Bijlage 1 - Collegebesluit

Advies aan burgemeester en wethouders Steller: ____ Portefeuillehouder: Stefan van Someren Openbaarheid: Passief openbaar

Datum: 14 augustus 2024 Reg.nr.: INT/23/ 213112 Zaaknr.: Z/23/097278

Onderwerp: Herstructurering beeldbepalende beheertaken binnen de Openbare Ruimte

Samenvatting voor de lezer: De gemeente Neder-Betuwe heeft beheertaken op het gebied van groen, reiniging en gladheidsbestrijding in de openbare ruimte, inbesteed bij Avri. De afspraken over Avri-IBOR zijn vastgelegd in een raamovereenkomst uit 2014 en in een jaarlijkse Dienstverleningsovereenkomst (DVO). Uit een onafhankelijke schouw is gebleken dat de kwaliteit niet voldoet aan de afgesproken normen. De gemeente ervaart te weinig grip op de kwaliteit en de gemeentelijke financiën van deze beheertaken. Door de achterstand in het onderhoud is er onvoldoende aandacht voor beleidsdoelen zoals klimaat adaptief beheren en het vergroten van biodiversiteit. In de afgelopen periode hebben wij met Avri intensief gesprekken gevoerd om de problemen op te lossen, echter zonder het gewenste resultaat. Het college is daarom een onderzoek gestart naar het terugnemen van deze beheertaken. We denken daarbij aan een nieuwe samenwerkingsvorm met (bij voorkeur één) marktpartij welke Europees moet worden aanbesteed. Hiervoor werd in maart jl een voorstel aan de gemeenteraad voorgelegd. De gemeenteraad wilde echter meer onderbouwing voorgelegd krijgen over de personele en financiële consequenties en over gewenste kwaliteitsverbetering, om een afgewogen besluit te kunnen nemen.

De financiële ramingen laten zien dat de structurele kosten niet hoger zijn dan in de huidige situatie maar dat er wel eenmalige kosten aan de terugname van de beheertaken, verbonden zijn. De gemeenteraad wordt gevraagd in te stemmen met deze transitie en de benodigde eenmalige middelen beschikbaar te stellen.

Voorgesteld besluit: 1. Het college besluit om de gemeenteraad op 26 september 2024 voor te stellen de beheertaken groen, reiniging en gladheidsbestrijding uiterlijk per 1 januari 2026 terug te nemen, de dienstverleningsovereenkomst (DVO) hierop (deels) te wijzigen en de eenmalige kosten hiervoor beschikbaar te stellen, e.e.a conform bijgevoegd raadsvoorstel.

Besluit:

Pagina 1 van 5

Inleiding: Het beheer en onderhoud van de openbare ruimte is continu onderhevig aan verandering door de maatschappelijke opgaven (het vergroten van de biodiversiteit, klimaatadaptatie en verduurzaming). Dit heeft effect op de ambities en beleidsdoelen die we hebben en de manier waarop het beheer van de beeldbepalende beheertaken (groen en reiniging) wordt uitgevoerd. Avri-IBOR levert, ondanks herhaaldelijke gesprekken om de problemen op te lossen, niet het gewenste resultaat aan onze beleidsdoelen. Dit is gebleken uit een onafhankelijke schouw. De gemeente heeft behoefte aan meer grip op de gewenste kwaliteit en de benodigde middelen voor de uitvoering en wenst hierop dus regie in te hebben. Daarom wordt de gemeenteraad voorgesteld om de beeldbepalende beheertaken terug te nemen en de DVO hierop te laten wijzigen. De door de gemeenteraad verzochte aanvullende informatie is in de afgelopen periode zo veel als mogelijk, opgehaald. Dit is in dit voorstel en het raadsvoorstel verwerkt. Op basis hiervan kan de gemeenteraad nu alsnog een afgewogen besluit nemen. Beoogd effect: Het beoogde effect is een duurzaam kwalitatief goede en efficiënte organisatie van de uitvoering van de beheertaken groen, reiniging en gladheidsbestrijding in de openbare ruimte.

De gemeente krijgt weer grip en regie waardoor we structureel inzetten op het realiseren van beleidsdoelen en maatschappelijke opgaven (biodiversiteit en klimaatadaptatie). Argumenten: 1.1 De gemeente wil beter regie kunnen voeren op het realiseren van de afgesproken (beeld)kwaliteit van deze beheertaken. De gemeente wil de regie terugnemen en kunnen sturen op het realiseren van de gewenste kwaliteit en op de inzet van middelen voor het uitvoeren van de beheertaken groen, reiniging en gladheidsbestrijding. Het raadsbesluit is nodig om het proces hiernaartoe in werking te stellen. 1.2 Ondanks dat de wijziging van de DVO uw bevoegdheid is, is het toch beter om de raad een integraal besluit voor te leggen. Het wijzigen van de DVO is cf art 2.7, in principe de bevoegdheid van uw college. Het betreft immers een uitvoerende werkzaamheid. In dit geval heeft de wijziging echter grote impact. O.g.v. artikel 169 lid 4 van de Gemeentewet dient uw college dergelijke besluiten eerst voor wensen en bedenkingen aan de gemeenteraad voor te leggen. Deze tussenstap zou in dit geval niet opportuun zijn, gezien het feit dat de gemeenteraad in maart jl. om nadere informatie heeft gevraagd. Bovendien moet de gemeenteraad voor deze transformatie middelen ter beschikking te stellen. Bovendien heeft de gemeenteraad reeds eerder, weliswaar op informele wijze, wensen en bedenkingen meegegeven.

Daarom wordt deze stap niet nogmaals gezet en wordt de afweging integraal aan de gemeenteraad voorgelegd. Daarna bent u, in geval van positieve besluitvorming) gelegitimeerd aan de transitie uitvoering te gaan geven. 1.3. Ondanks de noodzakelijke uitbreiding van de formatie, kunnen we de taken zelf uitvoeren tegen dezelfde kosten Er komen in de nieuwe situatie functies bij, die niet kunnen worden ingevuld met de over te nemen medewerkers van Avri. Deze betreffen een specialist beheer/groenbeheerder en een directievoerder/toezichthouder (2 fte). De specialist beheer/groenbeheerder krijgt de taak om het contractbeheer voor de aanbestede partij te gaan uitvoeren. De toezichthouder houdt buiten, toezicht op het werk dat de aanbestede partij uitvoert. In de kostenopzet is aangegeven dat sprake is van 3,6 fte. Hiervan betreft echter 1 fte de huidige aansturing van de medewerkers in het groen, die het werk gewoon voortzet door overname in vaste dienst. Deze beheerder zorgt voor de coördinatie/werkbegeleiding van de over te nemen mensen in vaste dienst. De kosten voor deze extra formatie zijn mee berekend in de totale structurele kostenraming. Deze vallen binnen de totale geraamde kosten welke niet hoger zijn dan het bedrag ad € 2.082.000,- dat Avri ons nu in rekening brengt.

1.4 De eerder beoogde datum van 1 januari 2025 blijkt niet haalbaar De gemeenteraad verzocht u in maart jl. om een nieuw voorstel voor te leggen met completere en beter onderbouwde informatie. In de afgelopen periode is de informatie zo goed mogelijk in beeld gebracht. Door het verstrijken van de tijd resteert er nog een korte periode tot 1 januari 2025, waarin nog veel moet gebeuren om de transitie geïmplementeerd te krijgen. In onderstaand schema is aangegeven welke sporen nog moeten worden uitgewerkt. Transitie overgang beeldbepalende taken

Overgang

Overgang

nieuwe afpraken

contractbeheer

medewerkers

Werkzaak

Gemeentewerf

Nieuwe aanbesteding in eigen beheer

Ondernemingsraad

Na het raadsbesluit van 26 september a.s., dient de organisatie diverse stappen te zetten om het werk goed in te regelen en zorgvuldigheid naar de medewerkers die overkomen naar de gemeente, te borgen. Uit de in het schema aangegeven sporen, volgen allerlei acties. De acties worden vertaald in een plan van aanpak met planning en wordt na het raadsbesluit met inzet van een ambtelijke werkgroep uitgevoerd. De acties betreffen in elk geval:  Schriftelijke aankondiging, wijziging DVO  Overleg Avri over welke mensen met welke functie precies overgaan  Opstellen van een personeelsplan, maatwerkgericht  Afstemming Werkzaak over de over te nemen contracten  Afstemming medezeggenschap (vakbonden/Ondernemingsraad)  Overleg Avri over te nemen tractie  Taxatie tractie t.b.v. waardebepaling  Afstemming Avri over eerder overname lopende contracten  Opzegging huurovereenkomst gemeentewerf  Onderzoek beëindiging werf Opheusden  Starten Europese aanbesteding  Starten werving formatie Kanttekeningen: 1.1. Het eerder beoogde schaalvoordeel en flexibele inzetbaarheid van capaciteit door samenwerking met Avri-IBOR, gaat mogelijk verloren. In 2014 is besloten om de uitvoering van de beheertaken openbare ruimte bij Avri-IBOR te beleggen. Dit vanuit de gedachte dat, omdat Avri-IBOR ook voor buurgemeenten beheertaken uitvoert, dit voor meer flexibele inzetbare capaciteit kan zorgen.

Dit is echter, voor de uitvoering van de betreffende beheertaken, niet gebleken. Bovendien besteedt Avri nu ook al deels werk uit bij marktpartijen. De kans dat het schaalvoordeel en de flexibele inzetbare capaciteit door dit besluit voor de resterende beheertaken verloren gaat, lijkt niet aan de orde. 1.2 Het besluit brengt wel eenmalige kosten mee, maar vallen lager uit dan eerder door Avri werd aangegeven. Op grond van art.19 van de raamovereenkomst moeten wij de kosten van het opzeggen aan Avri vergoeden. We zeggen de overeenkomst echter niet op, maar nemen een deel van de taken niet meer af door deze in eigen beheer te nemen. Hierbij willen we handelen in de geest van de overeenkomst en nemen dus de kosten die met de terug te nemenbeheertaken te maken hebben, voor onze rekening. Deze incidentele kosten bestaan uit frictiekosten (loonkosten Avri), tractiekosten, tijdelijke formatiekosten gemeentekosten voor externe deskundigen. We hebben een opgave van Avri gehad van deze kosten. Over de feitelijke eenmalige kosten treden wij nog in overleg met Avri, maar wij schatten deze lager in. De transactiekosten zijn namelijk geen eenmalige kosten, maar verwerken we als exploitatiekosten. Vooralsnog houden wij voor de overige eenmalige kosten rekening met een maximaal ingeschat bedrag.

Pagina 2 van 5

Zie voor een uitleg van deze kosten en de voorgestelde verwerking daarvan, onder het kopje Financiën in het bijgevoegde raadsvoorstel. Financiën: Het terug in eigen beheer nemen, zelf organiseren en onder brengen van de beheertaken groen, reiniging en gladheidsbestrijding (beeldbepalende taken) bij markpartijen, heeft invloed op de financiën. Het bedrag voor de uitvoering van de betreffende beheertaken is opgebouwd uit structurele kosten en eenmalige kosten. De structurele kosten blijven gelijk maar er zijn wel eenmalige uitgaven te verwachten. Deze kostenposten zijn uiteen gezet in het raadsvoorstel- en besluit waarnaar wordt verwezen. De verwerking van de eenmalige kosten voor 2024 en 2025, worden meegenomen in de 2e Berap 2024 en de primitieve begroting 2025. Communicatie: Het besluit om de beheertaken groen, reiniging en gladheidsbestrijding terug in eigen beheer te nemen, zelf te organiseren en onder te brengen in een nieuwe samenwerkingsvorm met marktpartijen heeft gevolgen voor betrokkenen. Zowel voor Avri als haar medewerkers. De gemeente wil voor hen in elk geval goed werkgeverschap borgen. De gemeente heeft hierin een belang en deels (obv de Participatiewet) ook een taakstelling. We gaan daarom met Avri in gesprek om medewerkers die nu werken voor onze gemeente en ook bij de gemeente in dienst (willen) komen, rechtszekerheid te bieden.

Uitgangspunt is dat de werknemers er qua condities niet op achteruit gaan. We communiceren tijdig, volledig en zorgvuldig richting betrokkenen over de overgang van de taken naar de gemeente Neder-Betuwe. Dit betekent in de praktijk dat we op dit moment, in samenspraak met Avri, medewerkers informeren en op de hoogte houden van de voortgang van dit traject. We geven, waar mogelijk, nu al duidelijkheid en creëren rust. Ook de ondernemingsraden worden geïnformeerd over de voorgenomen veranderingen. Betrokken medewerkers zijn al plenair geïnformeerd en met Avri hebben we de afspraak gemaakt om betrokkenen na het raadsbesluit zo snel mogelijk aanvullend te informeren en persoonlijke gesprekken in te gaan plannen om hierin maatwerk te leveren. Waar nodig betrekken we de vakbonden. Tevens treden we met Werkzaak in overleg om contracten over te nemen. Uiteraard informeren we tussentijds ook de gemeenteraad. Vervolgstappen: Na het raadsbesluit inventariseren we wat er nodig is om op 1 januari 2026 klaar te staan en stellen hiervoor een uitvoeringsprogramma op. Dit betreft in elk geval:  Avri schriftelijk (uiterlijk voor 1 april 2025) op de hoogte brengen van uw besluit (conform de raamovereenkomst en de DVO) over het terugnemen van de beheertaken voor groen, reiniging en gladheidsbestrijding, uiterlijk per 1-1-2026.  Wijziging DVO in afstemming met Avri.

 In gesprek met AVRI en (mogelijk) vakbonden over de set aan afspraken die horen bij de overgang van personeel van AVRI naar gemeente Neder-Betuwe. (> inzicht in feitelijke frictiekosten)  Deze overgangsafspraken omzetten in een sociaal plan of personeelsplan voor de overgang van beheertaken groen, reiniging en gladheidsbestrijding.  In lijn met het hierboven genoemde plan de werkzaamheden uitvoeren die leiden tot een goede overgang/ bezetting van taken en personeel (lees: medewerkers in dienst AVRI (niet en wel vanuit de Participatiewet, Wsw-personeel en nieuwe functies gemeente Neder-Betuwe).  In overleg met Avri de boekwaarde van de tractie inzichtelijk maken. (obv taxatie)  Opzegging huurcontract werf.  In overleg met Avri bepalen welke lopende contracten alvast kunnen worden overgenomen.  Starten voorbereidingen voor de Europese aanbestedingsprocedure.  Starten van medezeggenschap w.o. het informeren en afstemmen met Ondernemingsraad over de personele consequenties van de overgang van de beheertaken groen reiniging en gladheidsbestrijding.

Pagina 3 van 5

Bijlagen: Naam bijlage Raadsvoorstel en-besluit met bijlagen

Pagina 4 van 5

Zaaknummer Z/23/097278

Documentnummer RAAD/24/03471