Concept-besluitenlijst auditcomité 15 december 2020

Besluitenlijst vergadering auditcomité d.d. 15 december 2020 (16.00 uur) uur)

Aanwezig: Aanwezig de leden: dhr. C.M. Hommersom (voorzitter), dhr. C. van Hattum en mevr. G.R.F. Berends-Jansen griffier: dhr. E. van der Neut adviseurs: dhr. M. Klein (wethouder), dhr. H.G.J. van Zwetselaar (team Financiën) en dhr. H. Maas (control) accountant: dhr. R. Opendorp en dhr. M. Wagenaars (agendapunten 1-3) Afwezig m.k.: m.k. dhr. G.S. Stam (gemeentesecretaris) Agendapunt 1.

Opening

2.

Vaststelling van de agenda

3.

Gesprek met de accountant a. Controleplan 2020

Besluit

Conform vastgesteld, met dien verstande dat agendapunt 4a wordt toegevoegd.

Toelichting

Dhr. Van Hattum stelt voor nader stil te staan bij de decemberbrief 2020, die vorige week door de raad is vastgesteld.

Het auditcomité neemt kennis van het controleplan en de toelichting hierop van dhr. Wagenaars. Met name wordt stilgestaan bij aanpassingen in de controle t.o.v. het vorige boekjaar (frauderisico’s rondom prestatielevering, corona). Dit is de eerste keer dat het controleplan op deze wijze wordt behandeld. Het auditcomité vindt dit prettig.

b. Managementletter 2020

Dhr. Wagenaars constateert dat de organisatie flinke stappen heeft gezet om bevindingen uit vorige jaren op te lossen. Een lastig punt is (landelijk) hoe de controle op prestatieleveringen in tijden van corona wordt ingeregeld. Dit levert de accountant meer werk op in het voortraject, met het doel vertragingen bij de jaarrekeningcontrole te voorkomen. Voorts wordt gesproken over de aanbevelingen die nog niet (volledig) zijn opgevolgd. Weth. Klein meldt dat deze in beeld zijn. Sommige aanbevelingen hebben minder prioriteit of gaan gepaard met relatief hoge kosten. Desalniettemin wordt getracht de lijst zo klein mogelijk te krijgen. Een deel van de aanbevelingen zal een lange doorlooptijd hebben met de nodige onzekerheden in de planning. Toegezegd wordt dat het auditcomité inzicht krijgt in wanneer alle aanbevelingen naar verwachting zijn opgevolgd. 1

c. Aanvullende werkzaamheden

4. 4a.

De accountant meldt dat er aanvullende werkzaamheden nodig zijn en dat deze tot meerwerk gaan leiden. In het controleplan is hiervan een indicatie gegeven. Door de coronacrisis zijn er meer controles nodig en ook moeten er als uitvloeisel van de managementletter extra werkzaamheden worden verricht. Hierover is met de organisatie gesproken, waarbij is afgesproken wat de organisatie zelf kan oplossen om de meerkosten te beperken. Afgesproken wordt dat de accountant tijdens dit traject de griffie op de hoogte houdt van de stand van zaken van het meerwerk.

d. Plannen vergadering juni 2021

Inplannen op 24 juni 2021 om 17.00 uur.

Vaststelling Vaststelling besluitenlijst vergadering 25 juni 2020 Decemberbrief 2020

Conform vastgesteld.

In de raadsvergadering van 1 juli 2021 staat de behandeling van de jaarstukken 2020 gepland. De beeldvormende avond over dit onderwerp staat gepland voor 24 juni 2021. Afgesproken wordt dat het auditcomité die namiddag vergadert (in het bijzijn van de accountant) en de leden en adviseurs vervolgens samen eten.

Het auditcomité wil graag dat de decemberbrief voortaan weer het oorspronkelijke karakter krijgt, d.w.z. het zoveel mogelijk in beeld brengen van onder- en overschrijdingen om bij de jaarstukken tot een zo klein mogelijke begrotingsonrechtmatigheid te komen. Zaken als investeringskredieten dienen via een apart voorstel aan de raad te worden voorgelegd. Vraag is wel of er in 2021 überhaupt een decemberbrief moet komen als de nieuwe afspraken over de bestuursrapportage (zie onder agendapunt 5) gestand worden gedaan. Geconstateerd wordt dat zowel in de decemberbrief als in bestuursrapportages er weleens financiële zaken met nieuw/gewijzigd beleid aan bod komen; het auditcomité vindt dat deze een apart raadsvoorstel behoeven. Vanuit het auditcomité zal dit in de volgende raadsvergadering worden teruggekoppeld.

5.

Bestuursrapportages in 2021

De vergadering van 8 september jl. kon niet doorgaan. Wel reageerden de leden van het auditcomité per mail positief op de memo ‘Informatievoorziening raad’, waarin de peildata van de twee bestuursrapportages vallen op 1 juni en 1 oktober. Wat betreft de planning van de twee bestuursrapportages blijft deze memo het uitgangspunt. In de loop van komend voorjaar wil het auditcomité bespreken hoe verder in het traject ter verbetering van de P&C-cyclus. Dhr. Van der Neut meldt te werken aan een notitie over de wijze van behandeling en planning van de kadernota en begroting 2022. Eén van de aspecten die daarbij aan bod komt is het werken met de methode-Duisenberg bij de jaarstukken en/of begroting. Deze notitie zal t.z.t. ook in het auditcomité worden behandeld om dit door te spreken. 2

Dhr. Van Hattum geeft zijn complimenten voor het dashboard sociaal domein 6.

Rondvraag

Mevr. Berends vraagt naar de stand van zaken rechtmatigheidsverklaring. Weth. Klein antwoordt dat er landelijk een vertraging is maar dat de voorbereidingen in afwachting van landelijke duidelijkheid goed verlopen. Zodra er meer duidelijkheid is wordt de raad betrokken. Het college zal nagaan en terugkoppelen wat de stand van zaken is van het onderzoek naar de regionale accountantsdienst. Weth. Klein biedt aan uitleg te verzorgen op de financiële overzichten die voortaan bij de stukken van elke raadsvergadering zitten.

7.

Sluiting

3