Bijlage 4 - DVO Neder-Betuwe Avri IBOR 2024

-DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST 2024met uitvoeringsafspraken over het dagelijks beheer en onderhoud van de openbare ruimte tussen GEMEENTE NEDER-BETUWE EN AVRI De ondergetekenden: de publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Neder-Betuwe gevestigd in Opheusden, (hierna: de gemeente) voor deze overeenkomst op grond van artikel 171 van de Gemeentewet, vertegenwoordigd door de burgemeester, A.J. Kottelenberg, handelend ter actualisatie van de dienstverleningsovereenkomst als vervolg op het besluit van het college van burgemeester en wethouders van 17 april 2018 (Z/18/054004, INT/18/91942), en Gemeenschappelijke regeling Avri, in deze krachtens volmacht van de voorzitter van het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Avri rechtsgeldig vertegenwoordigd door de directeur, Walter Brouwer van de gemeenschappelijke regeling Avri , hierna te noemen “Avri; , hierna gezamenlijk te noemen: partijen, overwegende, dat: 1. partijen een raamovereenkomst d.d. 14 januari 2014 hebben gesloten voor het door Avri in opdracht van de gemeente verrichten van werkzaamheden aan de openbare ruimte binnen de gemeentegrenzen en het beheren van gegevens die daarmee samenhangen; 2. deze dienstverleningsovereenkomst (hierna: DVO) dient als bijlage 1 zoals bedoeld in artikel 1, sub b van de onder 1 genoemde raamovereenkomst;

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

1

Partijen verklaren het navolgende te zijn overeengekomen: Artikel 1: Relatie onderliggende documenten 1.1. Relatie tussen gemeenschappelijke regeling, raamovereenkomst, DVO en productenboek Uit artikel 20, tweede lid, van de gemeenschappelijke regeling Avri (hierna: de GR) volgt de mogelijkheid voor gemeenten om additionele taken aan Avri op te dragen, voor zover deze binnen het belang van de regeling vallen. De additionele taken dienen op grond van de GR nader te worden uitgewerkt in een DVO, waarin ook de financiële bijdrage van de gemeente geregeld moet worden. In de raamovereenkomst wordt door de gemeente opdracht gegeven aan Avri voor het verrichten van additionele taken in de vorm van werkzaamheden aan de openbare ruimte binnen de gemeentegrenzen en het beheren van gegevens die daarmee samenhangen. Om een te gedetailleerde en onwerkbare DVO te voorkomen, worden aanvullende, operationele afspraken over de dagelijkse gang van zaken en bedrijfsvoering vastgelegd in het document “product- en procesafspraken gemeente Neder-Betuwe (hierna: het productenboek)”. Vanaf het hoogste strategisch niveau tot aan het laagste operationele niveau, zijn de GR, de raamovereenkomst, DVO en het productenboek onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

2

1.2. Rangorde verschillende documenten Als bepalingen of delen daarvan in de verschillende documenten met elkaar in tegenspraak zijn, prevaleert de navolgende volgorde: − − −

de GR; raamovereenkomst; DVO en daarbij behorende bijlagen (zie artikel 8);

Artikel 2: Afspraken rondom dienstverleningsovereenkomst 2.1. Omvang DVO Deze DVO heeft betrekking op het verrichten van het beheer van en onderhoud aan de openbare ruimte (en daarmee samenhangende klachten en meldingen) binnen de grenzen van de gemeente door Avri. 2.2. Samenvatting inhoud DVO In deze DVO is vastgelegd: −

welke taken met betrekking tot het beheer van en onderhoud aan de openbare ruimte (en klachten en meldingen die daarmee samenhangen) van de gemeente door Avri worden uitgevoerd (bijlage 1);

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

3

− − − − −

− −

welke onderhoudsfrequenties of (beeld)kwaliteitseisen partijen voor het overgedragen onderhoud zijn overeengekomen (bijlage 1); op welke wijze de werkbegroting tussen de gemeente en Avri tot stand komt om het beheer van en onderhoud aan de openbare ruimte (en daarmee samenhangende klachten en meldingen) van de gemeente te kunnen uitvoeren; hoe partijen omgaan met aanvullende, afwijkende en onvoorziene omstandigheden, die effect (kunnen) hebben op de overeengekomen operationele en financiële afspraken over het beheer en onderhoud aan de openbare ruimte van de gemeente; de wijze waarop Avri voor de inkoop van diensten, werken en leveringen haar inkoopbeleid en wet- en regelgeving toepast; welke verwachtingen in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen richting Avri worden uitgesproken over het toepassen van social return bij uitbesteding van werk en het bieden van kansen aan mensen die vallen onder de werking van de Participatiewet (mensen met een fysieke en/of geestelijke beperking of bijstandsgerechtigden), binnen de wettelijke en gemeentelijke kaders die daarover zijn vastgelegd; hoe en in welke frequenties verantwoording wordt afgelegd in de vorm van financiële en operationele prestatiegegevens; gebruik van de gemeentewerf in Kesteren door Avri;

2.3. Geldigheid DVO Aan deze DVO kunnen pas rechten en/of verplichtingen worden verbonden wanneer deze door daartoe bevoegde personen namens de gemeente en Avri zijn ondertekend. 2.4. Looptijd overeenkomst Partijen zijn met ingang van 1 april 2014 een raamovereenkomst aangegaan voor onbepaalde tijd, met inachtneming van de afspraken die in de artikel 1 genoemde documenten zijn vastgelegd. Deze DVO maakt onderdeel uit van de raamovereenkomst.

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

4

2.5. Beëindiging overeenkomst Beëindiging van de DVO is slechts mogelijk onder de bepalingen zoals in de raamovereenkomst zijn vastgelegd. 2.6. Maken van afspraken Namens de gemeente is de door het college van B&W gemandateerde (adjunct) manager Fysieke Pijler of een of meerdere door deze functionaris aangewezen medewerker(s) bevoegd om nieuwe of aanvullende afspraken te maken met daartoe bevoegde personen binnen Avri over het beheer van en onderhoud aan de openbare ruimte van de gemeente, met inachtneming van de bepalingen in de raamovereenkomst en besluitvormingstrajecten die daarop voor partijen van toepassing zijn verklaard1. Tijdens het eerstvolgend verantwoordingsmoment wordt melding gemaakt van de doorgevoerde aanpassingen en daarmee samenhangende besluitvorming. Avri is gemachtigd voor het doen van aangifte met betrekking tot vandalisme aan en diefstal van gemeentelijke eigendommen in de openbare ruimte. 2.7. Evaluatie en aanpassing DVO Jaarlijks wordt, voor 1 april voorafgaand aan het jaar waarop de DVO betrekking heeft, de DVO in relatie tot de vaststelling van het budget en met inachtneming van de termijn die daarvoor in artikel 6.2 is gesteld, geëvalueerd en -waar noodzakelijk- na onderlinge overeenstemming tussen partijen aangepast. Deze aangepaste DVO geldt alsdan vanaf 1 januari van het nieuwe kalenderjaar.

1 Denk daarbij aan instemming van het college van B&W als het gaat om andersoortige dienstverlening en instemming van de gemeenteraad wanneer daaraan financiële effecten zijn

verbonden.

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

5

2.8. Tussentijdse afwijkingen op de DVO Tussentijdse afwijkingen en bijstellingen op de uitvoering van deze DVO zijn slechts mogelijk wanneer de bepalingen daaromtrent in de raamovereenkomst zijn opgevolgd en bevoegde personen namens partijen daarover voorafgaande, schriftelijke overeenstemming hebben bereikt. 2.9. Taken buiten DVO Projecten en/of nieuwe reguliere permanente taken die geen onderdeel uitmaken van deze DVO kunnen alleen als gesteld in de raamovereenkomst via overleg en een schriftelijk door de gemeente en wederzijds goedgekeurde opdracht worden uitgevoerd en worden buiten het vastgestelde budget in deze DVO afgerekend. Datzelfde geldt voor afwijkende, aanvullende of onvoorziene werkzaamheden, waarbij de richtlijnen in acht worden genomen, zoals beschreven in artikel 4.3. In bijlage 1 van deze DVO is een opsomming bijgevoegd van alle taken die onder de werking vallen van deze DVO. Zowel van projecten, nieuw reguliere permanente als aanvullend, afwijkend en onvoorzien werk wordt bij het eerstvolgende verantwoordingsmoment melding gemaakt en een toelichting gegeven.

Artikel 3: Uitvoeringssystematiek 3.1. Onderhoudsfrequenties en (beeld)kwaliteitseisen Een omschrijving van het beheer van en onderhoud aan de openbare ruimte, inclusief bijbehorende onderhoudsfrequenties en (beeld)kwaliteitseisen van

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

6

de gemeente, en eventuele uitzonderingen zijn vastgelegd in bijlage 1 bij deze DVO, waarbij specifiek vermeld wordt dat scenario 3 als leidend en afgestemd wordt beschouwd. 3.2. Wettelijke en gemeentelijke kaders De in deze DVO overeengekomen taken worden door Avri uitgevoerd met inachtneming van regelgeving en/of beleid en/of beheerplannen en/of bestekken die door de gemeente aan deze taken zijn verbonden en aan Avri zijn bekend gesteld, alsmede volgens de onderhoudsfrequenties en/of het kwaliteitsniveau (beeldmeetlatten) en/of het aanbestedingsbeleid Avri zie art. 5.2 3.3. Taken binnen en buiten dagvenster De taken worden uitgevoerd binnen het dagvenster van maandag tot en met vrijdag tussen 06.00 uur en 22.00 uur, als bepaald in bijlage 8 UITVOERINGSREGELING OVERWERK CAO GEO Uitzondering op dit dagvenster vormen de taken die: -

voor de veiligheid van burgers geen uitstel dulden en bij uitstel tot gevaar en/of aansprakelijkheidstelling kunnen leiden; buiten bovengenoemd dagvenster in opdracht van de gemeente wenselijk zijn2.

2 Denk daarbij aan de inzet van medewerkers rondom evenementen, buiten het dagvenster in de avonduren na 22.00 uur, weekenden of feestdagen.

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

7

3.4. Opstellen en toepassen jaarplanning van uit te voeren taken De vakspecialisten binnen Avri en de gemeente stellen voor aanvang van een nieuw kalenderjaar, een jaarplanning op. De jaarplanning voorziet in een overzicht van uit te voeren taken en de periode waarbinnen deze taken moeten worden uitgevoerd. Coördinatie van de totstandkoming van de jaarplanning ligt namens Avri en de gemeente bij de contractmanager en verbindingsofficier Avri. De taken in de jaarplanning staan in verhouding tot het ter beschikking gestelde budget. Periodiek voeren de vakspecialisten binnen Avri en de gemeente overleg over de voortgang op de jaarplanning, afgesproken kwaliteit van het werk en bijbehorende budgetten en informeren daarover de contractmanager en verbindingsofficier Avri, die de afweging maken over de informatievoorziening van vermeldenswaardige zaken aan managers en/of bestuurders. 3.5. Toezicht en inspecties op geleverde prestaties Namens de gemeente ziet de (adjunct) manager Fysieke Pijler of één of meerdere door hem aangewezen medewerker(s) toe op tijdige, volledige en kwalitatieve uitvoering van de taken door Avri in de openbare ruimte van de gemeente.

De gemeente is bevoegd om in eigen beheer of door een externe partij inspecties uit te (laten) voeren om te beoordelen in hoeverre Avri heeft voldaan aan kwalitatieve uitvoering van de taken, volgens de overeengekomen beeldkwaliteit en/of onderhoudsfrequentie.

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

8

3.6. Overleg over uitvoering taken (DVO) Namens partijen treden bevoegde personen periodiek met elkaar in overleg in fysieke vorm over tijdige en kwalitatief juiste uitvoering van de taken in de openbare ruimte van de gemeente. Op de verschillende niveaus vinden de volgende overleggen plaats, met tussen haakjes een indicatie van de frequenties van overleg: −

−

− − − − −

(maandelijks of vaker wanneer noodzakelijk vanaf maart tot december) operationeel fysiek overleg tussen vakspecialisten van Avri en de gemeente over onderwerpen uit de jaarplanning die effect kunnen hebben op de kwaliteit, kosten of doorlooptijd van het werk, behorende tot hun werkveld. In dit overleg worden de statussen en bijzondere ontwikkelingen of afwijkingen van de vastgestelde onderhoudsfrequenties, (beeld)kwaliteitseisen, calamiteitendienst en de aanbestedingsagenda structureel besproken. Waar nodig worden beheersmaatregelen afgestemd en vastgelegd in de notulen; (maandelijks of vaker wanneer noodzakelijk december tot maart) in de perioden dat er geen overleg tussen vakspecialisten van Avri en de gemeente over onderwerpen uit de jaarplanning is zal Avri de informatie van de agenda van het vakspecialisten overleg per mail aan de vakspecialisten en verantwoordelijke (aansprakelijkheid) ambtenaar doen toekomen; (jaarlijks in april tijdens eerste vakspecialisten overleg) Avri deelt de financiële kaders per vakgebied, een financiële doorkijk naar de rest van het seizoen, het verloop van de werkzaamheden en de mogelijk te verwachten knelpunten.

Dit overleg is tevens input voor de eerste bestuursrapportage; (jaarlijks in augustus) wordt het vakspecialistenoverleg aangevuld met het onderwerp DVO begroting van het nieuwe jaar; (maandelijks of vaker wanneer noodzakelijk) de informatie uit de vakspecialistenoverleggen zal na elk overleg worden gedeeld met de portefeuillehouder; ( maandelijks of vaker wanneer noodzakelijk) overleg tussen de contractmanager en verbindingsofficier Avri over tijdige uitvoering van de taken (volgens de jaarplanning) en tijdige en betrouwbare informatievoorziening als overeengekomen in deze DVO; (4-maal per jaar of vaker wanneer noodzakelijk) overleg contractmanager en verbindingsofficier Avri met de wethouder (portefeuillehouder) over de kwantitatieve en kwalitatieve uitvoering;

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

9

desgewenst vindt aanvullend aan voornoemde overleggen overleg plaats op uitvoerings-, management- of bestuurlijk niveau plaats. Dit betreft in voorkomend geval maatwerk. Tijdens bovenstaande overleggen worden afspraken vastgelegd in notulen met actiepuntenlijst welke uiterlijk - één week na het overleg - zal worden gedeeld. De Notulen en actiepuntenlijst vormen tevens input voor uiteenlopende (kwartaal) rapportages. Vanzelfsprekend kunnen partijen zich tijdens bovenstaande overleggen laten bijstaan of adviseren door specialisten op specialistische werkgebieden (zoals Financiën , P&O, etc.)

Artikel 4: Uitvoeringskosten 4.1. Budget De jaarlijkse Avri IBOR-werkbegroting, die door de gemeente wordt goedgekeurd, vormt het financiële kader waarbinnen Avri verplichtingen aangaat om het beheer en onderhoud van de openbare ruimte voor de gemeente uit te voeren, inclusief de afhandeling van bijbehorende klachten en meldingen, conform de overeengekomen (beeld)kwaliteitseisen en frequentieafspraken. De gemeente heeft de inspanningsverplichting om de werkbegroting voor 1 december van het jaar voorafgaand aan het betreffende jaar vast te stellen, en deze vaststelling wordt schriftelijk bevestigd. Voor de begroting van 2024 is er in overleg met Avri een uitzondering gemaakt met betrekking tot deze termijn. Voor de begroting van 2025 gelden de eerder genoemde termijnen.

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

10

4.2. Aanwenden budgetten Avri wendt de toegewezen budgetten aan volgens de wettelijke bepalingen of gemeentelijke richtlijnen die daarover zijn gegeven en alleen voor de producten en diensten waarvoor deze budgetten zijn geoormerkt3. Uitzondering om budgetten over te hevelen, is wanneer Avri de noodzaak vooraf kenbaar maakt bij de gemeente, partijen daarover schriftelijke overeenstemming bereiken en geen afbreuk wordt gedaan aan de bepalingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), de Financiële Verordening ex. artikel 212 Gemeentewet en vigerende budgethoudersregeling. In geval van bovenstaande budgetmaatregelen wordt daarover verantwoording afgelegd op de verantwoordingsmomenten als beschreven in artikel 6 van deze DVO.4.3. Budgetbeheer bij onvoorzien, aanvullend en/of afwijkend werk Wanneer sprake is van onvoorzien4, aanvullend en/of afwijkend werk waarvoor het budget geen of onvoldoende dekking biedt, treden bevoegde personen namens partijen voorafgaand aan de uitvoering van dit werk daarover in overleg. Daarbij worden de volgende keuzes in overweging genomen: a. wat zijn de effecten wanneer het onvoorziene, aanvullende of afwijkende werk wordt genegeerd (afweging van nut en noodzaak); b.

kan het onvoorziene, aanvullende en/of afwijkende werk binnen het vastgestelde budget en met inachtneming van financiële richtlijnen budgetneutraal worden uitgevoerd door andere prioriteiten te stellen (door andere taken niet of in aangepaste omvang uit te voeren);

3 Daarbij kan worden gedacht aan het voorkomen dat restbudget voor gladheidbestrijding bij zachte winters niet ter vereffening van tegenvallers wordt ingezet op andersoortige werken of

diensten (bijvoorbeeld groen). 4 Definitie voor onvoorzien werk: werkzaamheden die bij het opstellen van de jaarplanning (operationeel) en het budget (financieel) onbekend en niet te voorzien waren, daarmee geen rekening is gehouden, maar later door omstandigheden onverwacht toch om bepaalde inspanningen vragen.

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

11

c. of door tussenkomst van het college van B&W een verzoek aan de gemeenteraad moet worden gedaan voor aanvullend budget voor het onvoorziene, aanvullende en/of afwijkende werk. Bij onvoorzien werk met een spoedeisend karakter5 kunnen bovenstaande afwegingen niet worden gemaakt en kan een traject van formele besluitvorming niet worden doorlopen voor een operationele en financiële oplossing. De (adjunct) manager Fysieke Pijler of een door deze functionaris aangewezen medewerker heeft namens de gemeente -waar mogelijk- ruggenspraak met en informeert de verantwoordelijke portefeuillehouder over de onvoorziene omstandigheid en beoogde oplossing conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), de Financiële Verordening ex. artikel 212 Gemeentewet en vigerende budgethoudersregeling.

5 Denk aan ernstige wateroverlast na hevige regenval.

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

12

4.4. Budgetbesprekingen Ruimschoots voorafgaand aan het gestelde in artikel 6.2 over de begrotingsbehandeling, treden partijen voor het volgende kalenderjaar met elkaar in overleg over de omvang en kwaliteit van de uit te voeren taken, zodat Avri aan de gemeente een begrotingsvoorstel (werkbegroting) kan doen. Jaarlijks worden de budgetten en salarissen van de medewerkers die zijn overgegaan geïndexeerd, zoals geregeld in de raamovereenkomst. Avri en de gemeente treden ruimschoots voorafgaand aan de vaststelling van de budgetten en salarissen voor het volgende kalenderjaar in overleg om indexering tijdig op de onderliggende budgetten en salarissen te kunnen doorvoeren. Daarbij laten beide partijen zich adviseren en bijstaan door hun financiële specialisten. 4.5. Afrekenmethode Het in artikel 4.1. genoemde budget wordt in relatie tot de in deze DVO overeengekomen afspraken, via 4 evenredige voorschotnota’s door Avri bij de gemeente in rekening gebracht. Wanneer sprake is van aanvullend, onvoorzien of afwijkend werk, zal Avri -met inachtneming van de bepalingen in artikel 2.9.- na afronding van het werk daarvoor een factuur versturen aan de gemeente.

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

13

Artikel 5: Inkoop van diensten 5.1. Inzet marktpartijen Avri heeft de vrijheid om marktpartijen te contracteren voor het beheer van en onderhoud aan de openbare ruimte van de gemeente, met inachtneming van het vastgestelde budget en overeengekomen (beeld)kwaliteitseisen en/of frequentie-afspraken. 5.2. Inkoop- en aanbestedingsrichtlijnen Voor de inkoop van diensten, werken en leveringen handelt Avri volgens de bepalingen in het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid Avri (conform inkoop en aanbestedingsbeleid Avri (geactualiseerd 2021) en wet- en regelgeving. Vanwege hun uitstekende binding met de kernen en de burgers kunnen lokale aannemers en/of leveranciers altijd inschrijven op openbaar uit te besteden diensten, leveringen en/of werken voor het beheer van en onderhoud aan de openbare ruimte van de gemeente of kunnen bij enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbestedingen specifiek door Avri worden verzocht om in te schrijven (mits kennis en binding met de regio een belangrijk gunningscriterium vormt).

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

14

5.3. Maatschappelijk verantwoord ondernemen Avri houdt bij het uitbesteden van werk rekening met social return en zoekt bij taken in eigen beheer naar kansen voor inzet van mensen die vallen onder de werking van de Participatiewet (zoals mensen met een fysieke en/of geestelijke beperking of bijstandsgerechtigden, die op afstand staan tot het reguliere arbeidsproces). Daarbij wordt gehandeld volgens de wettelijke bepalingen en/of gemeentelijk beleid6. Voorwaarde vormt dat maatschappelijke keuzes niet ten koste mogen gaan van de kwaliteit en kosten van het beheer van en onderhoud aan de openbare ruimte van de gemeente7 of de veiligheid van mensen die vallen onder de werking van de Participatiewet. In geval van twijfel treden Avri en de gemeente daarover tijdig met elkaar in overleg.

Artikel 6: Informatievoorziening 6.1. Algemeen Onderstaande informatievoorziening richt zich zowel op financiële als operationele prestatiegegevens, waarbij Avri de verplichting draagt om betrouwbare en tijdige informatie aan te leveren voor uiteenlopende belanghebbenden binnen zowel Avri als de gemeente.

6 Artikel 3.2.2 gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid. Social return is het overheidsbeleid om zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt gelijke kansen te bieden en

zo regulier mogelijk te laten werken naar vermogen. Het uiteindelijke doel is deze mensen aan werk of werkervaring te helpen. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom -waar mogelijk en doelmatig- de participatie van personen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. 7 Tenzij beslissingsbevoegde gremia (zoals dagelijks bestuur Avri, college van B&W, gemeenteraad, etc.) daarover een ander standpunt innemen en -indien het geval- bereid zijn om daarvoor hogere kosten te betalen.

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

15

De verbindingsofficier Avri namens de gemeente en de contractmanager namens Avri vervullen een belangrijke intermediërende rol om informatie aan verschillende doelgroepen in de juiste vorm ter beschikking te stellen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt naar: − −

informatie van operationele aard als stuur- en verantwoordingsmiddel voor medewerkers en management, ten behoeve van de dagelijkse bedrijfsvoering; informatie van tactische en/of strategische aard, voor het dagelijks bestuur van Avri, college van B&W en/of de gemeenteraad om invulling te geven aan hun sturende, kaderstellende en/of controlerende verantwoordelijkheid.

Los van periodieke informatievoorziening, dragen partijen de verantwoordelijkheid om tussentijds overleg te plegen en/of informatie uit te wisselen, wanneer de dagelijkse taken en/of bedrijfsvoering daarom vragen. 6.2. Verantwoording rondom P&C cyclus Avri sluit voor het aanleveren van financiële en operationele prestatiegegevens aan bij de planning en control (P&C) cyclus van de gemeente door op de volgende momenten gegevens aan te leveren: − maandelijks financieel overzicht; − concept werkbegroting: uiterlijk voor 1 juli van het jaar voorafgaand aan jaar waar de werkbegroting betrekking op heeft; − jaarrekening: uiterlijk voor 15 februari van het jaar (beschrijvende en cijfermatige rapportage); − kadernota (aanlevering nieuw beleid): uiterlijk voor 15 februari van het jaar; Financiële- en vakspecialisten van partijen worden nauw betrokken bij betrouwbare en tijdige aanlevering van de rapportages. Voor bovengenoemde data zijn de rapportages ambtelijk onderling afgestemd. Bij cijfermatige rapportages worden slechts de (te verwachten) relevante afwijkingen onderbouwd. Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

16

De rapportages worden vanuit Avri tijdig in gestandaardiseerde formats aangeboden. 6.3. Medewerking informatievoorziening Partijen werken mee aan de informatievoorziening/onderzoeken door erkende instanties (zoals een rekenkamercommissie), die verband houden met de overeengekomen samenwerking (bekrachtigd in de raamovereenkomst en DVO). 6.4. Informatievoorziening over areaalaanpassingen De gemeentelijke vakspecialisten leveren elk jaar via de verbindingsofficier in maart en september de geactualiseerde areaalgegevens aan Avri.

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

17

Artikel 7: Gebruik gemeentewerf 7.1. gemeentewerf Kesteren als uitvalsbasis De gemeentewerf in Kesteren vormt de uitvalsbasis waar de (oud) medewerkers belast met het beheer van en onderhoud aan de openbare ruimte van de gemeente hun werkzaamheden starten en eindigen. 7.2. Huur gemeentewerf Kesteren Avri maakt voor het beheer van en onderhoud aan de openbare ruimte van de gemeente gebruik van de gemeentewerf in Kesteren, waarvoor in de oude DVO met nummer D/INT/14/008524 als bijlage 6 een huurovereenkomst is bijgevoegd. Nieuwe afspraken over het gebruik en de kosten van de gemeentewerf en medegebruik door andere, aan Avri gelieerde partijen kunnen buiten deze DVO in een nieuwe huurovereenkomst worden vastgelegd.

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

18

Artikel 8: Bijlagen Bij deze DVO behoren de volgende bijlagen: −

bijlage 1: overzicht onderhoudstaken en frequentie- en/of (beeld)kwaliteitsafspraken;

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend te ………………………., op …………………. De gemeente,

Avri,

de burgemeester,

Namens het r dagelijks bestuur GR Avri,

A.J. Kottelenberg

W. brouwer (directeur)

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

19

Overwegingen bij bijlage 1: Overzicht onderhoudstaken en frequentie- of beeldkwaliteitsafspraken Avri draagt namens de gemeente de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van onderhoudstaken met betrekking tot het beheer van de openbare ruimte, evenals het naleven van de vastgestelde onderhoudsfrequenties en beeldkwaliteitsafspraken. Bijlage 1 is tot stand gekomen door samenwerking tussen vakspecialisten van de gemeente en Avri, die verantwoordelijk zijn voor specifieke werkgebieden. Om de scheiding tussen beleid (gemeente) en uitvoering (Avri) effectief te handhaven en de onderlinge relatie te waarborgen, is het essentieel dat beide partijen afstemming en overleg plegen over de volgende onderwerpen: − − − − −

veranderingen van beleid of gewijzigde plannen (zoals gewijzigd GRP met consequenties voor het rioolonderhoud); grootschalig (wegen)onderhoud of projecten (denk aan wegafsluitingen met gevolgen voor het ledigen van prullenbakken, kolken zuigen, strooiroutes, ruimen van zwerfafval, klein onderhoud elementen, etc.); areaalaanpassingen, met consequenties voor de intensiteit en/of omvang van onderhoud; indrukken m.b.t. onderhoud in de wijken (overleg met wijkbeheerder); verhuur of verkoop van snippergroen wat effect heeft op door Avri te onderhouden areaal.

Hieronder volgt een overzicht van voorgestelde IBOR-taken, waarbij (voorlopig) de gemeente verantwoordelijk is voor: − − − − − −

coördineren van inspecties op bovenstaande beleidsterreinen; plannen en toezicht houden op (grootschalig) onderhoud aan elementen; plannen en toezicht houden op asfaltonderhoud; plannen en toezicht houden op onderhoud aan slijtlagen; planvorming en directievoering op uiteenlopende (grootschalige) projecten/nieuwe werken; schadeafhandelingen en aansprakelijkheidsstellingen die onder verantwoordelijkheid vallen van de gemeentelijke zorgplicht;

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

20

− − − − − − − −

gebiedsontwikkeling; coördineren van uiteenlopende vergunningaanvragen (muv kapvergunningen); advisering over verhuur en verkoop van snippergroen; advisering richting burgers (individueel of via bijeenkomsten) over beleidsvraagstukken (zoals bestrijding van plaagdieren en eikenprocessierups); coördinatie van onderhoud aan IBA’s en verhelpen van storingen en klachten en complexe ombouw (onder regie van rioolbeheerder); toezicht op inspecties en onderhoud vrijvervalriool (zit bij rioolbeheerder); beheer van oorlogsgraven8; beheer van en onderhoud aan begraafplaatsen.

De aanpak voor beeld- en frequentiewerken houdt in: − − − −

Flexibiliteit om per element te bepalen wat constant binnen gestelde normen moet blijven ('op beeld') en wat incidenteel van mindere kwaliteit mag zijn ('buiten beeld'). Classificatie van gebieden op basis van kwaliteit: Centrumgebieden (A), Komgebieden (B), en Buitengebieden (C). Onderhoud op beeldkwaliteit A voor centrumgebieden; andere gebieden onderhouden volgens vooraf bepaalde frequenties. Tijdens zeer groeizame weersomstandigheden mag het onkruid en gras tussen onderhoudsbeurten door iets hoger staan (van toepassing op frequente posten).

8 Beheer van 10 oorlogsgraven (4 Dodewaard, 3 Opheusden, 3 Kesteren). 1x per jaar inspecties en rapport en aanbieden aan stichting oorlogsgraven. Deelname aan consul overleggen, onderhouden contacten met stichting en 4 mei kransen op graven verzorgen.

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

21

−

Bij eventuele afwijkingen als gevolg van aanpassingen in het areaal is het noodzakelijk dat vakspecialisten van zowel de gemeente als Avri de nodige afstemming verrichten. Deze afwijkingen worden behandeld tijdens het vakspecialistenoverleg, waardoor zowel de contractmanager als de verbindingsfunctionaris op de hoogte worden gebracht. Na gezamenlijk overleg kan worden besloten om significante afwijkingen opnieuw op te nemen in de Dienstverleningsovereenkomst (DVO) voor het daaropvolgende jaar.

Paraaf Avri

Paraaf Neder-Betuwe

22