Bijlage 4 - Memo aan auditcomité over rechtmatigheidsverantwoording / verantwoordingsgrens 2022

Memo Datum: 25 november 2021 Onderwerp: Zaaknummer/Documentnr.: Van: Aan: t.k.n.: kopie:

Rechtmatigheidsverantwoording, verantwoordingsgrens 2022 Z/20/070197/161953

wethouder M. Klein Auditcomité

Beste leden van het auditcomité, Tijdens het auditcomité van 7 december 2022 bespreken wij het onderwerp rechtmatigheidsverantwoording. Wij geven eerst een korte toelichting aan de hand van bijgaande presentatie. Vervolgens bespreken wij ons voorstel m.b.t. het verantwoordingspercentage rechtmatigheid. In augustus 2021 is de kadernota rechtmatigheid BBV gepubliceerd. Daarin wordt in hoofdstuk 2 een toelichting voor de Raad gegeven (zie bijlage). De Raad moet op basis hiervan uiteindelijk diverse besluiten nemen. Deze besluiten worden door ons in 2022 vastgelegd in de financiële verordening. Maar voorafgaand daaraan stellen wij voor dat in februari door de Raad een besluit wordt genomen over de verantwoordingsgrens 2022. Aangezien het college aan het begin van het jaar een kader nodig heeft voor het onderzoeksplan 2022. Onderstaand wordt het voorstel nader toegelicht. Met vriendelijke groet, Namens het college van Burgemeester en Wethouders van Neder-Betuwe Marien Klein

Bijlage:  Presentatie rechtmatigheidsverklaring  Inhoudelijke informatie, zie de Kadernota rechtmatigheid BBV H2, pagina’s 7 t/m 14 zijn opgesteld t.b.v. de raad.

Rechtmatigheidsverantwoording 2022 Conform kadernota rechtmatigheid BBV/ commissie BBV is het advies aan de Raad: In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf 2022 in werking treedt, is het zinvol om in de financiële verordening kaders op te nemen. De commissie BBV adviseert kaders te stellen op de volgende onderwerpen: 1. De raad kan de verantwoordingsgrens vastleggen in de financiële verordening. 2. De raad kan de rapportagegrens vastleggen in de financiële verordening. 3. Het college en de raad leggen in de financiële verordening vast op welke wijze om wordt gegaan met begrotingsafwijkingen. Hieruit moet blijken hoe fouten en onduidelijkheden geïnterpreteerd worden in het kader van het uitoefenen van het budgetrecht door de raad. 4. De commissie BBV doet de aanbeveling om afspraken tussen college en raad over verschuivingen van uitgaven tussen jaarschijven in een investeringsbudget vast te leggen in de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet. 5. De commissie BBV doet de aanbeveling om kaders op te nemen in de financiële verordening (ex artikel 212 Gemeentewet) indien specifieke budgetten bij onderuitputting op jaareinde in bestemmingsreserves worden opgenomen. 6.

In de financiële verordening kan de raad benoemen wat zij verwachten dat in de paragraaf bedrijfsvoering over rechtmatigheid wordt opgenomen (zoals: oorzaak fouten, verbetermaatregelen, aandacht voor fraude, beleid en beheer inzake misbruik & oneigenlijk gebruik, afwijkingen boven de rapportagegrens) Ad 1) Wat is de verantwoordingsgrens? De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Voor zowel fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld. Effect verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens betekent dat rechtsmatigheidsfouten pas in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen en toegelicht, wanneer zij boven het door de raad vastgestelde percentage komen. Wanneer het voor het college niet duidelijk is of financieel rechtmatig is gehandeld, worden deze onduidelijkheden eveneens pas in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht indien zij boven het door de raad vastgestelde percentage komen.

Voor iedere gemeente geldt dat de raad een afweging moet maken tussen enerzijds de hoogte van de verantwoordingsgrens en anderzijds de inspanningen die voor het ambtelijk apparaat verbonden zijn, aan het detecteren en rapporteren van de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden. Dit besluit kan gevolgen hebben voor de inrichting van de interne beheersing. Bij het bepalen van de verantwoordinggrens is de informatiebehoefte van de raad het vertrekpunt. Daarbij kunnen vervolgens de inspanningen die door de organisatie gedaan moeten worden om de informatie op een goede wijze te verkrijgen, het kwaliteitsniveau van interne beheersing, ervaringen met rechtmatigheid in het verleden, risicovolle processen zoals aanbestedingen, betrouwbaarheid begrotingsproces en visie op de sturingsfilosofie van de gemeente worden betrokken. Omvang verantwoordingsgrens Voor het bepalen van de verantwoordingsgrens wordt uitgegaan van de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves. Dit betekent dat toevoegingen, dotaties, stortingen in reserves moeten worden meegenomen. Indien er sprake is van mutaties tussen de reserves dan moeten deze alleen worden meegenomen voor zover ze verschillende programma’s betreffen. Onttrekkingen aan reserves maken geen deel uit van de verantwoordingsgrens omdat dit als een mutatie aan de batenzijde van de exploitatie wordt beschouwd.

Ad 2 t/m ad 6) Aangezien wordt voorgesteld hierover nu geen besluit te nemen lichten wij dit niet expliciet toe in deze memo. Voorstel : 1. Huidige raad bepaalt de verantwoordingsgrens 2022 (punt 1)

Pagina 2 van 3

Z/20/070197/161953

2. Nieuwe raad maakt alle overige afspraken in de nieuwe financiële verordening voordat de interimcontrole van de accountant plaatsvindt. (punt 2 t/m 6) 3. Voor de rechtmatigheidsverantwoording geldt een tolerantie/verantwoordingsgrens van 3% voor fouten en onduidelijkheden voor 2022. Toelichting Ad 1) Het college heeft aan het begin van het jaar een kader nodig om het onderzoeksplan 2022 op te stellen t.b.v. de rechtmatigheidscontroles. Daarom verzoek aan de raad om hiervoor in februari een percentage vast te stellen. Ad 2) De financiële verordening is bij uitstek een instrument van de (nieuwe) raad om kaders af spreken met het college over de P&C cyclus. Het voorstel is om ook de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording met de besluiten die daarvoor nodig zijn daarin te borgen in overleg met de nieuwe Raad Ad 3) Het verantwoordingspercentage bepaalt welke inspanning het college moet doen voor de inrichting van interne beheersing in de processen en voor controles om rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden te detecteren. Het belang van interne beheersing wordt door het college onderkend.

Maar aangezien 2022 het eerste jaar is dat de rechtmatigheidsverantwoording van toepassing is en de gevolgen voor de organisatie nog niet volledig bekend zijn wordt in het eerste verantwoordingsjaar uitgegaan van een verantwoordingpercentage van 3% zodat in 2022 kan worden bepaald wat de gevolgen zijn van deze keuze. Dit percentage sluit deels aan bij de huidige tolerantiegrenzen rechtmatigheid. Vervolgens kan door de nieuwe raad de ambitie voor volgende jaren worden bepaald.

Datum afdoening: 7 december 2021

Pagina 3 van 3

Z/20/070197/161953