Actie- en besluitenlijst regionale agendacommissie 21 mei 2024

Regio Rivierenland Regionale Agenda Commissie (RAC) Datum: 21 mei 2024 Tijd: 18.00 uur tot 19.00 uur Locatie: kantoor van Regio Rivierenland

Aanwezig: dhr. Van Blijderveen, , mevr. Hakkert, dhr. Van der Waal, dhr. Van Neerbos, dhr. Hommersom, dhr. Metz, dhr. Orlemans, dhr. Hommersom, dhr. Hooijmans, mvr. Bremmer-Ursinus, mevr. Sybesma (Notulist)

Afwezig met kennisgeving: dhr. Stoop, dhr. Van Baar, mevr. Boer-Rookhuiszen, dhr. Den Hartog, dhr. Van Doorn, dhr. Groen, dhr. Van der Graaff, dhr. De Gaaij Afwezig : dhr. Hooijmans, dhr. Van Droffelaar Plv voorzitter: dhr. Van Neerbos

Volgnr. 1.

Onderwerp Opening en mededelingen RAC leden

Besluit/Conclusie Mevr. Hakkert maakt excuses voor de dag en tijdstip van deze vergadering. Het volgende overleg is weer op de afgesproken maandag en tijdstip. Er zijn een aantal afmeldingen ontvangen vanwege het verkeer, vakantie, het weer en West-Betuwe heeft een agendacommissie in eigen huis. Mededelingen: dhr. Orlemans is benieuwd naar ervaringen ten behoeve van de regionale raadsbijeenkomst van 11 maart, en brengt dit in bij de rondvraag. Verder geen mededelingen.

2.

Actie- en besluitenlijst 4 maart a. b.

Check op planning vergaderingen Raadsinformatieavond 3 juni (zienswijzemarkt+)

Dhr. Koning staat nergens genoemd in het verslag van 4 maart, maar was wel aanwezig; dit wordt aangepast. Dhr. Orlemans staat in dit verslag bij afwezig maar was aanwezig. Ook dit wordt aangepast. Dhr. Van Neerbos is als AB-lid digitaal aangesloten. De actie- en besluitenlijst van 4 maart is vastgesteld. Er wordt gecheckt of de planning van de vergaderingen van het RAC ook bij de nieuwe leden in de agenda vermeldt staat. Dit is het geval. Regio Rivierenland heeft als GR ingetekend voor een regionale raadsbijeenkomst. Doel was informeren over het proces van Aanvraag Regio Deal, maar deze avond staat ook in het teken van de zienswijzemarkt+. Mw. Hakkert heeft de vraag uitstaan bij de Griffierskring of we toch een informatiepunt kunnen hebben waar individuele raadsleden evt. vragen kunnen stellen over de aanvraag. Er is nog geen reactie in hoeverre dit mogelijk is.

3.

De volgende stap voor GR Regio Rivierenland Aan de hand van de planning voor

Er is gesproken over het proces om te komen tot besluitvorming in de gemeenteraden over de taken en Governance van deze gemeenschappelijke regeling. Hierover is vorige week met het AB gesproken. Er zijn drie resultaten afgesproken:

Volgnr.

Onderwerp AB en gemeenteraden

Besluit/Conclusie 1) Helderheid over de taken in programma 1 en 2 2) een het afwegingskader om af te wegen of een opgave met regionale samenwerking wordt opgepakt of belegd wordt bij de GR Regio Rivierenland. Indien een opdracht bij de GR Regio Rivierenland wordt belegd is er helderheid over de benodigde Governance om de taken, rollen en verantwoordelijkheden binnen de GR uit te voeren en in te vullen. 3) Op- en afschalingssystematiek voor de bedrijfsvoering voor de eigen organisatie. In het AB is voornamelijk gesproken over de punten 1 en 2, waarbij ook is uitgesproken dat er wordt voortgebouwd op wat er nu aan taken is belegd bij GR Regio Rivierenland. Eind juni wordt hierover met de colleges gesproken. Er zijn momenten met de raden na de zomer ingepland, zodat elk AB-lid input kan ophalen in de eigen gemeenteraad ten aanzien van de afgesproken resultaten. Dhr. Van Neerbos geeft aan dat er is in het AB over de taken is besproken dat er wordt voortgebouwd op de huidige organisatie en er is over een afwegingskader gesproken in het licht van mogelijk toekomstige taken. De vraag wordt gesteld of raden/raadsleden de verwachting hebben dat het AB met een afschaling van taken komt? Dhr.

Van Neerbos is benieuwd naar de opvatting van de leden van de RAC: hoe zien zij het proces dat we nu met elkaar lopen straks ook wordt herkend als takendiscussie? Hierop wordt geantwoord dat de raden verwachten dat het AB met een kritische blik naar de taken kijkt, maar dat er geen verwachting is van afschaling. Dhr. Koning vraagt zich af of er nu al voor de hand liggende taken zijn die kunnen stoppen. Hierop reageert dhr. Van Neerbos dat dat niet het geval is, maar dat we wel met elkaar kunnen kijken naar of er niet voor de hand liggende taken bij de GR terecht zijn gekomen. Dan kun je wel met elkaar overleggen of dit bij de Regio op de juiste plek ligt of dat deze beter elders passen en zo ja waar? Ook de Governance is een belangrijk onderwerp van gesprek. Dhr. Van Blijderveen geeft aan dat er wel verwachtingen zijn rondom het beter inrichten van de Governance, zoals de relatie tussen het AB en portefeuilleberaden. Mw. Hakkert geeft aan dat dit zeker terug gaat komen in de voorstellen. Hij vraagt zich verder af wat de rol is van de raden bij het uiteindelijke eindproduct. Gaat de raad dit vaststellen of is dit alleen ter kennisname? Mevr. Hakkert geeft aan dat zoals het er nu naar uitziet het de insteek is om dit ter vaststelling bij de raden neer te leggen. In het najaar wordt de input gevraagd van de gemeenteraden.

Er wordt input gegeven aan het AB lid, maar ter afronding van het proces worden de eindproducten door de gemeenteraden bekrachtigd voor zo ver passend binnen de raadsbevoegdheden.

4.

Proces rondom startnotitie

In het najaar worden de gesprekken per gemeenteraad gevoerd. Deze worden per gemeente nog voorbereid. Naast het AB-lid, gemeentesecretaris, regio coördinator van de gemeente en mw. Hakkert en mw. Bremmer-Ursinus neemt ook de griffier deel aan dit gesprek. Er is afgesproken in de vergadering van 4 maart jl.. om dit punt nog een keer op de agenda te zetten.

Volgnr.

Onderwerp Naar aanleiding van het verslag van de vergadering van 19 maart jl.:

a. Het format en de

verwerking van de genoemde aandachtspunten

b. de aangepaste

procesbeschrijving startnotitie

Besluit/Conclusie De afspraak is dat bij de start van nieuwe taken door Regio Rivierenland een nieuwe startnotitie wordt opgesteld. Deze startnotitie gaat dan langs de gemeenteraden en als deze akkoord wordt bevonden, gaat regio Rivierenland deze taak uitvoeren. Mw. Hakkert geeft aan dat de eerdere opmerkingen van de RAC in de vergadering van 16 januari zo goed mogelijk zijn verwerkt in het format. Als een nieuwe startnotitie in deze format wordt aangeleverd bij de gemeente, levert dit dan ook de informatie op die de raad nodig heeft om hier ja of nee tegen te kunnen zeggen? We beginnen bij het format dat bij de stukken zit. Er was ook een vraag wat voegt dan dat fiche nog toe. Mw. Hakkert geeft aan dat de opdrachtfiche gezien kan worden als een managementsamenvatting. Dhr. Van der Waal merkt op over punt 4 (ambities doelstellingen), je kunt het hier ook over een product hebben. Wat voor een product komt er nu uiteindelijk uit het beleggen van deze taak? Dat product kan dan ook een notitie zijn of een procesresultaat. Met ambities en doelstellingen streef je iets na, maar eigenlijk wil je ook met elkaar een product hebben. Als dit proces afgerond is, wat hebben we dan uiteindelijk in handen? Hij adviseert het resultaat zo concreet mogelijk te benoemen, ook als het een procesresultaat is. De suggestie is dan ook hier een kopje van te maken.

Regio Rivierenland verwerkt de suggesties in het format van de startnotitie. Dhr. Koning mist een exit strategie dan wel het benoemen van de risico’s die er (mogelijk) zijn; een risicoanalyse of iets dergelijks. Je kunt iets tegenkomen wat er moet gebeuren maar dat lukt gewoon niet en dan moet je kunnen besluiten we stoppen ermee. Mevr. Hakkert vraagt of dit dan geldt bij een individuele gemeente of kijkend naar het beoogde eindresultaat. Dhr. Koning bedoeld kijkend naar het beoogde eindresultaat. Het is altijd goed om even na te kijken wat zijn de risico’s en wanneer stoppen we met een project. Regio Rivierenland zal risico’s expliciet benoemen in het format van de startnotitie. De resultaten zijn belangrijk. Wat wil je bereiken met de nieuwe ontwikkelingen. Een proces van een startnotitie kost veel doorlooptijd. We moeten samen blijven oppassen dat we niet in een continu proces van het maken van startnotities vervallen. Het verschil met 5 tot 10 jaar geleden is de omloopsnelheid van ontwikkelingen en daarmee samenhangende opdrachten en taken. Als er geen meetbare rapportage is, dan is er een risico dat het gezien wordt als bodemloze put. Dhr. Van Neerbos geeft aan dat een wethouder als individuele portefeuillehouder verantwoordelijk blijft voor het informeren van de raad over de belegde regionale taak. Dhr.

Orlemans geeft als laatst nog aan dat bij de startnotitie bij het kopje ‘2. Waarom deze opdracht’” hier ….. achter te zetten of iets dergelijks. Nu worden er 3 of 4 redenen genoemd, maar het is niet een limitatieve opsomming. Regio rivierenland zal dit verwerken. T.a.v. de procesbeschrijving: Mw. Hakkert geeft aan dat de raden zijn toegevoegd als mogelijke initiator van een startnotitie. Ook de rol van de RAC is hierin

Volgnr.

Onderwerp

Besluit/Conclusie opgenomen. Op het moment dat er een startnotitie gemaakt moet worden dan komt deze ook terug in de RAC. Het is belangrijk dat het RAC hierover te informeren. Dhr. Orlemans vraagt: wanneer het AB een vraag rondom een nieuwe taak bespreekt komt het afwegingskader dan ook aan bod? Het antwoord hierop is ‘ja’. Dan stelt hij voor dat als je dan tak 2 ingaat dat daar het RAC geconsulteerd wordt. En dat je daarna pas de start van de nieuwe startnotitie krijgt. Mevr. Hakkert vraagt: waar wil je dan als RAC op geconsulteerd worden? Dhr Orlemans geeft aan dat voor dat je de taak definitief opschrijft, daar wordt geconsulteerd en daarna loopt ie door. Dus voordat je de notitie helemaal uitwerkt, eerst even toetsen bij het RAC. Maar in dit geval krijgt het RAC een andere rol. Mw. Hakkert geeft aan dat getracht is de wens van het RAC weert te geven om zo vroegtijdig mogelijk in het proces te worden betrokken. Dhr. Orlemans geeft aan dat hij vindt dat dan het betreffende blokje verkeerd staat op de procesafbeelding. Dit zou dan een wybertje (besluitvormend) moeten zijn en geenrechthoekje. Er volgt een gesprek over in hoeverre de RAC besluitvormend kan zijn. De conclusie is dat de RAC adviseert over het proces bijvoorbeeld t.a.v. een voorstel voor een startnotitie.

De RAC kan wel de formele adviescheck verrichten op de uiteindelijke opgestelde startnotitie: is de startnotitie compleet? Regio Rivierenland zal dit verwerken in de procesbeschrijving. De procesbeschrijving wordt volgende keer ter kennisname bij de stukken gevoegd.

5.

Proces aanvraag Regio Deal 6e tranche c.

Reflectie Webinar en een update over het proces (presentatie).

Webinar: -

Vanuit de meeste gemeenten zijn positieve reacties ontvangen.

-

De RAC-raadsleden die hebben deelgenomen waren wel content met wat ze gehoord hadden over het proces.

-

Dhr. Orlemans was er niet enthousiast over. Het Webinar werd volgens hem afgeraffeld. De mening van raadsleden werd wel opgehaald en gepresenteerd als een woordwolk, maar die werd niet uitgebreid besproken in het Webinar zelf. Zodra het was ingevuld werd er doorgegaan naar het volgende agendapunt. Mevr. Hakkert gaf aan dat de woordwolk voor de GR waardevolle input is, maar dat dit dus op voorhand aangegeven had moeten worden. Tip voor de volgende keer.

-

Evt. tips of aanvullingen kunnen nog steeds worden doorgeven met een telefoontje of via de mail.

Vervolgproces: Op 14 mei is er een griffierskring geweest waarin via de regio coördinatoren van de gemeenten ook een voorstel is gedaan hoe de raden te betrekken. De conclusie is uiteindelijk dat de concept aanvraag het beste geagendeerd kan worden in elke gemeente via een commissievergadering, waarin de raadsleden het AB lid input kan meegeven. Deze input wordt verzameld en zo transparant mogelijk aangeven wat we ermee doen/kunnen in de definitieve aanvraag of eventueel op een later moment. Dit is het idee om het in september zo goed mogelijk te laten verlopen.

Volgnr.

Onderwerp

Besluit/Conclusie Er is een extra AB op 28 augustus ingelast. De bedoeling is dat er een conceptaanvraag ligt die we dan vervolgens via het college naar de gemeenteraden sturen. In deze conceptaanvraag zitten dan wel thema’s maar geen projecten. Er wordt wel gekeken waar ligt de cofinanciering bij deze regio, waar kunnen we dan vanuit gaan om het te kunnen aanvragen. Eigenlijk gaan we vanaf 15 april een trechter in, voor nog concretere thema’s en subdoelstellingen. Dat is het niveau waarop je de aanvraag bij het rijk doet. We zijn al met de beoogde dealmaker in gesprek. Er wordt samen gekeken welke ministeries erbij betrokken moeten worden etc. Als je de deal hebt gekregen, dan wordt er gekeken naar de concrete projecten en de uitwerking daarvan. Bij de huidige regio deal duurde dit proces een half jaar om de deal met het rijk ook daadwerkelijk te sluiten. Hierbij hoort ook het concreet maken van de financiële onderbouwing. Op hoofdlijnen moet de financiële onderbouwing in de aanvraag al worden meegenomen. Het is een beetje aftasten nu wat het niveau van de (concept)aanvraag moet zijn. Het AB dient de aanvraag in bij het Rijk. Het proces kent een korte doorlooptijd. De aanlevertermijnen en tijd voor voorbereiding is beperkt. Er is, en blijft, goed gekeken worden naar het maximaal haalbare samen met de regiocoördinatoren en griffies.

Het proces kent een finale deadline eind oktober, als dan de aanvraag niet bij het Rijk binnen is, hebben we hoe dan ook geen Regio Deal. Dhr. Van Neerbos geeft aan dat er voor de zomer gewoon nog geen concept ligt. Er wordt gevraagd of deze na 28 augustus met de raden gedeeld kan worden? Mevr. Hakkert geeft aan dat er verwerkingstijd nodig is. Zodra deze klaar is wordt het opgestuurd. Hij moet voor de commissievergadering gestuurd zijn, zodat er nog leestijd is etc.

6.

Rondvraag en sluiting

Dhr. Hommersom verlaat de vergadering 19.06 uur. Dhr. Van Blijderveen verlaat de vergadering 19.08 uur. Dhr Orlemans vraagt naar ervaringen vanuit de regionale raadsbijeenkomst van 11 maart? Wat hem was opgevallen was de emotie die ontstond rondom de presentatie van het ISA en het garant zorgakkoord. Gebeurt hier nog iets mee? Mevr. Hakkert antwoord als volgt: de griffiers hebben een kalender opgesteld waarin er elke maand een regionale raadsinformatieavond is ingepland. Als GR-en tekenen we daarop in. Wij hadden die avond 2 onderwerpen, de regio deal en de takendiscussie (de doorontwikkeling van de gemeenschappelijke regeling). Het ISA was op een andere manier op de agenda gekomen (via de gemeenten). Hierdoor kunnen wij geen antwoord geven op deze vraag. Er kan wel een signaal doorgegeven worden aan de programmamanager in wiens portefeuille dit valt. Dhr. Metz: er is een motie aangenomen bij de gemeente Culemborg om meer ruimte te bieden aan raden voor onderling overleg. Er wordt een onderzoek gestart om te kijken wat daarvoor de opties zijn. Deze motie wordt via de griffie met de andere gemeenten gedeeld, wellicht is het iets waarin de raden elkaar kunnen versterken en samen kunnen optrekken.

Volgnr.

Onderwerp

Besluit/Conclusie Dhr. Van der Waal: Er is in de vorige vergadering aangegeven dat het moeilijk is om het aantal projecten om dat allemaal goed bij te houden in de Regio Deal. Is er een besluit genomen over de maximale hoeveelheid? Mevr. Hakkert geeft aan dat er hier geen besluit over is genomen. Het is echter wel het idee en de intentie om met minder projecten te gaan werken. En op grotere opgaven te gaan inzetten. Er wordt verder geen gebruik gemaakt van de rondvraag en mw. Hakkert sluit de vergadering.

Actie- en besluitenlijst Wat

Wie

Wanneer ingebracht 21/05/2024

Status

Aanpassen verslag 4 maart jl. (aanwezigheid dhr. Hommersom) Aanpassen verslag 4 maart jl. (aanwezigheid dhr. Orlemans staat nu bij afwezigheid) Format startnotitie. Bij punt 4 duidelijk een kopje maken met product en als sub code kan dit dan ook proces, ambitie of doelstelling zijn. Format startnotitie: nieuw kopje erbij maken met beoogd resultaat Formatie bij kopje “waarom deze opdracht” of … of etc. erbij zetten

Regio Rivierenland/ Secretariaat Regio Rivierenland/ Secretariaat

21/05/2024

Afgerond

Regio Rivierenland

21/05/2024

Regio Rivierenland

21/05/2024

Regio Rivierenland

21/05/2024

Afgerond