Bijlage - Aanbiedingsbrief

Bezoekodres J.S. de Jongplein 3 4001 WG Tiel

Regionaal Archief Rivierenland

Telefoon

(0344)612 230

E-mait

info@regionaalarchiefrivierenland.nl

Website

vwvw.regionaalarchiefrivierenland.nl

Aan de gemeenteraad van de deelnemende gemeenten Regionaal Archief Rivierenland

Datum

30 maart 2021

Uw kenmerk 0ns kenmerk

1628-16076

Onderwerp

Jaarverslag & Jaarrekening 2020

Geachte raad,

Het dagelijks bestuur van het RAR heeft in de vergadering van 29 maart j.I. Jaarverslag & Jaarrekening 2020 in concept vastgesteld. De concept-jaarrekening 2020 is gereed en kan binnen de gestelde termijn aan de deelnemende

gemeenten worden aangeboden en definitief worden vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur, die zai worden gehouden op 7 juli 2021. Verantwoordinesdocument

De jaarrekening 2020 is in het format opgesteld, dat is vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur op 15 februari 2018. Daarmee is het de derde jaarrekening conform dit format, die zoals voorgeschreven voldoet aan de BBV (besluit begroting en verantwoording )regels. Het verantwoordingsdocument valt daarbij uiteen in twee onderdelen: het jaarverslag (programmaverantwoording en de verplichte paragrafen) en de jaarrekening (baten-lasten, balans en de toelichtingen). Accountantscontrole

De jaarrekening 2020 Is door het accountantskantoor FSV gecontroleerd en akkoord bevonden (zie

bijiage 3 In de jaarrekening). Het DB heeft de jaarrekening 2020 op maandag 29 maart geaccordeerd en is voorzien van een goedkeurende verklaring door de accountant. Deze wordt met de jaarrekening aan de gemeenten aangeboden. Batig saldo

Het batig saldo over 2020 bedraagt € 116.877(€ 0,52 afgerond per inwoner).

IBAN NL83ABNA0612578801 BTW

NL8089.06.823.B01

BIC ABNANL2A

KvK 50372378

Betrouwbaar. Betrokken. Bekwaam.

Hieronder is een toelichting op het batig saldo weergegeven (zie ook bladzijde 26 van de jaarrekening 2019). +

Algemene dekkingsmiddelen

€

536

+

Onvoorzien

€

0

+

+

+

Onder de post onvoorzien zijn voor zover als het budget hiertoe reikt de(met name materiele )kosten inzake Corona opgenomen. Het relatief geringe restant is verwerkt onder de reguliere lasten. Huisvestingskosten Per saldo een relatief gering verschil op het totaal door een kleiner voordeel op diverse posten € Directe archiefbeheerkosten en personeelskosten € Per saldo is er op deze post een voordeel mede door inzet van hiervoor bestemde reserves en voorzieningen en de besparingen als gevolg van later/niet invullen van vacatures en vertraging bij de implementatie van E-depot Overig € De overige posten laten per saldo een voordelig verschil zien, mn door niet inzetten van opieidingsmiddelen en vrijwilligers als gevolg van Covid-19, waardoor het negatieve effect door de lagere rentebaten gecompenseerd wordt

2.485 90.025

23.831

€ 116.877

Zoals gebruikelijk en op nadrukkelijk verzoek van het bestuur is de bestemming van het saldo vooralsnog niet in de jaarrekening en begroting verwerkt. Wei wordt voorgesteld om het batig saldo: • voor een bedrag van € 51.718 toe te voegen aan de reserve bedrijfsvoering ten behoeve van de inzet in 2021 voor de achterstand ten aanzien van inventarisatie en behoud ontstaan door

Covid 19;

• voor een bedrag van € 10.000 toe te voegen aan de reserve bedrijfsvoering/digitalisering om deze op peil te houden gezien toenemende digitalisering; • voor een bedrag van € 15.000 toe te voegen aan de algemene reserve waardoor versneld

(vanaf ultimo 2025)tegemoet gekomen wordt aan de eis die gesteld is met betrekking tot het weerstandsvermogen.

• voor een bedrag van € 40.159 ofwel € 0,18 per inwoner uit te keren aan de deelnemende gemeenten na rato van het aantal inwoners overeenkomstig de opstelling van de begroting 2020:

Inwoners

Teruggave 4.745

Buren

26.578

Culemborg

28.544

5.096

Maasdriel

24.703

4.410

Neder Betuwe

24.039

4.291

Tiel

41.995

7.497

West Betuwe

50.661

9.043

Zaitbommel

28.441

5.077

40.159

Voor de bestemming van het batig saldo is een besluit nodig van het Algemeen Bestuur. Dat kan, beargumenteerd, worden genomen in de vergadering op 7 juli 2021. Ziekteverzuim

In de afgeiopen jaren zijn inspanningen verricht cm het ziekteverzuim terug te dringen. Het verzuimcijfer voor 2020 exclusief het langdurige ziekteverzuim was 2,53(2019 : 2,20). Het langdurig en extra langdurig ziekteverzuimpercentage 2020 was 1,15(2019 : 5,58). Het ziekteverzuimpercentage overall over 2020 is daardoor ten opzichte van 2019 gedaald naar 3,68(2019: 7,78). Een en ander is het gevolg van het feit dat in de loop van 2020 langdurig zieken volledig zijn hersteld. Ziektevervanging

Verzuim werd in eerste instantie opgevangen in de eigen organisatie. Er was voor 2020 voor een

bedrag van € 19.613( 2019: € 17.654) rekening gehouden met vervanging wegens ziekte (1,5% van de loonsom) weike ook is besteed. Inhuur personeel

Inhuur van personeel vindt deels plaats binnen het bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van

personeelskosten van niet of niet direct ingevulde vacatures. Daarnaast is in de begroting 2020 een bedrag van € 37.300 opgenomen voor inhuur van tijdelijk personeel. In 2020 zijn geen extra uren aan hulpkrachten ingezet ten behoeve van ziektevervanging. Wei zijn extra uren ingezet ter vervanging van vacatures. Echter de vervanging heeft geen overschrijding van de begrote totale personeelskosten tot gevolg gehad. Met vriendelijke groet, Namens het dagelijks bestuur

E. Kok-Majewska MBA directeur/streekarchivaris Tiel, 30 maart 2021

3

Betrouwbaar. Betrokken. Bekwaam.