Bijlage 2 - Startnotitie IBOR

Advies aan Burgemeester en Wethouders Datum: 4 maart 2020 Reg.nr.: INT/20/ 128588 Zaaknr.: Z/20/067916 Opdrachtgever: Stefan van Someren - portefeuillehouder openbare ruimte Openbaarheid: Gedelegeerd opdrachtnemer: Taro Eekhoutte - adjunct manager Fysieke Pijler Onderwerp: Startnotitie IBOR Samenvatting voor de lezer: • In 2020 hebben we de ambitie om onze Integrale Visie op de Openbare Ruimte (IVOR) door te ontwikkelen naar een Integraal Beheerplan van de Openbare Ruimte (IBOR). Voorgesteld besluit: 1. Het college besluit in te stemmen met de startnotitie

Startnotitie Vul dit format in voor de aanvang van een (groter) project om duidelijk vast te leggen wat het doel en resultaat van een project moet zijn en maak daarbij concrete afspraken over de afbakening van het project en geef inzicht in de risico’s. Stem deze startnotitie af met je opdrachtgever (college, directie of (adjunct)manager), breng deze ter kennisname in bij het MT(+) en plaats deze vervolgens op intranet.

Titel : IBOR Datum : 4 maart 2020 Opdrachtgegevens Beschrijving opdracht Opdrachtgever Opdrachtnemer

De Integrale Visie op de Openbare Ruimte (IVOR) doorontwikkelen naar een plan Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR). Stefan van Someren - portefeuillehouder openbare ruimte Taro Eekhoutte - adjunct manager Fysieke Pijler

Omschrijving opdracht Aanleiding Eind 2017 is de IVOR vastgesteld. IVOR kent nu een praktijk ervaring van ongeveer drie jaar. Met name de revitaliseringsprojecten kennen een procesinsteek volgens IVOR en heeft ons veel aanvullende kaders opgeleverd. In de Kadernota 2020-2023 is de ambitie benoemd de IVOR door te ontwikkelen naar een IBOR. De ambitie om dit in 2020/2021 te realiseren wordt versterkt door het feit dat het Groenbeleidsplan én het Wegenbeheerplan vóór 2022 moeten worden geactualiseerd. Doelstelling

Met een IBOR worden de volgende doelen behaald: 1. Waarborging integrale visie Een IBOR waarborgt de integrale visie aangaande de openbare ruimte door deze te vertalen in overkoepelend beleid. In één integraal beheerplan worden integraal de beheerniveaus van de onderhoudselementen bepaald. Zo is het per beheerdiscipline duidelijk welke werkzaamheden moeten worden verricht om de visie tot uiting te brengen. 2. Afstemming tijd en middelen Een IBOR schept een gestructureerd beeld van de financiële middelen die nodig zijn om de integrale visie te realiseren. Het overkoepelende beleid laat immers voor elk onderhoudselement in elk deelgebied het wenselijke beheerniveau zien én de kosten die hieraan zijn verbonden. Zo wordt duidelijk welke financiële middelen wenselijk zijn om onze visie te realiseren. Ook kan het moment van het uit te voeren onderhoud in de uitvoeringsprogramma’s in onderlinge afstemming worden bepaald. Vooral als het gaat om grotere onderhoudswerkzaamheden, kan dit integraal worden uitgevoerd. 3. Volledige informatievoorziening raad Een IBOR geeft de raad inzicht in het wenselijke budget dat nodig is voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Dit is nu minder overzichtelijk, omdat elk beheerplan om de 5 jaar individueel wordt geactualiseerd en op een verschillend moment langs de raad gaat. 5.

Kostenefficiënt Een IBOR voorziet in een overkoepelend beleid voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Moet het beleid worden geactualiseerd dan gaat het beleid voor alle beheerplannen in één keer langs de raad. Het is niet meer nodig om het beleid van elk beheerplan een keer in de 5 jaar apart te actualiseren. 6. Beleving

In het bepalen van de gewenste kwaliteitsniveaus voor het beheer en onderhoud, zal een rol zijn weggelegd voor de inwoners van de gemeente Neder-Betuwe. Doel is waar mogelijk aan te sluiten bij de beleving. Resultaat

Afbakening opdracht Kaders, uitgangspunten en randvoorwaarden

Eén integraal beheerplan waarin, aan de hand van de integrale visie, overkoepelend beleid is ontwikkeld voor het beheer en het onderhoud van de openbare ruimte met bijbehorende uitvoeringsprogramma’s.

Kaders Met welke kaders moet er rekening worden gehouden? Wanneer moet het opgeleverd zijn? Wat mag het kosten? Aan welke (kwaliteits)eisen moet het voldoen? De Kadernota 2020-2023 benoemd de ambitie om een IBOR medio 2021 vast te stellen. Met het oog op het actualiseren van het Groenbeleidsplan en het Wegenbeheerplan vóór 2022 is het efficiënt om deze planning aan te houden. Ten aanzien van de kwaliteitseisen moet er rekening worden gehouden met de geldende wet- en regelgeving die eisen stelt aan het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. De (financiële) toezichthouder van de provincie stelt bovendien minimale eisen aan het beheer en onderhoud van de openbare ruimte om kapitaalvernietiging te voorkomen. Uitgangspunten Met welke uitgangspunten moet rekening worden gehouden? Uitgangspunten zijn zaken waar je vanuit gaat. Met andere woorden: wat is het vertrekpunt? We hebben de ambitie om de beheerdisciplines die worden genoemd in de ‘Begroting 2020 en meerjarenraming 2021-2023 Paragraaf 3 Onderhoud kapitaalgoederen’ in een IBOR te verwerken. Randvoorwaarden Met welke randvoorwaarden moet rekening worden gehouden? Randvoorwaarden zijn zaken die die bij het begin van het project al vastliggen en waar afspraken over gemaakt zijn. De randvoorwaarden voor het beheer en onderhoud zijn vastgelegd in onze IVOR en de vigerende beheer- en beleidsplannen.

De IVOR is eind 2017 vastgesteld. IVOR geeft actueel de randvoorwaarden aan die de raad voor ogen heeft voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. De IVOR is de visie die de basis vormt voor de IBOR. Een andere randvoorwaarde is dat Bedrijfsvoering en de Sociale pijler zijn aangehaakt bij de uitvoering van de IVOR taakvelden.

Aanpak en werkwijze/ integraliteit en participatie

 Welke partijen en personen worden binnen de organisatie betrokken? o (Adjunct) afdelingsmanager van de Fysieke Pijler. o De beheerders van de openbare ruimte. o Het college. o De raad. o Sociale pijler. o Bedrijfsvoering.  Welke partijen worden buiten de organisatie betrokken? o Avri. o De inwoners en stakeholders van de gemeente Neder-Betuwe. o Extern adviesbureau. o Waterschap Rivierenland.

Communicatie

Raming middelen

 Hoe wordt invulling gegeven aan integraliteit (intern)? De vigerende integrale visie neergelegd in de IVOR, wordt vertaald in een IBOR. Deze is eerder integraal organisatiebreed samengesteld. Daarnaast zal vanuit de verschillende pijlers input worden gevraagd op thema’s.  En participatie (extern)? Er zal een participatietraject gaan plaatsvinden, waarin inwoners van de gemeente Neder-Betuwe de mogelijkheid krijgen om inspraak te hebben in de onderhoudskwaliteit van de omgeving. De beleving van bewoners zal voorop staan. Ook wordt de eerder gehouden participatie vanuit het speelbeleid, de groenprojecten en de revitaliseringsprojecten meegenomen in het vaststellen van een IBOR. In het participatietraject zal er tevens een rol zijn weggelegd voor de Avri en de raad.  Hoe wordt de projectorganisatie globaal ingericht? Projectteam IBOR. Het projectteam kent vaste kernleden en kan, thema gericht , agendaleden uitnodigen. Korte beschrijving opnemen hoe de wijze van communicatie plaatsvindt. Een uitgewerkt communicatieplan kan tijdens de uitvoering van de opdracht verder uitgewerkt worden. Het projectteam zal bij aanvang en bij mijlpalen gericht communiceren. Dit zal in elk geval intern zijn. Opties is om onze inwoners, stakeholders en raadsleden via onze projectensite te informeren.

(https://www.nederbetuwe.nl/Inwoners/Bouwen_en_Wonen/Projecten) Geld Wat is er aan financiële middelen nodig om de opdracht uit te voeren en hoe worden deze gedekt? Indien geen dekking zorg voor verantwoording in de P&C cyclus. Mogelijkheden: 1. Een extern adviesbureau inschakelen. Voordat de beheer- en onderhoudsambities kunnen worden bepaald, is het noodzakelijk om de basis in beeld te hebben. Er dient inzicht te worden verkregen in de arealen, het huidige beleid met de huidige beheerniveaus en de financiën. Dit zorgt voor een samenhang en vertaalt de informatie uit de huidige beheerplannen naar een IBOR. Daarnaast kan het extern adviesbureau een rol spelen in het opstarten van een burgerparticipatietraject. 2. Een (interne) collega en procesbegeleider voor de komende 1 tot 1,5 jaar voor 12 uur per week inzetten. 3. Een combinatie van beide waarbij de inzet van de hierboven vermelde kaders naar rato kan worden bijgesteld. Kosten Kosten worden geschat op 50.000 euro te dekken uit de beheerplannen en het overschot op de jaarrekening 2019 betreffende participatie openbare ruimte. In de Kadernota 2020-2023 is geen apart budget gevraagd voor IBOR. Advies van financiën is om in de Kadernota 2021 te benoemen dat er gewerkt wordt aan een IBOR, maar dat nog onduidelijk is wat de hoogte van een eventueel extra benodigd budget zal zijn.

Personele capaciteit Hoeveel ambtelijke inzet is nodig van de betrokken afdelingen om de opdracht uit te voeren? Zie ook hiervoor. Daarnaast kunnen pijlers worden gevraagd om op gerichte thema’s als agenda lid aan te schuiven. Dit zal, naar zich nu laat aanzien, beperkt blijven. De

meeste inzet wordt gevraagd van de projectteam leden en procesbegeleider. Procedure tijdschema

De volgende stappen dienen te worden gezet: 1. Voor / rond de zomervakantie 2020 de huidige visie vanuit IVOR evalueren en concretiseren zodat deze aansluit bij de uitgangspunten van IBOR. Deze geactualiseerde visie delen met de raad. De wijze hoe het college de visie met de raad wil delen kan later nog worden vastgesteld maar vormt wel de basis voor het te vormen IBOR beleid. Belangrijk is om de raad haar kaderstellende rol te geven en in positie wordt gebracht voor het vervolg (beleid en uitvoeringsprogramma) 2. In de Kadernota 2021 benoemen dat er wordt gewerkt aan een IBOR. 3. Na de zomer 2020 starten met het vormgeven van het IBOR beleid en de daarbij horende uitvoeringsprogramma’s. De geactualiseerde IVOR visie (punt 1) vormt de basis voor het opstellen van het beleid. Beleidskaders zijn veelal al vormgegeven in de verschillende vigerende beheerplannen en dienen te worden geactualiseerd aan de visie 4. Begin 2021 het IBOR beleid laten vaststellen door de raad door middel van een raadsvoorstel. Wenselijk is dat ook de uitvoeringsprogramma’s op dat moment door de raad worden vastgesteld, zodat de raad gelijk het hele IBOR pakket ziet. 5. De uitvoeringsprogramma’s opnemen in de Kadernota 2022. Dit geeft het college de mogelijkheid om een kostenoverschrijding in de Kadernota van 2022 op te nemen zodat de raad een integrale afweging kan maken.

Risico’s  Welke risico’s kunnen de opdracht beïnvloeden? En wat doen we om deze te beperken? Wat zijn de risico’s t.a.v. het doel, de planning en de middelen. Tijdgebrek van zowel interne als externe partijen om input te leveren/ mee te werken aan het opstellen van een IBOR-plan. Hierin schuilt het gevaar dat een IBOR niet voor 2022 gerealiseerd is en dat beheer- en beleidsplannen alsnog individueel moeten worden geactualiseerd. Dit kan voorkomen worden door een extern adviesbureau in te schakelen die de bouwstenen voor IBOR kan aanleveren, oftewel de Basis in Beeld. Indien de aparte beheerplannen niet over voldoende budget beschikken om een IBOR te realiseren, zal er via de Kadernota 2022 extra budget moeten worden aangevraagd bij de raad. Hierin schuilt het gevaar dat tijd, geld en moeite in het opstellen van een IBOR is gestoken, maar dat de raad geen extra budget ter beschikking stelt. De raad de aanbeveling om financiële middelen uit de jaarrekening 2019 in te zetten voor IBOR niet over neemt. Bedrijfsvoering kan een risico zijn als deze niet goed is aangehaakt bij het opstellen van de uitvoeringsprogramma’s.