook de kleur blauw is toegevoegd (inhoudende: gedurende het jaar is doelstelling bijgesteld). Mevr. De Geus meldt dat bij de jaarstukken de verantwoording in programma 5 wordt uitgesplitst naar de drie decentralisaties Wmo, jeugd en participatie; dit om zo beter inzichtelijk te maken waar het onder valt.

8.

Sluiting

3