Bijlage 4 - Notitie eigendom en beheer MFA Dodewaard 17 december 2020

MFA De Eng Dodewaard Notitie eigendom eigendom en beheer MFA Dodewaard inclusief Sporthal Versie 17 december 2020 In de bestuursopdracht heeft het college aan de werkgroep MFA gevraagd na te denken over het eigendom en het beheer van MFA en Sporthal De Eng. In deze korte notitie staan de uitgangspunten. Verengingshal De Eng blijft eigendom van de gemeente Neder-Betuwe De werkgroep heeft al eerder de wens uitgesproken te kunnen gaan bouwen in eigen beheer. Dit geeft ruimte voor het betrekken van lokale ondernemers en helpt bij het werven van fondsen. De nog op te richten Stichting MFA Dodewaard wordt eigenaar van het MFA. Sporthal De Eng is nu eigendom van de Gemeente Neder-Betuwe en de werkgroep heeft voorlopig niet de ambitie om het eigenaar te worden van de verenigingshal. De gemeente heeft de noodzakelijke expertise en financiele middelen voor het planmatig groot onderhoud. Omdat het handig lijkt om de MFA wel vast te bouwen aan de sporthal (met gedeelde istallaties) lijkt het voor nu het meest voor de hand te liggen dat we een Vereniging van Eigenaren oprichten die zorg draagt voor de gedeelde verantwoordelijkheden (onderhoud installaties, verzekeringen etc.) Beheer MFA volledig bij Stichting MFA Dodewaard Het beheer van de MFA (excl. Sporthal) komt volledig onder verantwoordelijkheid van de Stichting MFA Dodewaard.

Het gaat hierbij zowel om het gebouwenbeheer als het gebruikersbeheer. De Stichting krijgt net als de andere dorpshuizen binnen de gemeentegrenzen een activiteitensubsidie van € 4.500,- , voor de exploitatie/instandhouding. Gebouwenbeheer van de Verenigingshal blijft bij de gemeente Omdat de gemeente eigenaar blijft van de sporthal ligt het ook voor de hand dat zij het gebouwbeheer bij de gemeente belegd blijft. Dit betekent dat de gemeente verantwoordelijk blijft voor het groot onderhoud en de eigenaarslasten van het gebouw. Gebruikersbeheer van de Verenigingshal wordt gedeeld tussen gemeente en Stichting MFA In eerste instantie blijft de gemeente hoofdverantwoordelijk voor het beheer en delegeert zij een aantal beheersfuncties door naar de Stichting MFA. In de komende periode zullen gemeente en Stichting met elkaar gaan overleggen wat er wanneer overgedragen kan worden. Dit is ondermeer afhankelijk van lopende contracten met bijvoorbeeld het schoonmaakbedrijf. Een aantal zaken blijft voorlopig bij de gemeente. Hierbij gaat het over het onderhoud van de gyminventaris, de afspraken over het bewegingsonderwijs en het financiele beheer (inclusief exploitatierisico). Andere onderdelen, zoals sleutelbeheer en toezicht, gaat de stichting direct oppakken. De stichting wil graag verantwoordelijk nemen in het beter vullen van de sporthal.

De programmering kan opgepakt worden door de programmawerkgroep van de MFA en de werkgroep wil de reserveringen graag overnemen van de gemeente. Samen moeten we even kijken hoe dit op de beste manier overgedragen kan worden.

1

MFA De Eng Dodewaard De verdeling zoals we die nu voor ons zien is te lezen in onderstaande tabel: Beheerstaken

MFA

Verenigingshal

Eigenaar Groot onderhoud Onderhoud gyminventaris Exploitatie (risicodragend Barbeheer Toezicht/sleutelbeheer Programmering Reserveringen Contracten Schoonmaak Klein Onderhoud

MFA MFA nvt MFA MFA MFA MFA MFA MFA MFA MFA

Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente nvt MFA MFA MFA Gaat op termijn over naar MFA Gaat op termijn over naar MFA Gaat op termijn over naar MFA

Exploitatie van Verenigingshal De Eng In de bestuursopdracht wordt gesproken over het exploitatietekort dat momenteel op de verenigingshal rust en dat de samenwerking met het MFA zou moeten resulteren in het terugbrengen van dit tekort. Kijkend naar de exploitatieopzet zien we dat er aan de kostenkant niet veel ruimte zit. De energiekosten kunnen wat omlaag, maar dat staan de kapitaallasten van de investering tegenover. De grootste winst is te behalen aan de inkomstenkant. Nu bedragen de inkomsten aan verhuur binnensport ongeveer €18.000 en dat is relatief laag in vergelijking met de andere Neder-Betuwse hallen. Stichting MFA ziet kansen om deze verhuur omhoog te stuwen. Daarvoor is inzet van de stichting nodig en ook een klein budget voor promotie in de exploitaite van de sporhal. Beheersvergoeding Stichting MFA De stichting gaat beheerswerkzaamheden uitvoeren voor de gemeente Neder-Betuwe en het is daarom passend dat hiervoor een beheersvergoeding wordt betaald. Het idee is om deze beheersvergoeding te splitsen in een vast deel, een inverdieneffect en een flexibel deel. Het vaste deel heeft dan een relatie met sleutelbeheer, toezicht dat momenteel door een vrijwilliger wordt uitgevoerd. De vergoeding die hier tegenoverstaat (€1.200) is aan de lage kant en zou opgekrikt kunnen worden naar (€2.500).

Als de stichting ook de contracten voor schoonmaak en het klein onderhoud zou overnemen van de gemeente kan hiervoor een additionele vergoeding (inverdieneffect) worden afgesproken. De verwachting is dat dit geen groot effect op de totale exploitatie van de verenigingshal zal hebben. Als de MFA het onderhoud en de schoonmaak goedkoper kan contracteren zou het verschil ten bate van de MFA kunnen komen. Hierover gaan werkgroep en gemeente Neder-Betuwe begin 2021 met elkaar in gesprek. Het flexibel deel is dan gerelateerd aan de extra inkomsten van de sporthal. Bij extra inkomsten (vanaf geraamde inkomsten 2020) is een verdeling van 2/3 voor de gemeente en 1/3 voor MFA. Als de inkomsten, zoals in de raming is te zien stijgen van €18.000 in 2020 naar €38.000 in 2025 zou dit betekenen dat dit voor de gemeente een voordeel oplevert van 2

MFA De Eng Dodewaard €13.300 en dat de MFA hier €6.700 van zouden krijgen. We moeten nog even kijken hoe we de promotiekosten begroten. Onderstaand schema geeft dit nog eens weer: Beheersvergoeding MFA Vaste vergoeding sleutelbeheer Inverdieneffect schoonmaak en klein onderhoud Prestatieafspraak

2022 € 2.500 ntb

2023 € 2.537,50 ntb

2024 € 2.575,56 ntb

2025 € 2.614,20 ntb

€ 1.700

€ 3.300

€ 5.000

€ 6.700

totaal

€ 4.200

€ 5.837,50

€ 7.575,56

€ 9.314,20

Evaluatie Omdat we niet alles kunnen voorzien willen we met de gemeente afspreken om jaarlijks te evalueren of de werkzaamheden naar behoren worden opgepakt. In 2025 volgt dan een grote evaluatie waarin we ook de financiele afspraken kunnen herijken.

3

MFA De Eng Dodewaard

Dodewaard, 3 december 2020 Bijlage Reservering en roosterbeheer MFA De Eng De beheerder is verantwoordelijk voor individuele en/of groepsreserveringen op een zo gunstig mogelijke wijze qua bezetting en opbrengst. De beheerder heeft periodiek overleg met de gemeente over de bezetting van de Sporthal. De werkzaamheden van de beheerder voor dit onderdeel vallen in drie groepen uiteen. - De eerste groep werkzaamheden is te omschrijven als het boeken en verwerken van reserveringen van individuele personen en/of van groepen. - De tweede groep omvat het behandelen van uitstaande opties en optredende wijzigingen in boekingen - de derde groep heeft betrekking op het verzorgen van diverse overzichten van onder meer reserveringen en omzet De beheerder: - stelt de aanvrager van een reservering of optie centraal en laat de dienstverlening aansluiten op diens wensen. - zorgt voor effectieve en efficiënte roostering van alle ruimten - verzamelt en verwerkt informatie en communiceert hierover met betrokkenen. - werkt nauwgezet en zorgvuldig en hij heeft veel aandacht voor details. Hij houdt zich aan de voorschriften en richtlijnen van gemeente en de Stichting MFA De beheerder reserveringen heeft een commerciële, signalerende, controlerende en uitvoerende rol. De Medewerker reserveringen vervult, commercieel gezien, een sleutelrol in de MFA.

Veel beslissingen en activiteiten in de MFA worden genomen, respectievelijk ondernomen, op basis van informatie die door de beheerderwordt verstrekt. De beheerder is verantwoordelijk voor de reserveringen draagt hiermee een grote verantwoordelijkheid in de realisering van de (bedrijfs)doelstellingen van de MFA. De beheerder legt over de uitvoering van zijn taken verantwoording af aan het bestuur van de Stichting MFA Dodewaard. De Stichting MFA Dodewaard legt op haar beurt over het beheer van de Sporthal De Eng verantwoording af aan de gemeente Neder-Betuwe.

4